Truyền thông nội bộ là gì? Bí kíp để truyền thông nội bộ hiệu quả

 1. Truyền thông nội bộ là gì?   

Truyền thông nội bộ (Internal Communication) là hoạt động xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên với nhau trong công ty. Hoạt động truyền thông giúp các nhân viên hiểu rõ được tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó, mỗi cá nhân, bộ phận sẽ xác định được vai trò và nhiệm vụ để đưa doanh nghiệp tiến xa.

>>>> Xem thêm: Khóa học đào tạo giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Vai trò của truyền thông nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp

Mỗi nhà lãnh đạo đều muốn thực hiện tốt việc truyền thông trong nội bộ. Bởi vì, hoạt động kết nối đó có những ảnh hưởng rất tích cực lên công ty. Do đó, nội dung dưới đây sẽ nêu rõ vai trò của truyền thông doanh nghiệp. Cùng xem ngay nhé!

2.1 Củng cố tầm nhìn cho nhân viên

Truyền thông nội bộ giúp truyền tải đến mỗi nhân viên về sứ mệnh, mục tiêu cũng như những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Do đó, truyền thông ở nội bộ thường bám sát những hoạt động, kế hoạch và dự án trong doanh nghiệp. Qua đó, nhân viên có thể nắm rõ tình hình công việc cũng như thể hiện được mong muốn và tiếng nói đến với nhà quản lý.

2.2 Thông tin rõ ràng, minh bạch

Điều quan trọng để một tập thể hoạt động hiệu quả là sự thấu hiểu và thông suốt thông tin giữa các bộ phận. Vì vậy, kế hoạch truyền thông trong nội bộ giúp lan tỏa thông tin rõ ràng và chính xác đến với từng nhân viên. Qua đó, các phòng ban có thể hạn chế mâu thuẫn và phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để kết nối và tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, tích cực.

2.3 Nâng cao tinh thần của nhân viên

Truyền thông nội bộ tạo nên tinh thần đoàn kết trong doanh nghiệp. Điều này khiến cho mỗi cá nhân luôn nỗ lực, cố gắng không chỉ vì sự thăng tiến của bản thân mà còn là vì tập thể để đưa công ty tiến lên. Không chỉ vậy, truyền thông trong doanh nghiệp còn tạo ra sự thấu hiểu, các nhân viên luôn biết kết hợp cùng nhau phát triển. Các nhà lãnh đạo có thể tham gia ngay khóa học quản lý nhân sự của PDCA để nâng cao kỹ năng quản trị nhân viên.

2.4 Thu hút và giữ chân nhân viên

Môi trường làm việc là một trong những nhân tố quan trọng để thu hút ứng viên. Đây cũng là tiêu chí để các nhân viên quyết định có gắn bó với công ty hay không. Kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ khiến các cá nhân cảm thấy được tôn trọng. Không khí thoải mái giúp các nhân viên yêu thích môi trường làm việc. Do đó, nhân sự sẽ càng cố gắng và nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được bàn giao.

>>>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc cho nhân viên hiệu quả không nên bỏ qua

3. Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả

Trong thời buổi công nghệ phát triển, con người có thể tiếp cận thông tin dễ dàng từ nhiều nguồn khác nhau. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có điều kiện thuận lợi để truyền thông qua các phương tiện đa dạng: 

• Bảng tin nội bộ: Đây là phương tiện xuất hiện từ rất sớm. Đến nay, bảng tin nội bộ vẫn được các doanh nghiệp sử dụng vì tính hiệu quả cao.
• Các ấn phẩm như: Tạp chí, file tài liệu, báo,... giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin một cách thuận tiện và dễ dàng.
• Banner, biển quảng cáo nội bộ: Đây là những công cụ truyền tải với hình ảnh trực quan, sinh động. Những phương tiện đó không chỉ được sử dụng trong nội bộ mà còn giúp lan tỏa rộng rãi hình ảnh công ty.
• Email: Thường được dùng để thông báo về các cuộc họp, sự kiện nội bộ của công ty.
• Các buổi tổng kết hành tuần, hàng tháng: Đây là dịp để khen thưởng những cá nhân, bộ phận thực hiện tốt. Đồng thời, hoạt động cũng đề ra cách giải quyết những vấn đề còn tồn đọng.
• Các giải đấu, cuộc thi nội bộ: Những buổi vui chơi sẽ giúp tăng thêm tinh thần đoàn kết và giải tỏa căng thẳng cho nhân viên.
• Tham gia các buổi từ thiện, sự kiện xã hội: Đây là dịp để các nhân viên gắn kết và giúp lan tỏa hình ảnh công ty đến với cộng đồng.

4. Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ không được thực hiện một cách hợp lý rất dễ gây ra tác động ngược, ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như danh tiếng công ty. Do đó, để xây dựng được một chiến lược hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện tốt những bước sau:

4.1 Bước 1: Đánh giá thực trạng

Thực hiện phân tích, đánh giá thực trạng doanh nghiệp là bước đầu tiên để nhà quản lý nắm rõ tình hình và chiến lược hiện tại của công ty . Từ đó, doanh nghiệp có thể đề ra chiến lược tiếp theo chính xác, phù hợp với mục tiêu. Bên cạnh đó, công ty cần so sánh hiệu quả trước và sau khi thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ để đánh giá kết quả đạt được của kế hoạch đã xây dựng.

4.2 Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông là ai?

Công ty cần xác định rõ ràng thông tin cần truyền tải là gì và cho ai. Dựa vào đó, người quản lý có thể khoanh vùng và đưa ra chính xác khối lượng thông tin cần sử dụng. Thông thường, chiến dịch truyền thông tại nội bộ sẽ diễn ra thường xuyên và rộng rãi trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở những thời điểm chuẩn bị đổi mới nhân sự, công ty cần quan tâm hơn đến những người bị tác động bởi thay đổi này. 

4.3 Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây được coi là bước quan trọng và căn bản nhất trong kế hoạch truyền thông ở nội bộ doanh nghiệp. Công cụ phân tích SMART là phương pháp rất hiệu quả nên áp dụng trong bước xác định mục tiêu và thông điệp của chiến lược truyền thông.

Nguyên tắc SMART: 

• S - Specific: Mục tiêu và thông điệp càng rõ ràng, cụ thể thì hiệu quả đạt được càng cao. 
• M - Measurable: Mục tiêu phải gắn liền với những con số và là chính xác những gì bạn muốn đạt được.
• A - Attainable: Khi lên kế hoạch, bạn cần quan tâm đến tính khả thi của nó. Bạn không nên đặt ra những mục tiêu vượt quá khả năng của công ty.
• R - Relevant: Mong muốn không nên quá xa vời, thiếu thực tế.
• T - Time - Bound: Đặt ra một cột mốc nhất định là điều quan trọng để thúc đẩy hiệu suất và thực hiện kế hoạch thành công.

4.4 Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Chiến lược và kế hoạch hành động là hai nội dung hoàn toàn khác nhau. Do đó, để có được một chiến lược thông minh bạn sẽ hạn chế những rủi ro và sai sót không đáng có. Vì vậy, bạn cần xác định chiến lược truyền thông của công ty mình là gì và đề ra các cách tiếp cận để đạt được mục tiêu.

4.5 Bước 5: Lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Hoàn thành xong những bước trên là bạn đã xác định rõ ràng các mục tiêu cũng như phương pháp cần áp dụng. Khi đó, bạn cần lập ra một kế hoạch chi tiết và cụ thể bao gồm các việc cần làm để đạt được kết quả.

4.6 Bước 6: Đo lường và đánh giá hiệu quả chiến dịch

Đây là bước cuối cùng cần thực hiện để đánh giá xem chiến lược đưa ra có phù hợp và đạt được kết quả như mong muốn hay không. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tìm ra những vấn đề còn tồn đọng và đưa ra phương hướng điều chỉnh hợp lý.

>>>> Tham khảo: Mô hình ASK là gì? Tìm hiểu mô hình đánh giá năng lực

5. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai ?

Doanh nghiệp nên tự thành lập một bộ phận phụ trách truyền thông nội bộ để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Bộ phận này sẽ điều phối tất cả các hoạt động của truyền thông nội bộ. Mỗi nhân sự sẽ phụ trách một hạng mục công việc khác nhau như sự kiện, thiết kế, content,...

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn chưa đủ điều kiện để thành lập bộ phận truyền thông nội bộ thì phòng ban HR hoàn toàn có thể đảm nhận.

6. Cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ 

Để thực hiện kế hoạch truyền thông trong nội bộ công ty hiệu quả, những kỹ năng cần có để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng. Chính vì thế, PDCA chia sẻ một vài thông tin mà bạn có thể thực hiện theo một số cách sau đây:

6.1 Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu

Đôi khi lắng nghe lại là việc quan trọng hơn cả truyền thông. Các công ty có thể thu thập ý kiến từ các nhân viên thông qua Feedback nội bộ giấu tên. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực và sẵn sàng đưa ra quan điểm của bản thân, góp phần vào sự phát triển của công ty. Do đó, các doanh nghiệp nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên để đạt hiệu quả tối ưu.

6.2 Xác định đúng kênh truyền thông

Công ty cần thấu hiểu nhân viên để xác định đúng kênh truyền thông phù hợp. Nếu nhân viên của bạn chủ động trong công việc thì website nội bộ là cách lan tỏa thông tin tốt nhất. Nếu đội ngũ nhân sự là những người hòa đồng, vui vẻ, bạn có thể tổ chức những buổi teambuilding hay buổi tiệc. Từ đó, những thông điệp được lồng vào trò chơi sẽ giúp nhân viên đón nhận dễ dàng.

6.3 Công khai các mục tiêu chung giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ

Công khai các mục tiêu của cá nhân và doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết để mỗi người hiểu rõ tầm nhìn của công ty. Từ đó, các nhân viên có thể hình dung được mối liên hệ giữa các bộ phận và vai trò đối với doanh nghiệp. Đây chính là chìa khóa giúp cải thiện sự gắn kết, tăng thêm niềm yêu thích công việc và hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân.

6.4 Gia tăng tương tác 2 chiều

Gia tăng sự tương tác không chỉ giúp gắn kết đội ngũ nhân sự trong công ty mà còn giúp lãnh đạo và nhân viên thấu hiểu nhau. Thông qua giao tiếp và tương tác hai chiều, khoảng cách được rút ngắn, các lãnh đạo sẽ biết được nguyện vọng của nhân viên. Đội ngũ nhân viên cũng biết rõ được tầm nhìn của doanh nghiệp. Từ đó, cá nhân và lãnh đạo có thể phối hợp đưa công ty tiến lên.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết nổi bật nhất:

• Làm thế nào để xây dựng chế độ lương thưởng công bằng
• Tổng quan về phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Truyền thông tốt không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc của mỗi cá nhân mà còn giúp lan tỏa và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ và vai trò cũng như ảnh hưởng với công ty. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về bài viết hay những kỹ năng phát triển doanh nghiệp khác. Hãy liên hệ với trường CEO Việt Nam PDCA để được giải đáp nhé!