Onboarding là gì? Quy trình chào đón nhân viên mới hiệu quả

1. Khái niệm onboarding là gì?

Onboarding là quá trình đào tạo nhập môn cho các nhân viên mới. Mục đích là giúp người mới làm quen, tiếp xúc cũng hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nhờ đó, họ sẽ biết thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp,... trong môi trường doanh nghiệp

Đồng thời, nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc mang lại cao hơn. Qua đó, những đóng góp cho doanh nghiệp cũng được nhân lên đáng kể.

>>>> Xem ngay: Khóa học giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Quy trình onboarding hiệu quả tại doanh nghiệp

Cách để nhân viên làm quen với văn hóa và công việc hiệu quả qua quy trình onboarding nghĩa là gì? Các mục dưới đây PDCA sẽ giới thiệu về 4 giai đoạn:

2.1 Giai đoạn 1: Pre-onboarding

Bắt đầu khi một ứng viên chấp thuận lời đề nghị làm việc và tiến hành thực hiện các thủ tục để đi làm tại công ty. 

Gợi ý một số thứ có thể chuẩn bị cho nhân viên mới trước khi đến làm việc như sau:

Trước 1 tuần:

- Cần chuẩn bị chỗ ngồi, đồng phục (nếu có), máy tính cá nhân (nếu có), email công ty,…

- Các giấy tờ, hồ sơ làm việc: thông tin hồ sơ nhân sự, nội quy, hợp đồng thử việc,…

Trước 1 ngày:

- Chuẩn bị tinh thần chào đón tích cực cho nhân viên mới.

- Trang bị đầy đủ nội quy, lịch trình hội nhập nhân viên mới về văn hóa, công việc.

- Có thể chuẩn bị 1 món quà nhỏ.

2.2 Giai đoạn 2: Chào đón nhân viên mới (Orientation)

Trong giai đoạn 2 của quy trình onboarding nhân viên mới, hãy chuẩn bị:

- Giới thiệu về văn phòng, các bộ phận phòng ban, làm quen đồng nghiệp.

- Bàn giao những đồ dùng, công cụ, phần mềm làm việc,… và giúp nhân viên mới làm quen với chúng.

- Trưởng bộ phận có thể gặp mặt để trao đổi nguyện vọng, định hướng cho nhân viên để dễ có thể thích nghi.

Hãy nhớ rằng các ứng viên có thể không quen bất kỳ ai trong doanh nghiệp và cũng chưa biết cách thức thực hiện công việc. Do đó, đây là lý do tại sao bạn cần cung cấp cho nhân sự mới một cái nhìn rõ ràng về tổ chức.

>>> Xem thêm: Khoá học quản trị nhân sự Hà Nội thu hút và giữ chân nhân tài

2.3 Giai đoạn 3: Đào tạo theo vai trò cụ thể

Để nhân viên mới hiểu rõ về môi trường làm việc, đào tạo cụ thể là chìa khóa. Họ sẽ nắm bắt công việc một cách hiệu quả, công ty cũng đánh giá năng lực một cách chính xác.

Nhưng nếu bỏ qua bước đào tạo thì sao?

Nhân viên có thể mất phương hướng, thậm chí có thể dẫn đến việc không hài lòng, kết cục là nghỉ việc.

Tuy nhiên, một kế hoạch đào tạo tốt có thể tạo cảm giác chào đón cho người mới. Trong khóa đào tạo, họ được làm quen với hệ thống nhân sự của tổ chức.

Doanh nghiệp có thể kết hợp đào tạo với công việc thực tế và bài kiểm tra nhỏ giúp nhân viên thoải mái với áp lực công việc.

2.4 Giai đoạn 4: Trợ giúp nhân sự mới

Đây là giai đoạn hỗ trợ chuyển từ vai trò của nhân viên mới sang một nhân viên chính thức.

Người quản lý cần đặt ra những mục tiêu thông minh giúp cho nhân viên hình dung được cần phải làm gì, chất lượng và năng suất nên như thế nào.

Bạn có thể tham khảo mô hình SMART, sẽ rất phù hợp cho cá nhân muốn đặt mục tiêu trong công việc nhé!

>>>> Xem thêm: 6 nghệ thuật quản lý nhân viên hiệu quả không thể bỏ lỡ

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

3. Lợi ích của onboarding

Chắc hẳn bạn đã biết onboarding là gì nhưng có thể chưa hiểu rõ lợi ích to lớn nó mang lại.

Tại sao lại có đến hơn 69% các công ty đầu tư cho quy trình hội để nhận được đánh giá tốt của nhân viên? đ

Đó là bởi onboarding mang  lại lợi ích:

- Tăng cường trải nghiệm cho nhân viên: Onboarding hiệu quả tạo trải nghiệm tích cực cho nhân viên mới, giúp họ hòa nhập nhanh hơn.

- Tăng sự gắn kết nhân viên: Giúp họ hiểu rõ tầm nhìn và giá trị của tổ chức để khiến nhân viên nhanh chóng trở thành một mảnh ghép của tổ chức.

- Giữ chân nhân viên tốt hơn: Nhân viên làm quen công việc và văn hóa doanh nghiệp trong thời gian đầu, giúp họ cam kết lâu dài với công ty.

- Thu hút nhân tài: Tạo cơ hội cho nhân viên mới đánh giá công ty và giới thiệu tổ chức cho người khác, làm tăng khả năng tìm kiếm ứng viên chất lượng.

- Đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp: Hiểu được tầm nhìn sứ mệnh và giá trị công ty sớm giúp cải thiện vòng đời của nhân viên và tạo liên kết trong văn hóa doanh nghiệp.

- Nâng cao năng suất làm việc:Nhân viên hiểu công việc, hiểu tổ chức, họ sẽ mang hiệu suất cao về cho công ty.

>>>> Xem thêm: 7 cách tạo động lực làm việc cho nhân viên nhà lãnh đạo giỏi cần biết

4. Làm thế nào onboarding nhân viên mới hiệu quả?

Onboarding là cả một quá trình được thực hiện trước – sau giúp các ứng viên hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc. Các chuyên gia nhân sự đã đưa ra một số lời khuyên sau đây để giúp doanh nghiệp thực hiện đào tạo nhập môn tốt hơn.

4.1 Đón nhân viên mới với nhiều hình thức

Thay vì chào đón newbie bằng một buổi "ra mắt" nhàm chán, bạn nên làm gì đó để không khí vui vẻ hơn.

Do đó, bạn không cần dùng những lời giới thiệu trang trọng mà nên trò chuyện thoải mái. Đồng thời, có thể mời nhân viên mới tham gia một bữa tiệc nhỏ hay ăn trưa cùng với mọi người một cách ấm cúng.

Trên bảng tin nội bộ cũng nên có thông báo để về thành viên mới: Họ tên, hình ảnh, chức vụ,… để họ cảm thấy được chào đón.

Hơn nữa, các nhân viên cũ nếu vắng mặt buổi đó vẫn biết về đồng nghiệp mới.

4.2 Đào tạo nhân viên 1 cách bài bản

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có cả một đội ngũ onboarding cho các nhân viên mới. Sau đó, chúng ta cũng cần có bài test đào tạo hội nhập để khẳng định sự phù hợp của nhân viên.

Việc đào tạo nhập môn một cách bài bản cho các nhân viên mới sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:

- Giúp nhân viên dễ hòa nhập với môi trường, văn hóa doanh nghiệp và nhanh chóng để thể hiện năng lực.

- Giảm chi phí đào tạo lại.

- Giảm bớt tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.

- Khẳng định quy mô và sự chuyên nghiệp.

4.3 Xây dựng kế hoạch tương lai

Trước khi bắt đầu onboarding, doanh nghiệp cần nắm bắt mục tiêu của nhân viên mới để đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp.

Khi nhân viên thấy đây là môi trường có thể giúp họ đạt được mục tiêu, họ rất muốn cống hiến để chứng thực năng lực, tự tạo cơ hội phát triển cho mình.

Vậy, có kế hoạch chặt chẽ và lâu dài, xem đây là hoạt động quan trọng sẽ  giúp doanh nghiệp tìm ra ứng viên tiềm năng, phát triển họ trở thành những nhà quản lý, bộ phận chủ chốt. 

Không phải tự nhiên mà có thể xây dựng kế hoạch này thật bài bản, ngoài kinh nghiệm, chúng ta cần phải trau dồi các kiến thức chuyên môn, được trải nghiệm thực tế. 

Để tiết kiệm thời gian tìm tòi và chi phí cho việc thử nghiệm, nhà quản trị có thể tham gia ngay khóa học quản lý nhân sự online của PDCA để nhanh chóng áp dụng vào doanh nghiệp.

5. Một số lưu ý về quy trình onboarding

Dưới đây là những lưu ý về onboarding mà các nhà tuyển dụng cần trả lời:

- Thời điểm nào nên bắt đầu tiếp cận nhân viên mới?

- Quy trình Onboarding sẽ kéo dài trong bao lâu?

- Bạn muốn nhân viên mới có ấn tượng gì vào cuối ngày làm việc đầu tiên?

- Người lao động cần hiểu biết gì về văn hóa và môi trường làm việc của công ty?

- Bộ phận nhân sự đóng vai trò gì trong quy trình onboarding? Vai trò của người quản lý trực tiếp và những đồng nghiệp khác là gì?

- Doanh nghiệp muốn đặt mục tiêu gì cho nhân viên mới?

- Việc thu thập ý kiến phản hồi về đo lường thành công của chương trình onboarding được thực hiện như thế nào?

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết nổi bật:

• Các nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc và cách xử lý
• 5 chiến lược giữ chân nhân tài cho các doanh nghiệp hiệu quả

Trên đây là những chia sẻ về onboarding là gì và hướng dẫn triển khai quy trình on board trong tuyển dụng sao cho hiệu quả.

Nếu bạn còn thắc mắc hay muốn tham gia khóa học, hãy liên hệ ngay với PDCA qua hotline: 0899.598.668 để đội ngũ tư vấn viên có thể tư vấn nhanh nhất. Cảm ơn quý bạn đọc đã theo dõi bài viết.