Ngày đăng: 28/04/2022
Sơ đồ gantt là gì? Gantt là công cụ quản lý lập trình, ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý dự án. Hiện nay, Gantt được sử dụng rất phổ biến trong việc thiết lập các dữ liệu thông tin. Vậy sử dụng Gantt Chart như thế nào? Trong bài viết này, PDCA sẽ giới thiệu cho bạn cách vẽ cách lập biểu đồ Gantt và áp dụng vào từng mục tiêu cụ thể. Cùng tham khảo ngay nhé!
>>>> Tham khảo: Khoá học KPI - xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp
Gantt là một công cụ lập kế hoạch và quản lý quy trình làm việc bằng biểu đồ. Do đó, đây là phần mềm phổ biến được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Ngoài ra, biểu đồ có 2 trục là trục tung và hoành thể hiện theo thời gian. Chính vì vậy, phương pháp này giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ người dùng xây dựng, quản lý lịch trình và hỗ trợ quá trình làm việc.
Sơ đồ Gantt là một bản tóm tắt tổng thể thể hiện lịch trình của một công việc. Công cụ này, giúp phân bổ nhiệm vụ và thông tin dự án theo từng thời điểm khác nhau. Bên cạnh đó, Gantt chart được nhận xét có hình thức hoạt động đơn giản dễ sử dụng nhất. Vì vậy, phần mềm lập gantt thường được ứng dụng nhiều trong các công ty.
Các yếu tố làm nên một sơ đồ Gantt gồm có:
>>>> Tham khảo: Tìm hiểu todolist là gì và cách sử dụng hiệu quả
Để các bạn hiểu hơn về Gantt Chart, PDCA sẽ giúp bạn đánh giá chi tiết về ưu và nhược điểm sơ đồ Gantt là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý thông minh hỗ trợ lập kế hoạch cho công việc. Những Gantt Chart luôn được ưu chuộng và được ứng dụng nhiều. Một số ưu điểm vượt trội của biểu đồ Gantt như sau:
Bên cạnh những ưu điểm nổi trội của Gantt Chart được nhiều người dùng yêu thích. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhược điểm mà các bạn cần lưu ý khi sử dụng sơ đồ Gantt như sau:
Cách vẽ sơ đồ khi quản lý dự án được thực hiện như thế nào? Sau đây là các bước hướng dẫn để vẽ biểu đồ Gantt bạn có thể tham khảo như sau:
Để lập sơ đồ Gantt, việc đầu tiên là bạn xác định nhiệm vụ cần phải làm trong dự án. Sau đó, bạn cần liệt kê tất cả các việc làm bắt buộc để hoàn thành project. Tiếp theo, list công việc cần làm, bạn hãy xác định thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất của quy trình được giao.
Một trong những điểm vượt trội sơ đồ Gantt, là biểu diễn mối quan hệ giữa các thông tin. Sau khi bạn đã xác định đầu mục công việc và thời gian thực hiện. Người dùng hãy xác định các trình tự bắt buộc của các bước thực hiện. Để sắp xếp lại biểu đồ thứ tự việc làm một cách tuần tự và logic nhất.
Người quản lý công việc có thể sắp xếp thực hiện song song cùng lúc. Như vậy, thời lượng công việc của nhóm sẽ được rút ngắn. Trong quá trình sắp xếp, bạn nên lưu ý mối quan hệ giữa thông tin dự án. Điều này sẽ giúp bạn có các nhìn tổng thể sâu sắc hơn về cách tổ chức sơ đồ. Người dùng được hỗ trợ khi bắt đầu mô tả tiến trình thực hiện trên sơ đồ Gantt.
Khi bạn đã có đầy đủ các thông tin cần thiết, hãy tiến hành lập sơ đồ Gantt. Một số phần mềm hỗ trợ người dùng vẽ Gantt như: Gantto, Microsoft Project, Base Wework...Ngoài ra, còn có một số ứng dụng được thiết kế dựa trên hiệu ứng đám mây. Sau khi hoàn thành, bạn và những người tham gia dự án đều có thể truy cập vào Gantt Chart.
Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ phát sinh thêm nhiều ý tưởng hoặc công đoạn thực hiện. Vì vậy, bạn có thể truy cập vào Gantt, để cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin bất cứ lúc nào. Các thành viên trong nhóm điều có thể nắm bắt một cách kịp thời thông tin và nhiệm vụ công việc.
>>>> Xem thêm: Những điều cần biết về nguyên tắc pareto
Nếu trên máy tính của bạn không cài đặt sẵn những phần mềm lập sơ đồ Gantt. Thì Excel là một công cụ thông dụng nhất mà người dùng có thể lựa chọn. Sau đây, PDCA sẽ hướng dẫn các bạn cách vẽ Gantt Chart trên phần mềm excel.
Để cập nhật thêm thông tin, bạn sẽ thêm cột % completion ở bảng thực hiện. Đồng thời thêm mục Days completed trong Data Preparation:
Nhằm mục đích để người làm liên hệ thực tế dự án đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Ví dụ, một bảng dữ liệu về thông tin dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau:
Để thiết lập sơ đồ Gantt là gì? Bạn cần thực hiện 6 công đoạn. Từ tạo một biểu đồ, nạp dữ liệu đến theo dõi tỷ lệ hoàn thành dự án. Người dùng tham khảo hướng dẫn PDCA và làm theo các bước dưới đây, bạn tham khảo nhé!
Chọn Insert trên thanh công cụ, trong mục charts Click Chart/ Bar/ Stacked Bar như hình bên dưới.
Thực hiện nạp thông tin vào Excel bằng cách: Trong thẻ Chart Tools vào mục Design, chọn tiếp Select Data.
Trong phần Chart data range: Quét vùng dữ liệu cần nạp vào Chart
Sau đó, bạn quét tiếp 1 vùng dữ liệu nữa là Start date.
Ở phần Legend Entries (series) bạn bấm vào chọn Add.
Trong biểu đồ trên, các Task đang bị sắp xếp ngược thứ tự. Do đó, bạn cần phải sắp xếp lại trình tự bằng cách:
Trong biểu đồ, phần có màu xanh biểu thị cho số ngày thực hiện, màu vàng mốc bắt đầu. Mốc này là do phần mềm Excel tự động gợi ý. Nếu bạn muốn ẩn phần màu vàng, click chọn thanh trên đồ thị. Chọn vào Format Data Series, tiếp đến tại mục fill, chọn No fill và ở Border chọn No Line.
Khi lập sơ đồ Gantt, Excel tự động đưa ra gợi ý về thời gian thực hiện công việc. Nhưng gợi ý này có thể sẽ không hoàn toàn chính xác. Vì vậy, bạn cần phải điều chỉnh lại yếu tố thời gian phù hợp với dự án.Cho nên, bạn nhập 2 ngày bắt đầu và ngày kết thúc xấp xỉ vào một vị trí trong Sheet. Sau đó, bạn bấm chọn format cells là General cho 2 vị trí này.
Bạn muốn theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, thì phải biểu diễn mục Days completed vào biểu đồ và lồng vào phần Days. Để làm được điều này, bạn phải thêm sẽ thêm Error Bar vào Chart.
Sau đó, Bạn nhấp chuột vào sơ đồ, chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars …
Khi người dùng bấm More Error Bar Options sẽ xuất hiện Add Error Bars based on Series. Tiếp theo, bạn chọn cho Start date.
Trong mục Format Error Bars bạn thực hiện các thao tác như sau:
Tiếp theo, bạn định dạng hiển thị cho vùng như sau:
Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau (biểu đồ đổi màu từ Working days sang Error bar)
Để vẽ sơ đồ Gantt, ngoài công cụ Excel thì bạn còn rất nhiều phần mềm khác. Sau đây là một số phần mềm để lập Gantt Chart như: Canva, Zoho Projects, Base Wework,…
Chức năng của phần mềm Canva đối với sơ đồ Gantt là gì? Đây là phần mềm hỗ trợ bạn sắp xếp lịch các dự án một cách hợp lý. Ứng dụng này còn gợi ý người lãnh đạo rất nhiều mẫu sơ đồ với các mẫu có hình dạng bắt mắt. Ngoài ra, chức năng Gantt chia sẻ, giúp các thành viên đều có thể xem và điều chỉnh các thông tin trong biểu đồ.
Mặc dù, chức năng của Base Wework chỉ là một phần mềm quản lý dự án.Tuy nhiên, phần mềm vẫn được tích hợp đầy đủ tính năng vẽ biểu đồ giống Gantt. Đặc biệt, ứng dụng này còn có chức năng hiển thị các công việc dưới dạng biểu đồ. Gantt Chart giúp hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý dự án dễ dàng hơn.
Phần mềm Zoho Projects trong Gantt là gì? Là phần mềm hỗ trợ thiết lập các quan hệ phụ thuộc và lên lịch lại nhiệm vụ. Các tính năng kéo và thả đơn giản trong Gantt Chart đã được cài sẵn. Tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm còn có sẵn các mẫu biểu đồ bạn lựa chọn.
Những bài viết liên quan:
Qua bài viết "Sơ đồ Gantt là gì? Cách ứng dụng Gantt chart trong công việc" mà PDCA đã chia sẻ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn đọc có thể lập Gantt thành công thông qua nhiều phần mềm khác nhau. Nếu bạn gặp bất cứ khó khăn hay cần sự hỗ trợ hãy liên hệ ngay nhé! Đội ngũ tư vấn viên rất hân hạnh khi được hỗ trợ bạn.