Mô hình quản trị POLC và vai trò của POLC trong doanh nghiệp

1. Mô hình quản trị POLC là gì? 

Tạo dựng nguyên tắc quản lý riêng biệt là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần phải có. Tuy nhiên, tất cả đều phải dựa trên nền tảng của mô hình quản trị POLC để xây dựng và phát triển. Do đó, bốn chức năng này được tích hợp trong thực tế để điều hành một tổ chức dù không thể hiện hết ở tất cả phòng ban cấp cao nhưng đây là nền tảng để người đứng đầu thực hiện công việc.

Mô hình quản trị POLC là một khung lý thuyết chỉ ra 4 chức năng cốt lõi của quản trị bao gồm: 

• Lập kế hoạch (Planning)
• Tổ chức (Organizing)
• Lãnh đạo (Leading) 
• Kiểm soát (Controlling)

>>>> Xem ngay: Khóa học mô hình kinh doanh - Giải pháp "vàng" của Start-up

2. Tầm quan trọng của khung lý thuyết POLC

Khung lý thuyết POLC có thể không được áp dụng hoàn toàn trong các phương án lãnh đạo nhưng đóng vai trò nền tảng để xây dựng nên nhiều chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của mô hình POLC được thể hiện qua 3 mục tiêu dưới đây:

• Sơ đồ POLC là phương tiện tối ưu để mô tả hoạt động của người quản lý 
• Tính năng thiết yếu của nhà quản lý ở bất kỳ môi trường, công cụ nào.
• Dù là doanh nghiệp bán hàng nhỏ hay lớn cũng cần phải có một quy trình quản lý giúp đỡ thuận lợi cho bốn chức năng này.

>>>> Xem thêm: BSC là gì? 6 lợi ích từ thiết lập bản đồ chiến lược BSC

3. 4 Chức năng quan trọng của POLC

Sau khi đã hiểu rõ POLC là gì ở nội dung đã đề cập ở trên. Chức năng của POLC trong quản trị được áp dụng nhằm có thể điều hành tổ chức hiệu quả. Nhà quản lý cần phân loại cụ thể các chức năng của POLC về vai trò chính, nhiệm vụ cụ thể và những thách thức lớn đối với từng mục tiêu lãnh đạo. Mặc dù, 4 yếu tố này không hoàn toàn xuất hiện trong tất cả các cấp độ quản lý nhưng việc phân loại sẽ giúp người lãnh đạo xác định rõ được công việc đang thực hiện.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

3.1 Planning - Hoạch định chiến lược và mục tiêu

Hoạch định chiến lược và mục tiêu đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của mô hình POLC. Một bảng quy trình kế hoạch sẽ có ý nghĩa thực tế khi có sự nhất quán và liên kết chặt chẽ với nhau. Trên thực tế, lập ra một bản thiết kế công việc đạt được sự nhất quán gặp rất nhiều khó khăn. Hơn thế nữa, việc thực hiện những công việc đó cũng là một thách thức lớn đối với các nhà lãnh đạo.

Để có thể tạo ra được một bản kế hoạch nhất quán cần:

• Nhất quán giữa mục tiêu và chiến lược đặt ra
• Nhất quán giữa các mục tiêu
• Nhất quán giữa các định hướng chiến lược

3.2 Organizing - Xây dựng sơ đồ tổ chức và thiết kế công việc

Nếu hoạch định chiến lược đóng vai trò tiên quyết cho việc thiết lập một bản kế hoạch thì xây dựng sơ đồ tổ chức và thiết kế công việc sẽ là hướng đi cụ thể cho mục tiêu hướng đến. Chức năng Organizing có nhiệm vụ thiết kế nhiệm vụ, quyết định và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hiện những yêu cầu đó. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện dưới dạng mô hình tùy theo bộ phận, phòng ban, dự án, sản phẩm sẽ có nhiều cách sắp xếp sơ đồ khác nhau.

Thách thức chính của chức năng Organizing nằm ở việc định hướng thiết kế công việc. Làm thế nào để những hoạt động trở nên hiệu quả nhất chính là nỗi lo lắng của các nhà quản trị vì khả năng kéo theo kết quả tiêu cực, giảm mức độ hài lòng, tăng tỷ lệ vắng mặt rất cao. Thông thường thiết kế nhiệm vụ dựa trên lĩnh vực chuyên môn, sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực của tổ chức.

>>>> Xem thêm: Ma trận BCG (Boston) là gì? Tìm hiểu về cách tính ma trận BCG

3.3 Leading - Dẫn dắt và tạo hình ảnh

Leading được tạm gọi là dẫn dắt, chức năng được yêu cầu ở tất cả các cấp quản trị trong doanh nghiệp. Người lãnh đạo cần có khả năng chỉ đạo, tạo ảnh hưởng, truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên. Trong thời kỳ công nghiệp hóa với nhiều cạnh tranh như hiện nay, các nhà quản trị cần tạo ra sự khác biệt. Không dừng lại ở việc độc đáo về suy nghĩ, phong cách làm việc mà những kiến thức mới về công nghệ, đáp ứng công việc của tổ chức là sự cần thiết tiên quyết.

3.4 Controlling - Kiểm soát

Kiểm soát (Controlling) là chức năng cuối cùng trong mô hình POLC. Công việc ở bước này yêu cầu phải đảm bảo được hiệu suất, kết quả không đi lệch với mục tiêu ban đầu. Do đó, hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước chính:

• Thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động

• So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn
• Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết

Một trong những thách thức được quan tâm nhất hiện nay là phương pháp kiểm soát chiến lược nhằm đưa ra phân tích và giải pháp cải tiến. Thay vì quan tâm đến các báo cáo thì các tổ chức ngày nay chú trọng nhiều hơn vào mặt đổi mới, tính thiết thực của mục tiêu đặt ra.

Những số liệu trên bảng báo cáo không còn thực tế với các dự án ngày nay khi công nghệ luôn được đổi mới liên tục, xã hội ngày càng phát triển. Vì vậy, các nhà quản trị cần phải nhanh chóng cập nhập kiến thức mới, chuẩn bị đủ hành trang để có nhiều cơ hội cạnh tranh hơn. 

Những bài viết nổi bật khác:

• Mô hình 5M là gì? Cách áp dụng mô hình 5M trong doanh nghiệp

• Mô hình OGSM là gì? Những điều cần biết về mô hình OGSM

Để có thể xây dựng được một mô hình quản trị POLC hoàn chỉnh và có tính thực thi là vấn đề khó khăn của rất nhiều nhà lãnh đạo hiện nay. Bài viết trên của trường doanh nhân CEO PDCA đã đưa đến thông tin chi tiết cũng như kiến thức về khung lý thuyết và vai trò của POLC đối với quản trị doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu còn thắc mắc hãy liên hệ ngay qua hotline: 0899.598.668 để được cung cấp thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!