7 Lợi ích của tự động hoá mang lại cho doanh nghiệp

1. Tự động hoá doanh nghiệp là gì?

Để hiểu được những lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp thì trước hết bạn phải định nghĩa được tự động hóa là gì? Tự động hóa chỉ đơn giản là việc sử dụng công nghệ và phần mềm để chuẩn hóa các quy trình. Từ đó, lãnh đạo có thể theo dõi và kiểm soát tiến độ nhân sự thực hiện nhiệm vụ một cách chặt chẽ hơn.

Nếu một doanh nghiệp ứng dụng thành công tự động hóa thì sẽ có thể gặt hái được nhiều lợi ích. Ví dụ như giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao năng suất và hạn chế tối đa phát sinh, rủi ro có thể xảy ra. Hiện nay đang có một ý kiến sai lầm về tự động hóa. Nó cho rằng các doanh nghiệp nhỏ sẽ phải tái cấu trúc bộ máy hoạt động của họ nếu muốn tự động hóa, sử dụng robot cao cấp thay vì con người.

Tuy nhiên, tự động hóa không có nghĩa là bạn phải bỏ ra một đống tiền để đầu tư vào các thiết bị phần cứng hoặc các phần mềm phức tạp hiện đại. Trong nhiều trường hợp, nó chỉ đơn giản là sử dụng nền tảng công nghệ để giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào tác vụ thủ công lặp lại. Từ đó giúp con người có thêm thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

>>>> Tham khảo: Chỉ số kinh doanh là gì? Các chỉ số kinh doanh cần quan tâm

2. 7 lợi ích của tự động hoá doanh nghiệp

Nội dung thứ 2 được đề cập cũng chính là nội dung chính trong bài viết này là về những lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp. Vậy tự động hóa mang lại cho doanh nghiệp những gì? Hãy cùng theo dõi PDCA phân tích 7 lợi ích dưới đây nhé!

2.1. Tiết kiệm chi phí

Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công trong các quy trình kinh doanh thì hầu như luôn có sự lãng phí tài nguyên đáng kể. Còn với việc sử dụng tự động hóa quy trình, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động, từ đó giúp tăng tỷ suất lợi nhuận. Doanh nghiệp sẽ sử dụng tối ưu các nguồn lực và loại bỏ lãng phí. Ngoài ra tự động hóa còn giúp các doanh nghiệp quản lý hợp đồng với nhà cung cấp một cách hiệu quả và thuận lợi trong việc thương lượng lại các điều khoản.

2.2. Quản lý và duy trì dữ liệu

Các quy trình thủ công và số hóa trong doanh nghiệp luôn gặp những khó khăn trong việc duy trì dữ liệu và tài liệu. Bởi việc phải di chuyển dữ liệu theo cách thủ công có thể tốn thời gian và có khi khả năng xảy ra lỗi trong quy trình tăng cao. Khi tự động hóa doanh nghiệp, việc quản lý tài liệu sẽ được hợp lý hoàn toàn và trở nên dễ dàng hơn.

Việc tổ chức và truy xuất dữ liệu được đơn giản hóa về cách làm. Những dữ liệu bí mật của doanh nghiệp có thể được bảo mật bằng quyền truy cập dựa trên phân quyền vai trò sử dụng. Giữa các quy trình những thông tin chính xác di chuyển nhịp nhàng, làm năng suất của nhân viên tăng lên nhanh chóng.

2.3. Nâng cao năng suất lao động làm việc của nhân viên

Nhân viên sẽ thực hiện công việc phê duyệt nhanh hơn. Điều này có nghĩa là nhân viên không cần phải mất thời gian chờ đợi và nhắc nhở người quản lý. Tính minh bạch trong các quy trình giúp nhân viên nhận được sự công nhận xứng đáng nếu họ đạt thành tích cao trong công việc. Nhờ tự động hóa doanh nghiệp mà nhân viên được thúc đẩy đổi mới và cải thiện cách thức thực hiện công việc.

Theo báo cáo năm 2015 từ Hiệp hội Quản trị Nguồn Nhân lực, 55 % nhân viên đã đánh giá tự động hóa doanh nghiệp là “rất quan trọng” đối với sự hài lòng về công việc của mình. Bởi vì khi có tự động hóa họ sẽ có cơ hội sử dụng các kỹ năng và khả năng của mình. Hay nói một cách dễ hiểu, khi bạn cắt bớt các tác vụ thủ công khỏi quy trình làm việc của nhân viên, họ sẽ có thời gian cho các phần công việc mà họ có kỹ năng.

2.4. Cải thiện quy trình làm việc hiệu quả

Một lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp phải kể đến đó là cải thiện quy trình làm việc. Khi doanh nghiệp của bạn tổ chức tự động hóa quy trình kinh doanh thì hoạt động trong tổ chức sẽ nhận được nhiều lợi ích. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không cần phải tự mình theo dõi để đảm bảo rằng một nhiệm vụ trong quá trình đang được thực hiện và làm thế nào để chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Bởi vì tự động hóa quy trình sẽ giúp toàn bộ quy trình được lưu thông trôi chảy.

Ngoài ra, tự động hóa quy trình kinh doanh cũng tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp có thể xác định các tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Từ đó, tiến hành giải quyết tắc nghẽn và cải tiến quy trình. Điều này giúp quy trình tổng thể đạt hiệu quả cao hơn.

2.5. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Tự động hóa doanh nghiệp còn có vai trò quan trọng trong việc giúp trải nghiệm khách hàng được nâng cao. Doanh nghiệp có thể  cung cấp cho khách hàng sản phẩm là dịch vụ một cách kịp thời. Mức chất lượng dịch vụ cũng được duy trì ổn định nhờ tiêu chuẩn hóa và đạt hiệu quả cao hơn.

Ngoài ra sự đổi mới trong tự động hóa quy trình như chatbot còn cho phép các công ty khai thác trí tuệ nhân tạo. Đặc biệt là trong trường hợp để giải quyết khiếu nại và phản ánh của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó, khách hàng sẽ được nâng cao trải nghiệm.

2.6. Báo cáo thông tin minh bạch, rõ ràng

Việc khả năng hiển thị của các quy trình được cải thiện thông qua các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cũng là một lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể được theo dõi trong nháy mắt ngay cả khi nhiều quy trình đang chạy. Các thông tin chi tiết về các lĩnh vực cần cải tiến thông qua các bài báo cáo chuyên sâu về hiệu suất quy trình.

Tự động hóa doanh nghiệp cũng tạo điều kiện giúp quy trình trở nên minh bạch, rõ ràng hơn. Điều này giúp các nhân viên của bạn được thông báo về các nhiệm vụ được giao và khuyến khích họ chịu trách nhiệm hoàn thành công việc đó.

2.7. Tuân thủ các quy định tốt hơn

Việc doanh nghiệp thiếu tuân thủ các quy định của ngành và luật pháp có thể gây ra chi phí rất lớn cho các tổ chức. Những phần mềm tự động hóa quy trình có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định đó một cách dễ dàng. Nhật ký ghi lại tên của những người thực hiện nhiệm vụ, chi tiết về các nhiệm vụ và tiến trình mà họ đã hoàn thành trong đó mỗi khi quy trình chạy tự động. Các nhật ký này có thể sẽ rất hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình đánh giá và chứng minh sự tuân thủ của nhân viên, của chính tổ chức.

Một lợi thế của tự động hóa doanh nghiệp là nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Tự động hóa doanh nghiệp sẽ cung cấp một môi trường không có ma sát, không có tắc nghẽn để giúp cho nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc mà vẫn đảm bảo năng suất công việc theo tiến độ đề ra.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

3. Các hình thức tự động hoá doanh nghiệp

Hiện nay có 3 hình thức tự động hóa phổ biến trong hệ thống doanh nghiệp là tự động hóa Email, đường ống bán hàng và quy trình kinh doanh. Hãy cùng PDCA tìm hiểu về những hình thức tự động hóa trên để có thể lựa chọn hình thức áp dụng vào doanh nghiệp của bạn nhé!

3.1. Tự động hoá email

Theo Wishpond.com, trên toàn thế giới có khoảng 3.2 tỷ tài khoản email và hàng ngày có tới 91% người dùng kiểm tra thư mới. Với những con số trên đã giải thích cho câu hỏi tại sao tự động hóa email lại là một phần không thể thiếu trong nỗ lực tự động hóa của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp nhỏ nâng cao chất lượng dịch vụ, không cần đầu tư nhiều chi phí và thời gian thông qua việc tạo và gửi email tự động cho khách hàng. Bạn chỉ cần tải lên những nội dung Email mẫu và tạo lịch hẹn. Phần mềm tự động thu thập thông tin, tạo ra một Email cá nhân hóa và gửi đi nếu như khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp có một hành động nhất định.

Trước đây công việc này sẽ khiến bạn mất 1 giờ để thực hiện. Bây giờ nhờ vào tự động hóa lại chỉ cần ít phút hoàn thành. Bên cạnh đó bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi được hành động của khách hàng. Rằng họ có mở email không, mở khi nào, mở bao nhiêu lần và có click vào link đính kèm không?

Tự động hóa email chính là tiếp thị qua email. Đây là cách mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đang tận dụng và đạt hiệu quả rất cao. Theo kết quả của một cuộc khảo sát được thực hiện bởi MarketingProfs gần đây, thì có hơn 44% người nhận email sẽ thực hiện ít nhất một lần mua hàng do nhận được email quảng cáo.

3.2. Tự động hoá quy trình kinh doanh

Để thực hiện các quy trình kinh doanh định kỳ doanh nghiệp nên sử dụng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA). Nói cách khác, thay vì để nhân viên thực hiện các công việc đơn giản và lặp lại hàng ngày, phần mềm tự động hóa sẽ giúp họ làm việc đó.

BPA làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân bằng cách số hóa nhiệm vụ trên phần mềm, do ai thực hiện, deadline ra sao. Điều này giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau, gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Để có cái nhìn rõ hơn về tự động hóa quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo qua một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức hiện nay như:

• Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc
• Quy trình tính lương
• Quy trình ra mắt sản phẩm mới
• Quy trình bán hàng
• Quy trình xử lý đơn hàng
• Quy trình chăm sóc khách hàng
• Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng,...

3.3. Tự động hoá đường ống bán hàng

Đường ống bán hàng (Sales Pipeline), đây là một khái niệm kinh doanh có liên quan khách hàng trong quá trình doanh nghiệp bán hàng và họ mua hàng. Đó chính là việc di chuyển khách hàng tiềm năng qua các giai đoạn khác nhau.

Việc sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình bán hàng còn giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi khách hàng tiềm năng đều được tính đến. Thông tin liên hệ và ghi chú của mỗi khách hàng luôn có sẵn trong hệ thống giúp bạn biết được doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo để có thể thực hiện thỏa thuận.

Những dữ liệu đó cũng góp phần giúp doanh nghiệp đưa ra dự báo doanh thu chính xác hơn hoặc tạo ra những cải tiến đáng chú ý trong kinh doanh. Bạn có thể không sử dụng phần mềm để kết thúc giao dịch bán hàng nhưng phần mềm sẽ giúp bạn chốt được nhiều đơn hơn. Bên cạnh đó là góp phần khiến doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động bán hàng ổn định và hiệu quả đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững.

4. 4 bước để thực hiện quy trình tự động hóa doanh nghiệp

Sau đây là 4 bước cơ bản để thực hiện quy trình tự động hóa doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo và áp dụng: 

4.1 Bước 1: Đơn giản hóa

Điều tiên, bạn cần xem xét lại quy trình làm việc của doanh nghiệp. Sâu đó, nhiệm vụ của bạn là làm đơn giản hoá các quy trình đó trở thành những quy trình cụ thể và đơn giản để mọi nhân viên kể cả người mới vào cũng có thể thực hiện ngay khi nhìn vào quy trình.

4.2 Bước 2: Hệ thống hóa

Sau khi đã đơn giản hoá quy trình, việc tiếp theo bạn cần tiến hành là hệ thống hoá quy trình và áp dụng nó vào doanh nghiệp. Đây là bước tốn khá nhiều thời gian nên bạn cần có sự liên kết và phối hợp với trưởng bộ phận và các nhân viên chuyên trách liên quan để hoaf thành sớm. 

4.3 Bước 3: Tối ưu hóa

Khi đã áp dụng quy trình được hệ thống hoá vào doanh nghiệp, hãy đảm bảo rằng nó phải được thực hiện một cách triệt để, bởi tự động hoá có thành không hay không phụ thuộc vào sự quản lý và thực hiện nghiêm túc đến từ phía lãnh đạo và các nhân viên. Trong quá trình áp dụng, bạn cũng cần tối ưu hoá liên tục để tránh mất thời  thời gian, chi phí và nhân sự thực hiện. 

4.4 Bước 4: Nhân bản hóa

Khi đã có một quy trình đầy đủ và hệ thống tự động hoá mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tiếp cận công việc một cách đơn giản. Thì đây chính là lúc bạn có thể nhân bản công việc hay con người nhờ quy trình đầy đủ với sự hướng dẫn cụ thể và sự phối hợp của các phòng bạn. 

Trong thời đại công nghệ hoá của thị trường, các doanh nghiệp cần phải biết cách thích nghi và luôn cải tiến để tạo ra sự khác biệt nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh. Do những yêu cầu phát triển này mà tự động hoá doanh nghiệp trở nên cực kỳ cần thiết để một doanh nghiệp của thể tiến xa hơn trong tương lai. 

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Bài viết liên quan:

• Chu trình PDCA là gì? Quy trình xây dựng chu trình PDCA
• Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

Lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp là giúp doanh nghiệp có thể khai thác tối đa các nguồn lực của bản thân. Vì vậy, nếu chúng ta nắm rõ về tự động hóa doanh nghiệp và các hình thức của nó sẽ giúp bạn dễ áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp. Trên đây, trường doanh nhân PDCA đã cung cấp những thông tin chi tiết nhất liên quan đến hệ thống tự động hóa doanh nghiệp. Hy vọng các thông tin trên hữu ích đối với bạn đọc.