• info@pdca.vn
  • 0899.598.668

Onboarding là gì? Hướng dẫn triển khai quy trình onboarding

Ngày đăng: 28/04/2022

Onboarding là gì mà có thể giúp đội ngũ nhân viên mới dễ dàng hòa nhập với môi trường, văn hóa của doanh nghiệp cũng như nắm bắt công việc nhanh chóng nhất? Trong bài viết này PDCA sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó, cũng như sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về onboarding. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay nhé!

>>>> Tham khảo: Khóa học nhân sự có dành cho lãnh đạo không?

1. Khái niệm onboarding là gì?

Onboarding thường được dùng để đào tạo nhập môn cho các nhân viên mới. Quá trình này nhằm giúp người mới làm quen, tiếp xúc cũng hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nhờ đó, nhân viên mới sẽ biết thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp... Đồng thời, nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc mang lại cao hơn. Qua đó, những đóng góp cho doanh nghiệp cũng được nhân lên đáng kể.

Onboarding thường được dùng để đào tạo nhập môn cho nhân viên mới

>>>> Xem ngay: Khóa học giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Quy trình onboarding hiệu quả tại doanh nghiệp

Để nhân viên mới có thể hòa nhập dễ dàng thì các doanh nghiệp cần có quy trình onboarding hiệu quả. Các mục dưới đây PDCA sẽ giới thiệu về 4 giai đoạn của quy trình này.

2.1 Giai đoạn 1: Pre-onboarding

Pre-onboarding là giai đoạn đầu tiên của quá trình hội nhập. Bắt đầu khi một ứng viên chấp thuận lời đề nghị làm việc và tiến hành thực hiện các thủ tục để đi làm tại công ty. Thời điểm đầu rất quan trọng vì không thể chắc chắn các ứng viên mới sẽ đi làm. Mặc dù, ngay cả một hiểu nhầm nhỏ hoặc thông tin sai lệch cũng có thể làm cho ứng viên nghi ngờ mà không muốn gia nhập tổ chức.

Mặt khác, nếu các ứng viên được cập nhật thông tin về sự phát triển của tổ chức sẽ cảm thấy hào hứng hơn và cũng dễ quyết định gia nhập. Trong giai đoạn Pre-onboarding, hãy giúp các ứng viên hoàn thành tất cả các thủ tục cần thiết. Đây được coi là thời điểm nhạy cảm nhất của các ứng viên. Do đó, doanh nghiệp nên dành thật nhiều thời gian cho thành viên mới.

Pre-onboarding là giai đoạn đầu tiên của quá trình hội nhập

2.2 Giai đoạn 2: Chào đón nhân viên mới (Orientation)

Trong giai đoạn 2, các thành viên mới cần được cung cấp những định hướng để có thể thích nghi. Hãy nhớ rằng các ứng viên có thể không quen bất kỳ ai trong doanh nghiệp và cũng chưa biết cách thức thực hiện công việc. Do đó, đây là lý do tại sao bạn cần cung cấp cho nhân sự mới một cái nhìn rõ ràng về tổ chức.

Thành viên mới cần được định hướng để có thể thích nghi

2.3 Giai đoạn 3: Đào tạo theo vai trò cụ thể

Giai đoạn đào tạo trong quá trình hội nhập là rất quan trọng. Đào tạo cụ thể giúp nhân viên có thể hiểu được về cách làm việc tại doanh nghiệp. Đồng thời, công ty cũng có thể kiểm tra năng lực của nhân viên trong khoảng thời gian đào tạo. Nếu không được đào tạo, nhân viên có thể không biết cần và nên làm những gì.

Vì vậy, nhân sự sẽ cảm giác không hài lòng, dẫn đến tỷ lệ cho nghỉ việc cao. Nhưng nếu kế hoạch đào tạo tuyển dụng được soạn thảo tốt sẽ giúp người mới cảm thấy được chào đón. Bước đầu tiên của khóa đào tạo, bạn cần giúp nhân viên quen với hệ thống nhân sự tại tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp nên đào tạo kết hợp với làm, cũng như đưa ra bài test nhỏ để nhân viên làm quen với áp lực công việc.

Đào tạo cụ thể giúp nhân viên có thể hiểu được về cách làm việc

2.4 Giai đoạn 4: Trợ giúp nhân sự mới

Trợ giúp là giai đoạn cuối cùng của quy trình hội nhập chính. Doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên chuyển từ vai trò của nhân viên mới sang một nhân viên chính thức. Người quản lí cần đặt ra những mục tiêu thông minh giúp cho nhân viên hình dung được cần phải làm gì, chất lượng và năng suất nên như thế nào.

Trợ giúp là giai đoạn cuối cùng của quy trình hội nhập chính

>>>> Xem thêm: 6 nghệ thuật quản lý nhân viên hiệu quả nhất năm 2022

3. Lợi ích của onboarding

Khi đã hiểu được onboarding là gì thì chắc hẳn bạn cũng muốn biết những lợi ích của quy trình này mang lại. Hãy cùng PDCA tìm hiểu về những điểm tốt mà quy trình mang lại nhé!

3.1 Tăng cường trải nghiệm cho nhân viên

Ngày nay, nếu các ứng viên không hài lòng, không thích trải nghiệm cũng như văn hóa doanh nghiệp. Do đó, những người này cũng có thể dễ dàng tìm thấy những cơ hội khác phù hợp hơn. Quy trình onboarding hiệu quả nghĩa là tạo ra những giai điệu cho các trải nghiệm của nhân viên mới. Do đó, các công ty nên tập trung vào văn hóa doanh nghiệp.

Onboarding hiệu quả tạo ra những trải nghiệm đến nhân viên mới

3.2 Tăng mức độ gắn kết nhân viên

Quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp tăng mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Do đó, một thành viên luôn trung thành với tổ chức sẽ đem đến rất nhiều lợi ích cho công ty. Trong quá trình hội nhập, nhân viên sẽ có cơ hội hiểu về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của tổ chức. Thông qua các hoạt động như tham quan, tiếp xúc với nhân sự ở các phòng ban khác. Cũng chính là cơ hội để có phản hồi 2 chiều, cải thiện chất lượng quá trình onboarding. 

Tăng mức độ gắn kết nhân viên với doanh nghiệp

3.3 Giúp giữ chân nhân viên tốt hơn

Trong những năm gần đây, việc "giữ chân" nhân viên chính là mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức. Biến động nhân sự mang lại nhiều tốn kém, nhất là những chi phí để lấp đầy vị trí còn trống, chi phí tuyển dụng. Vậy nên, để tối ưu hóa doanh thu doanh nghiệp cần phải tối đa hóa giá trị lâu dài cho các nhân viên. Do đó, việc thay nhân sự mới trong vòng 90 ngày sẽ lãng phí hơn là thay thế nhân viên cũ đã mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức.

Nên loại bỏ các thủ tục giấy tờ để nhân viên có những trải nghiệm tốt đẹp và tiến hành học hỏi sớm từ các kiến thức trong doanh nghiệp. Tiếp đó, tiến hành quá trình hội nhập của doanh nghiệp sẽ kéo dài trong ít nhất 90 ngày. Nhóm lao động mới đảm bảo rằng sẽ thích nghi và ổn định với vị trí mới, qua đó tăng thêm nhu cầu cũng như mong muốn được gắn bó lâu dài.

Loại bỏ các thủ tục giấy tờ giúp giữ chân nhân viên tốt hơn

3.4 Thu hút nhân tài

Một quy trình hội nhập hấp dẫn sẽ mang đến trải nghiệm hấp dẫn cho nhân viên. Onboarding hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp "giữ chân" các nhân tài mà còn có thể thu hút thêm ứng viên mạnh mẽ. Sau khi cung cấp những trải nghiệm "nhập môn", hãy để nhân viên mới hỗ trợ bằng cách viết đánh giá sơ bộ về Glassdoor.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo các nhân viên mới trong quá trình giới thiệu nhân viên của tổ chức. Phương thức referral được cho là cách nhanh chóng và ít tốn kém hơn so với sử dụng dịch vụ. Vậy nên đây chính là một kênh để tìm nguồn ứng viên chất lượng quan trọng.

Hỗ trợ nhân viên mới bằng đánh giá sơ bộ về Glassdoor

3.5 Đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp

Có đến 69% các công ty đầu tư cho quy trình hội để nhận được đánh giá tốt của nhân viên. Việc chia sẻ thông tin, sứ mệnh, tầm nhìn cũng như giá trị của công ty sớm và thường xuyên sẽ giúp cải thiện vòng đời của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp sử dụng tài liệu truyền thông của nội bộ trong những cuộc họp trực tiếp là cách làm nổi bật câu chuyện của nhân viên. Do đó, thắng lợi của công ty nhằm củng cố thêm giá trị của doanh nghiệp và đảm bảo sự liên kết trong văn hoá.

Sử dụng tài liệu truyền thông nội bộ trong cuộc họp trực tiếp

3.6 Nâng cao năng suất làm việc

Sau quá trình hội nhập hiệu quả, những người mới thường sẽ mất khoảng thời gian nhất định để có thể đạt được năng suất cao nhất. Lúc này, các ứng viên sẽ có thêm thời gian để tìm hiểu tổ chức và xây dựng mối quan hệ trong doanh nghiệp. Qua đó, quy trình hội nhập đúng cách hỗ trợ đẩy nhanh khả năng tăng cường hiệu suất, giảm thời gian để làm quen với nghiệp vụ.

Một quy trình giới thiệu tuyệt vời giúp nhân sự mới làm quen với tổ chức và được tạo điều kiện để xây dựng mối quan hệ giữa các nhân viên và với quản lý. Qua đó, quy trình hội nhập còn bao gồm thiết lập mục tiêu, đăng ký thường xuyên cho người quản lý và phát triển nhân viên để nhân viên biết họ mong đợi điều gì, vị trí của họ và có kế hoạch cải thiện. Chỉ có 21% nhân viên đồng ý nâng cao hiệu suất khi thành viên đã thấu hiểu về cách quản lý, để có thể hoàn thành công việc xuất sắc.

Quy trình hội nhập đẩy nhanh khả năng tăng cường hiệu suất

>>>> Xem thêm: 7 cách tạo động lực làm việc cho nhân viên nhà lãnh đạo giỏi cần biết

4. Sự khác nhau giữa HR Onboarding và Customer Onboarding

HR và customer onboarding có mục tiêu tương đương nhau, đó chính là:

  • HR Onboarding: Doanh nghiệp phải tổ chức đào tạo hội nhập HR onboarding với các nhân sự mới. Ứng viên cần trải qua 4 giai đoạn: Preboarding, chào đón nhân viên mới, đào tạo theo vai trò, cung cấp những trợ giúp cần thiết để ứng viên có thể làm việc hiệu quả.
  • Customer Onboarding: là thuật ngữ trong lĩnh vực dịch vụ phần mềm. Quá trình mà người dùng mới sẽ trải qua để có thể thiết lập, bắt đầu sử dụng dịch vụ. Customer onboarding sẽ bao gồm tất cả quá trình từ khi đăng ký đến khi sử dụng lần đầu tiên. Thêm vào đó, chăm sóc khách hàng thường sẽ nhằm mục đích cung cấp giá trị cho khách hàng sớm nhất có thể. Qua đó, doanh nghiệp cũng đảm bảo khách hàng sẽ không chuyển sang đơn vị đối thủ khi đang trải nghiệm phần mềm.

HR Onboarding và Customer Onboarding là 2 thuật ngữ khác nhau

5. Làm thế nào để thực hiện onboarding hiệu quả

Onboarding là cả một quá trình được thực hiện trước – sau giúp các ứng viên hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc. Các chuyên gia nhân sự đã đưa ra một số lời khuyên sau đây để giúp doanh nghiệp thực hiện đào tạo nhập môn tốt hơn.

5.1 Đón nhân viên mới với nhiều hình thức

Thay vì chào đón newbie bằng một buổi "ra mắt" nhàm chán, bạn nên làm gì đó để không khí vui vẻ hơn. Do đó, bạn không cần dùng những lời giới thiệu trang trọng mà nên trò chuyện thoải mái. Đồng thời, có thể mời nhân viên mới tham gia một bữa tiệc nhỏ hay ăn trưa cùng với mọi người một cách ấm cúng. Trên bảng tin nội bộ cũng nên có thông báo để về thành viên mới: Họ tên, hình ảnh, chức vụ… Như vậy sẽ giúp các nhân viên cũ nếu vắng mặt buổi đó vẫn biết về đồng nghiệp mới.

Trên bảng tin nội bộ cũng nên có thông báo để về thành viên mới

5.2 Đào tạo nhân viên 1 cách bài bản

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có cả một đội ngũ onboarding cho các nhân viên mới. Bởi vì, việc đào tạo nhập môn một cách bài bản cho các nhân viên mới sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:

  • Giúp nhân viên dễ hòa nhập với môi trường, văn hóa doanh nghiệp và nhanh chóng để thể hiện năng lực.
  • Giảm chi phí đào tạo lại.
  • Giảm bớt tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.
  • Khẳng định quy mô và sự chuyên nghiệp.

Đào tạo nhân viên 1 cách bài bản giúp nhân viên phát huy năng lực

5.3 Xây dựng kế hoạch tương lai

Trước khi bắt đầu onboarding, doanh nghiệp cần nắm bắt mục tiêu của nhân viên mới để đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp. Như vậy, các thành viên mới sẽ nỗ lực muốn cống hiến để chứng thực năng lực, có nhiều hơn cơ hội phát triển. Một kế hoạch lâu dài còn giúp doanh nghiệp tìm ra ứng viên tiềm năng để trở thành nhà quản lý. Một điều cần lưu ý là khi doanh nghiệp thực hiện onboarding là phải tạo ra sự thoải mái để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.

Tạo ra sự thoải mái để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập

Những bài viết nổi bật:

Trên đây là những chia sẻ về onboarding là gì và hướng dẫn triển khai quy trình on board trong tuyển dụng sao cho hiệu quả. Nếu bạn còn thắc mắc hay muốn tham gia khóa học, hãy liên hệ ngay với PDCA để đội ngũ tư vấn viên có thể tư vấn nhanh nhất. Cảm ơn quý bạn đọc đã theo dõi bài viết.


Mai Thái Nguyên
Bộ thảm lót sàn 6D mã X2