Kanban là gì? 4 bước ứng dụng phương pháp Kanban

1. Kanban là gì?

Kanban là một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn do Taiichi Ohno - Một kỹ sư công nghiệp tại Toyota (Nhật Bản). Ông đã phát triển Kanban để cải thiện hiệu quả sản xuất. Phương pháp Kanban được lấy tên từ các thẻ theo dõi quá trình sản xuất trong nhà máy. Kanban còn được gọi là hệ thống bảng tên Toyota trong ngành công nghiệp ô tô.

Kanban hiện tại đã trở thành một công cụ hiệu quả để hỗ trợ vận hành toàn bộ hệ thống sản xuất, đây được coi là phương pháp tuyệt vời để thúc đẩy cải tiến.

Mục tiêu của phương pháp Kanban là hạn chế tích tụ hàng tồn kho dư thừa tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sản xuất. Các giới hạn về số lượng mặt hàng đang chờ tại các điểm cung cấp được thiết lập và sau đó được giảm xuống khi những điểm không hiệu quả được xác định và loại bỏ. Bất cứ khi nào vượt quá giới hạn, điều này chỉ ra sự kém hiệu quả cần được giải quyết.
 

1.1 Bảng Kanban

Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bản Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì sẽ được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

1.2 Thẻ Kanban

Thẻ Kanban là hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Nó là yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang trong quá trình thực hiện. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như tóm tắt về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn,..

>>>> Tham khảo: Khóa học đào tạo giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Phương pháp Kanban được xây dựng như thế nào? 

Phương pháp này được xây dựng và áp dụng khá nhiều trong công việc. Tuy nhiên, để có thể tạo nên phương pháp đạt hiệu quả công việc tối đa thì doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Chi tiết được truyền từ công đoạn này sang các công đoạn sau.
• Phải nhận được Kanban trước khi bắt đầu công việc.
• Trên các thùng hàng trong dây chuyền sản xuất phải có một thẻ Kanban ghi rõ các thông tin về chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng.
• Mỗi thùng, mỗi khay chứa hàng cần đảm bảo đúng số lượng quy định.
• Những chi tiết chưa đạt hay phế phẩm không được giao cho các công đoạn sau.
• Cần phải giảm bớt thời gian giữa các lần giao hàng và số lượng Kanban.

>>>> Tham khảo: Quản trị nhân sự là gì? Những điều cần biết về quản trị nhân sự

3. Lợi ích của phương pháp Kanban 

Mô hình Kanban chính là một "thần dược" cho các nhà quản lý để điều hành hiệu quả một doanh nghiệp. Vậy lợi ích của phương pháp Kanban là gì? Để giải đáp câu hỏi này, mời bạn đọc cùng tham khảo trong bài viết dưới đây.

3.1 Xây dựng kế hoạch linh hoạt

Áp dụng Kanban nghĩa là một nhóm dự án sẽ chỉ tập trung và tiến hành các công việc được bàn giao. Bắt buộc phải hoàn thành công việc trước bạn mới được chuyển đến các công việc tiếp theo. Nhờ đó, các thành viên có thể sắp xếp lại công việc đang tồn đọng ở bên ngoài các hạng mục công việc mà không sợ ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.

3.2 Số liệu trực quan

Số liệu trực quan là những giá trị cốt lõi giúp bạn tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và hiệu suất của nhóm sau mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ nhằm bảo đảm năng suất làm việc của nhóm đang được cải thiện liên tục. Cũng bởi vậy, bạn sẽ dễ dàng phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình và loại bỏ chúng.

3.3 Ít bị tắc nghẽn

Kanban tuy sẽ hỗ trợ bạn làm việc đa nhiệm nhưng có lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc. Đó cũng là lý do tại sao Kanban có một nguyên lý về việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện. Áp dụng nguyên lý này sẽ giúp bạn tăng được thời gian dự phòng và giảm tắc nghẽn đáng kể trong quá trình làm việc của nhóm.

3.4 Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục được hiểu là quá trình làm việc với khách hàng về một tiến trình phát hành sản phẩm một cách thường xuyên. Đồng thời, khi áp dụng Kanban vào công việc, chuyển giao liên tiếp được hoàn hảo hơn nhờ vào việc cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc. Do đó, điều này cũng giúp tăng hiệu quả công việc.

3.5 Rút ngắn thời gian chu kỳ làm việc

Thời gian chu kỳ làm việc được tính từ thời điểm bắt đầu công việc cho đến khi hoàn thành. Áp dụng Kanban, bạn có thể rút ngắn thời gian thực hiện. Nhóm dự án sẽ bảo đảm về việc hoàn thành các nhiệm vụ được phân chia theo đúng quy trình chiến lược. Không cần lo lắng việc không đủ thời gian hoàn thành công việc.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

>>> Xem thêm: Khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp dẫn doanh nghiệp về đích

4. Nội dung phương pháp Kanban 

Phương pháp này được dùng như một công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà các bộ phận trong doanh nghiệp cần làm để tối ưu hiệu quả công việc. Do đó, cách hữu hiệu và đơn giản nhất là note lại trong những tờ giấy màu và dán lên trên tường hoặc bảng trắng. Đồng thời, Kanban là một công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất. Mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với công việc và phân chia một cách cụ thể.

Một Kanban đúng chuẩn cần được xây dựng theo các nguyên tắc sau:

• Công việc được thực hiện đúng quy trình, truyền từ công đoạn trước
• Bắt buộc phải nhận Kanban trước rồi mới bắt đầu sản xuất
• Mỗi thùng hàng cần chứa một thẻ Kanban ghi sẵn: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng sản phẩm
• Mỗi thùng hàng cần chứa đúng sản lượng quy định, không thừa không thiếu
• Không giao những chi tiết hoặc phế phẩm cho các công đoạn sau
• Cần giảm thiểu khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban

5. Phân loại Kanban  

Dựa trên các đặc tính, nhiệm vụ mà Kanban được phân chia thành nhiều loại khác nhau. Cụ thể, bạn có thể tham khao trong bài viết dưới đây:

• Kanban sản xuất (Production kanban): Đây là loại hình dùng để báo cho dây chuyền sản xuất cần phải sản xuất chi tiết, sản phẩm nào để bù vào lượng hàng đã được vận chuyển đi.
• Kanban vận chuyển (Transport kanban): Là loại dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm nào cho các công đoạn tiếp theo.
• Kanban cung ứng (Supplier kanban): Là loại dùng thông báo cho nhà cung cấp nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm phải giao hàng.
• Kanban tạm thời (Temporary kanban): Kanban này sẽ được phát hành trong trường hợp Kanban bị thiếu hàng.
• Kanban tín hiệu (Signal kanban): Là loại hình dùng để thông báo cho các công đoạn sau. 

6. Ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc

Khi ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý dự án, bạn có thể tối ưu hoá hiệu suất làm việc và tránh xử lý các công việc chồng chéo nhau. Sau đây là các bước giúp bạn có thể áp dụng phương pháp thành công:

• Bước 1: Chuẩn bị các tờ giấy note có màu sắc khác nhau và chia tấm bảng có thể ghim bằng nam châm thành 3 cột
• Bước 2: Tiêu đề của cột đầu tiên trong bảng Kanban là "việc cần làm". Sau đó, dùng các tờ giấy ghi chú có màu sắc khác nhau để phân loại các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp rồi dán vào cột.
• Bước 3: Cột tiếp theo là “Việc đang làm”. Cột này dùng để ghi chú những công việc đang cần bạn hoàn thành.
• Bước 4: Cột thứ ba sẽ có tiêu đề là “Việc đã hoàn thành”. Sau khi làm xong các nhiệm vụ ở cột thứ hai, bạn đổi vị trí của công việc đó sang cột thứ ba. Sau đó, bạn hãy tiếp tục lặp lại từ bước 2 đến bước 4 đối với công việc còn lại.

7. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban sẽ có những ưu điểm vượt trội và những nhược điểm cụ thể. Cùng PDCA tìm hiểu với thông tin dưới đây nhé:

Ưu điểm 

Kanban là phương pháp vô cùng hữu hiệu đối với doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội của nó. Vậy những ưu điểm của phương pháp Kanban là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

• Đảm bảo chính xác giờ giấc
• Đảm bảo độ chính xác của sản phẩm
• Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu
• Khả năng phân tán lao động cao

Nhược điểm 

Bên cạnh những ưu điểm như đã kể trên, Kanban vẫn còn tồn tại khá nhiều nhược điểm. Cụ thể bạn có thể theo dõi trong bài viết dưới đây:

• Yêu cầu phải có cơ sở hạ tầng tốt và chất lượng
• Dây chuyền sản xuất cần phải có hệ thống nhân viên và kỹ thuật viên có trình độ cao
• Yêu cầu nhà nước, chính phủ phải có hệ thống văn bản pháp luật hỗ trợ sản xuất rành mạch, minh bạch và nghiêm minh. Các nhân viên chính phủ phải giữ đúng kỷ cương và tôn trọng pháp luật.
• Đòi hỏi chế độ bảo mật kỹ thuật đối với bộ phân vệ tinh nghiêm ngặt, nếu không sẽ dễ dàng bị lộ thông tin ra ngoài.

Nếu nhà lãnh đạo chỉ áp dụng các phương pháp để quản trị nhân lực mà không có kiến thức và kỹ năng thì sẽ không mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, để nâng cao kiến thức quản lý đội nhóm, các nhà lãnh đạo có thể tham gia ngay khóa học đào tạo nhân sự của PDCA. 

8. Thời điểm nào nên sử dụng phương pháp Kanban

Kanban là gì sẽ mang lại hiệu quả cao nếu được áp dụng vào các thời điểm sau:

• Bắt đầu thực hiện nhiệm vụ ngay khi có thời gian rảnh rỗi
• Trong quá trình phát triển phần mềm và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm
• Khi bạn muốn sản xuất một tác phẩm của mình bất cứ lúc nào
• Thời điểm bạn muốn thay đổi các vị trí ưu tiên một cách nhanh chóng
• Khi muốn trực quan hóa công việc và muốn xem trực quan tiến độ thực hiện các nhiệm vụ công việc của bản thân.

9. Những lưu ý khi áp dụng Kanban vào quản lý công việc

Để áp dụng phương pháp Kanban một cách hiệu quả nhất, bạn nên nắm rõ những lưu ý sau đây:

• Bạn nên lựa chọn màu sắc cho các giấy note khác nhau để dễ dàng phân biệt mức độ khẩn cấp hay ưu tiên của từng đầu việc.
• Chỉ nên ghi chú 2-3 công việc đang làm trong cột thứ 2 để bạn có thể tập trung hoàn thành, giảm sự áp lực và căng thẳng khi phải thực hiện nhiều việc cùng một lúc.
• Nên đặt thời hạn cho việc chuyển note và hoàn thành công việc và để mọi người chuyển note của mình khi hoàn thành.
• Điền cột "hoàn thành" vào cuối tuần để mọi người thấy được thành quả làm việc trong một tuần, đồng thời tạo ra sự khích lệ, động viên tinh thần làm các công việc tiếp theo.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết liên quan nhất:

• Top 10 nghệ thuật quản lý nhân viên hiệu quả nhất năm 2022
• Bí quyết tạo động lực cho nhân viên nhà lãnh đạo giỏi cần biết

Trên đây là toàn bộ thông tin về Kanban là gì. Kanban là một phương pháp cực kỳ hiệu quả trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Nếu đảm bảo đủ các nguyên tắc và áp dụng thành công phương pháp này, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đạt được các bước tiến lớn trong sự phát triển của mình. Hy vọng với bài viết này, trường đào tạo CEO PDCA đã cung cấp thêm cho bạn những thông tin quý giá. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0899.598.668 nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác nhé!