4 bước xây dựng quy chế lương thưởng hiệu quả năm 2023

1. Quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp là gì?

Quy chế lương thưởng là do doanh nghiệp thiết lập, quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động như tiền thưởng, phụ cấp hay các khoản hỗ trợ phúc lợi khác. Từ đó xác định được cách tính lương, hình thức, thời hạn trả lương cho người lao động khi tham gia làm việc tại công ty.

>>>> Tham khảo: Khóa học giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Vai trò của quy chế lương thưởng trong công ty

Quy chế lương thưởng luôn là vấn đề được nhân viên trong công ty quan tâm hàng đầu. Nó đóng vai trò quan trọng là:

Đối với công ty:
- Chế độ lương thưởng là quy định mà người lao động được nhận khi mà làm việc tại công ty.

- Quy chế lương thưởng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lao động về thưởng lương và chế độ dành cho người lao động.

Đối với nhân viên:

- Đảm bảo nhu cầu chi tiêu cho đời sống của nhân viên. Từ đó họ yên tâm làm việc và cống hiến giá trị của mình cho công ty.

- Khuyến khích nhân viên làm tốt công việc, từ đó mang lại hiệu suất cao và hoàn thành kế hoạch, mục tiêu đề ra của công ty.

3. Chế độ lương thưởng bao gồm những gì?

Trước khi xây dựng quy chế lương thưởng, doanh nghiệp nắm rõ được một số nội dung cơ bản sau:

Đối tượng áp dụng: Có thể xây dựng cho toàn bộ nhân sự trong công ty hoặc riêng lẻ cho từng phòng ban, bộ phận nếu cần.

Căn cứ pháp lý: Căn cứ vào Bộ Luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành kết hợp với điều lệ hoạt động và tổ chức của từng công ty. Ngoài những điều trong quy định của pháp luật thì mỗi công ty sẽ có xây dựng quy chế trả lương, quy chế thưởng và các nội dung liên quan khác sao cho phù hợp nhất.

Các định nghĩa, khái niệm: Nhằm giúp người đọc, người thi hành không bị hiểu nhầm hoặc hiểu sai.

Tổng thu nhập được nhận: Phần này nên diễn giải cụ thể thu nhập người lao động sẽ bao gồm những khoản nào. 

Ví dụ:

Thu nhập = Lương cơ bản + Phụ cấp + Hỗ trợ khác – Các khoản giảm trừ

• Xây dựng quy chế lương cơ bản bao nhiêu?
• Phụ cấp gồm những khoản cụ thể nào?
• Quy định rõ ràng về lương làm thêm giờ, lương làm đêm, lương thưởng làm ngày lễ tết,…

Ngày nghỉ được hưởng lương: Có quy định những ngày nghỉ được hưởng nguyên lương
(nghỉ lễ tết, nghỉ kết hôn…).

Lương ngày phép: Quy định lương này được tính trên lương cơ bản hay tổng lương?

Khoản hỗ trợ khác: Có cách tính cụ thể.

Thời gian và hình thức trả lương: Quy định ngày bao nhiêu trả lương và hình thức chuyển khoản hay tiền mặt.

Chế độ tăng lương: Có quy định thời gian xem xét nâng bậc lương, các quy định rõ ràng về đối tượng được nâng bậc lương hàng năm.

Các khoản giảm trừ: Các khoản phạt cũng theo đúng quy định của Luật và công khai với người lao động.

Lương thưởng tháng 13: Phải làm rõ ràng cơ chế này mới thu hút được người lao động hơn.

Các chính sách phúc lợi: Phúc lợi cho các ngày nghỉ lễ trong năm, quà sinh nhật, thăm hỏi, hiếu hỉ, ốm đau, du lịch,… Có những công ty ban hành chính sách riêng chứ không đưa vào quy chế lương thưởng.

Công tác phí: Có thể gộp chung vào quy chế lương thưởng hoặc tách ra thành một văn bản độc lập.

4. Cách xây dựng chế độ lương thưởng

Trong phần này, PDCA sẽ hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp phù hợp. Dưới đây là các bước giúp xây dựng quy chế lương thưởng vô cùng hiệu quả mà được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

4.1 Bước 1: Trưng cầu ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp về quy chế lương thưởng

Để xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng nhằm đáp ứng mong muốn và quyền lợi của người lao động cũng như đảm bảo được lợi ích của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động cần tổ chức các cuộc họp để thu thập được ý kiến của người lao động về các vấn đề liên quan đến quy chế lương thưởng và phụ cấp trong doanh nghiệp.

Thông qua cuộc thăm dò ý kiến này, doanh nghiệp sẽ có cơ sở và định hướng để xây dựng chế độ lương thưởng phù hợp. Điều này sẽ dựa trên những vấn đề mà người lao động đóng góp như: 

- Mong muốn, quan điểm của người lao động về sự hợp lý và công bằng trong cách tính lương thưởng phù hợp với tính chất công việc, thâm niên công tác cũng như năng lực làm việc.

- Những ưu điểm cũng như điểm hạn chế trong cơ chế lương thưởng đang được áp dụng.

- Những vấn đề đang gặp phải và biện pháp giải quyết.

4.2 Bước 2: Tiến hành xây dựng và soạn thảo quy chế lương thưởng

Sau khi đã thu thập được những ý kiến đóng góp của người lao động cũng như căn cứ và tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp. Lúc này, cách xây dựng quy chế lương thưởng dựa trên những yếu tố sau:

- Xác định đơn giá và quỹ tiền lương kế hoạch cả năm.

- Xây dựng hệ thống chức danh công việc và hệ số dãn cách giữa các chức danh. Điều này nhằm đảm bảo sự hợp lý trong cách tính lương giữa vị trí cao nhất và thấp nhất trong công ty.

- Xây dựng công cụ đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng và xử phạt.

- Xác định cách thức tính trả lương với từng người lao động phù hợp với tính chất công việc.

- Quy định về cách tính lương và thời điểm trả lương hàng tháng cũng như chính sách lương đặc biệt được áp dụng trong công ty.

4.3 Bước 3: Ban hành và áp dụng quy chế lương thưởng

Sau khi có được quy chế lương thưởng, phụ cấp rõ ràng và minh bạch. Doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp phổ biến và lấy ý kiến đánh giá chung của nhân viên công ty. Điểm quan trọng cần lưu ý là quy chế lương thưởng, phụ cấp với cách tính lương rõ ràng, cách trả lương hợp lý cùng với những chính sách trợ cấp, đãi ngộ phù hợp được phổ biến đến người lao động. Điều này sẽ giúp hạn chế những bất bình, mâu thuẫn giữa những người lao động trong công ty.

Vì vậy, việc ban hành và áp dụng quy chế lương thưởng sẽ dễ được đón nhận và tuân thủ bởi người lao động. Đây cũng là yếu tố khuyến khích và gia tăng năng suất lao động trong công ty. 

4.4 Bước 4: Đánh giá, sửa đổi và bổ sung quy chế lương thưởng phù hợp với tình hình hoạt động của công ty

Quy chế tiền lương, phụ cấp và chính sách trả lương cần có sự thay đổi và điều chỉnh phù hợp với tình hình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. 

Vì vậy, trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp luôn cần có những xem xét, đánh giá, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với những yêu cầu mới của công ty. Việc điều chỉnh và bổ sung quy chế là điều tất yếu giúp duy trì hoạt động và phát triển của công ty trong môi trường cạnh tranh hiện nay.

5. Xây dựng quy chế lương thưởng cần quan tâm những yếu tố nào?

Dựa theo vào ngành nghề hoạt động, môi trường kinh doanh, quy mô hoạt động,... của từng doanh nghiệp mà chế độ lương thưởng sẽ được xây dựng với tiêu chí khác nhau.Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau khi xây dựng quy chế lương thưởng:

5.1 Quy chế lương thưởng phải tuân thủ các quy định của pháp luật lao động

Để tránh việc vi phạm pháp luật lao động, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và tìm hiểu các quy định của luật pháp trong các vấn đề liên quan đến người lao động. Các công ty cần tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về mức lương tối thiểu vùng, lương thử việc, bảo hiểm xã hội,...

Đặc biệt, doanh nghiệp cũng cần lưu ý trong việc quy định những khoản phụ cấp chức danh cũng như các phúc lợi khác cho người lao động. Thực hiện đúng quy định về mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động và người sử dụng lao động.

5.2 Quy chế lương thưởng cần phản ánh ý kiến của người lao động trong công ty

Người lao động là nhân tố quan trọng trong việc xây dựng và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần lắng nghe những ý kiến đóng góp của nhân viên để dung hòa giữa quyền lợi của người lao động và công ty.

Doanh nghiệp cần tổ chức những cuộc họp để lấy ý kiến của người lao động để biết được những ưu, nhược điểm của quy chế lương thưởng đang áp dụng. Khi hiểu được mong muốn và nguyện vọng của người lao động sẽ giúp công ty tránh được những sai lầm mang tính áp đặt và chủ quan. Đồng thời làm cho người lao động cảm thấy được tôn trọng và tạo ra tính gắn bó lâu dài giữa người lao động và doanh nghiệp.

5.3 Quy chế lương phải phù hợp với thị trường lao động bên ngoài

Người lao động thường có tâm lý so sánh mức lương giữa các đơn vị với cùng vị trí công việc. Điều này dẫn đến tâm lý bất mãn, cảm thấy mình không được trả lương thỏa đáng dẫn đến tình trạng nhảy việc của nhân viên. Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần tìm hiểu về mặt bằng chung của mức lương trên thị trường cũng như mức lương của đối thủ cạnh tranh để có chính sách xây dựng quy chế lương thưởng phù hợp.

>>>> Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Những lưu ý cần biết về quản trị nhân sự

5.4 Lương thưởng phản ánh tính chất đặc thù của công việc và chức danh quan trọng

Doanh nghiệp cần có sự sàng lọc và phân loại người lao động trong công ty theo yêu cầu công việc, năng lực và trình độ chuyên môn. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp xác định rõ nhóm lao động ở vị trí công việc nào hay nhóm chức danh nào để định hướng được mức ưu tiên hợp lý trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa biết cách phân loại nhân sự thì khóa học quản trị nhân sự là giải pháp hữu hiệu dành cho bạn. 

5.5 Quy chế lương thưởng theo thâm niên và kết quả làm việc

Lương thưởng cũng căn cứ trên kết quả làm việc và giá trị công việc mà người lao động mang lại cho doanh nghiệp. Đây là điều rất cần thiết vì nó sẽ giúp người lao động cảm thấy thỏa đáng với những đóng góp của mình và tạo động lực làm việc tốt hơn. 

Bên cạnh yếu tố kết quả làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý đến yếu tố như số năm công tác, kinh nghiệm làm việc,... để có cơ chế trả lương phù hợp.

5.6 Quy chế lương thưởng cần thể hiện đơn giá và quỹ tiền lương kế hoạch cả năm

Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần dự báo quỹ tiền lương phù hợp. Việc xác định được tỷ lệ giữa số tiền lương cần chi trả cho người lao động trên tổng doanh thu chính là cơ sở để xác định mức lương cơ bản cho các nhóm chức danh. Đây là căn cứ để xây dựng quy chế lương thưởng, tính lương khoán trên doanh thu hay lương theo đơn vị sản phẩm.

Để tìm hiểu kỹ hơn về cách xây dựng quy chế lương thưởng. Trong Khóa học giải phóng lãnh đạo, PDCA cùng các chủ doanh nghiệp khác làm phần này rất kỹ vì lương nhân viên là một trong những khoản chi phí lớn của công ty. Càng rõ ràng bao nhiêu thì chi phí càng tối ưu bấy nhiêu và lợi nhuận công ty sẽ bền vững hơn.

Những bài viết nổi bật nhất:

• Onboarding là gì? Hướng dẫn triển khai quy trình onboarding
• Top 10 nghệ thuật quản lý nhân viên hiệu quả nhất năm 2022

Như vậy việc xây dựng chế độ lương thưởng phù hợp là điều cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Hy vọng những kiến thức mà trường đào tạo CEO PDCA mang lại sẽ giúp các chủ doanh nghiệp biết cách xây dựng quy chế lương thưởng phù hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay ý kiến đóng góp nào thì hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0899.598.668 để đội ngũ tư vấn miễn phí.