Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

1. Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh hay còn được gọi Business Process là một chuỗi các tiến trình được liên kết với nhau, mỗi bộ phận trong từng giai đoạn có chức năng thực hiện nhiệm vụ được phân công nhằm chuyên môn hóa để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. Tùy vào ngành nghề kinh doanh mà mỗi công ty sẽ xây dựng những chu trình khác nhau để đạt được mục tiêu đề ra.

Dưới đây là một ví dụ về quy trình kinh doanh của công ty công nghệ đang có kế hoạch ra mắt một tựa game mới tại thị trường Việt Nam:

• Nghiên cứu thị trường.
• Xem xét chi phí thực hiện và nguồn lực.
• Tổ chức trải nghiệm thử miễn phí để thu thập đánh giá từ người chơi và chuyên gia.
• Lên kế hoạch marketing.
• Ra mắt phiên bản Beta.
• Kiểm tra lỗi và hoàn tất chỉnh sửa.
• Phát hành trên các ứng dụng tải xuống như App Store hoặc Google Play.

2. Các loại quy trình kinh doanh

Chu kỳ kinh doanh được thiết kế dựa vào loại hình doanh nghiệp đó lựa chọn sản xuất trên thị trường. Đối với công ty hoạt động trong ngành nghề dịch vụ, chu kỳ mua bán sẽ được chia thành ba quá trình là hoạt động phân phối, công cuộc đưa ra sản phẩm và tiến trình bán hàng. Tuy nhiên, quy trình hoạt động kinh doanh thường được dựa trên vai trò của từng doanh nghiệp mà phân thành 6 loại chính:

• Nguồn nhân lực: Tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, giới thiệu nhân viên, kỷ luật.
• Tài chính: Thiết lập báo cáo ngân sách, lập kế hoạch thu chi.
• Hoạt động quản lý: Hoạch định chiến lược kinh doanh, đánh giá hiệu quả công việc của toàn bộ phòng ban trong công ty.
• Bán hàng: Tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng, bán hàng, xây dựng kế hoạch phát triển thị trường mới.
• Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng, giải quyết vấn đề, khắc phục sự cố.
• Sản xuất và vận hành: Quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

>>>> Xem thêm: Chu trình PDCA là gì? Quy trình xây dựng chu trình PDCA 

3. Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là hoạt động phân tích và ghi lại quy trình thực hiện các công việc trong tổ chức. Dựa trên mô hình chi tiết nhà quản trị có cơ sở hiểu rõ và phân chia dự án cho từng phòng ban để đạt được kết quả tốt. 

4. Vì sao phải xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh?

Xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty và tình hình thực tế cũng như nhiệm vụ công việc của nhân viên. Ngoài ra, mô hình tiến trình còn hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch trong một nhóm và tăng cường sự gắn kết trong tổ chức. Vì vậy, việc tổng hợp thông tin dạng biểu đồ có mục đích duy trì, cải thiện hiệu quả của dự án nhằm tối ưu hóa quá trình giao tiếp tại công ty.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

5. Cách lập quy trình kinh doanh cho các hoạt động của doanh nghiệp

Để có thể thiết lập quy trình kinh doanh cho các hoạt động trở nên hoàn hảo hơn doanh nghiệp cần đáp ứng 5 yêu cầu sau:

5.1 Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình kinh doanh

Có rất nhiều tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau, tuy nhiên dưới đây là các hình dạng phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụng như:

• Hình chữ nhật: Dùng biểu thị từng mục nhiệm vụ được đảm nhận bởi một cá nhân cụ thể.
• Kim cương: Dùng để biểu thị một quyết định.
• Mũi tên: Dùng để kết nối các bước.
• Pill: Điểm bắt đầu hay kết thúc một quy trình.

5.2 Thiết kế bảng đồ quy trình kinh doanh

Để hiểu rõ hơn công cụ sơ đồ chu trình kinh doanh là gì? Mời bạn đọc xem ngay các bước thiết lập bảng đồ quy trình dưới đây nhé!

5.2.1 Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Những thông tin cần được cân nhắc kỹ trước khi lập bảng báo cáo cuối cùng để trình bày cho khách hàng gồm:

• Nhiệm vụ của từng nhân viên 
• Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cho nhân viên mới.
• Thời gian thực hiện cho mỗi phần trong quy trình
• Nhược điểm trong quá trình hoạt động 
• Yêu cầu công việc của nhân viên mới

5.2.2 Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dáng rõ ràng 

Một sơ đồ quy trình sẽ rõ ràng dễ theo dõi khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

• Các hình ảnh phải có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau.
• Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước.
• Các khoảng cách nhất quán.
• Sắp xếp nhất quán các luồng quyết định.
• Giảm số lượng các nhánh trong đường kết nối.

5.2.3 Màu sắc và biểu tượng nhất mạnh thông tin chính

Việc lựa chọn màu sắc và hình ảnh phù hợp rất quan trọng đối với một sơ đồ trong kinh doanh. Nên sử dụng các màu tương phản để thu hút sự chú ý và nhìn có gu hơn. Mỗi người sẽ có một cá tính khác nhau nên việc lựa chọn hình ảnh và màu sắc cần dựa trên mục tiêu đề ra.

5.2.4 Sử dụng yếu tố đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

Bạn nên sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của các bộ phận khác nhau trong một quy trình. Thêm vào đó để tránh gặp rắc rồi khi chia sẻ tài liệu cá nhân chúng ta cần dùng thêm đường thời gian.

5.2.5 Sử dụng chú giải hoặc nhãn trong sơ đồ quy trình của bạn

Một kí hiệu mà không kèm theo giải thích sẽ rất khó hiểu và gây mất thời gian cho người đọc thông tin. Vì vậy, việc thêm chú thích ở mỗi sơ đồ sẽ giúp mọi người tiếp nhận thông tin một cách dễ dàng hơn.

>>>> Tham khảo: Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất

6. Một số mẫu sơ đồ quản lý chu trình kinh doanh của doanh nghiệp phổ biến 

Ngày nay, việc xây dựng sơ đồ quản lý quy trình hoạt động kinh doanh là một thách thức to lớn đối với các nhà quản lý ở công ty lớn hay một nhóm nhỏ. Dưới đây là các mẫu sơ đồ quản lý quy trình hoạt phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

6.1 Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân sự

Lưu đồ quy trình là không thể thiếu trong việc quản nguồn nhân lực giúp các nhà quản lý nhân sự trong các công việc sau:

• Truyền đạt các chính sách và quy trình của công ty trong toàn bộ tổ chức.
• Nhân viên tham gia nhanh chóng và hiệu quả.
• Đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra công bằng và thống nhất.
• Tăng cường việc học tập để đào tạo nhân viên và phát triển thêm các kỹ năng.

Nếu vẫn chưa hình dung rõ cách xây dựng quy trình quản lý nguồn nhân lực như thế nào, bạn có thể tranh thủ thời gian rảnh để tham gia khóa học quản lý nhân sự online của PDCA. Bởi vì bước này khá quan trọng, có thể quyết định sự thành bại của chu trình kinh doanh nên cần chủ động thiết lập.

6.2 Sơ đồ quy trình quản lý công ty

Sơ đồ quy trình được các nhà quản lý sử dụng nhằm giúp công ty đạt được các mục tiêu dài hạn và nhân viên đi đúng hướng trong công việc. Nhà quản lý sẽ dễ dàng so sánh được các bước đã thực hiện với các bước trong kế hoạch ban đầu để đưa ra giải pháp kịp thời cho những kế hoạch tiếp theo.

6.3 Lập bản đồ quy trình làm việc

Sơ đồ quy trình làm việc sẽ giúp đội ngũ nhân viên biết cách để hỗ trợ khách hàng tốt nhất và đảm bảo các vấn đề đang giải quyết một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, biểu đồ cũng giúp nhà quản lý theo dõi được các thời điểm quan trọng nhằm đảm bảo cho dự án được giao đúng thời hạn.

7. Các bước cải tiến trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Quy trình cải tiến kinh doanh của doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả khi áp dụng các bước 2 bước cơ bản. Cùng xem ngay nội dung chi tiết được nêu rõ ở những phần tiếp theo nhé!

7.1 Xác định và phân tích hoạt động

Để có thể tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm dịch vụ cần xác định rõ các việc cần làm. Các xác định và phân tích hoạt động bao gồm những thành phần: Marketing, thực hiện đơn hàng, vận hành, vận chuyển và chăm sóc khách hàng.

7.2 Phân tích tạo giá trị cho khách hàng     

Doanh nghiệp nên liệt kê những yếu tố quan trọng tạo ra giá trị cho khách hàng. Từ đó, tổ chức xây dựng nên các việc cần làm để mang lại giá trị cho mục tiêu đặt ra ban đầu. Việc tạo ra giá trị cho khách hàng sẽ giúp tăng doanh thu, chăm sóc tốt nguồn khách hàng thân thiết.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết liên quan khác:

• Khám phá những lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp
• Chỉ số kinh doanh là gì? Các chỉ số kinh doanh cần quan tâm

Dưới đây là toàn bộ nội dung chi tiết giúp bạn đọc hiểu rõ về sơ về công cụ sơ đồ quy trình kinh doanh là gì. Hy vọng rằng thông tin mà học viện doanh nhân PDCA cung cấp có thể giúp doanh nghiệp áp dụng cách lập sơ đồ và các bước cải tiến giúp quy trình hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả nhất!