Tổng quan về phương pháp Kanban trong quản lý công việc

1. Phương pháp Kanban là gì?

Phương pháp Kanban hay trong tiếng Anh còn được gọi là Kanban Method. Kanban là một tên gọi xuất phát từ Nhật Bản, cụ thể là từ hãng sản xuất xe Toyota. Kanban là một phương tiện báo có nhu cầu có dạng là một phiếu yêu cầu. Trong đó, phương pháp có chứa các thông tin về địa điểm lấy nhận, tên và mã số chi tiết hoặc sản phẩm cần có. Ngoài ra, Kanban còn các thông tin như lộ trình và số lượng trong thùng chứa.

>>>> Tham khảo: Khóa học đào tạo giám đốc nhân sự có giúp bạn trở thành Top Manager?

2. Phương pháp Kanban được xây dựng như thế nào? 

Phương pháp này được xây dựng và áp dụng khá nhiều trong công việc. Tuy nhiên, để có thể tạo nên phương pháp đạt hiệu quả công việc tối đa thì doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Chi tiết được truyền từ công đoạn này sang các công đoạn sau.
• Phải nhận được Kanban trước khi bắt đầu công việc.
• Trên các thùng hàng trong dây chuyền sản xuất phải có một thẻ Kanban ghi rõ các thông tin về chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng.
• Mỗi thùng, mỗi khay chứa hàng cần đảm bảo đúng số lượng quy định.
• Những chi tiết chưa đạt hay phế phẩm không được giao cho các công đoạn sau.
• Cần phải giảm bớt thời gian giữa các lần giao hàng và số lượng Kanban.

>>>> Tham khảo: Quản trị nhân sự là gì? Những điều cần biết về quản trị nhân sự

3. Lợi ích của phương pháp Kanban 

Kanban chính là một "thần dược" cho các nhà quản lý để điều hành hiệu quả một doanh nghiệp. Vậy lợi ích của phương pháp Kanban là gì? Để giải đáp câu hỏi này, mời bạn đọc cùng tham khảo trong bài viết dưới đây.

3.1 Xây dựng kế hoạch linh hoạt

Áp dụng Kanban nghĩa là một nhóm dự án sẽ chỉ tập trung và tiến hành các công việc được bàn giao. Bắt buộc phải hoàn thành công việc trước bạn mới được chuyển đến các công việc tiếp theo. Nhờ đó, các thành viên có thể sắp xếp lại công việc đang tồn đọng ở bên ngoài các hạng mục công việc mà không sợ ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.

3.2 Số liệu trực quan

Số liệu trực quan là những giá trị cốt lõi giúp bạn tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và hiệu suất của nhóm sau mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ nhằm bảo đảm năng suất làm việc của nhóm đang được cải thiện liên tục. Cũng bởi vậy, bạn sẽ dễ dàng phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình và loại bỏ chúng.

3.3 Ít bị tắc nghẽn

Kanban tuy sẽ hỗ trợ bạn làm việc đa nhiệm nhưng có lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc. Đó cũng là lý do tại sao Kanban có một nguyên lý về việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện. Áp dụng nguyên lý này sẽ giúp bạn tăng được thời gian dự phòng và giảm tắc nghẽn đáng kể trong quá trình làm việc của nhóm.

3.4 Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục được hiểu là quá trình làm việc với khách hàng về một tiến trình phát hành sản phẩm một cách thường xuyên. Đồng thời, khi áp dụng Kanban vào công việc, chuyển giao liên tiếp được hoàn hảo hơn nhờ vào việc cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc. Do đó, điều này cũng giúp tăng hiệu quả công việc.

3.5 Rút ngắn thời gian chu kỳ làm việc

Thời gian chu kỳ làm việc được tính từ thời điểm bắt đầu công việc cho đến khi hoàn thành. Áp dụng Kanban, bạn có thể rút ngắn thời gian thực hiện. Nhóm dự án sẽ bảo đảm về việc hoàn thành các nhiệm vụ được phân chia theo đúng quy trình chiến lược. Không cần lo lắng việc không đủ thời gian hoàn thành công việc.

>>>> Tham khảo: Onboarding là gì? Hướng dẫn triển khai quy trình Onboarding

4. Nội dung phương pháp Kanban 

Phương pháp này được dùng như một công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà các bộ phận trong doanh nghiệp cần làm để tối ưu hiệu quả công việc. Do đó, cách hữu hiệu và đơn giản nhất là note lại trong những tờ giấy màu và dán lên trên tường hoặc bảng trắng. Đồng thời, Kanban là một công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất. Mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với công việc và phân chia một cách cụ thể.

Một Kanban đúng chuẩn cần được xây dựng theo các nguyên tắc sau:

• Công việc được thực hiện đúng quy trình, truyền từ công đoạn trước
• Bắt buộc phải nhận Kanban trước rồi mới bắt đầu sản xuất
• Mỗi thùng hàng cần chứa một thẻ Kanban ghi sẵn: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng sản phẩm
• Mỗi thùng hàng cần chứa đúng sản lượng quy định, không thừa không thiếu
• Không giao những chi tiết hoặc phế phẩm cho các công đoạn sau
• Cần giảm thiểu khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban

5. Phân loại Kanban  

Dựa trên các đặc tính, nhiệm vụ mà Kanban được phân chia thành nhiều loại khác nhau. Cụ thể, bạn có thể tham khao trong bài viết dưới đây:

• Kanban sản xuất (Production kanban): Đây là loại hình dùng để báo cho dây chuyền sản xuất cần phải sản xuất chi tiết, sản phẩm nào để bù vào lượng hàng đã được vận chuyển đi.
• Kanban vận chuyển (Transport kanban): Là loại dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm nào cho các công đoạn tiếp theo.
• Kanban cung ứng (Supplier kanban): Là loại dùng thông báo cho nhà cung cấp nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm phải giao hàng.
• Kanban tạm thời (Temporary kanban): Kanban này sẽ được phát hành trong trường hợp Kanban bị thiếu hàng.
• Kanban tín hiệu (Signal kanban): Là loại hình dùng để thông báo cho các công đoạn sau. 

6. Ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc

Khi ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý dự án, bạn có thể tối ưu hoá hiệu suất làm việc và tránh xử lý các công việc chồng chéo nhau. Sau đây là các bước giúp bạn có thể áp dụng phương pháp thành công:

• Bước 1: Chuẩn bị các tờ giấy note có màu sắc khác nhau và chia tấm bảng có thể ghim bằng nam châm thành 3 cột
• Bước 2: Tiêu đề của cột đầu tiên trong bảng Kanban là "việc cần làm". Sau đó, dùng các tờ giấy ghi chú có màu sắc khác nhau để phân loại các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp rồi dán vào cột.
• Bước 3: Cột tiếp theo là “Việc đang làm”. Cột này dùng để ghi chú những công việc đang cần bạn hoàn thành.
• Bước 4: Cột thứ ba sẽ có tiêu đề là “Việc đã hoàn thành”. Sau khi làm xong các nhiệm vụ ở cột thứ hai, bạn đổi vị trí của công việc đó sang cột thứ ba. Sau đó, bạn hãy tiếp tục lặp lại từ bước 2 đến bước 4 đối với công việc còn lại.

7. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban sẽ có những ưu điểm vượt trội và những nhược điểm cụ thể. Cùng PDCA tìm hiểu với thông tin dưới đây nhé:

Ưu điểm 

Kanban là phương pháp vô cùng hữu hiệu đối với doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội của nó. Vậy những ưu điểm của phương pháp Kanba là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

• Đảm bảo chính xác giờ giấc
• Đảm bảo độ chính xác của sản phẩm
• Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu
• Khả năng phân tán lao động cao

Nhược điểm 

Bên cạnh những ưu điểm như đã kể trên, Kanban vẫn còn tồn tại khá nhiều nhược điểm. Cụ thể bạn có thể theo dõi trong bài viết dưới đây:

• Yêu cầu phải có cơ sở hạ tầng tốt và chất lượng
• Dây chuyền sản xuất cần phải có hệ thống nhân viên và kỹ thuật viên có trình độ cao
• Yêu cầu nhà nước, chính phủ phải có hệ thống văn bản pháp luật hỗ trợ sản xuất rành mạch, minh bạch và nghiêm minh. Các nhân viên chính phủ phải giữ đúng kỷ cương và tôn trọng pháp luật.
• Đòi hỏi chế độ bảo mật kỹ thuật đối với bộ phân vệ tinh nghiêm ngặt, nếu không sẽ dễ dàng bị lộ thông tin ra ngoài.

Những bài viết liên quan nhất:

• Top 10 nghệ thuật quản lý nhân viên hiệu quả nhất năm 2022
• Bí quyết tạo động lực cho nhân viên nhà lãnh đạo giỏi cần biết

Trên đây là toàn bộ bài viết về phương pháp Kanban. Qua đó, Kanban là một phương pháp cực kỳ hiệu quả trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Nếu đảm bảo đủ các nguyên tắc và áp dụng thành công phương pháp này, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đạt được các bước tiến lớn trong sự phát triển của mình. Hy vọng với bài viết này, PDCA đã cung cấp thêm cho bạn những thông tin quý giá. Liên hệ ngay nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác nhé!