Kaizen là gì? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen

1. Nguyên tắc Kaizen là gì?

Hiện nay, người dùng định nghĩa Kaizen như thế nào? Kaizen được khởi nguồn từ chữ 改善 (かいぜん). Đây là một thuật ngữ tiếng Nhật có hàm ý nói về sự cải tiến và nâng cấp liên tục hay hiểu đơn giản là làm tốt hơn mỗi ngày. Để làm rõ hơn triết lý kinh doanh hay công cụ này, mời bạn theo dõi các các nội dung sau đây:

• Ẩn chứa bên trong Kaizen là một chuỗi hành động hay hình thành các ý tưởng để tạo nên bầu không khí, môi trường làm việc giữa mọi người trong nhóm hoặc trong doanh nghiệp thoải mái hơn và đảm bảo sự có mặt của tất cả nhân viên nhằm giúp năng suất lẫn tốc độ làm việc có hiệu quả, giảm mệt mỏi.
• Nguyên tắc này được xem như là một giáo trình gối đầu giường giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất mỗi ngày qua việc thúc đẩy sự nhiệt huyết, tinh thần tham gia và có thể xác định lẫn giải quyết vấn đề của toàn thể toàn nhân viên nhằm tạo nên một môi trường làm việc năng động và hiệu quả.
• Hơn nữa, Kaizen được dịch sang tiếng Nhật nghĩa là cải thiện hơn mỗi ngày hay liên tục thay đổi để trở nên tốt hơn cũng như chất lượng tốt hơn, cải thiện thời gian giao hàng, công việc đi vào đúng quy chuẩn hơn. 
• Ngoài ra, nguyên tắc còn xóa bỏ những thiết bị gây lãng phí thay bằng những vật dụng cần thiết, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp,…
• Sự thay đổi nhỏ này đã làm cho nhân viên trở nên tốt hơn mỗi ngày. Tương lai việc doanh nghiệp đó phát triển là điều có thể dễ dàng dự đoán được ngoài ra còn đi kèm với đó là năng suất lẫn doanh thu tăng lên một cách đáng kể.
• Kaizen mang hàm ý chỉ sự cải tiến và nâng cấp liên tục để trở nên tốt hơn mỗi ngày

>>>> Tham khảo:  Quản trị doanh nghiệp liệu có khó?

2. Những lợi ích của Kaizen mang lại cho doanh nghiệp

Ngày nay, phương pháp Kaizen đang tiếp cận được với khá nhiều doanh nghiệp bởi chi phí bỏ ra tuy không nhiều nhưng mức độ hiệu quả lại khá cao giúp tăng năng suất lẫn doanh thu cho công ty. Vậy những lợi ích của Kaizen là gì mà khiến chúng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đến vậy?

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

2.1 Thiết lập mục tiêu 

Kaizen là một phương pháp cải tiến không chỉ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp mà còn cho cả nhân viên, khách hàng và tổ chức nói chung. 

Lý thuyết quản lý này cũng có thể áp dụng cho hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp. Kaizen luôn ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên. Bằng việc làm đó, phương pháp này sẽ mang lại cho họ cảm giác có giá trị trong tổ chức hơn.

2.2 Nâng cao tinh thần đồng đội

Phương pháp Kaizen rất hiệu quả trong việc cải thiện tinh thần của đồng đội. Phương pháp này đã giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội bởi chúng mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Khi tất cả các thành viên Kaizen giải quyết các vấn đề cùng nhau thì họ sẽ phát triển mối quan hệ và từ đó xây dựng một tinh thần đồng đội. 

Do đó, nhân viên có thể làm việc với một quan điểm rất mới mẻ và một tâm trí không thiên vị cũng như không có định kiến.

Ngoài ra, khi làm việc theo nhóm cũng giúp xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban. Điều này cho phép các nhân viên có kinh nghiệm khác nhau sẽ học hỏi được lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề. Do đó, một trong những lợi thế của nguyên tắc Kaizen là giúp cải thiện tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau.

2.3 Cải thiện kỹ năng lãnh đạo

Mỗi đội Kaizen thì phải có một trưởng nhóm. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý nhóm Kaizen để cùng phối hợp thực hiện. Trưởng nhóm Kaizen cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người sẽ thực hiện tốt vai trò của mình. 

Trưởng nhóm cũng phải chịu trách nhiệm tìm kiếm sự trợ giúp khi cần thêm các nhân sự khác. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ở vai trò quản lý mới đủ điều kiện để làm trưởng nhóm. Vì vậy, một lợi thế khác của Kaizen đó là chúng tạo cơ hội cho nhân viên có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo.

2.4 Nâng cao năng suất làm việc

Một lợi thế lớn của Kaizen đó là cải thiện hiệu suất làm việc. Phương pháp Kaizen giúp thúc đẩy chất lượng dịch vụ cũng như cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. Ví dụ như công ty sản xuất Toyota đã sử dụng phương pháp Kaizen trong quá trình sản xuất của mình.

Trước hết, họ sẽ triển khai chương trình đào tạo nhân viên của mình về cách lắp ráp một mặt hàng ô tô. Sau đó, nhờ sự rèn luyện lặp đi lặp lại đó, những người công nhân của Toyota sẽ đạt được kết quả chính xác gần như là tuyệt đối. 

Ngoài ra, để có thể đạt được đỉnh cao về mặt hiệu suất, công ty đã ra quyết định loại bỏ những công nhân làm việc không đạt hiệu suất làm việc như yêu cầu. Bằng cách đó, Toyota Manufacturing có thể giảm thiểu được kha khá sai sót và tối đa hóa năng suất.

2.5 Tối thiểu hoá sự lãng phí

Đây là một trong những lợi thế lớn khác của nguyên tắc Kaizen. Giảm thiểu sự lãng phí là trách nhiệm của tất cả các nhân sự trong công ty. Do đó, ban lãnh đạo cùng nhân viên phải có trách nhiệm xác định sự lãng phí ở đâu trong quá trình kinh doanh của mình.

Bằng cách thực hiện các kế hoạch thay đổi liên tục, họ có thể xác định được nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí và khắc phục chúng. Hơn nữa, các nguồn lực cần được sử dụng một cách thận trọng hơn, từ đó, việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.

>>>> Xem thêm:  TOP 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

3. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kaizen là gì?

Bất kể phương pháp nào hiện nay cũng sẽ có ưu và nhược điểm bởi chúng còn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp sẽ áp dụng như thế nào, có đúng với các bước yêu cầu đã đề ra không? Dưới đây là một số điểm mạnh và điểm yếu mà phương pháp Kaizen mang lại.

3.1 Ưu điểm

• Chúng đẩy mạnh sự tập trung vào việc nâng cấp liên tục hệ thống của doanh nghiệp.

• Ưu tiên trong việc coi trọng tiến trình thực hiện để có thể hạn chế sai lầm gây lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp.

• Chúng giúp giảm cường độ kiểm tra.

• Nhân viên làm việc có tinh thần thoải mái và nhiệt huyết, hết mình cho lợi ích chung của cả doanh nghiệp.

• Hoạt động theo nhóm sẽ được tăng cường hơn và không chỉ riêng một phòng ban mà còn kết hợp nhiều bộ phận khác nữa.

• Sự quan tâm đến khách hàng được tăng dần lên và luôn lắng nghe kỹ những yêu cầu của khách hàng để khắc phục.

• Đảm bảo trong việc đẩy mạnh hoạt động của doanh nghiệp theo mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn đều được.

3.2 Nhược điểm

• Tuy nhiên, khá bất lợi cho các công ty có sự tương tác kém lẫn bên trong và bên ngoài, vì vậy, chúng ta cần thay đổi văn hóa nội bộ và mở rộng quan hệ bên ngoài nhằm tạo nên một môi trường năng động, dễ phát triển hơn.
• Vì có thể đáp ứng được mục tiêu ngắn hạn nên đôi khi sẽ sinh ra sự ảo tưởng cho doanh nghiệp do có suy nghĩ chưa được kỹ lưỡng. Dẫn đến việc tạo sự hăng hái ban đầu và lụi tàn dần về sau.

4. Thời điểm phù hợp để triển khai Kaizen

Phương pháp Kaizen khá phổ biến hiện nay và rất dễ áp dụng cho hầu hết mọi người với bất cứ thời điểm nào. Vì thế mà việc doanh nghiệp sử dụng phương pháp Kaizen khi nào thì câu trả lời là tùy thuộc vào thời điểm mà họ sẽ cần triển khai Kaizen.

Lời khuyên từ PDCA là công cụ này tỏ ra cực kỳ hữu dụng khi có một bước chuyển mình vượt bậc nhằm hạn chế tính tự mãn của nhân sự. Nếu doanh nghiệp đang đổi mới nhưng chưa thành công thì nguyên tắc Kaizen lúc này sẽ đánh giá điểm yếu nhằm kéo công ty sang hướng mới giảm sự lãng phí không đáng có.

Nhờ phương pháp Kaizen mà doanh nghiệp ngày càng trở nên linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi đa dạng các phiên bản để hướng tới một tương lai phát triển hơn. Quả thật, công cụ này khá đã tính năng, có thể định hướng chuyển đổi tạo sự đồng lòng gắn kết cho doanh nghiệp và còn giảm thiểu tài nguyên cho họ.

 
5. Nguyên tắc sử dụng của Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp

Để sử dụng phương pháp Kaizen hiệu quả trong các doanh nghiệp thì hiện nay, người dùng nên tuân theo các nguyên tắc như thế nào? Hãy theo dõi nội dung dưới đây của PDCA để có câu trả lời nhé!

5.1 Nguyên tắc 1: Cập nhật những ý tưởng mới đồng thời loại bỏ sự cứng nhắc trong công việc

 Thông thường, chúng ta thường quen với việc thực hiện nhiệm vụ theo cách nhất định hoặc thực hiện lại các ý tưởng giống nhau hoặc làm theo các cách làm đã được hình thành. Lâu dần, chúng sẽ trở thành thói quen nhuần nhuyễn khiến con người thường ngại thay đổi và lo sợ sẽ dẫn đến những sai lầm, rủi ro lớn.

Tuy nhiên với phương pháp Kaizen, đổi mới và cải tiến liên tục là tiêu chí mà chúng  đặt lên hàng đầu để mang lại hiệu quả kinh doanh, sản xuất. Vì vậy, hãy bỏ qua nỗi sợ hãi này và thử tiếp nhận những ý tưởng mới, đặc sắc hơn, tiến bộ hơn để tạo nên lợi thế cạnh tranh cho riêng mình.

5.2 Nguyên tắc 2: Luôn cải tiến và nâng cấp

Hiện nay, không có bất kỳ công trình vĩ đại hay sự thành công nào được xây dựng chỉ trong một giờ hay 1 ngày. Vì vậy, việc tích lũy từ những cải tiến nhỏ sẽ giúp bạn nâng cấp hơn mỗi ngày, lâu dần, chúng sẽ giúp bạn thu được những kết quả lớn hơn thay vì chỉ cố gắng hoàn thiện toàn bộ công việc một lần.

5.3 Nguyên tắc 3: Chịu trách nhiệm về những gì mình đã làm 

Trong Kaizen, nếu bạn phạm phải sai lầm khi làm việc, hãy giải trình toàn bộ sự việc để tìm ra một phương án tốt nhất. Việc này sẽ giúp loại bỏ những hoạt động không hiệu quả trong tương lai. 

Bên cạnh đó, giữa các thành viên trong cùng một nhóm cũng không nên đổ lỗi cho nhau hay quy trách nhiệm cho bất kỳ cá nhân nào mà thay vào đó hãy cùng giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau để khắc phục và hạn chế những sai lầm tương tự.

5.4 Nguyên tắc 4: Sửa chữa và khắc phục lỗi lầm 

Chắc chắn khi tiến hành đổi mới và cải tiến mọi thứ, bạn sẽ liên tục mắc phải sai lầm. Nhưng đừng bao giờ che giấu những lỗi lầm này mà dựa vào đó mà tìm lý do tại sao chúng lại không hiệu quả và khắc phục ngay lập tức.

Sai lầm và thất bại không phải là điều đáng sợ nhất nhưng sẽ trở nên đáng sợ hơn nếu bạn bỏ qua và thất bại thêm lần nữa. Vì vậy, đừng để sai lầm ngày càng lớn hơn và biến thành một thứ gì đó khó kiểm soát và không thể giải quyết được. Hãy can đảm thừa nhận rằng bạn đã mắc sai lầm và sửa chữa chúng ngay lập tức nhé!

5.5 Nguyên tắc 5: Mọi thành viên trong nhóm đều có quyền đưa ra ý kiến

Phương pháp Kaizen hướng đến sự sáng tạo và tối ưu trong quá trình làm việc, vì vậy, chúng không giới hạn sự sáng tạo ở bất kỳ bộ phận hay phòng ban, chức vụ nào trong công ty. Bất cứ ai trong nhóm đều có thể đưa ra đề xuất và ý kiến riêng của mình để cải thiện năng suất và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Một công nhân trong nhà máy, xí nghiệp là người trực tiếp thực hiện công việc tại một giai đoạn nào đó. Vì vậy, họ sẽ là người hiểu rõ  nhất những vấn đề phát sinh, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất hơn bất cứ nhà quản trị nào. Vì vậy, lúc này họ sẽ là người dễ dàng đưa ra những ý tưởng mới để cải tiến máy móc hơn.

5.6 Nguyên tắc 6: Tin tưởng vào dữ liệu

Dữ liệu là một bằng chứng cung cấp cho bạn những thông tin chính xác nhất về một vấn đề, trong khi đó, nhận định hay quan điểm chỉ là một ý kiến cá nhân, phản ánh niềm tin chủ quan của một người. 

Vì vậy, theo thuyết Kaizen thì các doanh nghiệp thu thập, đối chiếu và giải thích dữ liệu trước khi đưa ra quyết định sẽ có lợi thế hơn so với những công ty chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc quan điểm.

5.7 Nguyên tắc 7: Duy trì thái độ tích cực làm việc

Duy trì thái độ tích cực là một trong những quy tắc quan trọng nhất của phương pháp Kaizen. Chỉ khi giữ một tâm trí tích cực, thoải mái, bạn mới có thể nhìn thấy những cơ hội mới để phát triển bản thân và tổ chức của mình.

Đồng thời, bạn cũng có thể nuôi dưỡng nguồn động lực để thực hiện việc thay đổi và theo đuổi một môi trường tổ chức tốt hơn. Như vậy, một thái độ tích cực và hy vọng mạnh mẽ là điều sẽ thúc đẩy một ý chí trở nên mạnh mẽ.

Nếu không có thái độ tích cực, bạn sẽ ngừng chiến đấu, ngừng đổi mới và trở nên mù quáng trước các cơ hội. Bạn sẽ bắt đầu lãng phí cuộc đời tươi đẹp của mình. Nếu không tìm thấy niềm vui trong việc thay đổi bản thân và cải thiện tổ chức của mình thì hãy nên chủ động kiếm tìm và trải nghiệm chúng.

Phương pháp Kaizen không có gì khác ngoài việc đấu tranh và làm việc chăm chỉ, đây là điều mà không ai muốn. Với cách tiếp cận tích cực và tự hào về những cải tiến mà bạn đã thực hiện và khả năng coi mọi thứ là một thử thách, phương pháp Kaizen có thể rất thú vị.

5.8 Nguyên tắc 8: Hành động sau khi có ý tưởng mới

Khi nghĩ ra những cách làm mới, bạn cũng nên thử áp dụng ngay và đo lường kết quả. Nếu bạn nhắm đến mục tiêu là 50% và chúng hiệu quả thì 100% cuối cùng đã nằm trong tầm tay, điều quan trọng là bạn phải nhớ thực hiện bước đầu tiên.

Ngoài ra, khi bạn đã thực hiện bước đầu tiên với việc triển khai, bạn nên bắt đầu quan sát, học hỏi và nhận phản hồi từ thị trường. Người dùng sẽ có khả năng điều chỉnh chiến lược của mình theo các lực lượng trong môi trường.

Ngoài ra, có nhiều khả năng bạn sẽ đạt được 100% nếu đã đặt mục tiêu là 50% và sau đó điều chỉnh dựa trên những gì chúng đã xảy ra, hơn việc nhắm đến mục tiêu 100% với các giải pháp quá rộng và phức tạp.

5.9 Nguyên tắc 9: Coi khó khăn là cơ hội

Muốn không ngừng hoàn thiện bản thân thì trước hết, bạn cần phải phát huy trí tuệ ngày càng nhiều. Trí tuệ về cơ bản là một khả năng suy nghĩ và hành động bằng cách sử dụng các kiến ​​thức, kinh nghiệm, sự hiểu biết và ý thức chung, cái nhìn sâu sắc của bản thân.

Trí tuệ còn là sự hiểu biết sâu sắc về mọi thứ, chúng kết hợp với khả năng chịu đựng những bất trắc cũng như những thăng trầm của cuộc sống.

Và cách nhanh nhất để phát triển trí tuệ đó là khi chúng ta đối mặt với những khó khăn hay tình huống nan giải. Vì vậy, bạn không nên sợ khó khăn mà hãy xem đó là cơ hội để có thể tiến bộ và trưởng thành nhanh nhất.

Bạn nên đưa ra một quyết định tốt dựa trên kinh nghiệm dày dặn của bản thân. Người dùng cũng có thể phát triển kinh nghiệm dựa trên việc đưa ra các quyết định chưa sáng suốt. Việc đưa ra một số quyết định đó từ từ dẫn đến việc đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt hơn.

>>>> Tham khảo:  Offboarding là gì? Cách xây dựng quy trình nghỉ việc hiệu quả

5.10 Nguyên tắc 10: Kaizen là vô tận

Kaizen là một quá trình, phương pháp này không phải hoàn thành một mục tiêu là xong. Đó là sự nỗ lực không ngừng của mỗi nhân viên để đảm bảo cải tiến tất cả các quy trình và hệ thống của một tổ chức cụ thể nào đó.

Mặc dù sự cải tiến tổng thể của tổ chức này theo triết lý Kaizen sẽ được thực hiện với tốc độ chậm và ổn định nhưng chúng lại mang đến kết quả rất chắc chắn và lâu dài.

Tuy nhiên, cho dù bạn đã thực hiện bao nhiêu cải tiến thì vẫn hiện nay vẫn luôn có cách để làm điều đó trở nên tốt hơn. Vì nếu bạn ngừng nâng cấp thì chắc chắn bạn sẽ trở nên lạc hậu và tụt dần về phía sau.

Hãy tưởng tượng cuộc sống sẽ như thế nào khi trong 50, 100 hoặc 500 năm nữa có đầy những sự thay đổi và cách mạng hay nói cách khác là những cải tiến mới. Và có một yếu tố vô cùng quan trọng khác là môi trường liên tục thay đổi để tốt hơn với các công nghệ mới, quy trình mới như hiện nay.

6. 7 bước tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp

Vậy quy trình để tiến hành áp dụng nguyên tắc Kaizen là gì? Hãy cùng PDCA tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé!

6.1 Bước 1: Xác định thực trạng và mục tiêu Kaizen

Vậy bối cảnh và thiết lập mục tiêu trong phương pháp Kaizen là gì? Trước khi bắt đầu áp dụng các chiến lược cho doanh nghiệp thì giai đoạn phân tích luôn là bước đệm quan trọng nhất. 

Bởi dựa vào những dữ liệu phân tích đó, doanh nghiệp có thể định hình lại tình trạng hay bối cảnh hiện tại mà họ đang thiếu và cần biết ứng dụng cái nào để giải quyết nhằm đưa đi lại đúng theo quỹ đạo.

Sau khi đã tìm hiểu được tình hình thì việc thiết lập phương hướng phát triển hay mục tiêu nên được doanh nghiệp thực hiện ngay để tạo nên sự đồng bộ và thống nhất hạn chế trường hợp đặt mục tiêu quá sức hay đi lệch hướng phát triển đề ra hoặc thiểu tài nguyên để thực hiện,...

Vậy bạn có biết bản chất thật sự của phương pháp Kaizen là gì không? Bản chất của phương pháp Kaizen không đặt nặng nhiều vào nguồn cung quá lớn mà chỉ đòi hỏi sức bền của doanh nghiệp bởi nhờ tích lũy về lượng mới tạo nên sự thay đổi về chất. Vì vậy cần chuẩn bị thật kỹ trong khâu để các bước sau có thể áp dụng đúng hướng. 

6.2 Bước 2: Xác định nguyên nhân của vấn đề đang gặp phải

Sau khi kiểm định lại tình hình doanh nghiệp thì hãy suy nghĩ nguyên do hay gốc rễ nào đang ảnh hưởng đến sự phát triển hiện nay. Chẳng hạn như doanh nghiệp đã kiểm định đúng chất lượng sản phẩm chưa? Hay dây chuyền máy móc đang vận hành có bị hư hỏng hay không? Dựa vào số liệu thu thập trong thời gian dài để có câu trả lời.

Nếu đang áp dụng theo phương pháp Kaizen thì nên nhớ yếu tố đồng đội rất quan trọng. Bởi muốn đi nhanh thì đi một mình nhưng muốn đi xa thì hãy đi cùng nhau. Vì vậy, các nhà quản trị cũng nên tham khảo ý kiến từ các cấp dưới của mình để có thêm góc nhìn bao quát hơn về tình hình của doanh nghiệp hiện tại.

6.3 Bước 3: Đề xuất giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Sau khi đã xác định được nguyên nhân của vấn đề thì bước tiếp theo trong quy trình tiến hành áp dụng phương pháp Kaizen là gì? Xác định được nền móng của vấn đề rồi thì việc cần làm sau đó là “đổ bê tông, đổ nước và lắp gạch” lên. 

Để xây một ngôi nhà thì không phải dựa vào sức của một người mà là huy động cả một đội thi công, mỗi người một việc để có thể hoàn thiện. Vì vậy, các nhà quản trị hãy lắng nghe những đề xuất giải pháp từ nhân viên và đừng quá bảo thủ.

Chính sự góp ý đó mới có được các lời giải đáp cho vấn đề đang gặp phải và người quản lý chỉ cần bàn bạc phân tích thêm trên tiêu chí đã đề xuất nhằm đưa ra hướng đi khả thi và phù hợp nhất cho tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

6.4 Bước 4: Tiến hành thực hiện giải pháp Kaizen

Vậy bước tiếp theo trong quy trình áp dụng phương pháp Kaizen là gì? Sau khi đã đáp ứng được những yêu cầu như bối cảnh hiện tại ra sao, khó khăn ở đâu, giải pháp như thế nào thì chặng đường tiếp theo là áp dụng trực tiếp phương pháp Kaizen. 

Thời điểm này khá thích hợp để làm việc này tuy nhiên cũng cần lưu ý phải thử nghiệm ở quy mô vừa và nhỏ trước rồi mới vận hành áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.

Bước kiểm tra thử này cũng khá quan trọng vì đánh giá được độ hiệu quả của phương pháp để có thể kịp thời đưa ra những phương án giải quyết hợp lý nhất. Trong quá trình áp dụng, những nhà quản trị doanh nghiệp nên kiểm tra và theo dõi để thu thập dữ liệu rồi dựa vào đó mà ước lượng tiềm năng của phương pháp Kaizen.

6.5 Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Trong thời gian thực hiện phương pháp Kaizen dựa trên những dữ liệu đã ghi chép lại thì quá trình kiểm nghiệm lẫn đánh giá kết quả là rất cần thiết.

Bởi dựa trên những tiêu chí đã đề ra để xem thử chúng đang đáp ứng được ở mức độ nào và quan sát tình hình doanh nghiệp coi có khả quan hơn không?

Tin vui dành cho các doanh nghiệp hiện nay là hầu hết việc áp dụng phương pháp Kaizen đang nhận được tín hiệu khá tích cực từ phía người dùng.

Nhiều nhận xét cho rằng tình trạng doanh nghiệp đã cải thiện hơn hẳn về năng suất lẫn thái độ làm việc của nhân viên và họ vẫn sẽ tiếp tục duy trì phương pháp này.

6.6 Bước 6: Tối ưu hoá giải pháp

Để một doanh nghiệp có thể phát triển hơn nữa trong tương lai thì ở sự cầu toàn, từng khâu chạy đà là điều nên có vì sau khi đã có kết quả từ phương pháp Kaizen. Tuy nhiên, đi kèm đó là một số rủi ro sẽ gặp phải hoặc cần thay đổi một số yếu tố nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Vì thế sau khi đã nhận ra những bất cập trên thì doanh nghiệp cần phải cấp tốc sửa đổi để đi theo đúng tiêu chí ban đầu của phương pháp Kaizen, đó là sự nâng cấp liên tục để biến doanh nghiệp trở thành phiên bản tốt hơn, vươn xa hơn và đi theo đúng mục tiêu định hướng của kế hoạch hay chiến lược đã đề ra.

6.7 Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Quay lại khái niệm ban đầu về phương pháp Kaizen là sự cải biến liên tục, vì thế, sau khi đã đạt được những thành công hoặc khó khăn từ phương pháp này rồi thì chúng ta vẫn phải đi lại theo đúng tiến trình đã đặt ra nhằm tìm ra con sâu, con mối đang nảy sinh. Và đề ra các biện pháp để truy diệt tận gốc chúng.

7. Ví dụ về mô hình Kaizen được sử dụng phổ biến

Hiện nay, mô hình Kaizen được sử dụng phổ biến như thế nào? Mời bạn đọc theo dõi những thông tin dưới đây.

7.1 Mô hình 5W1H

5W (Who, What, Where, When, Why) - 1H (How) là những câu hỏi mang tính chất phân tích cũng như xác định vấn đề. Mô hình này được áp dụng xuyên suốt trong chu kỳ của phương pháp Kaizen, từ bước tìm ra mục tiêu  cho đến bước tối ưu giải pháp.

7.2 Khung 5S

Một nội dung cơ bản khác của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S. Đây là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi chúng mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng tại thời điểm hiện nay.

5S bắt nguồn với 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ "S": Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, phương pháp 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:

• Seiri (Sort: Sàng lọc): Có tác dụng phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Seiton (Straighten: Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả nhất theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy, dễ trả lại.
• Seiso (Shine: Sạch sẽ): Có thể dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện một môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn có thể làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
• Seiketsu (Standardize: Săn sóc): Mục tiêu của S4 là giúp tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải là chỉ ngẫu hứng nhất thời.
• Shitsuke (Sustain: Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành một thói quen và tác phong tốt, chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.

7.3 Nâng cao hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý

Mục tiêu tối cao của phương pháp Kaizen là để mọi người có thể làm việc vừa nhẹ nhàng vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra các giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý hiệu suất nhằm đưa Kaizen vào từng yếu tố, loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại các giá trị, nhằm cải thiện kết quả sau cùng. Dưới đây là một số ví dụ về phần mềm phục vụ trực tiếp cho nguyên tắc Kaizen:

7.3.1 Phần mềm quản lý công việc giúp chia nhỏ công việc

Tất cả công việc được quản lý trên một hệ thống chung duy nhất, bao gồm tất cả các yếu tố nhỏ nhất như deadline, miêu tả công việc, file đính kèm, nhãn dán phân loại,... nên giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện. 

Không còn tình trạng thôi việc, quên việc như cách giao-nhận bằng miệng, qua chat, excel, email,... Hơn nữa, bạn có thể xây dựng sẵn template cho các dự án công việc khác nhau, nhân bản chúng lên để bắt đầu triển khai và sử dụng chính kinh nghiệm đó để tối ưu liên tục.

7.3.2 Phần mềm quản lý quy trình chính là chìa khóa để Kaizen quy trình nghiệp vụ

Bạn luôn muốn tối ưu các quy trình này sao cho tiết kiệm thời gian/ công sức/ chi phí nhất và hạn chế sai sót xảy ra, nhưng bạn loay hoay chưa làm được vì thiếu đi dữ liệu đo lường thực tế. Phần mềm quản lý quy trình thông minh sẽ giải quyết mọi vấn đề này. 

Công việc không chỉ được cảnh báo tự động mỗi khi bị chậm trễ so với SLA (thời gian kỳ vọng tiêu chuẩn) mà còn được thống kê một cách chính xác hiệu suất (thời gian, nhân lực,...) cần thiết để thực hiện. Nhờ đó mà doanh nghiệp luôn biết được vấn đề đang nằm ở đâu để tối ưu lại quy trình.

7.3.3 Tham khảo các phần mềm quản lý phê duyệt để nâng cao tinh thần chủ động của nhân sự.

Chỉ với một lần thiết lập ban đầu, các đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được nhanh chóng gửi tới đúng người, đủ thông tin và được xử lý trực tuyến mọi nơi mọi lúc. 

Đây là giải pháp tối ưu, quản lý thời gian và công sức triệt để nhất so với phương pháp phê duyệt thủ công giấy tờ bản cứng. Phần mềm này cũng giúp thúc đẩy nhân viên trong doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đề xuất ý tưởng Kaizen.

Những bài viết cùng chủ đề:

• Bật mí 7 kỹ năng của nhà quản trị cần phải có

• Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

Trên đây là tất cả thông tin cần thiết về Kaizen là gì mà trường đào tạo doanh nhân PDCA đã chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng rằng, qua bài viết, người dùng đã có thêm kiến thức bổ ích về định nghĩa Kaizen để áp dụng cho hệ thống doanh nghiệp của mình. Nếu còn thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua trang website nhé!