Nghệ thuật giao việc cho nhân viên hiệu quả không nên bỏ qua

 1. Các nguyên tắc giao việc cho nhân viên là gì?

Giao việc cho nhân viên cũng cần những quy định riêng để tăng hiệu quả phân chia công việc. Dưới đây là những nguyên tắc giao việc cho nhân viên mà PDCA tổng hợp được như sau: 

1.1 Giao việc đúng với khả năng của nhân viên

Mỗi cá nhân đều có những thế mạnh và điểm hạn chế riêng. Nhà quản lý có kỹ năng giao việc cho nhân viên là biết quan sát, tìm hiểu để phát hiện ra những ưu và nhược điểm của từng cá nhân. Từ đó, người lãnh đạo sẽ phân chia công việc nhằm giúp nhân sự phát huy được thế mạnh và khắc phục nhược điểm. Với đích đến cuối cùng, giao việc đúng với khả năng của nhân viên làm tăng hiệu suất công việc của cá nhân và tập thể.

1.2 Phân chia công việc rõ ràng, deadline cụ thể

Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả không thể thiếu để tránh xảy ra tình trạng mâu thuẫn trong nội bộ, người quản trị cần chia việc rõ ràng và công khai. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần lưu ý những yêu cầu của dự án đối với công việc của nhân viên.

Đồng thời, cột mốc deadline cụ thể là bước quan trọng để xây dựng văn hóa làm việc khoa học. Do đó, việc đưa ra thời gian hợp lý giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn nhân lực.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

1.3 Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

Kiểm tra tiến độ là công việc cần thiết để giám sát nhằm thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo không nên can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới. Do đó, việc kiểm tra cần linh động xem xét và đánh giá công việc dựa trên kết quả thay vì dựa vào quá trình.

1.4 Đánh giá và rút kinh nghiệm kịp thời

Nguyên tắc giao việc cho nhân viên cuối cùng nhưng cũng quan trọng không kém đó là quản lý tổng kết. Nhiệm vụ này đánh giá sau khi hoàn thành công việc đã thực hiện. Người quản lý cần nhìn nhận, đánh giá một cách khách quan hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, nhân viên sẽ được nhắc nhở hoặc tổ chức khen thưởng một cách xứng đáng. Điều này sẽ giúp người lãnh đạo dẫn dắt đội nhóm hiệu quả hơn.

>>>> Tham khảo: Khóa học giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Quy trình giao việc cho nhân viên

Quy trình giao việc cho nhân viên tưởng chừng như đơn giản nhưng thật ra cũng cần có những sự chuẩn bị chi tiết. Từ đây giúp quá trình làm việc được thông suốt, không bị nhập nhằng giữa các bên. Quy trình giao việc có 3 bước cơ bản, bao gồm:

2.1 Bước 1: Chuẩn bị bằng cách làm rõ các vấn đề sau:

• Mô tả chi tiết công việc nhân viên cần hoàn thành:

• • Mục tiêu của công việc là gì?
  • Tại sao nhân viên này là người được giao công việc mà không phải là người khác?
  • Thời gian bắt đầu và kết thúc.
  • Những yêu cầu cần đáp ứng đối với công việc là gì? 

• Khối lượng công việc có phù hợp với năng lực của nhân sự không? Cần kiểm tra để tránh gây quá tải và căng thẳng cho cấp dưới.
• Có cần đào tạo thêm kỹ năng hay chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên hoàn thành công việc không? 
• Quản lý sẽ giao việc như thế nào để nhân viên vui vẻ?

• • Cấp quản lý cần hiểu rõ nhân viên trong công việc có ưu & nhược điểm gì, năng lực ra sao và động lực làm việc là gì để có hướng giao việc hợp lý.
  • Người giao việc cần xác định tại sao lại tin tưởng quy trình giao việc cho nhân viên.
  • Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên sẽ nhận được gì nếu làm tốt?

Nói lý thuyết thì khá là khó hình dung, để thực hành giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả nhất, các chủ doanh nghiệp và các cấp trưởng phòng, quản lý có thể tham gia khóa học nhân sự của PDCA. Thời gian học không quá mất nhiều thời gian nhưng có hiệu quả ngay, tốt hơn so với việc phải mất thời gian nỗ lực kiểm thử rồi tối ưu.

2.2 Bước 2: Giao việc

Việc đầu tiên người quản lý cần làm trong bước giao việc cho nhân viên là sắp xếp một buổi gặp mặt trực tiếp hoặc online giữa các cấp. Từ đây, mọi người có thể làm rõ và thống nhất những vấn đề liên quan đến công việc như: 

• Trao đổi sâu hơn về mục tiêu của công việc.
• Mức độ trao quyền cho nhân viên sẽ như thế nào? Cụ thể là trong tình huống nào nhân viên có thể quyết định mà không cần sự thông qua của quản lý ?
• Nhân viên có thể yêu cầu và sử dụng nguồn lực nào? Trong những hoàn cảnh cụ thể ra sao?
• Thống nhất về thời gian bắt đầu, kết thúc, báo cáo định kỳ để quá trình thực hiện công việc của nhân viên và việc giám sát, đánh giá của quản lý diễn ra thuận lợi.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

2.3 Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc

Không thể kể bước quan trọng trong quy trình giao việc cho nhân viên là quản lý cần theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện thường xuyên. Điều này giúp người lãnh đạo đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian. Đồng thời, việc theo dõi và kiểm tra có thể đưa ra phương án giải quyết kịp thời.

Tùy thuộc vào năng lực của nhân viên mà người quản lý cần lựa chọn cách kiểm soát công việc phù hợp. Tuy nhiên, người giám sát không nên can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới.

>>>> Tham khảo: Mô hình ASK là gì? Tìm hiểu về mô hình đánh giá năng lực

3 Lợi ích của việc giao việc cho nhân viên đúng cách

Khi các nhà lãnh đạo hiểu được cách giao việc cho nhân viên như thế nào là đúng. Chắc chắn rằng, lợi ích của nhiệm vụ này nhận lại là không hề nhỏ. Cùng PDCA nêu ra một vài ví dụ điển hình dưới đây nhé!

3.1 Công việc được hoàn thành tốt nhất

Giao nhiệm vụ đúng người thì công việc được hoàn thành với kết quả tốt nhất. Thậm chí, trong một số lĩnh vực mà người quản lý không hiểu rõ hay thành thạo bằng cấp dưới thì đây là lựa chọn hợp lý nhất để đem lại năng suất công việc cao cho doanh nghiệp.

3.2 Quản lý cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian

Khi nhà quản lý ôm đồm quá nhiều việc sẽ mất đi cái nhìn tổng thể, đánh giá nhạy bén những sự việc đang xảy ra trong doanh nghiệp, biến động trên thị trường hay phân tích đối thủ. Từ đây, các nhà điều hành không thể đưa ra những quyết định, điều chỉnh hoạt động phù hợp với bối cảnh hiện tại.

Việc trao quyền và giao việc sẽ giúp nhà lãnh đạo tối ưu việc sử dụng thời gian, tránh mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị không cao. Để hiểu rõ về kỹ năng trao quyền cũng như quản trị nhân sự, bạn có thể học ngay khóa học về quản lý nhân sự của PDCA. 

3.3 Tạo ra đội ngũ kế cận

Thông qua quá trình giao việc cho nhân viên, quản lý sẽ biết được năng lực thực chất của nhân sự .Từ đây, các nhà điều hành có thể lên kế hoạch xây dựng, phát triển đội ngũ tiềm năng.

Bên cạnh đó, cá nhân thực hiện công việc được giao cũng là cách để rèn luyện những kỹ năng và trau dồi chuyên môn. Do đó, nhân viên sẽ có động lực và cơ hội để phát triển bản thân nâng cao năng suất làm việc.

3.4 Tạo động lực cho nhân viên

Thể hiện sự tin tưởng của cấp quản lý cũng là một cách tạo động lực cho nhân viên. Chính vì, khi nhân viên cảm thấy bản thân có giá trị nhất định trong đội nhóm. Một cách tự nhiên, nhân viên sẽ có động lực để tự trau dồi và nỗ lực làm việc ở các dự án tiếp theo.

3.5 Giảm bớt căng thẳng trong công việc

Khi người lãnh đạo có quá nhiều công việc phải xử lý sẽ dẫn đến tình trạng quá tải, căng thẳng trong công việc. Ngoài ra, một khi làm việc trong trạng thái căng thẳng thì hiệu quả công việc sẽ giảm đi một cách đáng kể.

3.6 Hiệu quả ngay cả khi không làm việc trực tiếp

Khi quá trình trao quyền và giao việc được quản lý thực hiện đúng cách, đúng quy trình thì sẽ đạt hiệu quả công việc cao. Ngay cả trong những trường hợp quản lý và nhân viên không làm việc trực tiếp với nhau.

>>>> Tham khảo: Làm thế nào để xây dựng quy chế lương thưởng công bằng

4. Hậu quả khi giao việc không đúng

Giao việc cho cấp dưới tưởng chừng như là một công việc đơn giản nhưng không phải nhà quản lý nào cũng biết giao việc phù hợp. Bên cạnh đó, khi giao việc không đúng sẽ mang lại một số hậu quả như:

• Không tối ưu được quỹ thời gian và hiệu quả công việc: Giao việc không đúng sẽ khiến công việc bị trì hoãn và làm giảm hiệu quả công việc chung của cả đội nhóm.
• Quy trình làm việc chung bị ngưng trệ và tạo hiệu ứng “Cổ chai” (Bottleneck): Khi giao việc không đúng sẽ ảnh hưởng dây chuyền làm việc phía sau, tạo hiệu ứng “Cổ chai”.
• Tạo nên môi trường áp lực, căng thẳng: Người quản trị phải đối mặt với nguy cơ chậm tiến độ ảnh hưởng đến công việc của cả công ty. Ngoài ra, nhà lãnh đạo còn phải chịu những hậu quả từ việc chọn người không phù hợp.
• Đánh mất sự tin tưởng của cấp dưới: Mất đi cơ hội xây dựng đội ngũ nhân viên tiềm năng dẫn đến không phát triển được doanh nghiệp về lâu về dài.

Những bài viết liên quan nhất:

• Tổng quan về phương pháp Kanban trong quản lý công việc
• Quản trị nhân sự là gì? Những lưu ý cần biết về quản trị nhân sự

Tóm lại, giao việc cho nhân viên tưởng chừng như đơn giản nhưng thật ra đòi hỏi người quản lý cần có nhiều kiến thức và kỹ năng trong việc quản trị nhân sự. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng quản trị nhân sự, quản lý doanh nghiệp thì có thể liên hệ ngay trường đào tạo doanh nhân Việt Nam PDCA để đội ngũ tư vấn trực tiếp nhé!