SOP LÀ GÌ? 8 BƯỚC XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOP CHUẨN NHẤT 2024

1. SOP là gì? Thành phần cơ bản của SOP?

SOP (Standard operating procedure) - Quy trình thao tác chuẩn, là hệ thống quy trình được tạo ra với mục đích hướng dẫn, duy trì chất lượng công việc trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy trình sẽ giúp tránh được các sai sót. Đặc biệt, SOP giúp giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen được với môi trường làm việc trong doanh nghiệp.

SOP là hệ thống quy trình với mục đích hướng dẫn, duy trì chất lượng công việc trong doanh nghiệp

Những thành phần cơ bản của SOP là gì?

Khi đã hiểu được khái niệm SOP là gì, tiếp theo mời anh chị CEO cùng PDCA tìm hiểu các thành phần cơ bản trong quy trình SOP, cụ thể:

• Trang tiêu đề: Đây là phần tiêu đề của quy trình, xác định đối tượng mà doanh nghiệp đang hướng đến. Tiêu sẽ đề cập đến vai trò, bộ phận, nhóm, cơ quan, số nhận dạng SOP của bộ phận cũng như tên và chữ ký của người đã chuẩn bị, phê duyệt.
• Mục lục: Cung cấp các đầu mục chính, để người xem có thể dễ dàng truy cập vào các phần khác nhau trong quy trình SOP lớn.
• Danh sách từng bước thủ tục: Bao gồm những chú giải về mục tiêu, vai trò, trách nhiệm của nhiệm vụ, quy định về thuật ngữ, mô tả công việc cần làm và thảo luận về các quyết định cần được đưa ra. Danh sách từng bước thủ tục chiếm phần lớn trong các SOP.

Lưu ý: Khi hoàn tất bản thảo SOP, doanh nghiệp cần xem xét, chỉnh sửa và kiểm tra nhiều lần. Việc kiểm tra này sẽ được thực hiện cho đến khi quy trình SOP được viết ra hoàn chỉnh và nhận được sự chấp thuận của tất cả các bên liên quan. Sau đó, có thể tiến hành phân phối SOP cho những người người sử dụng để giúp họ có thể hoàn thành công việc một cách chuẩn xác.

Cấu trúc của SOP gồm các phần cơ bản như tiêu đề, mục lục

2. Vì sao cần phải xây dựng SOP trong doanh nghiệp?

Vậy lý do mà các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chuẩn thao tác SOP là gì? SOP cho phép các nhà đầu tư hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của mình, cũng như xác định được những vấn đề cần cải thiện. Dưới đây là một số lợi ích mà SOP mang đến trong hoạt động kinh doanh:

• Quy trình chuẩn SOP giúp tiết kiệm sức lực, thời gian và tăng hiệu suất lao động.
• SOP hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc, đảm bảo các công việc luôn được thực hiện một cách trôi chảy.
• Hạn chế lãng phí các nguồn tài nguyên và nhân lực của doanh nghiệp.
• SOP giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ, ổn định và cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.

Quy trình chuẩn SOP giúp tiết kiệm sức lực, thời gian và tăng hiệu suất lao động

Xem thêm bài viết về Quy tắc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

3. 8 bước xây dựng quy trình chuẩn SOP là gì?

Có thể thấy, SOP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Vậy xây dựng một quy trình chuẩn SOP là gì và bao gồm các bước nào? Cùng PDCA tìm hiểu qua các thông tin dưới đây nhé.

3.1. Xác định mục tiêu của SOP là gì?

Bước đầu tiên để có thể viết được quy trình SOP đó là xác định mục tiêu nhiệm vụ và lý do tại sao phải dùng đến SOP.

3.2. Xác định phạm vi SOP?

Sau khi xác định mục tiêu của quy trình SOP, cần tiến hành xác định phạm vi của quy trình để biết được nó sẽ áp dụng cho những hoạt động cụ thể nào.

Cần xác định phạm vi của quy trình để biết được nó sẽ áp dụng cho những hoạt động cụ thể 

3.3. Xác định hình dạng SOP

Tiếp theo, doanh nghiệp cần quyết định loại định dạng muốn sử dụng cho quy trình vận hành chuẩn SOP. Một số mẫu SOP phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo bao gồm:

• Flowchart or workflow diagram: Được dùng để hiển thị các quy trình với các kết quả không đoán trước được.
• Simple steps: Được viết dưới dạng đánh số hoặc danh sách gạch đầu dòng, bao gồm các tư liệu như hướng dẫn an toàn. Mẫu quy trình chuẩn SOP này khá đơn giản, ngắn gọn và dễ thực hiện.
• Hierarchical steps: Cũng được viết dưới dạng như Simple steps nhưng sẽ phức tạp hơn. Mẫu quy trình chuẩn này bao gồm một danh sách được đánh số các bước chính sau đó là tài liệu/ nội dung cụ thể.

3.4. Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP là gì?

Bước thứ 3 là tiến hành xác định các yếu tố phụ thuộc, cách kết hợp vào quy trình SOP mới. 

Tiến hành xác định các yếu tố phụ thuộc, cách kết hợp vào quy trình SOP

3.5. Xác định, tiến hành thực hiện các bước cùng quy trình

Tiến hành xác định các bước, quy trình cần có để thực hiện các hoạt động đề ra trong phạm vi của SOP. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các bước, quy trình được xây dựng chi tiết và đầy đủ nhất, để đảm bảo sự chính xác và đồng nhất.

3.6. Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của quy trình SOP

Sau khi đã thực hiện xong các bước, quy trình trong SOP, doanh nghiệp cần kiểm tra và đánh giá hiệu quả của SOP. Nếu cần, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và cập nhật SOP để đảm bảo hiệu quả.

Đánh giá hiệu quả của SOP để điều chỉnh và cập nhật SOP để đảm bảo hiệu quả

3.7. Phê duyệt và công bố SOP

Trước khi được triển khai, quy trình SOP cần được các cấp quản lý phê duyệt và ban hành cho toàn bộ các nhân viên liên quan. Điều này đảm bảo tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều hiểu và tuân thủ đúng các quy định được đưa ra trong quy trình SOP.

3.8. Cập nhật và bảo trì SOP

Để đảm bảo được tính hiệu quả và đồng nhất, doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật mới và bảo trì SOP nhằm đảm bảo sự chính xác và phù hợp với các thay đổi trong tổ chức.

Cần thường xuyên cập nhật mới, bảo trì SOP nhằm đảm bảo sự chính xác và phù hợp

Xem thêm bài viết về Xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả

4. Một số lưu ý khi xây dựng quy trình SOP?

• Xây dựng thủ tục, trình tự chặt chẽ

Khi đã thiết lập được quy trình làm việc theo trình tự, nhân viên sẽ biết họ cần phải làm gì và khi nào nên thực hiện việc đó. Khi xây dựng được quy trình làm việc phù hợp, các nhà quản lý sẽ không bị sa đà vào tiểu tiết và có nhiều thời gian dành cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.

• Nhấn mạnh đến thời hạn chót

Thời hạn trong SOP là gì? Thời gian hoàn thành công việc là một phần vô cùng quan trọng của quy trình nghiệp vụ. Điều này đảm bảo rằng khi xuất hiện các thay đổi bất thường hoặc cần điều chỉnh các chi tiết làm việc thì vẫn có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.

• Phân công đúng việc, đúng người

Việc phân công đúng người, đúng việc sẽ đảm bảo cho việc các thành viên liên trong tổ chức đều có thể làm việc với năng suất tốt nhất.

• Bổ sung, giảm tải các bước

Khi thực hiện rà soát định lượng công việc, nếu phát hiện công việc có trong mô tả, nhưng chưa được đưa vào các khâu nào trong quy trình, thì có khả năng đầu việc đó bị bỏ sót, cần bổ sung, hoặc ngược lại. Vì vậy, cần bổ sung các bước còn thiếu, đồng thời giảm đi các bước thừa trong quy trình khi đã rà soát cẩn thận.

Cần bổ sung các bước còn thiếu, đồng thời giảm đi các bước thừa trong quy trình

• Ngôn ngữ dùng trong quy trình

Có rất nhiều “ngôn ngữ” được dùng để mô tả quy trình. Tuy nhiên, công cụ hữu quả và trực quan nhất vẫn là dạng lưu đồ (flow chart). Lưu đồ cho phép người dùng diễn giải quy trình dưới dạng ký hiệu đã chuẩn hoá, mô tả các thao tác một cách cụ thể. 

• Phù hợp điều kiện của người lao động

Cần phải đảm bảo thiết kế quy trình phù hợp với điều kiện riêng của mỗi doanh nghiệp và phù hợp với chất lượng của nguồn nhân lực. Cần phải kiểm soát được sự thay đổi trong quy trình và đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ công việc.

5. Cách hiệu quả để vận hành SOP?

5.1. Đối với cấp quản lý

Các nhà quản lý cần trực tiếp truyền đạt và hướng dẫn quy trình chuẩn SOP cho nhân viên cấp dưới. Điều này yêu cầu họ phải nắm rõ quy trình các công việc để có thể kiểm soát chặt chẽ quá trình, kịp thời phát hiện cũng như xử lý các sai sót. Quản lý nên lắng nghe ý kiến của nhân viên cấp dưới về các vấn đề phát sinh hoặc điểm bất thường trong quy trình SOP. Điều này giúp họ có cái nhìn toàn diện và trực quan hơn, nâng cao khả năng cải thiện và hoàn thiện quy trình SOP.

Quản lý cần truyền đạt và hướng dẫn quy trình chuẩn SOP cho nhân viên cấp dưới

5.2. Đối với cấp nhân viên

Đối với cấp nhân viên thì tinh thần tự giác khi hoàn thành các nhiệm vụ được giao rất quan trọng. Nhân viên không nên tự ý thay đổi quy trình đã có sẵn và nếu có thay đổi thì phải nhận được sự đồng ý từ quản lý trước khi thực hiện. Nhân viên cần phải lắng nghe các phản hồi của khách hàng để đề xuất cải thiện quy trình SOP nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Nhân viên không nên tự ý thay đổi quy trình đã có sẵn

6. Một số ví dụ về ứng dụng quy trình SOP

Quy trình chuẩn SOP được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau trong đời sống. Dưới đây là các ví dụ về ứng dụng quy trình SOP phổ biến:

• SOP trong sản xuất

Trong sản xuất, quy trình chuẩn SOP được áp dụng cho các công việc từ chọn nguyên liệu, xử lý nguyên liệu. Điều này giúp kiểm soát và hạn chế được việc dư thừa hay gây tốn kém nguồn lực và tài nguyên hiệu quả. 

• SOP trong lĩnh vực logistics

Logistics là lĩnh vực giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một đất nước. Để các công việc trong lĩnh vực này diễn ra trơn tru nhất, các chủ doanh nghiệp đã ứng dụng quy trình SOP để điều hành các công việc như: thu mua hàng hóa, nguyên liệu, sản xuất, đóng gói, lưu kho và vận chuyển. Từ đó, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Quy trình SOP để điều hành hiệu quả các công việc như: thu mua hàng hóa, nguyên liệu trong logistics

• SOP trong nhà thuốc

Trong lĩnh vực dược phẩm, nội dung của các SOP khá phức tạp do yêu cầu cao trong khâu quản lý đầu vào sản phẩm và khâu bảo quản trong môi trường đặc biệt. Ngoài ra, còn có yêu cầu khắt khe về việc chọn đúng và đủ thuốc cho từng bệnh nhân, hạn chế tình trạng bán thêm thuốc khiến hiệu quả chữa trị bị giảm sút.

Xem thêm bài viết về Top 30+ phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Hy vọng rằng với những thông tin chi tiết về SOP là gì trong bài viết trên có thể giúp doanh nghiệp hiểu hơn về thuật ngữ này. SOP không chỉ là một hệ thống quy tắc và quy trình, mà còn có vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự đồng nhất, an toàn và hiệu quả trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Việc đào tạo, thực hiện và theo dõi quy trình chuẩn SOP đòi hỏi sự tự giác và tinh thần đoàn kết từ tất cả các thành viên.