Bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên | Tải mẫu file excel

1. Mẫu bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên

Sử dụng file excel quản lý phép năm của nhân viên là giải pháp tối ưu hỗ trợ quản lý chấm công phù hợp và hiệu quả giúp quá trình quản lý nghỉ phép của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, công cụ này còn giúp bộ phận HR, kiểm toán tiết kiệm thời gian và công sức làm việc đảm bảo xử lý dữ liệu chính xác.

Thông thường, một mẫu theo dõi phép năm bao gồm những thông tin cơ bản như thông tin nhân viên, mã chấm công, vị trí làm việc, lý do nghỉ phép, thời gian nghỉ,... Dưới đây là ba mẫu file exel quản lý phép năm bạn có thể tham khảo:

1.1. Mẫu 1

Thông thường, file excel quản lý thường được các công ty và tổ chức sử dụng để ghi nhận cũng như theo dõi số ngày nghỉ phép của nhân viên trong năm. Bảng theo dõi này bao gồm các thông tin như họ và tên nhân viên, số ngày phép được cấp, số ngày phép nhân viên đã sử dụng và số ngày phép còn lại

Tải link: File mẫu excel 

Bảng mẫu theo dõi phép năm đơn giản và chi tiết

1.2. Mẫu 2

Mẫu file excel làm bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên là một công cụ hỗ trợ việc ghi chép và theo dõi số lượng ngày nghỉ phép của nhân viên trong một năm. Dưới đây là mẫu bảng theo dõi chi tiết bạn có thể tham khảo:

Tải link: File mẫu excel 

Mẫu file excel chấm công của nhân viên

1.3. Mẫu 3

File excel theo dõi phép năm là một công cụ dùng để tính toán số ngày phép năm mà một nhân viên đã được tích lũy trong công ty dựa vào số năm hoạt động của họ trong công ty. Tham khảo mẫu bảng theo dõi PDCA gợi ý dưới đây:

Tải link: File mẫu excel 

Mẫu excel theo dõi nghỉ phép của nhân viên

>>> Xem thêm: 30+ Phần mềm quản trị nhân sự cho doanh nghiệp vừa đến lớn

2. Quy định ngày nghỉ phép của nhân viên theo pháp luật

Theo quy định tại điều 113 Bộ luật lao động, người lao động được phép nghỉ hàng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Số ngày nghỉ phép đó sẽ phụ thuộc vào điều kiện làm việc và độ tuổi của người lao động. Cụ thể như sau:

• Người lao động được phép nghỉ 12 ngày làm việc/ năm trong điều kiện bình thường.
• Nếu người lao động chưa thành niên và lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc sẽ được nghỉ phép 14 ngày làm việc trong năm.
• Nếu đối tượng lao động làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc và độc hại sẽ được nghỉ phép 16 ngày/năm. 

Ngoài ra, với một số trường hợp nghỉ phép năm đặc biệt tại điều 113 Bộ luật lao động quy định như sau:

• Trường hợp người lao động thôi việc hoặc bị mất việc mà chưa nghỉ hết số ngày nghỉ phép được cấp, người sử dụng lao động sẽ thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
• Đối với những trường hợp người lao động nghỉ hằng năm nhưng chưa đến kỳ trả lương, họ được tạm ứng tiền lương theo quy định.

Quy định ngày nghỉ phép của người lao động theo pháp luật

>>> Tham khảo: 4 bước xây dựng quy chế lương thưởng hiệu quả năm 2023

3. Nội dung cần có trong bảng theo dõi phép năm

Dưới đây là sơ lược những nội dung cần có trong tệp excel theo dõi phép năm bạn có thể tham khảo:

• Mã chấm công (mã nhân viên): Mỗi nhân viên có một số duy nhất không bao giờ trùng lặp. Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, mã này sẽ được giữ nguyên.
• Thông tin cá nhân của nhân viên: Thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại công ty đảm bảo xác định chính xác nhân viên và giúp người quản lý nắm rõ được thông tin nhân sự.
• Email nội bộ: Phương tiện trao đổi thông tin nội bộ được định dạng theo quy định của từng doanh nghiệp.
• Phòng ban: Nhân viên thuộc phòng hoặc ban nào trong doanh nghiệp.
• Chức vụ: Quản lý. nhân viên, giám đốc,...
• Vị trí việc làm: Công việc mà người lao động đang làm:
• Loại hình công việc: Part time, thời vụ hoặc full time.
• Thông tin về lương, phụ cấp: Thông tin về số tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử giúp trả lương cho nhân viên.

Nội dung cơ bản cần có trong bảng theo dõi phép năm của công ty hoặc doanh nghiệp

>>> Tham khảo: Mô hình ASK là gì? Áp dụng mô hình đánh giá năng lực hiệu quả

4. Các bước tạo file excel quản lý phép năm của nhân viên 

Tạo bảng theo dõi ngày nghỉ phép nhân viên trong excel là một quá trình quan trọng yêu cầu người lập bảng cần tuân thủ một quy trình cụ thể. Vậy nên người lập cần thu thập và xử lý tất cả dữ liệu cần thiết một cách chính xác, hiệu quả để tạo bảng nghỉ phép chi tiết nhất.

4.1. Bước 1: Tính tháng làm việc & Số phép năm

Để tính tháng làm việc và số phép năm, người quản lý tiến hành tạo bảng trong excel và điền các thông tin cơ bản như số thứ tự, tên nhân viên, ngày vào làm, tháng làm việc, tổng số phép năm, thời điểm theo dõi ngày phép. Chú ý căn chỉnh văn bản theo chiều rộng, chiều cao và định dạng phông chữ, kích thước, màu sắc,... để dễ theo dõi.

Công thức tính số tháng làm việc (cột E từ ô 4 - 14):

=IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,IF((DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4))) 

Công thức tính số phép năm (cột F từ ô 4 - 14):

=LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

Bảng theo dõi số tháng làm việc và số phép năm của nhân viên

4.2. Bước 2: Theo dõi số ngày nghỉ phép trên bảng chấm công

Bảng chấm công giúp người quản lý giám sát hoạt động của nhân viên trong từng phiên làm việc và đưa ra kết quả tổng quát. Thông thường, các loại nghỉ phép sẽ được phân thành:

• Làm việc đủ ngày (X)
• Người lao động làm việc nửa ngày và nghỉ không lương (X - 0)
• Làm nửa ngày và nghỉ phép theo quy định (X - P)
• Nghỉ cả ngày phép theo quyền lợi (P)

Trong mỗi phiên làm việc, bộ phận nhân sự sẽ liên tục cập nhật tình hình tham gia của nhân viên và điền vào bảng chấm công. Để tính số ngày nghỉ phép trong excel, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF như sau:

Công thức tính tổng ngày phép đã sử dụng của từng nhân viên:

=COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*0.5 + COUNTIF(D6:AH6, “P”)

Công thức tính số phiên với mỗi ước bằng một ngày:

COUNTIF(D6:AH6, “P”)

Mẫu excel theo dõi số ngày nghỉ phép của nhân viên

4.3.  Bước 3: Tính số phép còn lại trong năm

Để theo dõi số ngày nghỉ phép đã sử dụng và còn lại, người quản lý chỉ cần sử dụng hàm MINUS cho hai giá trị sau:

• Tổng số ngày nhân viên được nghỉ phép trong năm.
• Số ngày nghỉ phép nhân viên đã sử dụng đến thời điểm hiện tại.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể áp dụng các phần mềm chấm công, tích hợp tự động hóa dữ liệu nghỉ phép lên bảng công để tiết kiệm thời gian và tăng mức độ hiệu quả quản lý.

Tính số ngày nghỉ phép còn lại trong năm

>>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc cho nhân viên hiệu quả không nên bỏ qua

5. Nhược điểm khi dùng file excel theo dõi phép năm

Tuy lập bảng theo dõi ngày nghỉ phép bằng excel có sự hiệu quả nhất định trong việc kiểm soát thông tin nghỉ việc của nhân viên nhưng nó cũng tồn tại một số nhược điểm sau:

• Tính bảo mật: File excel có tính bảo mật khá kém vì nó chứa nhiều thông tin cá nhân dẫn đến việc quá tải, rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
• Tính kế thừa: Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều file excel để chấm công nhân viên, các phòng ban thì dữ liệu sẽ không được đồng bộ hóa và phối hợp đầy đủ.
• Dữ liệu dễ bị mất hoặc hỏng: File excel có thể bị mất dữ liệu hoặc hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau như lỗi phần mềm, virus máy tính,...
• Khả năng kết hợp: File excel không thể kết hợp với các công cụ khác dẫn đến những hạn chế trong công tác quản lý nhân sự.
• Tính toán: File excel dễ gặp phải các lỗi tính toán như tính toán các giờ làm việc, phép nghỉ, lương và các khoản phụ cấp khác.

Một số nhược điểm khi sử dụng file excel khi tạo bảng theo dõi số phép năm

Các bài viết liên quan:

• Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược bài bản
• TOP 10 chiến lược tuyển dụng hiệu quả - kèm ví dụ thực tiễn

Như vậy, PDCA đã gợi ý cho bạn ba mẫu bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên cơ bản và các bước tạo file excel theo dõi nghỉ phép chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp doanh nghiệp tính toán và quản lý số ngày phép năm cấp cho từng nhân viên đảm bảo hợp lý, chính xác.