Todolist là gì? Cách tạo và sử dụng todolist hiệu quả khi làm việc

1. Todolist là gì?   

Bảng kế hoạch là việc liệt kê các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong ngày/tuần/tháng. Bên cạnh đó, khi nhà quản trị lập ra những hoạt động càng rõ ràng và cụ thể, todolist sẽ hỗ trợ người điều hành hoàn thành những việc được ghi trong danh sách và đạt nhiều thành quả hơn trong doanh nghiệp.

2. Áp dụng todolist mang lại lợi ích gì?

Sau khi hiểu được khái niệm về todolist là gì đã được nêu ở nội dung trên. Hãy cùng PDCA để hiểu thêm về việc áp dụng phương pháp này mang lại lợi ích nào nhé!

2.1 Xác định nhiệm vụ rõ ràng

Trước khi tạo bảng kế hoạch, bạn cần phải xác định những việc cần làm là gì. Ngoài ra, những nhiệm vụ đó phải được biểu đạt một cách rõ ràng, chi tiết. Lúc này, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn. Đồng thời, điều này giúp các bạn nắm được các việc cần làm và hoàn thành những công việc được giao nhanh chóng.

2.2 Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Đa số mọi người thường hay có xu hướng làm những việc yêu thích hoặc tùy theo tâm trạng để có thể xử lý kế hoạch gì đầu tiên. Tuy nhiên, thói quen này khiến những mục tiêu cần làm trước để sau, dẫn đến phải chạy nước rút.

Bạn phải thức khuya để có thể hoàn thành trước deadline và xoay xở không kịp khi có quá nhiều nội dung khó. Chính vì vậy, những điều trên đã khiến kết quả của bạn trở nên kém chất lượng và đôi khi bị thiếu sót nhiều.

Để sử dụng todolist một cách hiệu quả hơn, bạn nên sắp xếp những công việc theo thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ giúp cho bạn không bị quên bài tập nào, chuẩn bị và hoàn thành công việc đó tốt nhất và đúng thời hạn.

2.3 Tính tập trung và cam kết cao

Để lập ra một danh sách những việc cần làm đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của bạn. Tuy vậy, bạn cần tập hợp và sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên cũng là cả một quá trình suy nghĩ. Đồng thời, bản danh sách này như là một lời một bản cam kết của người tạo bảng kế hoạch để giải quyết mọi thứ theo một cách trình tự và khoa học nhất.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

2.4 Giúp quản lý thời gian hiệu quả

Tùy vào khả năng hoạt động mà bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ sớm hay muộn. Nhưng khi bạn lập ra rõ bảng kế hoạch sẽ tránh trường hợp phải loay hoay để trả lời câu hỏi: "Bây giờ, mình có đang bỏ lỡ công việc nào không?”. Tóm lại, lập bảng danh sách sẽ giúp bạn kiểm soát tốt những việc cần làm cũng như sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn. 

2.5 Giảm bớt căng thẳng

Việc đưa ra lịch trình cụ thể trong ngày sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Đồng nghĩa với việc bạn làm chủ được thời gian. Điều này, sẽ giúp cho bạn có thể có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, nghỉ ngơi, thư giãn, và nạp lại nguồn năng lượng cho cơ thể.

2.6 Hoàn thành công việc tốt hơn

Todolist sẽ khiến bạn kiểm soát lượng công việc tốt hơn cũng như là có động lực để cố gắng thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả hơn. Đặc biệt, bạn sẽ hiểu cái cảm giác hạnh phúc khi được tick vào ô “đã hoàn thành” và sẽ an tâm hơn để làm những công việc tiếp theo.

>>>> Xem thêm: Nguyên tắc pareto là gì? Tìm hiểu cách áp dụng nguyên lý 80/20

3. Hướng dẫn sử dụng todolist hiệu quả

Làm thế nào để sử dụng lập bảng kế hoạch hiệu quả? Không chần chờ gì nữa, hãy cùng theo dõi các bước thực hiện ngay sau đây để có thể nâng cao năng suất công việc nhé!

3.1 Liệt kê công việc theo định kỳ

Task list là một bảng danh sách những việc cần làm và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Sau đó, bạn lập nên những nhiệm vụ thành từng task cụ thể theo tuần, quý hoặc tháng. Từ đó, bạn bắt đầu triển khai làm những công việc nhỏ cho mỗi ngày. Điều này sẽ tránh bạn bị dồn hoặc là bị quên kế hoạch ở bất kỳ nội dung nào.

3.2 Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Tiếp đến, bạn cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên những công việc. Quan trọng hơn là bạn phải biết được thời điểm nào là não hoạt động tốt nhất để sắp xếp các công việc hiệu quả. Đối với những việc yêu cầu tập trung, đòi hỏi suy nghĩ nhiều hơn thì nên triển khai đầu tiên vào thời điểm đó. Việc làm này sẽ giúp bạn có năng suất hơn, mang lại hiệu quả.

3.3 Trình bày công việc cụ thể

Todolist nên được trình bày cụ thể, bạn cần chia nhỏ từng nhiệm vụ và đưa ra khoảng thời gian để thực hiện. Thường thì trong 1-2 tiếng là tốt nhất, nhưng bạn sẽ không tránh gặp trường hợp công việc quá mơ hồ hoặc lượng công việc quá nhiều. 

Chẳng hạn như, bạn đề ra trong 1 tiếng phải hoàn thành bài tập toán chương 1, trong khi bản thân chưa hiểu rõ nội dung được đề cập. Điều này vô tình tạo một áp lực khiến kết quả của bạn hoàn thành kém chất lượng. Thay vào đó, trong 1 tiếng, bạn có thể dành thời gian học và nghiên cứu lại lý thuyết.

3.4 Không để thời gian lãng phí

Chú ý khi tạo danh sách todolist, bạn nên sắp xếp công việc một cách khoa học để giảm những khoảng thời gian nhàn rỗi. Để tránh việc này xảy ra, bạn hãy luôn mang theo todolist để dễ dàng kiểm tra và theo dõi những nhiệm vụ để có thể thực hiện hoàn thành sớm.

3.5 Lưu lại danh sách công việc ngày hôm trước

Việc lưu lại danh sách todolist đã hoàn thành của ngày hôm trước sẽ giúp bạn tiếp thêm niềm tin và tạo một thói quen tốt để duy trì làm mỗi ngày. Ngoài ra, đây cũng là nguồn động lực lớn để thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của bản thân đối với những việc đã đề ra.

3.6 Xử lý công việc chưa hoàn thành

Đôi khi bạn sẽ không tránh được những việc còn sót lại chưa hoàn thành. Khi bạn hiểu được lợi ích của todolist và các task công việc mà bạn công sức suy nghĩ đề ra. Lúc này sẽ có nguồn động lực quyết tâm trong bạn thực hiện nốt những việc chưa hoàn thành và một bảng đánh giá đã hoàn thành hết tất cả nhiệm vụ đặt ra.

>>>> Tham khảo: Mô hình SMART là gì? Cách ứng dụng mô hình SMART

4. Những lưu ý khi tạo danh sách todolist

Để lập được bảng kế hoạch thì đơn giản nhưng nhiều bạn vẫn mắc một số lỗi dẫn đến việc bỏ cuộc hoặc trì hoãn nhiệm vụ giữa chừng. Vậy để không tránh được những điều này, cần phải lưu ý gì khi tạo một bảng kế hoạch hoàn chỉnh như thế nào? Cùng theo dõi ngay sau đây nhé!

4.1 Phù hợp với khả năng thực hiện

Để tạo todolist một cách hiệu quả, bạn cũng cần phải biết khả năng bản thân như thế nào. Khi bạn không hiểu rõ điều này, việc tạo lập bảng dễ dàng hơn tránh những nhiệm vụ quá sức bản thân. Nặng nề hơn là bạn có thể bỏ cuộc giữa chừng. 

4.2 Dự kiến đúng thời gian thực hiện

Khi lập todolist phải kèm theo thời hạn cụ thể cho từng đầu việc. Nếu bạn không đưa ra thời gian dự kiến thực hiện thì rất dễ rơi vào tình trạng loay hoay không biết nên làm công việc gì trước, công việc gì sau. Vì vậy, để các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng tiến độ, bạn cần thiết lập deadline tương ứng cho từng đầu công việc.

4.3 Chia nhỏ và phân bổ công việc

Gặp một dự án lớn thì khi lập bảng danh sách todolist, bạn nên chia nhỏ công việc và phân bổ thời gian làm mỗi ngày để thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn khai kế hoạch một cách thuận lợi, suôn sẻ hơn. Lưu ý bạn nên kiểm tra lại nhiệm vụ đã làm của ngày hôm trước để đảm bảo không xảy ra sai sót và rút kinh nghiệm cải thiện.

4.4 Tạo todolist theo cấp độ ưu tiên

Như trên đã trình bày về “todolist là gì?”, bạn cần phải nắm rõ mức độ ưu tiên của từng công việc để sắp xếp một cách có khoa học. Do đó, để thực hiện tốt việc này, bạn có thể theo trình tự như sau: 

• Deadline hoàn thành công việc
• Mức độ quan trọng 
• Tính khẩn cấp của từng việc.

4.5 Dành ra khoảng thời gian dự phòng

Dành ra khoảng thời gian dự phòng là một yếu tố cũng không kém phần quan trọng khi tạo danh sách công việc mà bạn cần chú ý đến. Vì không ai có thể biết trước được điều gì sẽ xảy ra và cũng có thể là sếp của bạn giao thêm việc mới, hỗ trợ tăng ca khi đồng nghiệp bị ốm,… Đó là lý do bạn nên dành khoảng thời gian dự phòng để giải quyết các trường hợp bất đắc dĩ.

4.6 Đảm bảo thống nhất giữa các bộ phận

Bạn cần kết hợp trao đổi với các phòng ban để kế hoạch được làm thống nhất sẽ giúp mọi người thực hiện một cách đồng đều dẫn đến sự hiệu quả trong công việc. Tránh trường hợp tạo nên deadline chung nhưng một trong số các bộ phận không thể đáp ứng hoàn thành kịp trong công việc làm tốn thời gian của tổ chức mà còn gián đoạn lộ trình làm việc.

4.7 Sử dụng ứng dụng ghi chú

Cuối cùng bạn hãy xem và sử dụng bảng lập kế hoạch như một công cụ không thể thiếu. Ở mọi lúc mọi nơi, bạn có thể ghi chú lại tất cả để không bỏ sót sự kiện gì. Một ứng dụng, bạn cần theo dõi những việc cần thực hiện, thao tác dễ dàng để thiết lập những task mới.

5. Thế nào là ứng dụng hỗ trợ thiết kế todolist hiệu quả?

Các yếu tố để tạo nên một ứng dụng thiết kế todolist hiệu quả đó là:

• Có khả năng lập kế hoạch theo quy trình làm việc của người dùng.
• Danh sách công việc và nhiệm vụ phải thực hiện cần được sắp xếp theo nhiều bố cục khác nhau để người dùng dễ dàng nhận diện và có động lực hoàn thành.
• Cập nhật các nhiệm vụ, công việc mới một cách nhanh chóng và có hệ thống.
• Phần mềm todolist có khả năng sắp xếp công việc ưu tiên theo mức độ quan trọng.
• Phần mềm đó khả năng hỗ trợ phân bổ nhiệm vụ cho các thành thành viên khi làm việc nhóm.

Những bài viết nổi bật khác:

• KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI đối với mỗi doanh nghiệp
• OKR là gì? Tìm hiểu OKR và cách đo lường hiệu quả công việc

Thông qua bài viết này, hy vọng các bạn có thể hiểu rõ hơn về todolist là gì và cách tạo bảng kế hoạch hiệu quả. Ngoài ra, khi rèn luyện được thói quen tốt này, bạn sẽ dễ gặt hái nhiều thành công trong cuộc sống. Nếu bạn có thắc mắc hoặc muốn góp ý thêm điều gì về nội dung trên. Liên hệ ngay trường đào tạo doanh nhân Việt Nam PDCA  qua hotline: 0899.598.668 để đội ngũ tư vấn viên có thể hỗ trợ bạn tốt nhất nhé!