Chu trình PDCA là gì? Quy trình xây dựng chu trình PDCA

1. Chu trình PDCA là gì?

Mô hình PDCA (hay còn gọi là chu trình PDCA) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.

Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối thập niên 30.

Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Mô hình PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó thể hiện bản chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục không ngừng.

Đây là mô hình của sự cải thiện được duy trì liên tục, thích hợp hơn so với việc chỉ sửa chữa nhanh chóng một lần, và đó là lý do chúng được đưa vào trong tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã, đang là mục tiêu chính của việc cải tiến liên tục trong Hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.

>>>> Tham khảo: Khoá học tự động hoá doanh nghiệp - 5 hệ thống nền tảng giúp doanh nghiệp bài bản

2. Chu trình PDCA gồm những gì?

PDCA là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng để kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình. Cụm từ PDCA là viết tắt của bốn bước:

• Plan – Lập kế hoạch.
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập.
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình PDCA mới.

Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

- Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

- Nếu doanh nghiệp lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn. 

- Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh. 

Bước này thường được chia làm các bước nhỏ:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau.

Nếu bạn vẫn chưa hình dung được bước đầu tiên của chu trình, có thể tham gia một lớp học kinh doanh ngắn hạn để hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch sao cho hiệu quả do học viện doanh nhân hàng đầu Việt Nam - PDCA đào tạo!

Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)

- Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.

- Khi đã xác định được các điểm cần cải tiến, hãy lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

•    Điểm cải tiến nào cần được thực hiện?

•    Khi nào hoàn thành kế hoạch?

•    Cần làm những bước gì để hoàn thành kế hoạch?

>>> Tìm hiểu thêm: Khóa học nhân sự thời 4.0 - Sáng tạo và cải thiện quy trình

Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)

- Giai đoạn "Check" nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đặt ra.

- Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những điểm khuyết. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.

Trong bước này, bạn cần phải:

•    Đánh giá hiệu quả của các hoạt động, giải pháp

•    Phân tích liệu các giải pháp đó có thể được cải thiện bằng bất cứ cách nào khác không. Giai đoạn này cần kiểm tra xem các hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, từ đó đánh giá các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn hay không.

Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)

- Tiến hành sửa lỗi

- Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

- Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

- Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

- Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

>>> Tham khảo: Khoa hoc CEO - Khoa hoc giup doanh nghiep phat trien ben vung

3. Ý nghĩa của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

- Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh của họ. Đặc biệt là trong thế giới hiện nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng làm mọi điều có thể để hợp lí hóa quy trình sản xuất. Từ đó giảm chi phí, tăng lợi nhuận, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh.

- Nhiều nhà quản lí sử dụng chu trình PDCA để chỉ đạo các tổ chức của họ, vì chu trình này bao gồm các nguyên lí cơ bản của hoạch định chiến lược. Chu trình PDCA trong làm việc nhóm đã mang lại hiệu quả cao và giúp tăng năng suất làm việc của các thành viên.

>>>> Tham khảo: Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

4 Cách vận hành thành công chu trình PDCA

Việc vận hành bất kỳ quy trình hay bộ máy nào đều cần có nguyên tắc, quy trình riêng biệt. Do vậy, đối với chu trình PDCA là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay cách vận hành thành công công cụ quản lý PDCA để hiểu hơn nhé!

4.1 Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ công việc hay quy trình nào thì chủ doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần xử lý và biện pháp phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể, chi tiết của việc lập kế hoạch.
• Làm rõ các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu được đặt ra.
• Xác định các nguồn lực cần cho việc hiện thực hóa các hành động, quy trình.

4.2 Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thông báo kế hoạch cho toàn bộ nhân viên có liên quan. Sau đó, dựa vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, công ty bắt đầu triển khai công việc vào thực tế. Đồng thời, bạn cần ghi lại những dữ liệu, thông tin đã được thu thập trong quá trình đó. Việc này sẽ giúp việc đánh giá hoạt động tương lai hiệu quả hơn.

4.3 Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Công ty sẽ tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với chỉ tiêu đã đặt ra ở kế hoạch. Việc đánh giá cũng có mục đích phát hiện các việc phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đây, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của kết quả để có giải pháp hiệu quả. Qua đó, chúng ta đã hiểu được tầm quan trọng của PDCA trong quản lý chất lượng.

4.4 Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Doanh nghiệp cần thiết lập danh sách các biện pháp để khắc phục những khó khăn. Bên cạnh đó, chủ công ty cần cập nhật thông tin vào kho dữ liệu thường xuyên để các phòng ban áp dụng vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và gặt hái được nhiều thành công.

>>>> Tham khảo: Khám phá những lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp

5. Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Sau khi tìm hiểu và biết được cách vận hành chu trình PDCA, công cụ đã trở thành việc quản lý chất lượng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy khám phá ngay ở mục dưới đây nhé!

5.1 Plan – Thiết lập kế hoạch

Chu trình PDCA là gì? Khi áp dụng PDCA vào QMS, công ty cần đảm bảo việc lên kế hoạch và thực hiện thật đều đặn theo chu kỳ ít nhất 1 năm/lần. Chính điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhật và phù hợp với hoàn cảnh của công ty ở thời điểm thực hiện. Trong chứng nhận ISO 9001, lập kế hoạch QMS được thực hiện dựa vào 4 khoản sau:

• Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức.
• Điều khoản 5: Sự lãnh đạo.
• Điều khoản 6: Hoạch định.
• Điều khoản 7: Hỗ trợ.

5.2 Do – Thực hiện kế hoạch

Giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch, việc doanh nghiệp đưa mục tiêu vào áp dụng thực tế thông qua các quy trình đã xây dựng từ trước. Do đó, việc thực hiện kế hoạch trên liên quan tới một phần trong điều khoản 7 và 8.

• Điều khoản 7.2: Năng lực.
• Điều khoản 8: Thực hiện.

>>> Xem ưu đãi: Lớp học quản lý nhân sự xây dựng đội ngũ thực chiến kế hoạch hiệu quả

5.3 Check – Kiểm tra, đánh giá và thực hiện

Khi đã thu thập được dữ liệu, tổng hợp từ các khâu và đưa kế hoạch thành hoạt động thực tiễn, công ty cần phải thường xuyên đánh giá, nhận xét và kiểm tra hoạt động toàn diện, thường xuyên.Trong tiêu chuẩn ISO 9001 - điều khoản 9 đã đề cập đến nội dung của hoạt động "Check".

• Theo dõi, đo lường, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được.
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ.
• Xem xét của lãnh đạo.

5.4 Act – Hành động cải tiến

Khi hoàn thành việc đánh giá, công ty phải xem xét và đi đến việc cải tiến để xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành QMS để nâng cấp hoặc đổi mới. Do đó, việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được thể hiện qua điều khoản 10 như sau:

• Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục.
• Cải tiến liên tục.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết nổi bật:

• Chỉ số kinh doanh là gì? Các chỉ số kinh doanh cần quan tâm
• Quy trình kinh doanh là gì? Tìm hiểu sơ đồ quy trình kinh doanh

Trên đây là những thông tin hữu ích về "Chu trình PDCA là gì? Hy vọng bạn đọc có thể nắm vững được lợi ích và cách vận hành hiệu quả của quy trình. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với trường đào tạo doanh nhân - PDCA để được giải đáp ngay nhé!