Sơ đồ Gantt là gì? Cách ứng dụng Gantt chart trong công việc

1. Sơ đồ Gantt là gì? 

Gantt là một công cụ lập kế hoạch và quản lý quy trình làm việc bằng biểu đồ. Do đó, đây là phần mềm phổ biến được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Ngoài ra, biểu đồ có 2 trục là trục tung và hoành thể hiện theo thời gian. Chính vì vậy, phương pháp này giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ người dùng xây dựng, quản lý lịch trình và hỗ trợ quá trình làm việc.

Sơ đồ Gantt là một bản tóm tắt tổng thể thể hiện lịch trình của một công việc. Công cụ này, giúp phân bổ nhiệm vụ và thông tin dự án theo từng thời điểm khác nhau. Bên cạnh đó, Gantt chart được nhận xét có hình thức hoạt động đơn giản dễ sử dụng nhất. Vì vậy, phần mềm lập gantt thường được ứng dụng nhiều trong các công ty. 

2. Các yếu tố trong sơ đồ Gantt

Các yếu tố làm nên một sơ đồ Gantt gồm có:

• Task list: Hiển thị các công việc mà bạn cần phải là để hoàn thành dự án. Danh sách nhiệm vụ nằm ở trục dọc của biểu đồ và có thể được tổ chức thành các nhóm.
• Timeline: Mô tả thời gian thực hiện dự án (được chia thành các mốc thời gian nhỏ). Do đó, timeline thể hiện trên trên trục ngang.
• Bars: Cung cấp hình ảnh chi tiết về thời gian và tốc độ công việc.
• Milestones: Thể hiện và nhắc nhở những mốc thời gian hay sự kiện quan trọng.
• Dependencies: Sắp xếp các nhiệm vụ công việc theo một quy trình phù hợp không lộn xộn.
• Progress: Thể hiện tiến trình thực hiện công việc. 
• Resource assigned: Thông tin về người chịu trách nhiệm chính cho dự án.

>>>> Tham khảo: Tìm hiểu todolist là gì và cách sử dụng hiệu quả

3. Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Để các bạn hiểu hơn về Gantt Chart, PDCA sẽ giúp bạn đánh giá chi tiết về ưu và nhược điểm sơ đồ Gantt là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

3.1 Ưu điểm

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý thông minh hỗ trợ lập kế hoạch cho công việc. Những Gantt Chart luôn được ưu chuộng và được ứng dụng nhiều. Một số ưu điểm vượt trội của biểu đồ Gantt như sau:

• Quản lý đồng thời nhiều dữ liệu: Giao diện được trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn hiểu rõ ràng chi tiết về dự án. Ngoài ra, với cách trình bày khoa học, logic giúp bạn ghi nhớ nhanh về thông tin project.
• Nâng cao tiến độ hiệu suất hoàn thành dự án: Sơ đồ Gantt liệt kê đầy đủ thông tin về nhiệm vụ như người thực hiện, tiến độ làm việc. Tất cả điều được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, giúp thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi người nâng cao tiến độ hiệu suất công việc. 
• Khai thác hiệu quả nguồn nhân lực: Cung cấp tổng thể các hướng đi của dự án cho người chịu trách nhiệm, thực hiện nhiệm vụ. Khai thác việc phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý, khoa học sẽ giúp cho nhà quản lý phân chia lượng công việc đem lại hiệu suất cao.

3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội của Gantt Chart được nhiều người dùng yêu thích. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhược điểm mà các bạn cần lưu ý khi sử dụng sơ đồ Gantt như sau:

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia trước: Khi xây dựng cấu trúc phân bố công việc đồng thời với sơ đồ Gantt dễ gây ra lỗi trùng lặp. Để xử lý lỗi này rất rắc rối người quản lý phải lại toàn bộ sơ đồ dự án làm mất thời gian và chậm tiến độ.
• Chỉ hoạt động tốt trong các dự án nhỏ: Khi thời lượng và tác vụ quá dài đến trang khác sẽ dẫn đến Gantt mất đi một số chức năng do khó xem được tổng thể công việc. Đối với các project lớn, bạn phải cập nhật các thông tin thường xuyên thời lượng bị kéo dài. Vì vậy, việc lập sơ đồ Gantt chỉ thích hợp với những dự án nhỏ.
• Xử lý ràng buộc dự án chưa được tốt: Trong một dự án thường có các yếu tố ràng buộc về thời gian, phạm vi và chi phí. Yếu tố không gian và tiền bạc chi tiết sẽ không được thể hiện trên sơ đồ Gantt. Vì thế, điều này sẽ khiến bạn khó nhận biết trình tự, khi sơ đồ có quá nhiều công việc đan xen lẫn lộn.

4. Cách vẽ sơ đồ Gantt khi quản lý dự án

Cách vẽ sơ đồ khi quản lý dự án được thực hiện như thế nào? Sau đây là các bước hướng dẫn để vẽ biểu đồ Gantt bạn có thể tham khảo như sau:

4.1 Bước 1: Xác định công việc cần thiết

Để lập sơ đồ Gantt, việc đầu tiên là bạn xác định nhiệm vụ cần phải làm trong dự án. Sau đó, bạn cần liệt kê tất cả các việc làm bắt buộc để hoàn thành project. Tiếp theo, list công việc cần làm, bạn hãy xác định thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất của quy trình được giao. 

4.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những điểm vượt trội sơ đồ Gantt, là biểu diễn mối quan hệ giữa các thông tin. Sau khi bạn đã xác định đầu mục công việc và thời gian thực hiện. Người dùng hãy xác định các trình tự bắt buộc của các bước thực hiện. Để sắp xếp lại biểu đồ thứ tự việc làm một cách tuần tự và logic nhất. 

Người quản lý công việc có thể sắp xếp thực hiện song song cùng lúc. Như vậy, thời lượng công việc của nhóm sẽ được rút ngắn. Trong quá trình sắp xếp, bạn nên lưu ý mối quan hệ giữa thông tin dự án. Điều này sẽ giúp bạn có các nhìn tổng thể sâu sắc hơn về cách tổ chức sơ đồ. Người dùng được hỗ trợ khi bắt đầu mô tả tiến trình thực hiện trên sơ đồ Gantt.

4.3 Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Khi bạn đã có đầy đủ các thông tin cần thiết, hãy tiến hành lập sơ đồ Gantt. Một số phần mềm hỗ trợ người dùng vẽ Gantt như: Gantto, Microsoft Project, Base Wework...Ngoài ra, còn có một số ứng dụng được thiết kế dựa trên hiệu ứng đám mây. Sau khi hoàn thành, bạn và những người tham gia dự án đều có thể truy cập vào Gantt Chart. 

4.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ phát sinh thêm nhiều ý tưởng hoặc công đoạn thực hiện. Vì vậy, bạn có thể truy cập vào Gantt, để cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin bất cứ lúc nào. Các thành viên trong nhóm điều có thể nắm bắt một cách kịp thời thông tin và nhiệm vụ công việc. 

>>>> Xem thêm: Những điều cần biết về nguyên tắc pareto

5. Cách vẽ sơ đồ Gantt trong excel

Nếu trên máy tính của bạn không cài đặt sẵn những phần mềm lập sơ đồ Gantt. Thì Excel là một công cụ thông dụng nhất mà người dùng có thể lựa chọn. Sau đây, PDCA sẽ hướng dẫn các bạn cách vẽ Gantt Chart trên phần mềm excel. 

5.1 Chuẩn bị dữ liệu

Để cập nhật thêm thông tin, bạn sẽ thêm cột % completion ở bảng thực hiện. Đồng thời thêm mục Days completed trong Data Preparation:

• Nếu Project timeline cho mục Plan thì không tính Days completed
• Nếu Project timeline là Actual thì Days complete = % completion * Days

Nhằm mục đích để người làm liên hệ thực tế dự án đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Ví dụ, một bảng dữ liệu về thông tin dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau: 

5.2 Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart

Để thiết lập sơ đồ Gantt là gì? Bạn cần thực hiện 6 công đoạn. Từ tạo một biểu đồ, nạp dữ liệu đến theo dõi tỷ lệ hoàn thành dự án. Người dùng tham khảo hướng dẫn PDCA  và làm theo các bước dưới đây, bạn tham khảo nhé!

• Tạo một biểu đồ 

Chọn Insert trên thanh công cụ, trong mục charts Click Chart/ Bar/ Stacked Bar như hình bên dưới.

• Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Thực hiện nạp thông tin vào Excel bằng cách: Trong thẻ Chart Tools vào mục Design, chọn tiếp Select Data.

Trong phần Chart data range: Quét vùng dữ liệu cần nạp vào Chart

 Sau đó, bạn quét tiếp 1 vùng dữ liệu nữa là Start date.

Ở phần Legend Entries (series) bạn bấm vào chọn Add.

• Sắp xếp thứ tự của task

Trong biểu đồ trên, các Task đang bị sắp xếp ngược thứ tự. Do đó, bạn cần phải sắp xếp lại trình tự bằng cách:

• Nhấn vào tên các Task trong biểu đồ
• Ở cửa sổ Axis Options tick chọn Categories in reverse order

• Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ, phần có màu xanh biểu thị cho số ngày thực hiện, màu vàng mốc bắt đầu. Mốc này là do phần mềm Excel tự động gợi ý. Nếu bạn muốn ẩn phần màu vàng, click chọn thanh trên đồ thị. Chọn vào Format Data Series, tiếp đến tại mục fill, chọn No fill và ở Border chọn No Line.

• Điều chỉnh khoảng thời gian của biểu đồ 

Khi lập sơ đồ Gantt, Excel tự động đưa ra gợi ý về thời gian thực hiện công việc. Nhưng gợi ý này có thể sẽ không hoàn toàn chính xác. Vì vậy, bạn cần phải điều chỉnh lại yếu tố thời gian phù hợp với dự án.Cho nên, bạn nhập 2 ngày bắt đầu và ngày kết thúc xấp xỉ vào một vị trí trong Sheet. Sau đó, bạn bấm chọn format cells là General cho 2 vị trí này.

• Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc 

Bạn muốn theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, thì phải biểu diễn mục Days completed vào biểu đồ và lồng vào phần Days. Để làm được điều này, bạn phải thêm sẽ thêm Error Bar vào Chart. 

Sau đó, Bạn nhấp chuột vào sơ đồ, chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars …

Khi người dùng bấm More Error Bar Options sẽ xuất hiện Add Error Bars based on Series. Tiếp theo, bạn chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars bạn thực hiện các thao tác như sau:

• Direction chọn Plus
• End syle chọn No cap
• Error Amount bấm Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed

Tiếp theo, bạn định dạng hiển thị cho vùng như sau:

• Chọn màu: Lựa gam màu tương phản những gì đang được hiển thị trên biểu đồ.
• Chọn độ rộng: Dựa vào kích thước đồ thị điều chỉnh Error Bar chèn lên toàn bộ đồ thị gốc.

Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau (biểu đồ đổi màu từ Working days sang Error bar)

6. Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt

Để vẽ sơ đồ Gantt, ngoài công cụ Excel thì bạn còn rất nhiều phần mềm khác. Sau đây là một số phần mềm để lập Gantt Chart như: Canva, Zoho Projects, Base Wework,…

6.1 Phần mềm Gantt Canva

Chức năng của phần mềm Canva đối với sơ đồ Gantt là gì? Đây là phần mềm hỗ trợ bạn sắp xếp lịch các dự án một cách hợp lý. Ứng dụng này còn gợi ý người lãnh đạo  rất nhiều mẫu sơ đồ với các mẫu có hình dạng bắt mắt. Ngoài ra, chức năng Gantt chia sẻ, giúp các thành viên đều có thể xem và điều chỉnh các thông tin trong biểu đồ.

6.2 Phần mềm Base Wework

Mặc dù, chức năng của Base Wework chỉ là một phần mềm quản lý dự án.Tuy nhiên, phần mềm vẫn được tích hợp đầy đủ tính năng vẽ biểu đồ giống Gantt. Đặc biệt, ứng dụng này còn có chức năng hiển thị các công việc dưới dạng biểu đồ. Gantt Chart giúp hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý dự án dễ dàng hơn.

6.3 Phần mềm Zoho Projects

Phần mềm Zoho Projects trong Gantt là gì? Là phần mềm hỗ trợ thiết lập các quan hệ phụ thuộc và lên lịch lại nhiệm vụ. Các tính năng kéo và thả đơn giản trong Gantt Chart đã được cài sẵn. Tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm còn có sẵn các mẫu biểu đồ bạn lựa chọn.

Những bài viết liên quan:

• Mô hình SMART là gì? Cách đặt mục tiêu theo mô hình SMART
•  

• KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI đối với mỗi doanh nghiệp

Qua bài viết "Sơ đồ Gantt là gì? Cách ứng dụng Gantt chart trong công việc" mà PDCA đã chia sẻ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn đọc có thể lập Gantt thành công thông qua nhiều phần mềm khác nhau. Nếu bạn gặp bất cứ khó khăn hay cần sự hỗ trợ hãy liên hệ ngay nhé! Đội ngũ tư vấn viên rất hân hạnh khi được hỗ trợ bạn.