Bật mí 7 kỹ năng của nhà quản trị cần phải có

1. Kỹ năng quản trị doanh nghiệp là gì?

Kỹ năng quản lý là các khả năng mà một nhà quản trị cần phải có để có thể thực hiện được công việc trong một tổ chức. Chúng bao gồm các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị các nguồn lực dưới quyền như nguồn lực về con người, nguồn lực tài sản,… 

Bên cạnh đó, một nhà quản trị có kỹ năng quản lý tốt sẽ có khả năng giải quyết được những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Thông thường, một kỹ năng của nhà quản trị sẽ được hình thành thông qua hai hình thức chủ yếu đó là việc tự học và làm việc trong thực tế. Để có thể trở thành một quản lý của tổ chức, chắc chắn bạn sẽ phải trả qua những cấp bậc thấp hơn. 

Vì vậy, qua quá trình làm quen với công việc, người lao động sẽ đúc kết được những kinh nghiệm cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc của mình.

>>>> Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp hiệu quả, chất lượng

2. Ý nghĩa các kỹ năng của nhà quản trị trong tổ chức

Ý nghĩa các kỹ năng của nhà quản trị là gì? Đối với bản thân các nhà quản trị, việc sở hữu kỹ năng tốt sẽ giúp họ có thể khẳng định bản thân, tạo ra sự khác biệt. Đồng thời các nhà quản trị cũng sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi biết rõ được việc mình cần làm là gì và truyền đạt thông tin như thế nào… 

Về phía tổ chức, nếu các nhà quản trị có kỹ năng tốt sẽ góp phần rất lớn trong việc giúp công ty phát triển hơn. Cụ thể như các thành viên trong doanh nghiệp sẽ được kết nối với nhau hiệu quả hơn, thông tin được truyền đạt rõ ràng, thông suốt hơn, nguồn lực trong công ty được phân bổ tối ưu nhất có thể… 

3. 7 kỹ năng cần thiết của nhà quản trị 

Trong phần này, hãy cùng PDCA tìm hiểu ví dụ về các kỹ năng của nhà quản lý quan trọng mà chắc chắn bất cứ một nhà quản trị nào cũng cần có để có thể đạt được những thành công trong sự nghiệp.

3.1 Kỹ năng hoạch định chiến lược

Nhiệm vụ của nhà quản lý là nghĩ về một bức tranh toàn cảnh. Vì vậy, cũng như tập trung vào nhiệm vụ và trách nhiệm của ngày hôm nay, bạn cũng cần phải lập một kế hoạch cụ thể cho tương lai. 

Trong quá trình hoạch định chiến lược, việc không biết xây dựng như nào hoặc xác định mục tiêu sai sẽ dẫn tới hoạch định sai nguồn lực cũng như dựng chiến lược không khả thi để thực hiện là các vấn đề mà nhiều nhà quản trị hiện nay hay gặp phải.

Để có một chiến lược chính xác, việc đầu tiên mà nhà quản trị cần phải làm là xác định rõ ràng những mục tiêu của mình. Vì vậy, hãy xây dựng mục tiêu dựa trên quy tắc SMART. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các bản đồ chiến lược giúp nhà quản trị làm việc hiệu quả hơn.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Các tiêu chí mà các nhà quản trị cần đạt được:

• Cần biết phân tích các vấn đề kinh doanh.
• Có khả năng tư duy phản biện.
• Có kỹ năng nghiên cứu, định tính.
• Khả năng quản lý dự án.
• Biết sử dụng phần mềm lệch kế hoạch.

3.2 Kỹ năng quản lý nhân sự

Việc xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong cùng một nhóm là điều không thể thiếu đối với nhiệm vụ cần thực hiện của nhà quản trị. Để lãnh đạo được một nhóm, nhà quản trị cần có sự tôn trọng của các cá nhân trong đó. 

Vì vậy, đây là vấn đề mà một nhà quản trị cần phải giải quyết để giành được sự tôn trọng, lòng tin của người lao động.

Ngoài ra, một lãnh đạo thông minh sẽ có thể tận dụng các đặc điểm và tính cách riêng của mỗi cá nhân trong nhóm để tăng thêm sự gắn kết của nhân viên, giúp thúc đẩy môi trường làm việc và xây dựng lòng tin hơn.

Vì vậy, các nhà quản trị cần dành thời gian tìm hiểu rõ về mỗi cá nhân trong tổ chức thông qua các hoạt động xã hội hoặc đào tạo duy trì để xây dựng nhóm. 

3.3 Kỹ năng giao tiếp

Ngoài ra, là một nhà quản trị, đại diện cho một nhóm người trong tổ chức nên việc giao tiếp là yếu tố rất cần thiết. Các vấn đề thường gặp phải của nhà quản lý về kỹ năng giao tiếp có thể kể đến như:

• Không thể truyền đạt ý tưởng hay thông tin cho nhân viên hiểu (do ý tưởng thường vĩ mô, cách tiếp cận rất trừu tượng, lớn lao hoặc do khả năng truyền đạt thông tin kém hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thuyết trình, bộc lộ suy nghĩ của mình.
• Không có khả năng tương tác nói chuyện thường xuyên với nhân viên dẫn đến việc giao tiếp khó khăn khi đề xuất hoặc trao đổi một vấn đề nào đó.

Để có thể cải thiện khả năng giao tiếp, các nhà quản trị cần phải xây dựng lòng tin với nhân viên dưới quyền nên việc ngắt liên lạc là không được xảy ra. Vì vậy, bạn cần luôn luôn trong trạng thái hoạt động, luôn luôn có mặt khi cấp dưới có vấn đề cần giải đáp hoặc xin ý kiến.

Các tiêu chí mà các nhà quản trị cần đạt được: 

• Có khả năng tư duy phản biện.
• Xác định được lợi ích của các bên liên quan.
• Có thể suy nghĩ kế hoạch.
• Biết lập kế hoạch cụ thể.
• Khung giao tiếp luôn hướng tới các đối tượng cụ thể.

3.4 Kỹ năng phân chia công việc

Là một nhà quản trị, bạn sẽ cần quản lý được khối lượng công việc của mình, giám sát công việc của các nhân viên khác, tham gia các cuộc họp và các buổi đào tạo,...

Thông thường, các khó khăn mà một nhà quản trị gặp phải thường xung quanh các vấn đề như không biết lập kế hoạch, giao việc không đúng người đúng việc hoặc đặt sai thời gian hoàn thành…

Để có thể giảm bớt khối lượng công việc của mình, các nhà quản lý cần tiến hành phân chia công việc cho nhân viên dưới quyền. Để công việc phân chia được tiến hành một cách hiệu quả nhất, nhà quản trị cần phải xác định rõ điểm mạnh cũng như điểm yếu của từng thành viên và khả năng hoàn thành công việc của họ.  

Để có kỹ năng lãnh đạo quản lý tốt, các nhà quản trị phải đạt được các tiêu chí như sau:

• Có khả năng phân tích.
• Xác định được các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu suất.
• Cần suy nghĩ logic.
• Có khả năng quản lý thời gian.
• Khung giao tiếp sẽ hướng tới các đối tượng cụ thể.

3.5 Kỹ năng làm việc nhóm

Cách để làm tăng năng suất đó là có một đội nhóm làm việc hiệu quả và không có sự đố kỵ, ghen ghét lẫn nhau. Vì vậy, bài toán mà nhà quản trị phải đối mặt đó chính là làm thế nào để nhận được sự đồng tình và tin tưởng của các nhân viên cấp dưới.

Để có một nhóm làm việc hiệu quả thì các nhà quản trị phải bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất, đó chính là các thành viên trong đó. Khi lãnh đạo tập trung vào sự gắn kết, cũng chính là khi nhà quản trị đã tự cho nhân viên cơ hội để họ đạt được hiệu suất làm việc cao hơn trong vai trò của mình.

Các tiêu chí mà nhà quản trị cần đạt được để có kỹ năng làm việc nhóm thành công: 

• Có khả năng thích ứng tình huống.
• Có sự quyết đoán trong các vấn đề cần giải quyết.
• Có khả năng giải quyết xung đột.
• Biết cách phân công công việc.
• Biết ngoại giao.
• Có tính kỷ luật.
• Có kỹ năng lắng nghe, giao tiếp phi ngôn ngữ.

3.6 Kỹ năng đào tạo

Việc đào tạo cho nhân viên cấp dưới luôn là vấn đề nan giải trong các doanh nghiệp Việt hiện nay. Đa phần các chương trình đào tạo của doanh nghiệp thường chưa có lộ trình cụ thể, hệ thống rõ ràng. Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân sự vẫn chưa được thực sự coi trọng dẫn tới kinh phí được chi không nhiều nên quá trình đào tạo không hiệu quả. 

Để có kỹ năng đào tạo đạt hiệu quả cao, việc duy nhất mà các nhà quản trị cần làm chính là có nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng. Lúc này, nhiệm vụ chính của nhà quản lý là truyền đạt lại và chia sẻ những kiến thức này tới nhân viên cấp dưới. 

Các tiêu chí mà các nhà quản trị cần đạt được:

• Khả năng truyền đạt, thuyết trình
• Tập huấn

3.7 Kỹ năng phân tích thị trường

Sự hiểu biết về thị trường mà doanh nghiệp đang hoạt động và điều gì làm cho doanh nghiệp thành công là việc vô cùng cần thiết. Các vấn đề mà các nhà quản trị thường gặp phải chính là không biết xác định quy mô thị trường, lợi thế cạnh tranh và không xác định được xu thế thị trường, 

Như vậy, để trở thành một người có kỹ năng phân tích thị trường, bạn cần phải đạt được những yếu tố sau:

• Có thể nhận biết về sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức.
• Có hiểu biết về lĩnh vực đang hoạt động của công ty.
• Hiểu biết về các yếu tố về chính trị, xã hội có ảnh hưởng tới doanh nghiệp.
• Xác định được mọi ưu điểm và khuyết điểm của đối thủ cạnh tranh.

>>>> Tham khảo: Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

4. Các cách giúp nâng cao kỹ năng quản lý tăng hiệu suất làm việc

Dưới đây là một số cách làm giúp nâng cao khả năng quản lý để tăng hiệu suất làm việc hơn, cụ thể như sau:

4.1 Hiểu rõ đội nhóm của bạn

Một thành viên có thể không phải là người vui vẻ nhất khi ở cạnh nhưng họ sẽ là người làm việc siêng năng nhất mà bạn có. Bên cạnh đó, họ còn rất giỏi trong việc thu hút nhiều khách hàng. 

Vì vậy, có thể nói rằng việc hiểu rõ về nhóm làm việc sẽ giúp các nhà quản trị xác định rõ được điểm mạnh và yếu để từ đó có thể cải thiện kỹ năng quản trị, xây dựng chiến lược hiệu quả hơn.

Nếu bạn là một nhà quản trị mới và đang tiếp quản tổ chức từ một người khác thì đừng ngại mà hãy hỏi họ những thông tin cụ thể trước khi bắt đầu làm việc. Bởi điều đó sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về cả nhóm và phong cách làm việc của phòng ban bởi họ đã bị ảnh hưởng từ người quản lý trước đó. 

4.2 Đặt mục tiêu rõ ràng

Có thể thấy, việc đặt ra một hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp rõ ràng sẽ giúp các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định một cách chính xác hơn. 

Thông thường, việc đặt mục tiêu sẽ được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART như chúng tôi đã nêu ở trên để thông qua đó các thành viên trong nhóm không có sự nhầm lẫn về việc mà họ đang thực hiện, cái mà nhóm sẽ phải đạt được. 

Bên cạnh đó, chúng ta có thể dễ dàng để phân bổ thời gian và nguồn lực cho một mục tiêu nếu chúng rõ ràng và có mục tiêu cụ thể, đồng thời nhóm của bạn cũng sẽ có nhiều khả năng thành công hơn.

4.3 Thiết lập lòng tin với nhân viên

Một môi trường làm việc thân thiện sẽ làm tăng khả năng hợp tác, động lực và nâng cao khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Ví dụ: Nếu hiệu trưởng vẫn duy trì chính sách cởi mở và giáo viên của ông ấy cũng cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những hiểu biết thì ông ấy sẽ có thể thực hiện những đổi mới trong toàn trường và cải thiện hoạt động kinh doanh của mình. Nếu có bất kỳ vấn đề nan giải hoặc mâu thuẫn thì hiệu trưởng cũng sẽ nhận ra chúng từ sớm. 

4.4 Tạo các cuộc họp giúp duy trì các mối quan hệ

Các nhà quản trị cũng nên thường xuyên có các cuộc họp định kỳ để nắm rõ được tình hình công việc cũng như duy trì mối quan hệ và nâng cao khả năng giám sát nhân sự. 

Bên cạnh đó, việc mở ra các cuộc họp thường kỳ sẽ giúp nhân sự có thể nêu lên những suy nghĩ mang tính chất đóng góp của mình về dự án, giúp họ cảm thấy có động lực hơn và tham gia vào công việc của mình hiệu quả hơn.

4.5 Linh hoạt trong công việc

Trong kinh doanh, không phải tất cả mọi thứ đều diễn ra theo đúng như kế hoạch mà ta đã đề ra. Điều quan trọng là chúng ta phải nhanh nhẹn trong cách tiếp cận và thay đổi hướng đi khi thật sự cần thiết. Như vậy, khi bạn thể hiện sự linh hoạt đối với nhân viên, điều đó cũng góp phần vào một môi trường làm việc tốt đẹp hơn. 

Một nhà quản trị sẽ có tư duy phát triển, họ thường thích thử những hoạt động mới để làm việc với nhóm của mình và thách thức hiện trạng. Bạn có thể xem cơ hội và thách thức là cách để học hỏi những điều mới và phát triển hiện nay.

4.6 Thừa nhận sai lầm và đưa ra giải pháp

Là một nhà quản trị doanh nghiệp, bạn sẽ mắc phải một số sai lầm khi thực hiện công việc. Vì vậy, hãy biết thừa nhận khi mắc lỗi sai. Bạn cũng có thể học hỏi từ những gì đã làm sai và rút ra kinh nghiệm để có thể chia sẻ cho người dưới quyền. Từ đó, việc mắc phải sai lầm của bạn sẽ xảy ra ít hơn.

Quan trọng hơn, thay vì phải luôn nhìn vào sai lầm, hãy định hướng một giải pháp. Ngoài ra, việc minh bạch trong giao tiếp của bạn với nhóm của bạn sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc được xây dựng dựa trên sự tin tưởng.

4.7 Tránh quản lí vi mô

Quản lý vi mô là việc giám sát cách làm việc của nhân sự dưới kính hiển vi hay có thể gọi là “săm soi” người khác. Trong quá khứ, hành vi này có thể được coi là hữu ích nhưng ở thời kỳ chính sách mở cửa như thời điểm hiện tại, đây là một việc làm không được đánh giá cao.

Hiện nay, trở thành một nhà quản lý vi mô sẽ khiến ảnh hưởng lớn tới lòng tin giữa lãnh đạo và cấp dưới. Nhà quản trị phải bắt đầu tin tưởng người khác có thể làm việc tốt như bạn đã làm. 

Hơn nữa, nếu bạn cho phép nhân viên có thể tự quyết định và thể hiện niềm tin của bạn vào những việc họ làm sẽ khiến người lao động cảm thấy tự tin hơn và gắn bó hơn.

>>>> Tham khảo:  Kaizen là gì? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen

5. Một vài lưu ý về kỹ năng của nhà quản trị

Tuy đây là kỹ năng mà các nhà quản trị nhất thiết phải có là rất nhiều nhưng khi khởi đầu với vai trò này thì các nhà quản trị cũng không nên quá chú trọng vào việc nâng cao kỹ năng mà quên mất chuyên môn cũng như nghiệp vụ của mình.

Ngoài ra, trong quá trình làm việc, các nhà quản trị cũng có thể dần dần nâng cao những kỹ năng cần thiết của mình hoặc xây dựng thêm giúp cho công việc của họ. Vì thế không bắt buộc họ cần phải nắm rõ những kỹ năng của nhà quản trị trên mà tùy vào tính chất công việc mà họ sẽ có những kỹ năng cần thiết khác nữa.

Những bài viết liên quan:

• TOP 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
• Offboarding là gì? Cách xây dựng quy trình nghỉ việc hiệu quả

Trên đây là tất cả thông tin về các kỹ năng của nhà quản trị mà trường doanh nhân PDCA đã tổng hợp tới bạn. Hy vọng rằng, những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết này đã giúp bạn đọc nắm được những kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị. Nếu có thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua trang website nhé!