5 + cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp, phân bổ thời gian cho mỗi công việc một cách hợp lý giúp đạt hiệu quả cao và tăng năng suất làm việc. Đây cũng là kỹ năng mềm vô cùng quan trọng mà các nhà tuyển dụng hay dùng trong đánh giá ứng viên.

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể. Bạn nên lên kế hoạch chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mục tiêu đề ra. Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì hiệu quả công việc mang lại sẽ được nâng cao. 

>>>> Tham khảo: Khóa học quản lý cấp trung online ngắn hạn

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Bạn đang hoạt động ở lĩnh vực nào thì kỹ năng quản lý thời gian đóng góp rất nhiều cho công việc của bạn. Ngoài ra, quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống. Có thể kể đến một vài lợi ích của phương pháp quản lý thời gian tốt mang lại như:

• Nâng cao năng suất làm việc: Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch cũng như các nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung và hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. Từ đó tăng hiệu quả, hoàn thành chỉ tiêu KPI trong công việc.

• Giảm bớt áp lực công việc: Thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực. Nhưng nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn sẽ tránh được áp lực "deadline".

• Tạo động lực hành động: Thói quen xấu như trì hoãn công việc sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân, tập thể. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ được thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được đặt ra với mục tiêu rõ ràng.

3. Các bước nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Dưới đây là các bước giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể vận dụng trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình:

3.1 Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc 

Đây là bước đầu tiên nhưng lại mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của bản kế hoạch. Dựa vào bảng kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, bạn phải tính toán và liệt kê những việc mình làm trong ngày hôm sau. Các công việc càng đầy đủ, càng rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện càng thuận lợi bấy nhiêu.

Bước này giúp định hình rõ nội dung, nhiệm vụ cụ thể cần làm và cũng tránh bỏ quên, bỏ sót những nội dung công việc quan trọng.

3.2 Bước 2: Lựa chọn 3 - 5 nhiệm vụ quan trọng nhất

Để làm việc hiệu quả chúng ta phải lựa chọn giải quyết những công việc quan trọng, khẩn cấp theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Nếu ôm đồm, giải quyết nhiều việc cùng lúc sẽ dẫn đến quá tải, stress, mất tập trung, kém hiệu quả - đây cũng là lỗi hay gặp của người thiếu kỹ năng quản lý thời gian. 

Việc quan trọng là những việc cần làm gấp, nếu không làm ngay sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, thậm chí là tới sự phát triển của công ty. Sau khi lựa chọn được 3-5 việc quan trọng trong ngày, bạn tiến hành sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Khi nào hoàn thành việc này rồi thì mới nên dành thời gian cho những việc khác.

3.3 Bước 3: Tính thời gian cho từng việc

Sau khi đã liệt kê và lựa chọn được các công việc cần làm, bước tiếp theo là tính lượng thời gian cần thiết cho từng công việc. Việc giới hạn thời gian cho từng việc sẽ giúp bạn bám sát với kế hoạch tốt hơn. 

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

3.4 Bước 4: Sắp xếp thời gian biểu

Việc lập thời gian biểu giúp bạn chủ động và phân bố thời gian một cách hợp lý, tránh được tình trạng sa đà vào thực hiện một công việc mà quên thời gian dành cho các công việc khác. Như vậy bạn đã có trong tay một bản kế hoạch với thời gian biểu rõ ràng, chính xác rồi. Bạn biết được cần làm việc gì trước, trong khoảng thời gian nào, với thời gian cho phép tối đa là bao nhiêu.

3.5 Bước 5: Lập kế hoạch 5 phút cho ngày hôm sau

Đây là một bước mà rất nhiều CEO thiếu kỹ năng quản lý thời gian sẽ bỏ qua. Khi gần kết thúc công việc của ngày hôm nay, bạn kiểm tra lại xem mức độ hoàn thành công việc của mình tới đâu.

Cảm giác một ngày trôi qua và mình đã làm được những điều tuyệt vời thật hạnh phúc, sung sướng, tự hào. Đừng quên bỏ ra 5 phút cuối ngày để lập kế hoạch cho hôm sau. 

Khi mọi thứ đi vào khuôn khổ thì việc quản lý thời gian sẽ trở nên rất nhẹ nhàng. Thường sẽ mất 2-3 tháng lặp đi lặp lại thường xuyên, liên tục, quyết liệt và triệt để thì sẽ tạo thành thói quen. 

4. 4 phương pháp giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả 

Chúng ta hiểu rằng kỹ năng quản lý thời gian vô cùng quan trọng nhưng để thành thạo được kỹ năng này là cả một quá trình rèn luyện. Dưới đây là 4 phương pháp khoa học giúp bạn nhanh chóng luyện được kỹ năng quản lý thời gian. 

4.1 Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên dựa vào cách phân loại nhiệm vụ công việc với 2 loại: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Theo đó:

• Mức độ quan trọng: Ảnh hưởng tới mục tiêu và giá trị lâu dài của cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả tức thì, nhưng việc tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng sẽ giúp bạn có sự bình tĩnh, logic và dễ tiếp thu những ý tưởng nhờ tư duy nhạy bén.
• Mức độ  khẩn cấp: Khá gấp rút về mặt thời gian, đòi hỏi sự tập trung cao độ ngay lập tức, thường liên quan đến công việc tập thể hoặc các cá nhân khác thay vì chỉ dành cho bản thân mình.

Dựa vào phân loại trên, ma trận Eisenhower giúp bạn chia các đầu công việc của mình thành 4 loại như sau: 

• Khẩn cấp và quan trọng (làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không cần gấp (lên kế hoạch để thực hiện sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (bàn giao cho người khác thực hiện).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Nếu bạn áp dụng phương pháp phân loại như trên vào việcquản lý thời gian của mình sẽ giúp  tăng năng suất và hiệu quả công việc, cũng như lược bỏ các đầu công việc không quan trọng, gây lãng phí thời gian.

4.2 Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)
Nguyên tắc Pareto được sáng lập bởi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho việc quản trị năng suất.  Nguyên tắc này được áp dụng dựa vào giả thuyết như sau: cứ khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân nào đó tác động đến. 

Do vậy,chúng ta nên tập trung vào 20% vào việc cố gắng để mang lại 80% kết quả công việc.  Hiểu đơn giản rằng, trong 10 công việc bạn cần chọn lọc được 2 công việc quan trọng nhất, có sức ảnh hưởng lớn hơn 8 mục còn lại để thực hiện trước, thay vì trì hoãn rồi thực hiên những công việc không quan trọng gây lãng phí thời gian. 

4.3 Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer
Phương pháp 4D hay còn được gọi là 4 điểm D của năng suất. Đây là một chiến lược đơn giản và thông dụng giúp bạn những công việc quan trọng cần bỏ thời gian ra để hoàn thành. 

Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về những công việc cần thực hiện (Do - Làm) ngay hoặc bàn giao cho người khác (Delegate – Uỷ thác). 

Đối với những công việc không quá quan trọng, bạn có thể trì hoãn thời gian thưc hiện (Defer – Trì hoãn) hoặc loại bỏ nếu cảm thấy không cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm thời gian.

4.4 Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)
Thuyết “Hũ dưa muối” là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản và khá hiệu quả. Về cơ bản, thuyết được lấy ý tưởng ví thời thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn. 

Thuyết “Hũ dưa muối” giúp bạn phân loại công việc quan trọng và không quan trọng trong danh sách công việc của mình

“Chiếc hũ” tượng trưng cho một ngày của bạn. Những thứ hạt cát, viên sỏi, hòn đá và nước được để lấp đầy hũ dưa. Bạn sẽ bỏ vào chiếc hũ theo thứ tự sau để học cách thiết lập ưu tiên và lên kế hoạch cho quỹ thời gian một ngày của mình:

• Hòn đá: Công việc quan trọng nhất trong ngày (thực hiện đầu tiên).
• Viên sỏi: Công việc quan trọng thứ hai (có thể bàn giao cho người khác).
• Hạt cát: Những công việc vặt.
• Nước: Thời gian cho cuộc sống cá nhân.

Sau khi phân loại được công việc, bạn hãy lên thời gian biểu và tổ chức chúng một cách phù hợp với nhu cầu, mục tiêu của bản thân. Đây cũng chính là chìa khóa quan trọng để bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian đấy.

Khi bạn đã phân rã được các đầu mục công việc thì hãy lên thời gian biểu và sắp xếp chúng một cách phù hợp với mục tiêu của bản thân. Đây cũng chính mấu chốt giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian đấy.

5. Một số lưu ý khi rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

• Không nên quá cầu toàn khi lập kế hoạch quản lý thời gian: Quan trọng nhất là bạn hãy bắt đầu hành động. Nếu cứ đợi chờ khi nào có thời gian, khi nào có đồng đội mới làm thì sẽ chẳng bao giờ có thể bắt đầu.

• Nên mang theo cuốn sổ nhỏ và bút: Điều này giúp bạn có thể nhanh chóng ghi lại những điều quan trọng, không trong kế hoạch để có thể xử lý kịp thời.

• Ghi nhật ký về việc quản lý thời gian: Nó giúp bạn nhìn lại chặng đường đã qua và có những bài học để tối ưu việc quản lý thời gian tốt hơn.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết nổi bật khác:

• Quản trị khủng hoảng là gì? Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng
• 11 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của người thành công

Trên đây là những nội dung rất thiết yếu về kỹ năng quản lý thời gian dành cho mọi người. Quản lý thời gian tưởng là việc nhỏ nhưng đó là điều nên làm mỗi ngày để bạn được nâng cao năng suất và có những thành công mới. Nếu như bạn còn những băn khoăn thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0899.598. 668 để nhận tư vấn miễn phí. Theo dõi bài viết của PDCA để học hỏi thêm các kỹ năng cần thiết nhé.