Cách Để Nhân Viên Làm Việc Hiệu Quả Mà Không Phải Nhắc Nhở

Chào bạn, bây giờ là 3 giờ chiều và Trọng đang ngồi trước máy tính. Hôm nay chúng ta lại cùng nhau trò chuyện một chút về vấn đề giao việc nhé, dạo này cũng có khá nhiều người hỏi Trọng về chủ đề này.

Nhớ lại trước kia vài năm về trước, giờ này có lẽ Trọng phải kè kè bên nhân viên để đôn đốc họ làm việc, xem họ làm có thể làm việc tốt hay không, cứ Trọng ngơi ra một chút là họ lại chểnh mảng ngay. Bây giờ thì có thể thành thơi hơn.

Nếu tôi lúc nào cũng phải kè kè bên nhân viên như vậy thì chắc một ngày của tôi sẽ không phải là 24 giờ nữa mà chắc phải 40-50 giờ mất.

Vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp hay gặp phải là nhân viên làm việc không có kế hoạch, vô tổ chức, đa phần không biết việc , cứ phải đợi giám đốc nhắc nhở, thúc giục thì mới chịu làm.

Chính điều này làm nhiều dự án chậm tiến độ, kết quả kinh doanh không đạt như mong đợi. Lí do vì sao mà trong vòng chưa đầy 5 năm đến gần 99% doanh nghiệp Việt Nam phá sản cũng có nguyên nhân chính từ việc này.

Chỉ cần một thay đổi nhỏ, hoàn toàn có thể thay đổi đáng kể được tình trạng này. Thực ra việc này các công ty đa quốc gia áp dụng rất tốt. Người Việt chúng ta rất thông minh , vấn đề của các công ty Việt Nam chỉ là sự bài bản, khoa học trong cách làm việc.

Ok, bây giờ chúng ta đi ngay vào vấn đề chính nhé!

Công thức mà Trọng muốn đề cập với bạn ở đây là tam giác rủi ro. Tam giác rủi ro sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra,đồng thời giảm gần như một nửa thời gian điều hành. Có thể nói là một công đôi việc.

Mô hình tam giác rủi ro gồm ba phần: Người giao việc, người nhận việc và chính công việc đó.

Thứ nhất về người giao việc

Người giao việc

Bạn cần phải xác định rõ công việc mà bạn muốn giao cho nhân viên là gì, ý nghĩa của công việc đó cụ thể ra sao. Chúng ta thường có thói quen giao việc bằng mồm, thông thường sếp gọi nhân viên lên và nói với họ, em làm cho anh việc này nhé, việc kia nhé.

Tôi muốn nói với bạn là cách làm đó cực kì kém hiệu quả và thiếu chuyên nghiệp. Bất kì một công việc gì, hãy viết nó ra giấy, rõ ràng nhiệm vụ là gì, ai làm, khi nào xong. Nếu bạn không biết bạn muốn gì thì người khác làm sao biết mình phải làm gì.

Thứ hai là ở người nhận việc

Phần này rất quan trọng!

Người nhận việc

Đầu tiên, họ phải xác định rõ được quyền lợi của họ khi làm việc này là như thế nào, quyền lợi về tài chính chẳng hạn: họ sẽ được trả bao nhiêu cho việc này, mức lương của họ hứa hẹn sẽ thay đổi như thế nào nếu họ làm tốt công việc.

Nếu họ không làm thì sao, chậm tiến độ thì sao, ảnh hưởng đến lương thưởng của họ ra sao. Việc này bạn nên có chính sách rõ ràng từ trước.

Nghĩa vụ của họ là phải báo cáo kết quả công việc hàng ngày.

Và phần quan trọng nhất đây!

Chúng ta thường tập trung vào việc bán hàng cho khách hàng nhưng nếu bạn nhìn rộng ra thì nhân viêncũng chính là những khách hàng của các CEO.

Việc của bạn là phải “bán việc” cho nhân viên. Muốn bán được việc, bạn phải làm sao thật rõ ràng ý nghĩa của công việc, xem xét là công việc đó có ý nghĩa với chính họ như thế nào, tương lai của họ ra sao, ý nghĩa với cả công ty ra sao.

Có vẻ hơi khó hiểu, ví dụ như bộ phận kế toán bạn có thể nói với họ là “Kế toán là máu của công ty, nếu không có máu thì công ty không thể tồn tại được.Công việc của em là cực kì quan trọng” Như vậy nếu họ mệt mỏi, họ sẽ nghĩ đến toàn bộ công ty, vai trò của mình và tiếp tục cố gắng.

Cái đó được gọi là “bán việc “ cho nhân viên! Ở PDCA, Trọng làm điều này rất tốt, vì vậy ít có trường hợp nhân viên không hoàn thành công việc và đều biết chủ động làm việc.

Thứ ba đó là chính công việc đó

Công việc

Đặt câu hỏi giả sử bây giờ công việc phát sinh , dở dang . Nếu không may có những rủi ro xảy ra thì phương án dự phòng là gì . Hãy hỏi nhân viên của bạn là nếu phương án này không khả thi thì sao, phương án 2 là gì, nếu phương án 2 không hiệu quả thì phương án 3 là gì. Nhân viên của bạn như vậy sẽ không phải lúc nào cũng chạy lên hỏi bạn làm cái này, cái kia nữa mà họ sẽ chủ động làm việc vì đã có sự chuẩn bị từ trước.

Ngoài ra còn rất nhiều yếu tố nữa nhưng chỉ cần bạn làm đầy đủ theo cả 3 yếu tố của tam giác rủi ro thì hiệu quả công việc sẽ tăng đáng kể.

Mọi thứ đều có công thức, trong những bài viết tiếp theo, Trọng sẽ chia sẻ với bạn thêm một số công thức nữa mà Trọng đang áp dụng rất hiệu qủa, hãy theo dõi thường xuyên nhé.

Thân ái
Trọng

Viết bình luận