KPI là gì? Cách triển khai KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

1. KPI là gì?

Để trả lời cho câu hỏi KPI là gì thì đây là một công cụ sẽ giúp cho nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành mục tiêu quản lý và cách hoạt động cụ thể cho từng bộ phận, lĩnh vực và từng cá nhân. Vậy nên KPI áp dụng được trong nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của tổ chức, tự quản lý công việc của team, cá nhân.

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, KPI chính là mục tiêu công việc cần đạt được của các tổ chức, phòng ban, nhóm hay cá nhân để đáp ứng được nhu cầu chung. Mỗi chức danh sẽ có một bản mô tả công việc hoặc là bảng kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ dựa trên các chỉ số đó để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của người nhân viên đó.

>>>> Xem thêm: OKR là gì? Tìm hiểu về OKR và cách đo lường

2. KPI (Key Performance Indicator) có vai trò như thế nào?

KPI được sử dụng ở nhiều cấp độ khác nhau để có thể đánh giá mức độ thành công của tổ chức, doanh nghiệp với mục tiêu đã đề ra. Vậy nên với mỗi đối tượng khác nhau KPI cũng có vai trò khác nhau. Đối với các mục tiêu đã đề ra trước, việc đánh giá sẽ phụ thuộc vào nhiều cấp độ như:

• Đối với doanh nghiệp
  • Theo dõi được hiệu suất làm việc của người nhân viên một cách trực quan, minh bạch, chính xác. Giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng đề ra quy chế lương thưởng, kỷ luật phù hợp.
  • Nâng cao hiệu quả trong quy trình nghiệm thu thực hiện công việc.
  • Đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, hoàn thành tầm nhìn đúng như kỳ vọng.

• Đối với nhân viên
  • Hiểu được mức độ hoàn thành của công việc so với mục tiêu đã đề ra
  • Tạo thêm nhiều động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu với năng suất tốt hơn
  • Thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời các nhiệm vụ bị chậm tiến độ.

>>>> Tham khảo: Tìm hiểu sơ đồ Gantt là gì và ứng dụng trong công việc

3. Ưu và nhược điểm của chỉ số KPI

Dưới đây là những điểm nổi bật và hạn chế của chỉ số KPI mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng chỉ số KPI.

3.1 Ưu điểm

• Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trưởng so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn. Đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.
• Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.
• KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.
• Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

3.2 Nhược điểm

• Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì. Từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng chúng 1 cách khoa học nhất.
• Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

4. 2 loại chỉ số KPI

Ngoài hiểu được KPI nghĩa là gì thì các chỉ số KPI cũng được nhiều người quan tâm. Chính vì, nhằm tạo ra các chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược là vấn đề khá khó khăn. Các KPI chiến lược sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng. Sau đây PDCA sẽ giới thiệu cho bạn 2 loại chỉ số KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược và chiến thuật nhé!

4.1 KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Những mục tiêu mang tính chiến lược thường sẽ là tiền, lợi nhuận, hoặc chiếm thị phần. Do đó sẽ tác động trực tiếp đến sự tồn tại của công ty đó. Ví dụ: KPI chiến lược là đạt doanh số 10 tỷ/tháng và mỗi năm sẽ là 120 tỷ. Nếu không đạt mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng về tài chính và cắt giảm nhân sự.

4.2 KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật

Các chiến thuật thường sẽ là những hoạt động nhỏ giúp công ty tiến gần hơn đến mục tiêu chiến lược. Thường các cấp quản lý sẽ tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ đạt mục tiêu của các KPI chiến lược. Từ đó, áp dụng các chiến lược cho cấp thấp hơn để đạt hiệu quả cao hơn cho từng KPI.

Ví dụ: Social KPI cần phải đạt được 100,000 engagements/tháng. Tuy nhiên, số engagements này có đạt được thì cũng không đảm bảo công ty đạt được doanh số. Nhưng các KPI này là chỉ số mang tính đo lường sự phát triển, hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi. Để dễ hình dung hơn thì bạn có thể tham khảo quy trình như: Engagements tăng ==> nhiều comments và inbox ==> người tìm hiểu về dịch vụ tăng ==> khả năng bán hàng cao ==> tăng doanh thu.

5. Quy trình xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình, cách làm KPI khác nhau bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn có một quy trình chuẩn hay còn gọi là khung quy trình xây dựng hệ thống. Sau đây là quy trình và các yếu tố xây dựng KPI:

5.1 Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý,... Chủ thể phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Bên cạnh đó phải hiểu rõ về đánh giá KPI trong doanh nghiệp.

5.2 Xác định rõ chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận, dự án.

5.3 Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Mô tả cụ thể công việc của từng cá nhân đồng thời nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng.

5.4 Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

• Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

• Chỉ số cá nhân: chỉ số này được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
• Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

5.5 Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

5.6 Đo lường

Dựa trên những khung điểm, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

6. Thế nào là chỉ số KPI tốt

Khi đã hiểu rõ KPI là gì thì chúng ta cần biết được những đặc điểm của chỉ số KPI tốt. Chỉ số KPI tốt sẽ bao gồm các tiêu chí sau:

• Phù hợp với mục tiêu mang tính chiến lược.
• Trọng tâm - thường được thể hiện rõ ở trọng số của chỉ tiêu hay mục tiêu. Được hiểu là các mục tiêu có tính tập trung thay vì tập trung vào quá nhiều chỉ tiêu dàn trải. 
• Chỉ số KPI cho cá nhân hoặc bộ phần cần phải hợp lý với các nhiệm vụ và chức năng.
• Bộ chỉ số KPI tốt phải đáp ứng tiêu chí công cụ SMART bao gồm Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế), Time-bound (thời hạn chi tiết).

7. Những lý do khiến doanh nghiệp không đạt được KPI

Dù các doanh nghiệp đã hiểu rõ KPI là gì nhưng không phải doanh nghiệp nghiệp nào cũng đạt được KPI mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là một số các lý do mà ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không đạt được KPI của mình.

• Mục tiêu không rõ ràng và không phù hợp
• Đặt ra KPI truyền thông chưa đủ rộng rãi
• Triển khai mục tiêu KPI không được sự đồng thuận của nhân viên.
• Hệ thống mục tiêu KPI không thiết thực và quá xa vời với thực tế.
• Không có người quản lý đủ năng lực để giám sát, đánh giá và báo cáo kịp thời.
• Quy trình xây dựng KPI phức tạp, không tập trung đến hệ thống mục tiêu trong quy trình.
• Năng lực thực tế của nhân viên không đủ để đạt được KPI.

8. Một số lưu ý khi xây dựng KPI

Trước khi thiết lập KPI, doanh nghiệp cần tạo một số chuẩn ngữ cảnh của chỉ tiêu. Chỉ khi đó, người thực hiện mới  hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu KPI. Tên chỉ tiêu và chỉ số thường có một ngầm định so sánh với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành hoặc tăng trưởng hàng năm, … Ví dụ: Tỷ lệ tăng doanh thu 30% có thể được xây dựng trên ngầm định là tỉ lệ tăng trưởng của ngành là 25%. Và doanh nghiệp mong muốn đạt tỉ lệ cao hơn trung bình ngành. 

Chỉ số KPI thường được xem xét ở cấp độ điều hành. Do đó, không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 nơi. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động lớn nhất đến công ty. 

Những bài viết nổi bật khác:

• Todolist là gì? Cách tạo và sử dụng todolist hiệu quả khi làm việc
• Nguyên tắc Pareto là gì? Tìm hiểu cách áp dụng nguyên lí 80/20

Việc áp dụng KPI sẽ đạt được tính hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh.Tuy nhiên, KPI phải tác động một cách tích cực gần hơn mục tiêu kinh doanh đề ra. Bài viết trên, học viện doanh nhân CEO PDCA đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích về KPI cũng như những thông tin liên quan. Hy vọng bài viết sẽ giải đáp mọi thắc mắc về KPI là gì. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0899.598.668 để được giúp đỡ chi tiết hơn nhé!