Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược bài bản

1. Truyền thông nội bộ là gì?   

Truyền thông nội bộ (Internal Communication) là hoạt động xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên với nhau trong công ty.

Bà Brownie Wise - Nhà sáng lập Tupperware có nói:

"Nếu bạn xây dựng doanh nghiệp, hãy bắt đầu từ con người."

Hoạt động truyền thông giúp các nhân viên hiểu rõ được tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó, mỗi cá nhân, bộ phận sẽ xác định được vai trò và nhiệm vụ để đưa doanh nghiệp tiến xa.

>>>> Xem thêm: Khóa học đào tạo giám đốc nhân sự giúp bạn trở  Top C-Level

2. Vai trò của truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Mỗi nhà lãnh đạo đều muốn thực hiện tốt việc truyền thông doanh nghiệp nhưng đã thật sự hiểu vai trò của nó chưa?

✅ Củng cố tầm nhìn cho nhân viên

Các hoạt động truyền thông nội bộ giúp truyền tải đến mỗi nhân viên về sứ mệnh, mục tiêu cũng như những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Hoạt động này thường bám sát những hoạt động, kế hoạch và dự án trong doanh nghiệp.

Qua đó, nhân viên có thể nắm rõ tình hình công việc cũng như thể hiện được mong muốn và tiếng nói đến với nhà quản lý.

✅ Thông tin rõ ràng, minh bạch

Điều quan trọng để một tập thể hoạt động hiệu quả là sự thấu hiểu và thông suốt thông tin giữa các bộ phận. Vì vậy, kế hoạch truyền thông trong nội bộ giúp lan tỏa thông tin rõ ràng và chính xác đến với từng nhân viên.

Qua đó, các phòng ban có thể hạn chế mâu thuẫn và phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội để kết nối và tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, tích cực.

✅ Nâng cao tinh thần của nhân viên

Hoạt động này khiến cho mỗi cá nhân luôn nỗ lực, cố gắng không chỉ vì sự thăng tiến của bản thân mà còn là vì tập thể để đưa công ty tiến lên. 

Hoạt động này giúp mọi người thấu hiểu nhau, các nhân viên luôn biết kết hợp cùng nhau phát triển.

Để làm được điều này không phải là dễ, không phải cứ có chuyên môn là được mà cần nhiều kỹ năng về quản lý, kỹ năng mềm, tầm nhìn về con người,...

Các nhà lãnh đạo có thể tham gia ngay khóa học quản lý nhân sự của PDCA để nâng cao kỹ năng quản trị, áp dụng ngay vào doanh nghiệp.

✅ Thu hút và giữ chân nhân viên

Thu hút và giữ chân nhân viên cũng là mục đích của truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp có những chính sách tốt hay không là tiêu chí để các nhân viên quyết định có gắn bó với công ty hay không. 

Không khí thoải mái giúp các nhân viên yêu thích môi trường làm việc. Do đó, nhân sự sẽ càng cố gắng và nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được bàn giao.

>>>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc cho nhân viên hiệu quả không nên bỏ qua

3. Các lầm tưởng về truyền thông nội bộ thường gặp

Dưới đây là các hiểu lầm thường gặp:

❌ Không phải là văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là bản sắc và giá trị của công ty, trong khi truyền thông nội bộ chỉ là công cụ để đưa văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên.

❌Không giống với PR in-house

PR in-house là đội ngũ PR của doanh nghiệp, trong khi truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house, dùng để tạo gắn kết và thông tin cho nhân viên.

❌ Không phải hoạt động quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân viên còn truyền thông nội bộ là làm sao để gắn kết nhân viên với nhân viên, nhân viên với công ty.

Nó bao gồm nhiều hoạt động khác như xây dựng chiến lược truyền thông, biên tập ấn phẩm nội bộ và nhiều công việc khác liên quan đến thông tin và gắn kết nhân viên.

4. Các kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp hiệu quả

Trong thời buổi công nghệ phát triển, con người có thể tiếp cận thông tin dễ dàng từ nhiều nguồn khác nhau. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có điều kiện thuận lợi để truyền thông qua các công cụ đa dạng.

Có 5 nguồn chính:

- Ban quản lý: Người cung cấp các thông tin như chiến lược, kết quả của công ty, thông tin nội bộ và bên ngoài cũng như các thông tin chung quan trọng khác.

- Nhóm: Giữa nhóm làm việc cùng nhau để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng.

- Gặp mặt trực tiếp: Thường là trong các buổi họp, báo cáo.

- Trò chuyện thân mật: Thường là giữa các đồng nghiệp, cũng có thể quản lý và nhân viên.

- Các nguồn tài nguyên: Mạng nội bộ, email, mạng xã hội, tin nhắn, điện thoại.

Mỗi nguồn này sử dụng một kênh truyền thông nội bộ cụ thể để đạt được mục tiêu giao tiếp nội bộ:

- Lời nói: Truyền tải thông tin khi nói chuyện.

- Điện tử: Hầu hết thông tin bằng văn bản.

- Giấy: Có thể là các tấm posters, bảng thông báo, các file tài liệu,...

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

5. Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Xây dựng kế hoạch truyền thông cho nội bộ doanh nghiệp cần thực hiện tốt những bước sau:

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Trước tiên, cần phân tích, đánh giá thực trạng doanh nghiệp để nắm rõ tình hình và chiến lược hiện tại của công ty. Dựa vào đó đề ra chiến lược tiếp theo chính xác, phù hợp với mục tiêu.

Công ty cũng cần so sánh hiệu quả trước và sau khi thực hiện để đánh giá kết quả đạt được của kế hoạch đã xây dựng.

Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông là ai?

Công ty cần xác định rõ ràng thông tin cần truyền tải là gì và cho ai. Dựa vào đó, người quản lý có thể khoanh vùng và đưa ra chính xác khối lượng thông tin cần sử dụng.

Thông thường, chiến dịch truyền thông tại nội bộ sẽ diễn ra thường xuyên và rộng rãi trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở những thời điểm chuẩn bị đổi mới nhân sự, công ty cần quan tâm hơn đến những người bị tác động bởi thay đổi này. 

Bước 3: Xác định mục tiêu của truyền thông nội bộ

Đây được coi là bước quan trọng và căn bản nhất trong kế hoạch truyền thông ở nội bộ doanh nghiệp.

Sử dụng Mô hình SMART sẽ rất hiệu quả nên áp dụng trong bước xác định mục tiêu và thông điệp của chiến lược truyền thông.

Nguyên tắc SMART: 

S - Specific: Mục tiêu và thông điệp càng rõ ràng, cụ thể thì hiệu quả đạt được càng cao. 

M - Measurable: Mục tiêu phải gắn liền với những con số và là chính xác những gì bạn muốn đạt được.

A - Attainable: Khi lên kế hoạch, bạn cần quan tâm đến tính khả thi của nó. Bạn không nên đặt ra những mục tiêu vượt quá khả năng của công ty.

R - Relevant: Mong muốn không nên quá xa vời, thiếu thực tế.

T - Time - Bound: Đặt ra một cột mốc nhất định là điều quan trọng để thúc đẩy hiệu suất và thực hiện kế hoạch thành công.

Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Chiến lược và kế hoạch hành động là hai nội dung hoàn toàn khác nhau. Do đó, để có được một chiến lược thông minh bạn sẽ hạn chế những rủi ro và sai sót không đáng có.

Vì vậy, bạn cần xác định chiến lược truyền thông của công ty mình là gì và đề ra các cách tiếp cận để đạt được mục tiêu.

Bước 5: Lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Hoàn thành xong những bước trên là bạn đã xác định rõ ràng các mục tiêu cũng như phương pháp cần áp dụng. Khi đó, bạn cần lập ra một kế hoạch chi tiết và cụ thể bao gồm các việc cần làm để đạt được kết quả.

Bước 6: Đo lường và đánh giá hiệu quả chiến dịch

Đây là bước cuối cùng cần thực hiện để đánh giá xem chiến lược đưa ra có phù hợp và đạt được kết quả như mong muốn hay không.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tìm ra những vấn đề còn tồn đọng và đưa ra phương hướng điều chỉnh hợp lý.

>>>> Tham khảo: Mô hình ASK là gì? Tìm hiểu mô hình đánh giá năng lực

6. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?

Doanh nghiệp nên tự thành lập một bộ phận phụ trách để hoạt động này đạt hiệu quả cao nhất. Bộ phận này sẽ điều phối tất cả các hoạt động của truyền thông trong nội bộ công ty.

Mỗi nhân sự sẽ phụ trách một hạng mục công việc khác nhau như sự kiện, thiết kế, content,...

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn chưa đủ điều kiện để thành lập bộ phận truyền thông nội bộ thì phòng ban HR hoàn toàn có thể đảm nhận.

7. Cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ 

PDCA xin chia sẻ một số cách mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

7.1 Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu

Giám đốc HR Trend Institue nói rằng:

"Mọi cuộc trò chuyện tốt đẹp đều bắt đầu từ việc lắng nghe."

Đôi khi lắng nghe lại là việc quan trọng hơn cả việc triển khai một chiến lược truyền thông nhưng chỉ mang tính hình thức.

Các công ty có thể thu thập ý kiến từ các nhân viên thông qua Feedback nội bộ giấu tên. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực và sẵn sàng đưa ra quan điểm của bản thân, góp phần vào sự phát triển của công ty.

Tập đoàn Unilever có hơn 127.000 nhân viên trải rộng trên 100 quốc gia, và họ rất coi trọng truyền thông nội bộ. Để nhân viên chia sẻ suy nghĩ và ý kiến của mình, họ tạo nên cuộc khảo sát hàng năm mang tên UniVoice. 

Năm 2022, hơn 96.000 nhân viên tham gia, đây là cơ hội để Unilever cải thiện môi trường làm việc và trải nghiệm cho nhân viên ngày một tốt hơn. Từ đó, tập đoàn ngày một bền vững và phát triển hơn.

Làm sao mà họ làm được điều này? Nếu bạn muốn tổ chức của mình cũng được như vậy, có thể tham khảo khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp của PDCA để áp dụng ngay và tạo kết quả thực tế cho doanh nghiệp của mình.

7.2 Xác định đúng kênh truyền thông

Công ty cần thấu hiểu nhân viên và dựa vào văn hóa doanh nghiệp để xác định đúng kênh truyền thông phù hợp. 

Ví dụ:

• Nhân viên chủ động trong công việc thì website nội bộ là cách lan tỏa thông tin tốt nhất.
• Nhân sự là những người hòa đồng, vui vẻ thì những buổi teambuilding hay buổi tiệc là gợi ý tuyệt vời. 

7.3 Công khai các mục tiêu chung giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ

Công khai các mục tiêu của cá nhân và doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết để mỗi người hiểu rõ tầm nhìn của công ty. Mọi cấp bạc đều có thể hình dung được mối liên hệ giữa các bộ phận và vai trò đối với doanh nghiệp.

Đây chính là chìa khóa giúp cải thiện sự gắn kết, tăng thêm niềm yêu thích công việc và hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân.

7.4 Gia tăng tương tác 2 chiều

Gia tăng sự tương tác không chỉ giúp gắn kết đội ngũ nhân sự trong công ty mà còn giúp lãnh đạo và nhân viên thấu hiểu nhau. Thông qua giao tiếp và tương tác hai chiều, khoảng cách được rút ngắn, các lãnh đạo sẽ biết được nguyện vọng của nhân viên.

Đội ngũ nhân viên cũng biết rõ được tầm nhìn của doanh nghiệp. Từ đó, cá nhân và lãnh đạo có thể phối hợp đưa công ty tiến lên.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết nổi bật nhất:

• Làm thế nào để xây dựng chế độ lương thưởng công bằng
• Tổng quan về phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Truyền thông tốt không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc của mỗi cá nhân mà còn giúp lan tỏa và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã nắm rõ truyền thông nội bộ là gì và những thông tin liên quan để chính bạn tự nhận biết được công việc này là làm những gì.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về bài viết hay những kỹ năng phát triển doanh nghiệp khác. Hãy liên hệ với trường CEO Việt Nam PDCA để được giải đáp nhé!