Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

1. Phần mềm ERP là gì?

Vậy hệ thống phần mềm ERP là gì? Chúng được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau tạo thành các module của gói phần mềm duy nhất. Chúng giúp tự động hoá từ A - Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. 

Mục đích của phần mềm ERP đó là tạo nên một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và sử dụng xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động có thể kể đến như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất và quản lý nhân sự,...

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm những phân hệ như sau:

• Mảng kế toán tài chính (Finance).
• Có thể lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control).
• Quản lý mua hàng (Purchase Control).
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution).
• Quản lý dự án (Project Management).
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management).
• Quản lý dịch vụ (Service Management).
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control).
• Báo cáo thuế (Tax Reports).
• Báo cáo quản trị (Management Reporting).

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm nhiều giải pháp liên kết với các module cố định và thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

2. Đặc điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, hệ thống này có bốn đặc điểm chính như sau:

• Phần mềm ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh có sự hợp nhất. Mọi thành viên trong doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên) hay mọi công đoạn và phòng ban chức năng đều xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.

• Phần mềm ERP còn là một hệ thống hỗ trợ chứ chúng không phải dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế sức người.

• Phần mềm ERP cũng là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch  vô cùng rõ ràng. Các nhân viên cùng với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước và có quy định nhất quán, chặt chẽ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.

• Phần mềm ERP là một hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi và cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát chỉ hoạt động riêng lẻ.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

>>>> Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ liệu có khó?

3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Bởi tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên hệ thống ERP nên doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. 

Đó chính là tiền đề đầu tiên cho việc data mining, phân tích các dữ liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau nhằm trợ giúp và đưa ra quyết định kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp hiện nay, cụ thể như sau:

3.1 ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc phải càng qua nhiều bước cũng như nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Hơn nữa, tốc độ dòng công việc cũng phụ thuộc vào hai yếu tố chính như xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến và trong  quá trình chuyển giao đó sẽ gặp phải chướng ngại vật.

Có thể thấy, việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định sẽ không thể sánh bằng tốc độ của một chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi này tới các cơ sở kinh doanh khác, một quyết định được đồng bộ lên phần mềm ERP sẽ tới tay người thủ kho rất nhanh chóng. 

Như vậy, bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn được khoảng cách địa lý, phần mềm ERP sẽ giúp tăng tốc độ dòng công việc trong các doanh nghiệp.

3.2 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải được tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn chúng có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, tất cả mọi thứ liên quan đến tài chính đều được tổng hợp lại ở một nơi, một phiên bản duy nhất xuyên suốt trong tất cả các phòng ban, cơ sở. 

Khi một con số được thay đổi thì tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại sao cho trùng khớp, giúp hạn chế các tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nên các doanh nghiệp lớn và phức tạp hiện nay không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp các số liệu. 

Tuy nhiên, bất cứ khi nào bạn muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo thì chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên phần mềm ERP.

3.3 Phần mềm ERP giúp hạn chế khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp đang gặp rắc rối bởi họ có sự nhầm lẫn về dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay "14" ở thùng hàng rất dễ nhầm thành "19" hay lỗi gõ Word sẽ biến khách hàng "Phạm Quỳnh" thành khách hàng "Phạm Quyên". 

Những sai lầm như vậy sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, có thể làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp và suy giảm tính minh bạch. Hơn nữa, chúng còn gây mất đoàn kết trong nội bộ nhân viên.

Với phần mềm ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên được lưu trữ nguyên vẹn trên toàn bộ hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không nhất thiết phải copy “tam sao thất bản”.

3.4 ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường được tích hợp các tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc trò chuyện riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như một cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.

3.5 ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ sẽ được sắp xếp thành dòng cố định nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng được các cơ chế kiểm soát nội bộ. 

Ngoài ra, chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP sẽ cho phép người dùng nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân sự liên quan đến bút toán đó.

Hơn nữa, việc giám sát từng khâu làm việc của nhân sự cũng được tối ưu hoá. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi và mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của mọi nhân viên, từ những con số nhỏ nhất. 

Ví dụ như trong buổi sáng đó, nhân viên đã bán được các sản phẩm nào và đem về doanh thu là bao nhiêu.

Một số phần mềm ERP còn tích hợp cả tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để phân chia nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh, năng lực của họ. Như vậy, nhà quản lý sẽ không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

>>>> Xem thêm: Kaizen là gì? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen

4. Những hạn chế của phần mềm ERP

Hiện nay, hệ thống ERP đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên, người dùng cũng cần chú ý đến một số nhược điểm và rủi ro của các phần mềm ERP hiện nay. Sau đây là những nhược điểm mà người mua có thể gặp phải khi đang triển khai một hệ thống ERP mới: 

4.1 Chi phí của phần mềm khá cao

Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của công ty một khoản khá lớn nếu không thực hiện nghiêm túc các bước chuẩn bị. Ngoài ra, nếu triển khai một phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi đến hàng trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. 

Tuy nhiên, chỉ riêng chi phí trả trước cho một hệ thống ERP đã khá cao và sẽ là điều đáng lo ngại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một cách giải quyết đó là sử dụng một giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP hoặc ERP online), những doanh nghiệp vừa và nhỏ này chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng. 

4.2 Tốn nhiều thời gian và nhân lực để triển khai 

Việc hoàn thiện khai triển hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ sẽ đòi hỏi tốc độ của bên cung ứng cũng như thời gian làm quen với phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn rất nhiều thời gian.

Trong khi đó, tiền đầu tư vào hệ thống ERP thì đã là một khoản đầu tư, vì vậy, quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. 

Việc khai triển này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu chưa có lộ trình phù hợp cũng như ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác. 

5. Các phần mềm quản lý ERP hiện nay

Hiện nay, doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các phần mềm ERP ở Việt Nam, có thể kể đến như:

• Phần mềm ERP đóng gói: Đây là phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu và tổng hợp từ nhiều cuộc khảo sát thực tế các nghiệp vụ, lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu đã thu thập được, chúng kết hợp với chuẩn mực cũng như nghiệp vụ đặc trưng để xây dựng lên một mô hình. 
• Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là một phần mềm được nhà sản xuất cung cấp thiết kế, xây dựng để phù hợp những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đó đang áp dụng hoặc do chính doanh nghiệp đó đưa ra yêu cầu để phát triển. 

Tuy nhiên, phần mềm ERP được viết theo yêu cầu thường có mức giá khá cao trên thị trường hiện nay với thời gian triển khai khá lâu. Kiểu phần mềm này sẽ phù hợp hơn với những doanh nghiệp hay tập đoàn có quy mô lớn.

• Phần mềm ERP nước ngoài: Đây là một phần mềm có công nghệ cao với quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng chi phí cần trả rất cao. Hơn nữa, nhiều phần trong phần mềm ERP hiện không phù hợp với tình hình doanh nghiệp trong nước. Có thể kể đến thương hiệu nước ngoài nổi tiếng như SAP< Sage, Oracle.

>>>> Tham khảo: TOP 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

6. Cách chọn ERP phù hợp với từng doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp của mình hoặc nâng cấp hệ thống hiện có thì hãy tham khảo 9 bước đơn giản như sau:

• Bước 1 – Đánh giá: Để chọn được một giải pháp ERP phù hợp thì bạn cần tập hợp những thành viên ban lãnh đạo của công ty, triển khai các cuộc hội thoại ban đầu về ERP. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều có sự minh bạch trong quá trình đánh giá các nhà cung cấp phần mềm.
• Bước 2 – Tiến hành đánh giá: Ở bước này, bạn cần nghiêm túc nhìn vào những hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn cần đánh giá những hoạt động nào đang diễn ra tốt, công ty đang đối mặt với những thách thức như thế nào, chúng ta cần làm gì để mở rộng, cải thiện tình hình kinh doanh đó.
• Bước 3 – Thiết lập tiêu chí: Bạn cần xây dựng một tiêu chí tiêu chuẩn để sử dụng khi đánh giá và chọn lựa các nhà cung cấp. Tiêu chí đó có thể bao gồm giá cả, các tính năng, nền tảng hay bất cứ điều gì khác mà công ty của bạn nghĩ đó là quan trọng khi đưa ra các quyết định.
• Bước 4 – Lên lịch tư vấn: Sau khi thiết lập một tiêu chí, bạn cần lên lịch hẹn gặp các đại diện bán hàng, chuyên gia về sản phẩm của các nhà cung cấp. Trong mỗi cuộc trao đổi đó, bạn nên ghi nhận sự khác biệt giữa từng nhà cung cấp để có thể dễ dàng đưa ra các lựa chọn phù hợp nhất.
• Bước 5 – Lập danh sách rút gọn: Sau khi đã tiến hành trao đổi chi tiết với từng nhà cung cấp, bạn cần rút gọn danh sách của mình xuống còn từ 2 đến 3 ứng viên.
• Bước 6 – Liên hệ: Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn đã lập. Trước khi liên hệ thì hãy tìm hiểu thêm về các sản phẩm của họ để có thể đưa ra những ý kiến chân thực, sát thực tế nhất.
• Bước 7 – Chuẩn bị câu hỏi để giải quyết vấn đề của bạn: Trước hết, bạn cần chuẩn bị trước những câu hỏi mà mình muốn nhà cung cấp giải đáp trong suốt cuộc gặp mặt trực tiếp sắp tới này.
• Bước 8 – Kiểm tra tài liệu tham khảo của các nhà cung cấp: Sau đó, bạn cần nói chuyện với những công ty khác đã khai triển hệ thống phần mềm ERP từ nhà cung cấp đang xem xét. Trong quá trình tìm hiểu đó, hãy nhận càng nhiều thông tin càng tốt để có thể tạo ra một quyết định cuối cùng chính xác. 
• Bước 9: Khi đã chọn được nhà cung cấp ERP có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của mình, chủ doanh nghiệp nên dành thời gian để xác định phạm vi toàn bộ dự án từ đầu đến cuối. Cuối cùng, hãy làm việc với nhà cung cấp phần mềm ERP để thiết lập được những mốc quan trọng cho dự án của bạn.

7. Ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Vậy các phần mềm ERP được ứng dụng thực tế như thế nào trong các doanh nghiệp? Hãy cùng PDCA tìm hiểu chi tiết qua những nội dung dưới đây nhé!

7.1 Xây dựng một quy trình thống nhất

Hệ thống ERP vốn được dựa trên nền tảng có công nghệ cao và quy trình quản lý được chuẩn hóa. Vì vậy, việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp sẽ giúp người dùng có thể xây dựng lên một quy trình chuẩn xác, thống nhất và sở hữu một luồng vận hành trơn tru. 

Với quy trình chuẩn xác, thống nhất như vậy thì khi có sự thay đổi hoặc cập nhật nào đó từ một hệ thống hoặc từ các bên liên quan, doanh nghiệp sẽ rất dễ dàng bổ sung cũng như điều chỉnh thông tin, dữ liệu hợp lý và kịp thời nhất. 

Ví dụ như với một quy trình xử lý về tài chính, kế toán trong hệ thống ERP đều tuân theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam. Khi có những sự thay đổi mới về quy định cũng như thông tư, doanh nghiệp sẽ được phần mềm ERP cập nhật ngay những thông tin, dữ liệu mới một cách đơn giản, nhanh chóng nhưng vô cùng chính xác. 

7.2 Hỗ trợ xây dựng các kế hoạch chính xác, hiệu quả

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc xem xét, tính toán, dự báo những khả năng có thể xảy ra trong các quá trình điều hành hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. 

Để từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch một cách chính xác và hiệu quả các nội dung công việc hay hoạt động quan trọng, cần thiết trong quá trình sản xuất, kinh doanh của mình. 

Chẳng hạn như hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cách hoạch định chiến lược giá, khuyến mãi, chiết khấu và những cách thức mua hàng hay tính toán hướng mua nguyên vật liệu, xây dựng một mô hình sản xuất tối ưu nhất.

Hơn nữa, ứng dụng ERP cũng hỗ trợ xây dựng các kế hoạch giúp doanh nghiệp có thể giảm tối đa những lỗi sai trong quá trình xử lý nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh và mua bán của mình.

7.3 Kiểm soát thông tin về nhân sự trong doanh nghiệp dễ dàng

Có thể thấy, việc kiểm soát toàn bộ thông tin của nhân sự trong công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu tất cả dữ liệu được tập trung lại tại một vị trí. Hơn nữa, doanh nghiệp cần thực hiện các thao tác nghiệp vụ dành cho các nhân viên như tính lương thưởng, quản lý và phân bổ các vị trí,… một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. 

Một nhược điểm nữa phải kể đến là nếu doanh nghiệp quản lý nhân sự bằng tay thì khó có sự chính xác về giờ giấc làm việc và ra về. Đôi khi, phòng nhân sự sẽ phải áp dụng một số phương pháp kiểm soát không sát sao, cẩn thận và tạo ra nhiều sai sót về lâu dài. 

Hơn nữa, với việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp để quản lý nhân sự, doanh nghiệp và tránh tối đa những lỗi sai từ việc kiểm soát bằng tay này.

7.4 Đồng bộ hóa dữ liệu trong một hệ thống duy nhất

Hầu hết mỗi phòng ban hay bộ phận trong doanh nghiệp như bộ phận kế toán, phòng kinh doanh, phòng Marketing hay đội bán hàng,… đều sở hữu những thông tin, dữ liệu riêng biệt. 

Khi doanh nghiệp tiến hành rà soát và kiểm tra, chắc chắn, họ sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, rắc rối, có thể kể đến như không thể xác định chính xác những lỗi sai thuộc trách nhiệm của phòng ban, bộ phận nào hay không thể tập hợp đầy đủ toàn bộ dữ liệu, không thể hoàn toàn kiểm soát triệt để dữ liệu,… 

Với việc ứng dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp, chúng ta sẽ dễ dàng tập trung mọi dữ liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận trong công ty vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. 

Từ đó, mỗi nhân sự hay phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp đó có thể chia sẻ thông tin, kiểm tra và đối soát với nhau sao cho chính xác, minh bạch và thuận tiện nhất.

7.5 Tích hợp mọi thông tin khách hàng nhanh chóng

Khi ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp, mỗi đơn hàng của khách hàng đều sẽ được chuẩn hóa theo đúng quy trình tự động duy nhất, cụ thể như sau:

• Đầu tiên là khi doanh nghiệp nhận đơn hàng.
• Tiếp theo, đơn hàng đó sẽ được doanh nghiệp đóng gói và giao đi tới tay khách hàng.
• Cuối cùng là đến bước bộ phận tài chính sẽ tiến hành xuất hóa đơn.

Mọi thông tin của khách hàng đều sẽ được ghi nhận lại và chuẩn hóa trên một nguồn dữ liệu duy nhất trên hệ thống. Việc chuẩn hóa này sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu một nguồn thông tin đảm bảo tính chính xác và đầy đủ hơn rất nhiều.

Không những vậy, phần mềm ERP còn giúp doanh nghiệp có thể theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng và tạo nên sự gắn kết cũng như phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa phòng kinh doanh, bộ phận kho, đội giao hàng tại những địa chỉ khác nhau trong cùng một thời điểm.

7.6 Đảm bảo công việc kế toán được chính xác nhất

Với những doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán, tài chính bằng giấy và bằng file Excel offline (ngoại tuyến) thì nếu muốn kiểm tra, đối soát, doanh nghiệp sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, phức tạp khi phải đối chiếu nhiều con số trên giấy bằng tay hoặc phải đối chiếu với những con số không được cập nhật thường xuyên tại Excel offline. 

Nếu các dữ liệu kế toán, tài chính này được lưu trữ bằng giấy qua nhiều năm, số lượng sẽ trở nên lớn dần và cũng không đảm bảo được chất lượng giấy, mực in còn hoàn toàn nguyên vẹn. Thậm chí, việc sử dụng file Excel để lưu trữ cũng sẽ trở nên khó khăn hơn trong một vài trường hợp bởi số lượng dữ liệu tích trữ trở nên quá lớn. 

Ngoài ra, với việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, các dữ liệu kế toán và tài chính sẽ được lưu trữ trên hệ thống, giúp giảm bớt được những lỗi sai sót, thiếu hụt hay nhầm lẫn khi lưu trữ bằng giấy và bằng file Excel offline.

7.7 Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất cho doanh nghiệp

Hiện nay, phần mềm ERP có khả năng phân hệ, hoạch định và quản lý việc sản xuất của doanh nghiệp. Với những thông tin, dữ liệu nhận được mang tính chính xác, rõ ràng, doanh nghiệp sản xuất có thể dễ dàng nhanh chóng nhận định và loại bỏ những đặc điểm kém hiệu quả trong quy trình sản xuất của mình.

Nếu doanh nghiệp không thể ứng dụng phần mềm ERP và xây dựng kế hoạch sản xuất theo hướng thủ công thì họ sẽ rất dễ tính toán sai và gây nên nhiều nhược điểm – lỗ hổng trong quy trình sản xuất. 

Chính những lỗ hổng này sẽ là một nguồn gốc gây nên tình trạng công suất của máy móc, thiết bị cũng như năng suất, hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên không đạt được tối ưu.

Nói theo một cách dễ hiểu hơn, ứng dụng ERP chính là việc khai triển một hệ thống hoạch định cho việc sản xuất trở nên hiệu quả hơn. Để từ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí sản xuất trên mỗi sản phẩm, giúp doanh thu và lợi nhuận ngày càng trở nên tăng trưởng hơn.

8. Phân biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ

Vậy sự khác biệt giữa phần mềm quản lý riêng lẻ và phần mềm quản lý ERP là gì? Sự khác biệt cơ bản nhất giữa phần mềm ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ đó là sự tích hợp. 

Thông thường, mỗi phòng ban trong công ty đều sẽ sử dụng một phần mềm quản lý độc lập như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,… 

Việc chuyển đổi thông tin giữa các bộ phận chủ yếu vẫn bằng cách làm thủ công (copy file, gửi Folder qua Email hay USB,…). Tuy nhiên, hình thức này khó kiểm soát, không đảm bảo tính bảo mật và có hiệu suất thấp.

ERP chỉ là một phần mềm duy nhất nhưng lại cung cấp các module đầy đủ chức năng tương tự các phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn nữa, các module này lại có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp dữ liệu đều sử dụng “ngôn ngữ” chung, tránh tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này lại là một phần mềm của bộ phận khác.

Ngoài ra, phần mềm ERP cung cấp các module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp cũng như xử lý được các quy trình sản xuất theo một quy trình chuyên nghiệp. Một điểm đáng chú ý nữa của hệ thống ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau để giúp tăng hiệu quả quản lý rất cao cho doanh nghiệp.

Tóm lại, ERP là một phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình chuyên nghiệp, cụ thể nhất.

9. Những lưu ý khi triển khai ERP

Hiện nay, doanh nghiệp cần lưu ý một số lưu ý dưới đây khi triển khai phần mềm ERP:

Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi triển khai 
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi bắt tay vào việc triển khai hệ thống ERP, bởi vì:

• ERP tốn nhiều chi phí triển khai lớn: 

Theo hệ thống ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung sẽ dao động từ 150.000 USD đến 750.000 USD. 

Mức chi phí này sẽ phụ thuộc chủ yếu vào nhiều yếu tố như quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm,...) hay loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh hoặc giải pháp chung và linh hoạt), ngoài ra còn có tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ,…).

Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói hệ thống tổng hợp với đầy đủ các phân hệ của ERP. Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng tất cả các phân hệ đó và ERP cũng không cho phép doanh nghiệp có thể tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau.

• ERP tốn nhiều thời gian triển khai:

Cũng trong hệ thống ERP Report 2022 từ Panorama, thời gian khai triển hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2 - 5 năm. Lượng thời gian triển khai rất lớn, điều này đến từ nhiều lý do như ERP cần phải chạy thử và cải tiến nhiều lần trước khi đem vào sử dụng. 

Doanh nghiệp cũng cần trang bị cơ sở hạ tầng mạng đến từng ngõ ngách nhỏ nhất để có thể đáp ứng việc triển khai ERP, ngoài ra, nhân viên cũng mất nhiều thời gian để thích ứng với hệ thống mới,...

Thời gian triển khai ERP lâu có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thành có thể trở nên nên lạc hậu và không còn phù hợp với những đặc điểm vận hành của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Thêm vào đó, thời gian khai triển còn kéo theo sự gia tăng về chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.

Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP 
Dù phần mềm ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc hay giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình, công đoạn song việc sử dụng ERP cũng có những tiềm ẩn, rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. 

Cụ thể như chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ thì một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn và kéo theo đó là sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hơn nữa, nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá, khi đem lên một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì chúng sẽ gây ra những thất thoát lớn tới doanh nghiệp.

Nguyên nhân là trong một phần mềm ERP, tất cả các phân hệ như kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng hay phân phối, quản lý dự án,... đều sử dụng chung cùng một dòng dữ liệu. 

Điều này đồng nghĩa với việc một thay đổi nhỏ cũng sẽ kéo theo sự thay đổi của cả một hệ thống. Một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên hệ thống ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng.

Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi và nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào việc xây dựng một hệ thống. 

Lý do là bởi hệ thống ERP là một phần mềm “gần như là cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa chúng vào sử dụng cần phải hạn chế hết sức có thể, cụ thể như sau:

• Việc thay đổi phần mềm ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với một hệ thống mới.
• Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì các thay đổi sau khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại của hệ thống, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn bộ hệ thống.
• Thay đổi ERP sau khi khởi chạy sẽ gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng hoạt động.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị để vận hành, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của công việc như:

• Trong trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp đã có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển. Ví dụ như mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới hay đổi sang kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mới,...

Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện các thay đổi trên hệ thống ERP gốc mà doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ. Chúng được coi là một lựa chọn khá an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.

Những bài viết cùng chủ đề:

• Offboarding là gì? Cách xây dựng quy trình nghỉ việc hiệu quả
• Bật mí 7 kỹ năng của nhà quản trị cần phải có

Như vậy, PDCA đã tổng hợp những thông tin bổ ích về phần mềm ERP là gì trong bài viết này. Có thể thấy, ERP là một hệ thống khá mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu dành cho các doanh nghiệp. Đừng quên thường xuyên theo dõi trang website của chúng tôi để cập nhật thêm những bài viết hay và thú vị khác nhé!