9 Bộ quy tắc ứng xử trong công ty - Hướng dẫn xây dựng

1. Quy tắc ứng xử trong công ty là gì?

Quy tắc ứng xử trong công ty được hiểu là một tập hợp các nguyên tắc, điều luật nêu rõ các trách nhiệm, cách cư xử của cá nhân, tổ chức. Bộ quy tắc bao gồm cả đạo đức và danh dự của mỗi cá nhân hoặc tổ chức.

Quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

>>> Tham khảo: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì? Các mô hình và ứng dụng

2. 9 Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty rất cần thiết để duy trì, phát triển văn hóa doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp, có hệ thống, tổ chức. Tham khảo những bộ quy tắc phổ biến trong doanh nghiệp dưới đây:

2.1. Bộ quy tắc ứng xử trong tổ chức

Trong tổ chức, bộ quy tắc ứng xử được thể hiện thông qua các hoạt động, cách điều hành, thực hiện, vận hành. Cụ thể là:

• Văn hóa giao tiếp hằng ngày của các nhân viên.
• Quy định về đồng phục, trang phục công sở.
• Hình thức tổ chức cuộc họp, hội thảo.
• Cách thuyết trình, tự giới thiệu.
• Cách sử dụng danh thiếp đúng mục đích.
• Chính sách về đãi ngộ, khen thưởng.

2.2. Bộ quy tắc ứng xử trong công việc

Đối với công việc, bộ quy tắc ứng xử được thể hiện thông qua các hoạt động, hình thức như:

• Bảo mật thông tin doanh nghiệp cũng như cá nhân.
• Các quy tắc về sử dụng hoặc bảo quản tài sản chung.
• Các nguyên tắc đạo nhái, sao chép, bản quyền.
• Cách giao tiếp trong các buổi họp, hội thảo hay gặp gỡ đối tác.
• Cách điều hành, thực hiện nhiệm vụ.

Xây dựng các quy tắc trong công việc hiệu quả

2.3. Bộ quy tắc ứng xử với đồng nghiệp 

Bộ quy tắc ứng xử trong công ty khá quan trọng, không chỉ thể hiện qua tổ chức, cá nhân mà giữa các đồng nghiệp với nhau. Yếu tố thấu hiểu giữa các đồng nghiệp giúp các phòng ban làm việc hiệu quả cũng như đạt năng suất trong công việc. 

Bộ quy tắc này được đánh giá thông qua:

• Sự thấu hiểu, lắng nghe, đóng góp ý kiến, chia sẻ ý tưởng để cùng nhau phát triển.
• Làm việc trong môi trường thoải mái, có trách nhiệm và được tôn trọng.
• Tin tưởng và chân thành hợp tác, gắn bó với nhau để thành công.

2.4. Bộ quy tắc ứng xử với lãnh đạo

Cách ứng xử với lãnh đạo đúng mực luôn là điều mà rất nhiều người băn khoăn, tham khảo các nguyên tắc sau:

• Khi giao tiếp cần giữ thái độ lịch sự, nghiêm túc với lãnh đạo.
• Hoàn thành mọi nhiệm vụ, deadline được giao đúng thời hạn.
• Chia sẻ, đóng góp ý kiến một cách trực quan, thẳng thắn, không vòng vo.
• Tôn trọng lãnh đạo cũng như bảo vệ danh dự của doanh nghiệp.

Tôn trọng lãnh đạo cũng là đang bảo vệ sự uy tín của doanh nghiệp

2.5. Bộ quy tắc ứng xử với khách hàng

Khách hàng là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững. Chính vì vậy, các doanh nghiệp luôn chú trọng xây dựng quy tắc ứng xử nhằm giữ chân khách hàng. Các yếu tố không thể thiếu khi xây dựng nguyên tắc ứng xử với khách hàng là:

• Cung cấp dịch vụ hoàn hảo.
• Chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tình.
• Thấu hiểu tâm lý khách hàng.

2.6. Bộ quy tắc ứng xử đối với cấp trên và cấp dưới

Trong các bộ quy tắc ứng xử trong công ty, việc giao tiếp, cư xử với cấp trên hay cấp dưới đều tuân thủ nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau. Cụ thể là:

Trong vai trò lãnh đạo:

• Tạo ra môi trường chuyên nghiệp, thoải mái và cung cấp điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy.
• Luôn cư xử đúng mực, thân thiện với nhân viên.

Trong vai trò nhân viên:

• Thể hiện thái độ nghiêm túc, lịch sự và tôn trọng với lãnh đạo.
• Luôn tiếp thu ý kiến chỉ đạo từ cấp trên.
• Minh bạch trong các vấn đề của công ty và sẵn sàng đóng góp ý kiến nếu nhận thấy bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến công ty.

2.7. Bộ quy tắc ứng xử với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

Đối với nền kinh tế, chính phủ hay quốc gia, bộ quy tắc ứng xử giúp hệ thống tổ chức, chính trị ổn định. Khi xây dựng các nguyên tắc ứng xử, những nội dung không nên bỏ qua như:

• Tinh thần trách nhiệm với xã hội.

• Tuân thủ các quy tắc về nền kinh tế, chính phủ và quốc gia.

2.8. Bộ quy tắc ứng xử trong cộng đồng, xã hội

Ngoài những bộ quy tắc ứng xử trong công ty, văn hóa doanh nghiệp cũng bao gồm các yếu tố sau:

• Xây dựng cách ứng xử trong doanh nghiệp, phòng ban.
• Thực hiện trách nhiệm với cộng đồng, xã hội và môi trường xung quanh.

Thực hiện các nghĩa vụ cộng đồng là nguyên tắc ứng xử quan trọng

2.9. Bộ quy tắc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

Tuân thủ bộ quy tắc về trách nhiệm xã hội, giúp cho doanh nghiệp xây dựng sự uy tín cũng như hình ảnh thương hiệu tốt đẹp trong lòng người tiêu dùng. Khi xây dựng quy tắc ứng xử, các yếu tố cần có như:

• Lợi ích môi trường.
• Đóng góp vào các công tác của cộng đồng và xã hội.
• Thực hiện tốt trách nhiệm với mọi người.
• Đảm bảo sự an toàn cũng như lợi ích cho người tiêu dùng.
• Xây dựng quan hệ với người lao động.

>>> Xem thêm: 7 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản, chuyên nghiệp

3. Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp 

Hướng dẫn cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hiệu quả, chuyên nghiệp qua 8 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Phân tích sứ mệnh, tầm nhìn cũng như giá trị cốt lõi của doanh nghiệp so với các mục tiêu kinh doanh.
• Bước 2: Nghiên cứu các quy tắc của nhiều doanh nghiệp tương tự.
• Bước 3: Xem xét chiến lược, chính sách của doanh nghiệp.
• Bước 4: Thống nhất nội dung, ý kiến với lãnh đạo.
• Bước 5: Tạo bản thảo tạm thời với các tiêu chuẩn đã được phê duyệt.
• Bước 6: Giám sát, phân công trách nhiệm cho từng cá nhân đại diện giải quyết các vấn đề xảy ra.
• Bước 7: Triển khai quy tắc ứng xử thông qua hội thảo để chia sẻ cũng như hướng dẫn nhân viên áp dụng.
• Bước 8: Đánh giá và đo lường hiệu quả khi áp dụng quy tắc vào doanh nghiệp.

Cách xây dựng nguyên tắc ứng xử chuyên nghiệp

>>> Xem thêm: Hoạch định chiến lược là gì? 6 bước hoạch định chiến lược

4. Nguyên tắc khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử tại nơi làm việc 

Cho dù doanh nghiệp bạn đang hoạt động lĩnh vực nào, khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Nên dựa vào sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Xem xét khuôn khổ pháp lý.
• Căn cứ vào những quy tắc ứng xử nền tảng của doanh nghiệp.
• Thực hiện các chương trình đưa bộ quy tắc vào doanh nghiệp.
• Xử lý các hành vi vi phạm để làm thước đo hiệu quả của bộ quy tắc.

Những nguyên tắc quan trọng trong quá trình xây dựng quy tắc ứng xử

>>> Tham khảo: Tầm nhìn sứ mệnh là gì? Ý nghĩa đối với doanh nghiệp

5. Cách áp dụng quy tắc ứng xử trong công ty 

Doanh nghiệp có thể áp dụng bộ quy tắc ứng xử trong công ty một cách dễ dàng nếu như:

• Đặt ra những yêu cầu về thái độ, tinh thần trách nhiệm trong quá trình tuyển dụng.
• Thông qua các hoạt động đào tạo, bạn nên đưa các quy tắc vào để xây dựng chuẩn mực đạo đức
• Củng cố các hành vi đạo đức như xử phạt hay khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, quy tắc về đạo đức.
• Đo lường hiệu quả của bộ quy tắc thường xuyên.

Áp dụng quy tắc ứng xử vào doanh nghiệp để gia tăng lợi ích kinh doanh

>>> Xem thêm: 

6. Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp nổi tiếng

Tham khảo một vài cách xây dựng quy tắc của các doanh nghiệp nổi tiếng để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của ứng xử trong công ty.

6.1. Bộ quy tắc ứng xử của Vingroup 

Vingroup được biết là một tập đoàn lớn hàng đầu Việt Nam, những quy tắc mà doanh nghiệp này đã áp dụng để xây dựng thương hiệu là:

Tôn trọng và chất lượng dịch vụ

Vingroup ưu tiên tôn trọng khách hàng cũng như cung cấp những sản phẩm có chất lượng tốt nhất đến người tiêu dùng. Cụ thể là Vingroup luôn lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Từ đó, cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

Đạo đức kinh doanh

Đây là một trong những nguyên tắc hàng đầu của Vingroup, nhằm tạo niềm tin đến người tiêu dùng. Vingroup luôn ưu tiên vấn đề kinh doanh đúng mực, tuân thủ mọi nguyên tắc để tạo uy tín cũng như xây dựng thương hiệu vững mạnh.

Trách nhiệm xã hội

Vingroup luôn hướng đến các hoạt động xã hội như từ thiện, giáo dục hay các dự án về bảo vệ môi trường.

Lãnh đạo và gương mẫu

Hầu hết các lãnh đạo trong tập đoàn luôn là người tiên phong tuân thủ mọi nguyên tắc, ứng xử để làm gương cho toàn thể nhân viên.

Tôn trọng và thấu hiểu khách hàng là giá trị cốt lõi của Vingroup

6.2. Bộ quy tắc ứng xử của Vinamilk 

Cũng giống như tập đoàn Vingroup, Vinamilk là một thương hiệu nổi tiếng và phát triển bền vững, bởi doanh nghiệp đã áp dụng bộ quy tắc ứng xử trong công ty sau:

Sự thấu hiểu và chất lượng

Chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố đầu tiên giúp Vinamilk xây dựng thương hiệu vững mạnh. Chính vì vậy, Vinamilk không ngừng nỗ lực mang đến sản phẩm chất lượng và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

Trách nhiệm xã hội và sự bền vững

Vinamilk chú trọng vào các công tác xã hội, từ giáo dục, sức khỏe cộng đồng đến môi trường. Vinamilk luôn có nhiều hoạt động tích cực nhằm bảo vệ tài nguyên môi trường và cải thiện cuộc sống của mọi người.

Lãnh đạo gương mẫu

Lãnh đạo không chỉ là người đứng đầu doanh nghiệp, mà còn là người đầu tiên tuân thủ các nguyên tắc ứng xử.

Tôn trọng và tương tác

Quy tắc này thể hiện qua môi trường làm việc của tổ chức của Vinamilk luôn thoải mái và tất cả nhân viên đều được tôn trọng. Từ đó, giúp mọi người có động lực tốt để làm việc hiệu quả và năng suất.

Tôn trọng khách hàng cũng như toàn thể nhân viên

6.3. Bộ quy tắc ứng xử của PepsiCo

PepsiCo đã xây dựng bộ quy tắc ứng xử dựa trên tiêu chuẩn chính trực, văn mình, thể hiện qua:

• Sử dụng ngôn từ dễ hiểu và có thể bày tỏ được kỳ vọng một cách rõ ràng.
• Xây dựng hình ảnh sản phẩm linh hoạt, trực quan.
• Nói không với các hành vi sao chép.
• Khuyến khích nhân viên minh bạch, thẳng thắn đóng góp ý kiến nếu có bất kỳ vấn đề ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

PepsiCo luôn sử dụng hình ảnh linh hoạt để thu hút sự chú ý người tiêu dùng

Các bài viết cùng chủ đề:

• Cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản phù hợp
• Khóa học văn hóa doanh nghiệp ở đâu uy tín, chất lượng?

Có thể nói, bộ quy tắc ứng xử trong công ty đóng vai trò quan trọng để doanh nghiệp phát triển cũng như xây dựng thương hiệu lớn mạnh. Hy vọng, với nội dung PDCA chia sẻ sẽ giúp bạn định hướng được cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử phù hợp với quy mô cũng như môi trường làm việc của doanh nghiệp hiệu quả.