6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của người thành công

1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp xếp những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Hiểu cơ bản, đó là việc bạn tạo ra công việc, sắp xếp nó, bắt đầu theo dõi và xử lý cho đến khi hoàn thành một cách có kế hoạch, khoa học nhất. Điều này giúp tăng năng suất và cải thiện hiệu quả đồng thời giúp đơn giản hóa các bước.

2. Kỹ năng quản lý công việc hợp lý mang lại lợi ích gì?

Đọc đến đây chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ hơn về khái niệm "Kỹ năng quản lý công việc là gì?". Vậy kỹ năng này giúp ích gì cho bạn? Câu trả lời là:

• Hiểu rõ công việc của mình hơn: việc quản lý, sắp xếp công việc sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin một cách chính xác. Bạn hiểu rõ những công việc mình cần phải làm và sắp xếp theo thời gian thứ tự và thời gian cụ thể, rõ ràng. Điều này giúp bạn tránh được những lo lắng không đáng có và dự đoán được những sự cố để xử lý dễ dàng hơn.
• Làm việc hiệu quả hơn: nếu có kỹ năng quản lý công việc, bạn sẽ loại bỏ được những việc khiến bạn lãng phí thời gian. Đồng thời giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng trước. 
• Tiết kiệm chi phí: nhờ vào kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng công việc hợp lý hơn mà không bị thiếu trước hụt sau. Điều này giúp đảm bảo tiến độ công việc.

>>>> Tham khảo: Tư duy chiến lược của người lãnh đạo có quan trọng không?

3. Bật bí 6 cách quản lý công việc hiệu quả 

Ở phần nội dung dưới đây, cùng PDCA khám phá 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của những người thành công mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho bản thân mình. Theo dõi thật kỹ nhé! 

3.1 Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày 

Theo bạn, có những cách thức nào để đạt được thành công trong công việc và trong cuộc sống?

Có 2 cách để đạt được thành công:

• Cách thứ nhất, bạn tự mình vạch ra tầm nhìn tương lai, đặt ra mục tiêu cụ thể rồi tìm con đường tới được tương lai đó. Cách này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn xa, có chiến lược bài bản, đặt mục tiêu rõ ràng và lựa chọn được phương thức thực hiện phù hợp. Đây là kế hoạch dài hạn
• Cách thứ hai, bạn hoàn thành xuất sắc từ những việc nhỏ hàng ngày. Thành công được tạo nên bởi những nỗ lực hàng ngày ấy.

Vậy nếu là bạn, bạn sẽ chọn cách thứ nhất hay cách thứ hai?

Người khôn ngoan là người biết cách kết hợp với cả hai công thức thành công trên. Muốn làm được việc lớn thì phải có tầm nhìn và tham vọng lớn lao đồng thời bạn phải làm tốt được ngay từ những việc nhỏ.

Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh: Tâm lý con người chỉ thích tập trung vào những kế hoạch vĩ mô to lớn. Vì vậy mà chúng ta thường quên đi những chi tiết nhỏ tạo nên kế hoạch vĩ mô ấy. Có thể đặt mục tiêu, lập kế hoạch cho 1 năm, 2 năm, 5 năm, thậm chí 10 năm nhưng cũng có thể kế hoạch từng ngày như thế nào thì lại bỏ qua.

Đa số mọi người đều nhận thức được rằng muốn làm được những việc lớn thì phải làm tốt từ những việc nhỏ nhất. Tuy nhiên, rất nhiều người không đủ sự nỗ lực kiên trì, bền bỉ để làm tốt những việc nhỏ trong kế hoạch hàng ngày. Có việc nhỏ thì mới tạo thành việc lớn.

Điều bạn có thể học hỏi từ những người Nhật. Họ là những người rất giỏi việc hoạch định những kế hoạch vĩ mô dài hạn và đồng thời họ cũng nổ tiếng thế giới là những người cẩn thận, cần mẫn và tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc. Đó là bí quyết chinh phục thế giới của các doanh nhân Nhật Bản.

Robert Kiyosaki, một triệu phú người Mỹ, gốc Nhật nổi tiếng với tư duy độc đáo trong kinh doanh đã chỉ ra rằng “Khác biệt duy nhất giữ người giàu và người nghèo là cách quản lý thời gian”. Quỹ thời gian của mỗi người trong một ngày như nhau, ai cũng có 24 giờ, 1 tuần, 7 ngày nhưng tại sao có người làm được rất nhiều việc, có người lại chẳng làm được việc gì hiệu quả? Có người thành công, có người lại thất bại?

Phải chăng vì bạn có quá nhiều thời gian rảnh rỗi và không biết làm gì với nó. Vấn đề nằm ở việc mỗi cá nhân cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Thời gian là hữu hạn nên chúng ta cần phải biết cách sử dụng nó một cách hợp lý nhất, phân bổ khoa học nhất thông qua việc lập kế hoạch làm việc hiệu quả.

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia trong lĩnh vực Đắc Nhân Tâm cho rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đời của kẻ hành khất nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Bí quyết ở đây chính là sự kiên trì và quyết tâm. Tích tiểu thành đại, nhiều thành công nhỏ sẽ tạo nên những điều lớn lao.

Bạn cần dành ra 5 phút để lập kế hoạch phù hợp và quản lý công việc để biết được những công việc quan trọng, tránh xáo trộn, bỏ lỡ việc cần thiết.

>>>> Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ liệu có khó?

3.2 Giảm thiểu làm phiền khi đang làm việc

Đối với những bậc thầy quản lý công việc, khi họ đang thực hiện một công việc quan trọng, họ thường tắt âm điện thoại hoặc thậm chí để nó ở chế độ máy bay. Bởi điện thoại di động là thứ khiến bạn dễ bị phân tâm, lơ là công việc. 

Đối với những người thành công, ngoài điện thoại thông minh thì những phương tiện truyền thông cũng làm ảnh hưởng đến quá trình tập trung của họ. 

Một cuộc tán gẫu cũng có thể khiến công việc của bạn bị gián đoạn, hiệu quả công việc thấp, ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Hãy bỏ nó sang một bên trước khi hoàn thành xong công việc. Như vậy, bạn sẽ tập trung hơn, đẩy nhanh tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.

3.3 Xây dựng kế hoạch hành động theo thời gian

Theo phân tích của chuyên gia, việc bạn xây dựng được kế hoạch hành công theo thời gian bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. 

Nếu không có bản kế hoạch hành động, bạn sẽ mông lung, làm việc chồng chéo, không biết ưu tiên các công việc quan trọng và tối quan trọng. Nhiều trường hợp vì không có kế hoạch hành động nên đi lạc hướng ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu của công ty. 
Khi bạn có kế hoạch hành động hợp lý theo thời gian, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, không còn mơ màng về công việc hàng ngày. Bám sát chiến lược kinh doanh, biết cách tổ chức và sắp xếp công việc một cách hiệu quả. 

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

3.4 Xác định nhiệm vụ quan trọng

Thực tế, kỹ năng quản lý công việc có 2 yếu tố quan trọng được chỉ ra đó là:

• Khi bạn làm tốt một việc không quan trọng sẽ không làm cho việc đó trở nên quan trọng hơn
• Một công việc tốn nhiều thời gian sẽ không làm cho nhiệm vụ đó trở nên quan trọng hơn

Việc xác định nhiệm vụ quan trọng thực sự cần thiết, nó mang lại 85% kết quả cho công việc của bạn. Hãy lên lịch rõ ràng trong thời gian hợp lý cho những nhiệm vụ đó. 
Khi bạn thay đổi được thói quen làm việc thiếu khoa học như vậy, bạn sẽ rèn luyện được khả năng tập trung cho các công việc quan trọng của mình. Tránh ảnh hưởng đến thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp của bạn.

Hãy xây dựng cho mình kỹ năng quản lý công việc hiệu quả bằng việc xác định nhiệm vụ quan trọng.

3.5 Nâng cao năng lực bản thân

Ngoài việc hoạch định kế hoạch cụ thể, bạn cần nâng cao kỹ năng của mình trong công việc, cũng như trong cuộc sống. Điều này sẽ giúp bạn biết cách phân bổ công việc cho cá nhân, cho đội nhóm một cách hợp lý và chuyên nghiệp.
Theo những người thành công, có nhiều cách để nâng cao năng lực, bạn có thể tham gia các khóa học, đọc sách báo…

Học hỏi là cách tốt nhất để năng cao chất lượng công việc của bạn, không những thế nó còn giúp bạn rất nhiều trong cuộc sống.

3.6 Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Thực tế, không phải cứ vùi mình vào công việc là bạn đang quản lý công việc tốt. Bạn nên có khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý để thư giãn và lấy lại tinh thần sau những giây phút làm việc căng thẳng.  Đừng quên xây dựng thời gian biểu dựa trên khối lượng công việc và tình hình sức khỏe của bạn. 

Trong thời gian thư giãn, bạn nên tránh nhận thêm việc. Để đảm bảo được sự tôn trọng với đồng nghiệp, đối tác. Bạn cần có cách từ chối một cách khéo léo, nhanh gọn và dứt khoát. Những người thành công quản lý công việc hiệu quả chính là nằm ở những nguyên tắc và kỹ năng này giúp tạo ra sự tập trung và thống nhất cao trong công việc.

Những bài viết liên quan khác:

• 10 phẩm chất lãnh đạo tạo nên một nhà lãnh đạo vĩ đại

• 6 kĩ năng lãnh đạo quan trọng nhất

Trên đây là nội dung bài viết về chủ đề "6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của người thành công", hy vọng bạn đọc đã học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích. Xem ngay khóa giải phóng lãnh đạo của trường đào tạo doanh nhân Việt Nam PDCA để có được bí quyết quản lý công việc hiệu quả.