Offboarding là gì? 6 bước trong quy trình offboarding hiệu quả

1. Tìm hiểu offboarding là gì?

Offboarding được hiểu là một quy trình dẫn đến sự tách biệt chính thức giữa một nhân viên và một công ty cụ thể thông qua việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu. 

Hiện nay, offboarding bao gồm tất cả các quyết định và quy trình diễn ra khi một nhân viên nghỉ việc. Việc làm này bao gồm các hoạt động như:

• Tổ chức một buổi tiệc chia tay.
• Thực hiện việc chuyển giao trách nhiệm công việc của nhân viên đó.
• Tiến hành hủy kích hoạt quyền truy cập và mật khẩu nội bộ của công ty đó.
• Có thể chuyển giao thiết bị hỗ trợ cho công việc.
• Thực hiện các cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập những phản hồi của nhân viên đó.

Quá trình này sẽ đảm bảo rằng nhân viên sẽ rời đi với điều kiện tốt và có tâm thế vui vẻ. Bên cạnh đó, quy trình offboarding cũng bao gồm việc phân công lại công việc giữa các thành viên trong nhóm và đào tạo lại nhân sự mới.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

>>>> Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả, chất lượng

2. Tìm hiểu tầm quan trọng của quy trình offboading

Trên thực tế, khi có nhân viên nghỉ việc sẽ dẫn đến hai chiều hướng nhận định như:

• Đầu tiên, nhân viên sẽ bày tỏ những khía cạnh tích cực khi nhắc đến công ty. Người đó sẽ nhiệt tình ca ngợi về nơi làm việc cũ nếu có ai hỏi. Có thể nói, đây là một trường hợp mà công ty nào hiện nay cũng mong muốn đạt được.
• Thứ hai, nhân viên khi nghỉ việc sẽ luôn có những suy nghĩ tiêu cực về công ty. Cá nhân này sẵn sàng hạ thấp uy tín của doanh nghiệp đó bằng những hành động, ngôn từ không đúng mực. 
• Từ đó, chúng sẽ làm ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu cũng như cái tác động xấu đến quy trình tuyển dụng nhân viên sau này.

Chính vì vậy, offboarding xuất hiện nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro khi một nhân viên rời công ty. Có thể nói, việc xây dựng quy trình nghỉ việc là thật sự cần thiết đối với các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay. 

Khi bạn sở hữu một quy trình hiệu quả thì sẽ giải quyết được những vấn đề tiêu cực đã được chúng tôi đề cập ở trên. Đồng thời, các cấp quản lý cũng sẽ hiểu được những khó khăn mà các nhân sự đang gặp phải. Từ đó, mối quan hệ sẽ trở nên tốt hơn và tránh được những rủi ro khi một nhân sự rời công ty.

Ngoài ra, việc xây dựng một quy trình offboarding cũng là cách để công ty thể hiện sự tử tế đối với nhân viên khi họ đã cống hiến làm việc lâu dài với đơn vị. Cách một nhân viên rời đi cũng được chỉn chu như cách mà doanh nghiệp đã từng chào đón họ vào ngày nhận việc.

>>>> Tham khảo:  Bật mí 7 kỹ năng của nhà quản trị cần phải có

3. Quy trình offboarding chi tiết và hiệu quả

Sau khi tìm hiểu về tầm quan trọng của offboarding, nhiều người vẫn thắc mắc các bước để tạo nên quy trình offboarding là gì. Trong phần này, PDCA sẽ chia sẻ các bước để tạo nên quy trình offboarding? Mời bạn đọc cùng theo dõi trong phần dưới đây.

Trên thực tế, mỗi công ty sẽ có một quy trình offboarding khác nhau, điều này còn phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô hoạt động, chức vụ của nhân viên nghỉ việc,… 

Sau đây là những bước cơ bản để tạo nên một quy trình cho nghỉ việc hoàn chỉnh, bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng thực tế vào doanh nghiệp của mình.

3.1 Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc

Xử lý thông tin nghỉ việc là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải thực hiện khi một nhân viên nghỉ việc. Giai đoạn này sẽ bao gồm một số thủ tục cụ thể như sau:

• Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị một hồ sơ kết thúc quá trình làm việc và gửi cho nhân viên để kiểm tra và ký xác nhận.
• Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn nghỉ việc: Tại buổi gặp mặt, doanh nghiệp sẽ biết được những khó khăn mà nhân viên này đang gặp phải cũng như nhận được đánh giá của cá nhân đó về quá trình làm việc, về khối lượng công việc hoặc những phúc lợi của doanh nghiệp,…
• Gửi thông báo cho các thành viên còn lại: Việc một nhân sự nghỉ việc sẽ làm cho nội bộ có những lời bàn tán. Vì vậy, để tránh được các tin đồn thất thiệt đó thì doanh nghiệp phải chủ động thông báo đến các thành viên để củng cố được sự tin tưởng của các nhân viên cũng như không làm ảnh hưởng đến đơn vị.

3.2 Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu liên quan

Bộ phận nhân sự và nhân viên nghỉ việc sẽ được trực tiếp lên danh sách các giấy tờ, thủ tục liên quan đến quá trình offboarding, cụ thể như sau:

Bản cam kết bảo mật thông tin
Thông thường, các nhân viên sẽ được ký bản cam kết khi mới vào nhận việc. Tuy nhiên, các điều khoản này chỉ ràng buộc khi nhân viên vẫn còn làm việc tại cơ quan. 

Chính vì vậy, khi nghỉ việc, bạn phải chuẩn bị bản cam kết bảo mật với đầy đủ các điều khoản cần thiết để có thể đảm bảo dữ liệu, thông tin mật của công ty không bị phát tán ra bên ngoài.

Biên bản bàn giao công việc
Khi nhân viên rời đi sẽ tạo một biên bản bàn giao công việc để doanh nghiệp biết được tình trạng của việc làm và sắp xếp người xử lý. Các thông tin cần thiết trong biên bản sẽ bao gồm các nội dung như:

• Danh sách các đầu việc đã được hoàn thành.
• Danh sách các việc đang khai triển.
• Danh sách các đầu việc vẫn chưa làm.
• Vị trí lưu trữ các tệp tài liệu, dữ liệu đã tích lũy được trong quá trình làm việc.
• Tên tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc quyền sở hữu chung của công ty.

Biên bản bàn giao trang thiết bị
Đối với một số công ty, khi nhân viên nhận việc sẽ được cung cấp một số thiết bị liên quan như laptop, điện thoại hay chìa khóa,…. Chính vì vậy, khi nghỉ việc, cá nhân đó phải có biên bản bàn giao lại tất cả các trang thiết bị, dụng cụ đã được công ty cấp. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu tài sản được cấp bị hư hỏng hay thất lạc. Thực chất, điều này đã được thỏa thuận cụ thể trong biên bản lúc bàn giao nhận.

Giấy tờ về thuế, bảo hiểm
Đối với các tài liệu về thuế hay bảo hiểm thì cần phải có thời gian để chuẩn bị. Nhân viên chỉ có thể nhận được giấy tờ quan trọng này vào những ngày cuối cùng của buổi làm việc. 

Tuy nhiên, vẫn xuất hiện một số trường hợp sau khi đã chính thức nghỉ việc mới có thể nhận được. Nghĩa là vài ngày sau khi nghỉ việc, cá nhân đó sẽ quay lại công ty và hoàn tất các thủ tục giấy tờ về thuế, bảo hiểm.

3.3 Giai đoạn 3: Xây dựng kế hoạch bàn giao công việc

Hiện nay, doanh nghiệp nên có kế hoạch bàn giao khi một nhân sự nghỉ việc. Họ có thể bàn giao lại công việc cho người trong nhóm hoặc nếu tuyển dụng người mới thì cần đặt ra một số vấn đề như:

• Công ty nên tuyển một hay hai người?
• Nên tuyển người đã có kinh nghiệm hay chưa có kinh nghiệm?
• Nhân viên thay thế phải bắt đầu làm việc từ đâu để công việc có thể được giải quyết một cách ổn thỏa.
• Trong danh sách các công việc đã bàn giao, đâu là việc nên giải quyết trước, việc nào có thể hoãn và công việc nào nhân viên cũ phải hoàn thành trước khi nghỉ việc.

Ngoài ra, nếu trường hợp vị trí nghỉ việc rất quan trọng thì bạn có thể tuyển người mới vào làm việc ngay trước khi nhân viên cũ rời đi để họ có thể trực tiếp hướng dẫn, bàn giao công việc ổn thỏa cho nhân viên mới.

>>>> Xem thêm: Khóa học Quản trị nhân sự chuyên nghiệp - Nên học ở đâu?

3.4 Giai đoạn 4: Thực hiện 1 cuộc phỏng vấn thôi việc

Doanh nghiệp cần có một buổi phỏng vấn để hai bên có thể hiểu rõ nhau hơn và tránh các trường hợp bất đồng, tiêu cực xảy ra. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp có thể lắng nghe những quan điểm, nhận xét thẳng thắn về quy trình cũng như môi trường làm việc của công ty từ nhân viên.

Bạn đọc có thể tham khảo một số nội dung trong buổi phỏng vấn dưới đây:

• Công ty sẽ hỏi về quá trình làm việc có những khó khăn, trở ngại gì đối với nhân viên.
• Công ty sẽ bày tỏ lòng thành muốn biết lý do vì sao nhân sự lại xin nghỉ việc.
• Cần có những góp ý, nhận xét của nhân viên về công ty và đồng nghiệp,…
• Hỏi về nguyện vọng của nhân sự sau khi quyết định nghỉ việc.

Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, hãy gửi ngay các thông tin hữu ích đến hệ thống quản lý. Những trường hợp có vấn đề thì có thể thay đổi để công tác vận hành ngày càng hoàn thiện hơn.

3.5 Giai đoạn 5: Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thay đổi mật khẩu hoặc khóa các tài khoản liên quan mà nhân viên cũ có thể truy cập để tránh những rủi ro ảnh hưởng xấu đến công ty. Các doanh nghiệp có thể làm một số công việc như sau:

• Hủy bỏ toàn bộ quyền truy cập vào các tài khoản và hệ thống nền tảng trong nội bộ.
• Đổi mật khẩu tất cả các tài khoản mà nhân viên cũ có quyền được truy cập.
• Đưa nhân viên cũ ra khỏi các ứng dụng quản lý làm việc của công ty sau khi kết thúc.
• Trường hợp nhân viên đang làm việc với khách hàng thì doanh nghiệp cần liên hệ với đối tác để thông báo cho họ về sự thay đổi nhân sự.

3.6 Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình offboarding

Có thể thấy, kết thúc quy trình offboarding bằng một buổi tiệc chia tay là vô cùng hợp lý. Đây sẽ là dịp để có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên và cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. 

Hơn nữa, điều đó cũng giúp nhân viên đó biết rằng họ vẫn được tôn trọng, những đóng góp của họ đối với công ty luôn được ghi nhận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể gửi thư giới thiệu đến những đơn vị, công ty khác để nhân viên cũ có thể tìm được nơi làm việc mới để phát triển bản thân hơn.

>>>> Tham khảo:  Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

4. Tại sao công ty cần có quy trình offboarding bài bản?

Không hiếm các công ty đến thời điểm hiện tại vẫn chưa xây dựng một quy trình giải quyết nghỉ việc một cách bài bản. Nhân viên cũng không nắm được họ sẽ phải hoàn tất các thủ tục gọi là hợp lệ khi muốn nghỉ việc mà chủ yếu phụ thuộc vào sự "tử tế" của người giải quyết. 

Mặt khác, một số công ty còn xem những nhân viên sắp nghỉ việc là người thiếu sự trung thành, là không còn giá trị, không đem lại lợi ích cho đơn vị nữa.

Đặc biệt, nếu bạn đang làm nhân sự tại các công ty như vậy thì sẽ gặp các khó khăn vì những luật rừng, mọi thứ đều phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của những người đứng đầu. Mặc dù luật lao động hiện nay vẫn có những quy định nghiêm ngặt, tuy nhiên họ vẫn cứ làm khó dễ những nhân viên muốn nghỉ việc. 

Chúng ta thường gặp tình huống này ở một số công ty gia đình. Cho nên, việc có một quy trình giải quyết nghỉ việc sẽ phần nào giải quyết được điều này.

Quy trình nghỉ việc hay còn gọi là Offboarding Process còn giúp giảm thiểu tối đa sự gián đoạn giữa công việc mà người đang phụ trách sắp nghỉ do được bàn giao hướng dẫn cho người tiếp nhận sau đó.

Doanh nghiệp cần nâng cao trải nghiệm của nhân viên bao gồm cả khi họ rời đi. Công ty vẫn nên giữ mối quan hệ tốt với họ bởi biết đâu sau này họ sẽ là một khách hàng tiềm năng, giới thiệu nhân viên khác khi nhân sự đó hài lòng hoặc có thể quay trở lại làm việc ở một thời điểm thích hợp nào đó.

Đồng thời, giải quyết nghỉ việc bài bản sẽ thể hiện rõ mức độ quy trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp đó có tốt hay không tốt. Điều này cũng góp phần nâng cao hình ảnh, danh tiếng của công ty.

Vì có thể sau khi làm việc tại nơi khác, họ vẫn luôn có cái nhìn tốt về nơi đã từng gắn bó ở bất cứ đâu, bất cứ dịp nào trên các kênh mạng xã hội, các cuộc phỏng vấn trên truyền hình hay truyền miệng với các hội nhóm có chuyên môn trong ngành,...

Những bài viết liên quan:

• Kaizen là gì? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen

• TOP 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Trên đây là tất cả thông tin về Offboarding là gì mà trường đào tạo CEO PDCA đã chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng rằng, qua bài viết, bạn đã có góc nhìn tổng quát về Offboarding cũng như tầm quan trọng của chúng. Nếu các bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm các chủ đề khác thì hãy theo dõi website của PDCA để cập nhật thêm các kiến thức bổ ích nhé!