OKR là gì? Phương pháp và quy trình mô hình quản trị mục tiêu

1. OKR là gì?

1.1 Khái niệm

OKR là viết tắt của cụm từ gì, từ này được viết tắt từ "Objectives and Key Results" (Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản trị mục tiêu giúp tập trung nỗ lực toàn bộ tổ chức, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên. Điều đó được thể hiện qua việc đưa ra Key Results nhằm đạt được Objectives.

Mô hình quản trị này sẽ được ứng dụng và đo lường trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, những mục tiêu và kết quả then chốt sẽ được thống nhất và công bố minh bạch trước toàn thể công ty. 

1.2 Cấu trúc của OKR

Cũng giống như khái niệm nêu trên, cấu trúc của OKR được xây dựng dựa trên hai yếu tố chính bao gồm Objectives (Mục tiêu) và Key Results (Kết quả then chốt). Mỗi yếu tố sẽ tương ứng với từng câu hỏi riêng. Cụ thể:

• Objectives yêu cầu doanh nghiệp trả lời được câu hỏi "Nơi cần đến là gì?".
• Key Results yêu cầu doanh nghiệp trả lời được câu hỏi "Đi đến nơi đó bằng cách nào?".

Phạm vi ứng dụng của OKRs buộc mỗi phòng ban hoặc cá nhân đặt ra các Objectives (Mục tiêu). Phần đo lường các bước cần thiết giúp đạt được mục tiêu đã nêu sẽ nằm ở Key Results (Kết quả then chốt). Mô hình quản trị này vô cùng hiệu quả trong việc tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa các tầng lớp trong công ty, nhờ vào quy mô ứng dụng xuyên suốt từ ban lãnh đạo đến các phòng ban và cá nhân. Từ đó, phương pháp này tác động và cổ vũ toàn thể doanh nghiệp nỗ lực tối đa.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

1.3 Nguyên lý hoạt động của OKR

Vậy, mô hình OKRs hoạt động như thế nào? Không giống với những phương pháp quản trị mục tiêu phổ biến khác, OKR hoạt động dựa trên hệ thống niềm tin, được đặc trưng bởi bốn yếu tố bao gồm tính tham vọng, tính đo lường được, tính minh bạch, tính hiệu suất.

• Tính tham vọng: Đề cập đến tiêu chí đặt mục tiêu phải vượt ngưỡng năng lực.
• Tính đo lường được: Các Key Results (kết quả then chốt) phải mang tính định lượng và có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Doanh nghiệp phải công bố mục tiêu và kết quả then chốt đến mọi thành viên trong công ty, đảm bảo từ cấp lãnh đạo, phòng ban, đến nhân viên và kể cả thực tập sinh đều có thể theo dõi OKRs.
• Tính hiệu suất: Phương pháp này không áp dụng vào việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

>>>> Xem thêm: Sơ đồ gantt là gì? Cách ứng dụng Gantt chart trong công việc

2. OKR mang lại lợi ích gì?

Phương pháp OKR trở nên phổ biến trong quản trị doanh nghiệp bởi vì nó xác định hướng đi đúng và mang lại hiệu quả thực tế cho doanh nghiệp. Các lợi ích của OKR gồm:

2.1 Liên kết nội bộ

Triển khai OKRs trên mọi cấp bậc, xây dựng liên kết chặt chẽ và kết nối hiệu suất giữa các phòng ban và cá nhân, hướng tất cả về mục tiêu chung.

2.2 Tập trung vào vấn đề thiết yếu

Mỗi cấp độ trong doanh nghiệp đưa ra 3-5 mục tiêu chính, đảm bảo mọi thành viên hiểu rõ và tự sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên nhiệm vụ và kế hoạch OKRs.

2.3 Tăng tính minh bạch

Bằng cách làm cho mục tiêu và kết quả then chốt minh bạch, ban lãnh đạo có khả năng dễ dàng đo lường quá trình làm việc của tổ chức. Mọi nhân viên có thể theo dõi OKRs của từng đơn vị, tạo nên một văn hóa minh bạch và phát triển.

2.4 Nhân viên được trao quyền

OKRs không chỉ là công cụ quản lý cho ban lãnh đạo, mà còn là tạo dựng nhiều cơ hội cho nhân viên. Mỗi cá nhân phải đặt mục tiêu và kết quả then chốt đồng nhất với mục tiêu chung, tạo ra sự nhận thức về đóng góp cá nhân và giá trị đem lại cho doanh nghiệp.

2.5 Kiểm soát được tiến bộ hoàn thành mục tiêu

Phần kiểm soát sẽ đo lường tiến độ thông qua kết quả định lượng và đo lường được, OKRs giúp ban lãnh đạo giám sát chặt chẽ quá trình đạt được mục tiêu của tổ chức, từ phòng ban đến cá nhân.

2.6 Có thể tạo ra những kết quả vượt bậc

Đặt ra những mục tiêu thách thức, OKRs kích thích sự tham vọng và giúp tối đa hóa năng lực làm việc của từng cá nhân và phòng ban. Trong nhiều trường hợp, phương pháp này tạo ra những kết quả vượt xa so với những gì dự kiến.

3. Mô hình OKR

Sau khi đã hiểu qua về khái niệm "OKRs là gì?", chắc hẳn việc mô hình này trông như thế nào là câu hỏi mà phần lớn người đọc sẽ đặt ra tiếp theo. Theo đó, mô hình OKRs thể hiện những mối liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cấp cao của tổ chức với mục tiêu giữa các phòng ban và cá nhân. Cụ thể, cấp độ dưới sẽ đưa ra mục tiêu dựa theo Objectives và Key Results của cấp độ cao hơn. Theo đó, các cấp độ OKR được mô tả như sau:

• OKRs ở cấp độ công ty là quan trọng nhất.
• OKRs ở cấp độ bộ phận và phòng ban là ưu tiên của phòng ban đó.
• OKRs ở cấp độ cá nhân sẽ phản ảnh khối lượng công việc mà cá nhân đó phải hoàn thành.

Vậy liệu có bao nhiêu cách để phân tầng mục tiêu phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp? Bài viết này sẽ gợi ý hai cách liên kết OKRs chính. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể phân bố cấu trúc mục tiêu theo cấp bậc hiệu quả nhất.

3.1 Cách liên kết nghiêm ngặt

Đối với cách liên kết nghiêm ngặt, mục tiêu của các cấp độ dưới sẽ là kết quả then chốt tại cấp độ cao hơn. Quá trình này sẽ đồng nhất và lặp lại xuyên suốt mọi bộ phận doanh nghiệp như marketing, sản xuất, kỹ thuật, bộ phận chăm sóc khách hàng. Để các bạn dễ hình dung, dưới đây là hai ví dụ cụ thể về cách liên kết nghiêm ngặt:

• Tại cấp độ Giám đốc sản phẩm:
  • Objectives: Cho ra mắt sản phẩm mới.
  • Key Results:
    • Hoàn thành các công việc về design app ngay trước tháng 10.
    • Hoàn thành 5 lượt thử nghiệm cho sản phẩm mới.
    • Chạm mức rating 4.0+ tại App Store.
• Tại cấp độ Giám đốc Marketing:
  • Objectives: Thu hút 20,000 khách hàng mới.
  • Key Results:
    • Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi lên đến 20%.
    • Thực thi chiến dịch thu hút khách hàng mới.
    • Phấn đấu để đạt mức rating 4.0+ tại App Store.

3.2 Cách liên kết định hướng

Cách liên kết định hướng sẽ được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp không đạt được hiệu quả với mô hình OKRs phân cấp. Trong trường hợp khác, tùy vào định hướng mà có nhiều tổ chức mong muốn tập trung phát triển mục tiêu cho các phòng ban hoặc cá nhân, hơn là xây dựng sự đồng nhất của nội bộ theo cấu trúc mục tiêu của công ty. Cùng một ví dụ nêu trên, nhưng ở phần này bài viết sẽ cho thấy sự điều chỉnh trong cách đặt OKR:

• Tại cấp độ Giám đốc sản phẩm:
  • Objectives: Phát triển sản phẩm mới thật sự thu hút.
  • Key Results:
    • Hoàn thành công đoạn design app ngay trước tháng 12.
    • Thực hiện 5 lượt thử nghiệm sản phẩm.
    • Chạm mức rating 4.0+ tại App Store.
• Tại cấp độ Giám đốc Marketing:
  • Objectives: Phát triển và gây dựng hình ảnh thương hiệu được yêu thích.
  • Key Results:
    • Cải thiện chỉ số độ hài lòng của khách hàng lên 20%.
    • Thực thi chiến dịch quảng bá thương hiệu mới.
    • Được xuất hiện trong các tạp chí công nghệ.

>>>> Tham khảo: Todolist là gì? Cách tạo và sử dụng todolist hiệu quả khi làm việc

4. Phân loại OKRs

Vậy có bao nhiêu loại OKRs mà các nhà quản lý doanh nghiệp có thể áp dụng trong quá trình giám sát mục tiêu tổ chức? Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn hai kiểu OKR chính thường được dùng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, đó là OKRs cam kết và OKRs mở rộng.

4.1 OKRs cam kết

OKRs cam kết hoạt động như đúng tên gọi, mọi cá nhân và phòng ban sẽ phải đảm bảo hoàn thành 100% những mục tiêu và kết quả then chốt đã đề ra.

Dù đặc điểm OKRs là tham vọng và thách thức, tuy nhiên bạn cũng cần phải lưu ý tính thiết thực để lên OKRs phù hợp với khả năng của tổ chức. Trong quá trình hoàn thành mục tiêu chính, bạn nên xem xét và điều chỉnh kế hoạch cũng như nguồn lực một cách linh động để đảm bảo tiến độ.

4.2 OKRs mở rộng

Đối với OKRs mở rộng, doanh nghiệp sẽ đề ra những mục tiêu thể hiện cho tham vọng của tổ chức dù có thể khó thực hiện và vượt xa năng lực của toàn công ty. Tại đây, những Objectives và Key Results đôi lúc sẽ tồn tại trong một khoảng thời gian kéo dài. Có thể là từ quý này qua quý khác hoặc thậm chí từ năm này sang nằm khác. Ngoài ra, chỉ số đo lường trung bình hiển thị hiệu quả đạt được của mục tiêu tham vọng là 70%.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng không nên vội vàng áp dụng OKRs mở rộng trong giai đoạn đầu mới thành lập doanh nghiệp. Bởi lẽ, mỗi tổ chức sẽ cần thời gian để các nhân viên làm quen với mô hình quản trị mục tiêu này.

Theo đó, OKRs cam kết là lựa chọn tốt nhất cho các công ty vào những chu kỳ đầu. Thời gian thích hợp để đan xen hai loại OKRs này là sau khoảng 2 đến 3 quý. Khi bạn cảm thấy mọi nguồn lực và khả năng của công ty đã đủ vững chắc, bạn có thể mạnh dạn áp dụng 100% mục tiêu mở rộng để doanh nghiệp phát triển tối đa.

5. Cách xây dựng và triển khai OKRs hiệu quả nhất

Khi đã nắm rõ OKR là gì, bước tiếp theo mà mỗi doanh nghiệp cần làm là xây dựng từng yếu tố riêng để hỗ trợ quá trình triển khai OKRs diễn ra trơn tru và hiệu quả. Theo đó, việc hình thành OKRs phải đảm bảo những yêu cầu được phân loại dựa trên Objectives và Key Results.

5.1 Đối với mục tiêu

Để xây dựng những Objectives phù hợp với tài nguyên và nguồn lực của công ty, các nhà doanh nghiệp cần phải đảm bảo một vài yếu tố liên quan đến số lượng mục tiêu, tính rõ ràng, tính thử thách. Những điều này sẽ được mô tả cụ thể sau đây:

• Nên có 3-5 mục tiêu tương ứng với từng cấp độ trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
• Mục tiêu phải được thiết lập dựa trên đích đến rõ ràng. Bạn nên tránh những mục tiêu mơ hồ gây ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu là "mở rộng ra thị trường quốc tế", hãy cụ thể hóa và thay bằng "Doanh nghiệp sẽ mở rộng thị trường kinh doanh sang Trung Quốc."
• Mục tiêu cũng phải mang tính thử thách, nghĩa là vượt ngưỡng năng lực. Qua đó, từng cá nhân trong doanh nghiệp sẽ được thúc đẩy để phát huy khả năng tối đa.

5.2 Đối với kết quả then chốt

Tương tự, khi xây dựng Key Results, nhà quản lý cũng phải đáp ứng đủ một số tiêu chí liên quan đến tính đo lường và tính rõ ràng. Để hiểu rõ hơn, bạn hãy tiếp tục tham khảo những thông tin được cung cấp sau đây:

• Việc thiết lập kết quả then chốt phải đảm bảo tính đo lường được dựa trên những chỉ số cụ thể. Ví dụ, thay vì đặt Key Results là "làm việc với bên phân phối", hãy thay đổi thành "làm việc cùng 3 nhà phân phối".
• Cần tập trung đạt được kết quả then chốt trước khi nghĩ đến việc đạt được mục tiêu.
• Các kết quả then chốt phải xác định rõ kết quả đầu ra, thay vì ám chỉ một hành động đơn thuần.

6. Lộ trình để bắt đầu với OKR

Ngoài việc tìm hiểu phương pháp OKR là gì, để có thể áp dụng mô hình này vào thực tiễn, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ phải nắm chắc các bước giúp bắt đầu quy trình quản lý mục tiêu thật bài bản. Những khâu chuẩn bị cho Objectives và Key Results thông thường được khởi động trong khoảng 6 tuần trước lúc bắt đầu quý hoặc năm mới. Bạn có thể tham khảo lộ trình cơ bản như sau:

• Tháng thứ nhất: Trình bày ý tưởng. Sau đó, bàn luận về mục tiêu của tổ chức, xác định hệ thống OKR phù hợp.
• Tháng thứ 2: Phổ biến mục tiêu và kết quả then chốt đến toàn doanh nghiệp, bắt đầu từ các bộ phận đến từng nhóm và cá nhân.
• Tháng thứ 3: Liên kết, phân cấp và trình bày hệ thống OKRs.
• Tháng thứ 4: Giám sát và quản lý OKR cá nhân.

6.1 Xác định Objective và Key Result

Thông thường, doanh nghiệp sẽ đề ra 3-5 mục tiêu chính cho quý hoặc năm tiếp theo. Việc đặt mục tiêu phải xuất phát từ sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Bạn có thể linh hoạt trong cách đặt mục tiêu cụ thể.

Ví dụ như "Tăng chỉ số kinh doanh lên 400%" hoặc "Ưu tiên sử dụng năng lượng tái tạo trong hoạt động sản xuất". Mặt khác, theo đặc điểm phân cấp, Key Results sẽ quyết định mục tiêu cho cấp độ thấp hơn trong công ty. Vì vậy, sau khi doanh nghiệp đã thống nhất Objectives, kết quả then chốt sẽ được đề ra giữa các bộ phận và phòng ban.

6.2 Xác định quy mô tổ chức quản lý OKR

Do sự khác nhau giữa quy mô các tổ chức, việc giám sát quản trị mục tiêu OKRs sẽ đi đôi với nhiều khó khăn. Những doanh nghiệp lớn toàn cầu như Google tự xây dựng công cụ nội bộ. Trong khi đó, nhiều công ty khác áp dụng các phần mềm thông dụng như Lattice, Base Goal, Perdoo...

Trước khi cân nhắc lựa chọn phần mềm phù hợp, bạn cũng nên nắm chắc quy trình OKRs. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu những giá trị mà phương pháp này mang lại sẽ cho doanh nghiệp.

6.3 Phổ biến với trưởng phòng ban

Trình tự xây dựng OKRs yêu cầu các doanh nghiệp phải phân bố những cuộc họp cần thiết. Trước hết là với ban lãnh đạo, nhằm vạch ra kế hoạch OKR chi tiết cho tổ chức. Ngoài ra, việc phổ biến giúp những người đứng đầu các bộ phận hiểu rõ mục tiêu của công ty. Bài viết này gợi ý cho bạn những vấn đề cần thảo luận trong các cuộc họp như sau:

• Thông tin OKR: OKR là gì và đóng vai trò như thế nào? Lý do mà ban lãnh đạo muốn áp dụng mô hình này?
• OKR 101: Làm sao để áp dụng OKR vào thực tiễn? Ưu và nhược điểm của phương pháp này?
• Thảo luận về OKR của doanh nghiệp: Thảo luận cùng các trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng ban về OKR của tổ chức rồi xem xét các phản hồi.

6.4 Phổ biến OKR với toàn doanh nghiệp

Khi đã thảo luận xong với các bộ phận và phòng ban về mô hình OKR là gì, doanh nghiệp cần phổ biến những nội dung đã thống nhất trong cuộc họp trước đến toàn công ty. Nội dung phổ biến cũng sẽ tương tự như thảo luận với trưởng phòng ban. Đó là bao gồm giải thích tại sao cần áp dụng OKRs và quy trình áp dụng vào tổ chức. Qua đây, nhân viên có thể tin tưởng hơn và có phản ứng tích cực với mô hình làm việc mới này.

6.5 Trường phòng ban phổ biến với các thành viên

Sau hai cuộc họp nêu trên, quản lý sẽ sắp xếp các cuộc họp 1:1 với mỗi cá nhân để phổ biến và gợi ý lên ý tưởng OKR cho từng người. Nội dung cuộc họp phải làm rõ "Nhân viên muốn làm gì?" và "Quản lý muốn nhân viên làm gì?". Kết quả của cuộc họp phải hiểu được tường tận kỳ vọng của nhân viên và kỳ vọng của doanh nghiệp với cá nhân đó.

Bạn nên duy trì những cuộc thảo luận hàng quý. Bởi lẽ, nhân viên sẽ cảm thấy tầm quan trọng của bản thân thông qua được trao quyền và được đưa ra quyết định trong công việc.

6.6 Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi đã hoàn thành mọi cuộc họp tương ứng với từng cấp bậc trong tổ chức, ban lãnh đạo kèm CEO cần nắm được cái nhìn tổng quát về các nhân viên. Bạn cần cân nhắc xem liệu cá nhân có tác động đến mục tiêu chung của cả doanh nghiệp hoặc phòng ban không. Khi đã thống nhất OKR của 1 quý hoặc 1 năm, bạn có thể tổ chức buổi họp toàn thể công ty vào lần tiếp theo. Mục đích buổi này là để trình bày OKR và quyết định hướng đi trong giai đoạn đến.

6.7 Quản lý OKR cá nhân

Nhiệm vụ của các quản lý là luôn luôn phải gắn liền với việc theo dõi sát sao tiến độ thực hiện OKRs của các nhân viên trong một quý hoặc một năm. Cụ thể, quản lý phải đảm bảo rằng mỗi cá nhân đang thực hiện tốt công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế xảy ra nguy cơ làm gián đoạn hay giảm sút tiến độ chạm đến mục tiêu chính của toàn công ty.

7.  Cách đánh giá OKR

Ngoài việc nắm bắt OKR là gì cũng như cách áp dụng một quy trình bài bản để xây dựng OKR cho công ty, bạn còn cần phải tìm hiểu thêm về cách đánh giá OKR. Cụ thể, quy trình đánh giá sẽ dựa trên thang điểm từ 0,0 đến 1,0. Theo đó, 0 điểm phản ảnh rằng không mục tiêu nào được hoàn thành. Mức 0,6 - 0,7 cho thấy doanh nghiệp đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. Điểm 1 cao nhất hiển thị mục tiêu đã được hoàn thành.

Tuy nhiên, thang điểm này sẽ chỉ dùng để đo lường các kết quả then chốt. Dựa vào đó, điểm trung bình của Key Results sẽ là điểm đánh giá của Objectives. Bạn cũng cần lưu ý rằng với những hoạt động không thể định lượng, thang điểm đánh giá sẽ được quy về nhị phân với 1 là "Hoàn thành" và 0 là "Không hoàn thành". Ngoài ra, các nhà quản lý cũng cần lưu ý hai mốc thang điểm dưới đây:

• 0,6 - 0,7: Đây là mức thành công. Mức này phản ánh doanh nghiệp đang đi đúng hướng trên bước đường hoàn thiện mục tiêu đề ra. Nếu điểm thấp hơn mức này, điều đó phản ảnh doanh nghiệp hoạt động chưa hiệu quả. Còn nếu điểm cao hơn, điều đó cho thấy mục tiêu đề ra chưa đủ thử thách và tính tham vọng của OKRs chưa được đảm bảo.
• <0,4: Bạn đừng vội kết luận doanh nghiệp thất bại trong việc hoàn thành mục tiêu nếu nhận được điểm số dưới mức này. Có khả năng OKR được thiết lập vượt ngưỡng quá cao hoặc nhân viên làm việc chưa hiệu quả. Bất luận lý do là gì, đây có thể là dữ liệu tốt giúp ban lãnh đạo thấu hiểu hoạt động tổ chức. Qua đó, quy trình phân bố OKR có thể được cải thiện trong thời gian tiếp theo.

8. Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

Để giúp bạn giảm thiểu tối đa những bất cập trong các bước bắt đầu cũng như xây dựng mục tiêu và kết quả then chốt cho doanh nghiệp, bài viết sẽ nêu rõ những lỗi phổ biến thường gặp khi sử dụng mô hình quản trị OKRs.

8.1 Đặt ra quá nhiều OKR

Đặt quá nhiều OKR là một trong những lỗi phổ biến nhất khi doanh nghiệp chưa nắm rõ cách sử dụng phương pháp vào thực tiễn. Hãy xác định các ưu tiên hàng đầu của tổ chức vào các mục tiêu quan trọng nhất mà toàn thể công ty cần phải đạt được trong quý hoặc năm tới. Sau đó, bạn mới có thể đưa vào mô hình kế hoạch và kết quả then chốt.

8.2 Không điều chỉnh OKR

Quy trình áp dụng OKR vào tổ chức sẽ cần những điều chỉnh trong giai đoạn đầu. Tính minh bạch của mô hình quản lý này yêu cầu sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và nhân viên. Việc thúc đẩy toàn bộ cá thể trong công ty cùng chung chí hướng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Đó là lý do cần phải tổ chức nhiều cuộc họp thảo luận giữa các cấp để điều chỉnh OKRs sao cho phù hợp.

8.3 Sử dụng OKR làm bảng danh sách công việc

Sử dụng OKR làm bảng danh sách các kế hoạch cũng là một lỗi thường gặp xuất phát bởi doanh nghiệp chưa hiểu rõ mục đích của việc áp dụng OKR. Theo đó, OKR là công cụ hỗ trợ các nhà quản lý giám sát và đo lường giá trị. Bạn không nên áp dụng OKR để hỗ trợ thực hiện các đề mục công việc nhỏ lẻ thường ngày. Ngoài ra, bạn cần phân biệt giữa kết quả then chốt và hoạt động để tránh gặp phải sai sót trong tương lai.

8.4 Tạo OKR và không tập trung vào nó

Nhiều doanh nghiệp hiện đang gặp tình trạng rằng đã xây dựng được các mục tiêu và kết quả then chốt phù hợp, tuy nhiên lại lơ là trong quá trình theo dõi và đánh giá tiến độ. Điều này làm mất thời gian của mọi bộ phận trong công ty khi phải đưa ra OKRs vô nghĩa. Ngoài ra, sự không tập trung còn khiến hoạt động tổ chức trở khó theo dõi. Doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đi chệch hướng với sự mệnh và tầm nhìn.

9. Cách viết OKRs đúng

Không phải mọi nhà quản lý sau khi đã hiểu OKR là gì thì đều có thể viết được Objectives và Key Results một cách chính xác. Về cơ bản, công thức đúng để viết OKRs là với 1 Objectives sẽ có 3-5 Key Results. Ngoài ra, còn có nhiều yếu tố giúp hình thành một OKRs đúng tiêu chuẩn. Bài viết này sẽ kể tên một vài yếu tố dưới đây.

9.1 Tính chất Objective

Dựa trên mô hình OKRs, cấu trúc đầu tiên mà nhà quản lý cần phải quan tâm để viết đúng cách là "Objectives". Vậy Objectives như thế nào mới chính xác và đúng quy chuẩn? Cùng tham khảo những yếu tố được liệt kê dưới đây.

9.1.1 Objective cần phải quan trọng và ý nghĩa

Nền tảng xây dựng OKRs là phải tập trung vào những điều then chốt và quan trọng. Vì thế, Objectives cần bao gồm những thứ có tác động lớn. Mục tiêu phải mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp tại thời điểm đó. Nếu bạn không lựa chọn Objectives phù hợp, bạn sẽ gây ra tình trạng lãng phí tài nguyên. Nhân viên có thể cảm thấy kiệt sức khi phải thực thi những việc không mang lại giá trị.

9.1.2 Objective phải tạo cảm hứng

Objective thể hiện mong muốn của một tổ chức tạo giá trị cao nhất khi mang tính định tính. Đồng thời, Objective khi đọc lên phải tạo được động lực cho người khác và có khả năng cao tạo được cảm hứng thường xuất phát từ những mục đích (không chứa số). Tuy nhiên, mục tiêu có thể bị hạn chế khi bạn cố tình thêm số khi viết Objectives cùng tham khảo ví dụ dưới đây:

• Mục tiêu chưa tốt: Tiếp tục tăng doanh thu.
• Mục tiêu tốt: Tăng trưởng doanh thu đột phá vào quý 1.

9.1.3 Objective phải hướng hành động

Liên quan đến việc tạo cảm hứng, viết objective phải thể hiện được khả năng thúc đẩy hành động thông qua từ ngữ. Một mục tiêu hướng hành động sẽ mang tính thiết thực cao. Nhờ đó, bạn có thể tạo động lực thôi thúc nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Hơn nữa, hiệu quả tổ chức sẽ được cải thiện tối đa.

9.1.4 Objective phải rõ ràng và có thời hạn

Để dễ dàng truyền đạt OKR cho toàn thể doanh nghiệp, mục tiêu phải rõ ràng và ngắn gọn, mỗi mục tiêu đưa ra cần được gia hạn trong khoảng thời gian cụ thể. Theo đó, chu kỳ phổ biến của một Objective là 90 ngày.

Tuy nhiên, yếu tố này cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào sự ổn định của doanh nghiệp và môi trường bên ngoài. Ví dụ, 30 ngày sẽ là chu kỳ phù hợp cho các công ty khởi nghiệp. Lý do là bởi tốc độ thay đổi nhanh chóng của các yếu tố bên trong và ngoài doanh nghiệp.

9.2 Cách viết KR

Để hoàn thiện một OKR hiệu quả cho doanh nghiệp, yếu tố tất yếu không thể ngó lơ cách viết Key Results phù hợp. Vậy, như thế nào là Key Results được viết đúng cách? Hãy tham khảo những yếu tố được giới thiệu trong bài viết này. Bạn có thể rút ra nhiều bài học để biết cách vạch ra những mục tiêu then chốt chất lượng.

9.2.1 Kết quả chính có tác động đến mục tiêu

Key Results cho thấy điều mà mọi bộ phận và cá nhân trong tổ chức cần đạt được để hoàn thiện mục tiêu. Một kết quả không thể hiện được tầm quan trọng sẽ khiến các nhân viên mất tập trung. Khi đặt mục tiêu then chốt, bạn cần tự hỏi mình rằng: "Key Result này có thực sự là điều cần thiết giúp hoàn thiện mục tiêu hay không, nếu loại bỏ thì OKRs có bị ảnh hưởng không".

9.2.2 Kết quả chính phải định lượng

Để viết được Key Results tiêu chuẩn, bạn cần đảm bảo các kết quả chính phải đi kèm với những con số và có thể đo lường được. Khi đó, mục tiêu của bạn mới trở nên rõ ràng. Những chỉ số sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình theo dõi. Bạn có thể giám sát và đánh giá tiến độ hoàn thiện mục tiêu của tổ chức hiệu quả hơn. Ngược lại, khi Key Results không thể đo lường, mục tiêu doanh nghiệp sẽ trở nên mơ hồ và khó để quản lý.

9.2.3 Nên có 3-5 KR cho mỗi mục tiêu

3 đến 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu là số lượng vừa đủ. Với tiêu chuẩn này, bạn sẽ đảm bảo sự tập trung cho việc hoàn thiện OKRs. Nếu quá nhiều công việc, bạn có thể rơi vào tình trạng quá tải, hao sức. Hậu quả là không hoàn thành tốt những nhiệm vụ đã đề ra. Hơn hết, khối lượng công việc lớn sẽ không chứng minh được điều gì cả. Chất lượng hoàn thành công việc mới là điều mà mọi doanh nghiệp cần tập trung hướng đến.

9.2.4 Kết quả chính có thời hạn cụ thể

Bạn nên gắn mốc thời gian cụ thể cho mỗi Key Results đã viết. Việc đưa ra thời hạn sẽ hình thành tính cam kết. Các mốc thời gian sẽ tạo sự thúc ép cần thiết cho quá trình hoàn thiện mục tiêu. Mỗi nhân viên cần phải hiểu rõ rằng, kết quả từng người sẽ ảnh hưởng tới kết quả của nhóm, của phòng ban, của bộ phận. Vì vậy, tạo một chút áp lực qua việc đưa thời hạn cụ thể cho Key Results sẽ tăng tính kỷ luật trong công việc.

9.2.5 Viết OKRs bao gồm kết quả chính số lượng và chất lượng

Để tránh những rủi ro và kết quả xấu trong quá trình hoàn thiện mục tiêu, bạn phải đảm bảo Key Results bao gồm số lượng và chất lượng khi viết một bộ OKRs.

Ví dụ về mô hình OKR cấp độ doanh nghiệp là:

 9.2.6 Kết quả chính hoàn thành đồng nghĩa với mục tiêu hoàn thành

Khi đã viết được một bộ OKRs hoàn chỉnh, bạn cần kiểm tra lại sự chính xác của từng yếu tố bằng cách đặt ra những câu hỏi như: "Liệu bạn đã đạt được mục tiêu nếu tất cả kết quả chính đã hoàn thành hay chưa?"; "Liệu mục tiêu có đạt được nếu bỏ đi một kết quả chính nào đấy hay không?"; "Cần bổ sung kết quả chính nào không?".

Khi bạn đã hoàn thành mọi kết quả chính, nhưng mục tiêu vẫn chưa đạt, đồng nghĩa với việc sai kết quả chính. Trong trường hợp đó, hãy tiến hành bổ sung hoặc sửa đổi Key Results.

Ngoài ra, có một số lưu ý bạn cần tham khảo dưới đây:

• Viết Key Results dưới dạng một hành động là một trong những sai lầm phổ biến nhất khi viết OKRs. Việc này mang lại rủi ro vì nhân viên buộc phải làm theo, dù kết quả không mang lại giá trị gì.
• Khi viết Key Results, thay vì tạo các hành động và buộc nhân viên làm theo. Bạn nên tạo cơ hội cho nhân viên tự xác định mục tiêu và kết quả then chốt. Từ đó, giá trị mới được tạo ra và kết quả chính mới có thể đo lường được.

10. Nguyên tắc để thực hiện OKRs thành công

Vậy nguyên tắc xây dựng bộ OKR phải đảm bảo những yếu tố nào để đưa ra bộ mục tiêu và kết quả then chốt phù hợp với toàn công ty? Những thông tin tiếp theo sẽ làm rõ những nguyên tắc để thực hiện OKRs thành công.

10.1 Sự cam kết của người quản lí cao nhất

Để thực hiện OKRs, điều kiện tiên quyết là sự tìm hiểu và cam kết của người đứng đầu tổ chức. Có nghĩa là, trước khi phổ biến OKRs, CEO hoặc chủ doanh nghiệp phải hiểu rõ tầm quan trọng và lý do cần áp dụng mô hình này. Sau khi thiết lập được bộ OKRs, người quản lý cao nhất phải cam kết thực hiện những Objectives đã đề ra. Nếu không, nhân viên sẽ không thể tập trung hoàn thiện mục tiêu OKRs nữa.

10.2 Sự cam kết và đồng lòng của tổ chức đó

Hãy đảm bảo rằng mô hình OKRs đã được nắm bắt kỹ càng trong nội bộ công ty bạn. Bạn cũng cần có cái nhìn tổng quan về mức độ quyết tâm của các nhân viên. Hãy chuẩn bị những buổi thuyết trình truyền động lực và cảm hứng cho mọi phòng ban và nhân viên.

Bởi lẽ, OKRs đòi hỏi cả tổ chức phải cùng cam kết, đồng lòng, cùng chung chí hướng. Vì vậy, người quản lý phải làm tốt những khâu hướng dẫn và giải thích để chắc chắn rằng nội bộ doanh nghiệp đã hiểu rõ về OKRs.

10.3 Văn hoá trao đổi tích cực

Việc phổ biến OKR giữa nội bộ công ty là công khai. Doanh nghiệp trước khi xây dựng hệ thống OKR phải biết hình thành văn hóa trao đổi tích cực. Mô hình quản trị mục tiêu này còn khuyến khích mỗi nhân viên tự đặt ra Objectives và Key Results cá nhân. Vì thế, cần phải có sự giao tiếp và thảo luận giữa các phòng ban và giữa các nhân viên. Từ đó, công ty có thể đưa ra các ý kiến xây dựng OKRs tốt hơn.

10.4 Theo dõi tiến độ liên tục

Để theo dõi tiến độ, người quản lý phải biết cách biến những Objectives và Key Results trở thành một thói quen bằng cách triển khai Check-in OKRs. Trong suốt chu kỳ thực hiện OKRs, việc Check-in nên diễn ra liên tục hàng tuần. Đây được xem là công cụ đắc lực để theo dõi tiến độ hoàn thiện mục tiêu. Việc Checkin sẽ khiến mô hình OKRs hòa quyện vào văn hóa doanh nghiệp. Thời gian phù hợp để check-in nên giới hạn ít hơn hoặc chỉ trong vòng một giờ.

Những bài viết liên quan khác:

• Nguyên tắc Pareto là gì? Tìm hiểu cách áp dụng nguyên lí 80/20
• Mô hình SMART là gì? Cách đặt mục tiêu theo mô hình SMART

Với những thông tin đã được cung cấp ở trên, mong rằng bạn đã nắm được những kiến thức cơ bản về OKR là gì. Bên cạnh đó, PDCA hy vọng bài viết này có ích cho những ai đang gặp khó khăn trên hành trình tìm kiếm một mô hình quản trị phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu bạn mong muốn tìm hiểu về những cách thức quản lý tổ chức khác, đừng quên tham khảo những bài viết liên quan ngay tại website nhé!