3 Mô hình quản trị doanh nghiệp: Đặc điểm - Ưu và nhược điểm

1. Mô hình Holocracy
Mô hình quản trị doanh nghiệp Holocracy ra đời vào năm 2017 bởi được thành lập vào năm 2007 bởi Brian Robertson, Tom Thomisom. Mô hình tự tổ chức này sẽ rất hữu ích nếu người quản trị có thể đổi phó được với việc giải phóng và loại những kỷ luật, cấu trúc. 

Ưu điểm

• Các tổ chức toàn quyền có thể dễ dàng thích nghi, linh hoạt và có hiệu quả hơn. 
• Mỗi một bộ máy sẽ có cơ cấu tổ chức phẳng hơn và ít chịu sự phân cấp với nhau. 
• Nhân sự có thể linh hoạt đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau cũng như di chuyển tự do vào các nhóm khác.

Nhược điểm

• Thiếu sự thống nhất trong việc tuân thủ chính sách: Doanh nghiệp hiện nay không thể tuân thủ chính sách thống nhất vì đã áp dụng chính sách quản lý phi tập trung. Mỗi nhà quản trị sẽ làm việc và đóng chính sách theo kỹ năng của mình.
• Đòi hỏi nhân viên phải có trình độ: Chính sách quản lý phi tập trung yêu cầu các nhân viên phải có trình độ cao, tư duy độc lập cũng như tự quản lý tốt. Nhưng không phải ai cũng có thể sẵn sàng điều chỉnh, thích ứng với hệ thống làm việc mới.

>>> Có thể bạn quan tâm: Bật mí 7 kỹ năng của nhà quản trị cần phải có

2. Mô hình Mckinsey 7-S
Mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại Mckinsey 7-S được phát triển bởi các chuyên gia làm việc cho công ty McKinsey vào năm 1980. Họ đã nghiên cứu và xác định 7 yếu tố mà tổ chức cần phải điều chỉnh để đưa mục tiêu đạt đến thành công.

2.1 Mô hình Mckinsey 7-S | 7 yếu tố tạo thành 

• Chiến lược (Strategy): Biết lập kế hoạch hành động để xây dựng, duy trì lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường. 

• Cấu trúc (Structure): Hệ thống hoặc cấu trúc phân cấp của một tổ chức cụ thể. Ví dụ như sơ đồ tổ chức hoặc các dòng báo cáo. 
• Hệ thống (Systems): Đó là các hoạt động, thủ tục mà nhân viên cần phải làm để hoàn thành công việc. Ví dụ như các quy trình và hệ thống của công nghệ thông tin. 
• Giá trị được chia sẻ (Shared Values): Đó là những giá trị cốt lõi và đánh giá đạo đức làm việc của doanh nghiệp. Chúng được coi là “các mục tiêu cao cấp” khi mô hình này lần đầu tiên được phát triển.
• Phong cách (Style): Đây là phong cách lãnh đạo của các nhà quản trị. 
• Nhân viên (Staff): Bao gồm các nhân sự và năng lực của họ. 
• Kỹ năng (Skills): Bao gồm các kỹ năng, năng lực thực tế của nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

2.2 Áp dụng mô hình quản trị McKinsey 7-S vào thực tế 
Trong thực tế, mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại McKinsey 7-S thường được sử dụng nhằm cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp cần xác định yếu tố nào cần thay đổi để có thể duy trì liên kết, đảm bảo hiệu suất diễn ra hiệu quả. Các thay đổi này có thể bao gồm những việc như tái cấu trúc, quy trình mới hay sáp nhập tổ chức và hệ thống mới, thay đổi lãnh đạo.

Để có thể áp dụng hiệu quả mô hình quản trị doanh nghiệp McKinsey 7-S trong tổ chức, các nhà quản trị có thể làm theo các bước sau:

• Bắt đầu với các giá trị được chia sẻ (Shared Values): Xem xét chúng có đồng nhất với cấu trúc, chiến lược hay hệ thống hiện tại không? Nếu không thì cần phải thay đổi những gì? 

• Xem xét các yếu tố khó (Chiến lược, cấu trúc và hệ thống): Các cá nhân trong cùng một nhóm đang hỗ trợ người khác như thế nào? Hãy xác định những yếu tố cần phải tiến hành thay đổi. 

• Xem xét các yếu tố mềm (Giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách (lãnh đạo) và đội ngũ nhân viên): Các nhân viên có hỗ trợ tốt các yếu tố khó không? Họ có hỗ trợ lẫn nhau trong công việc không? Nếu không thì cần phải thay đổi những gì? 

• Khi điều chỉnh các phần tử, các nhà quản trị cần sử dụng một quy trình lặp lại để thực hiện. Sau đó cần phân tích sự ảnh hưởng của các phần tử đó và sự liên kết giữa chúng.  

2.3 Sử dụng khung McKinsey 7-S vào xây dựng khuôn khổ 
Để sử dụng khung mô hình vào xây dựng khuôn khổ 7-S, các doanh nghiệp cần kiểm tra những câu hỏi dưới đây:

Chiến lược

• Trước hết, chiến lược mà doanh nghiệp đưa ra là gì? 

• Doanh nghiệp sẽ đạt được những mục tiêu như thế nào?

• Doanh nghiệp cần làm gì để đối phó với các áp lực đến từ việc cạnh tranh? 

• Khi khách hàng có nhu cầu thay đổi thì doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào? 

• Đối với các vấn đề về môi trường bên trong lẫn bên ngoài, các chiến lược cần phải điều chỉnh như thế nào? 

Cấu trúc

• Công ty hoặc đội nhóm sẽ được phân chia ra sao?

• Khái niệm hệ thống phân cấp nghĩa là gì? 

• Làm cách nào để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý?

• Làm cách nào để các thành viên trong nhóm có thể tự sắp xếp và tổ chức?

• Việc ra quyết định trong công việc là phi tập trung hay tập trung?

Hệ thống

• Các hệ thống điều hành chính trong tổ chức là gì? 

• Xem xét các hệ thống tài chính và nhân sự, cũng như thông tin liên lạc và lưu trữ tài liệu.

• Các biện pháp được kiểm soát ở đâu, giám sát và đánh giá như thế nào? 

• Các đội nhóm trong công ty thường sử dụng quy tắc, trình độ nội bộ như thế nào để đi đúng hướng? 

Giá trị được chia sẻ

• Tổ chức có giá trị cốt lõi như thế nào?

• Văn hóa doanh nghiệp trong các công ty hiện nay như thế nào?

• Các giá trị hiện nay mạnh như thế nào?

• Các giá trị cơ bản mà các công ty được xây dựng dựa trên giá trị cốt lõi nào? 

Nhân viên

• Trong một nhóm, những vị trí hay chuyên môn nào thường được thể hiện? 

• Những vị trí nào thường được tuyển dụng nhất? 

• Trong mỗi công ty có khoảng cách hay sự thiếu hụt về năng lực hay không?

Kỹ năng

• Kỹ năng nào mạnh nhất trong công ty, đội nhóm?

• Công ty hiện có lỗ hổng nào về kỹ năng không? 

• Các nhân sự trong công ty hoặc thành viên trong đội nhóm có khả năng thực hiện công việc hiện tại hay không? 

• Các kỹ năng của thành viên trong công ty được giám sát cũng như đánh giá như thế nào?

Ưu điểm

• Tiến hành đồng bộ các bộ phận, quy trình trong doanh nghiệp thành thể thống nhất. 

• Tạo thuận lợi cho việc áp dụng các chính sách, chiến lược và quy định mà cấp trên đã đề ra trong thời gian ngắn hạn, dài hạn. 

• Tạo một cái nhìn tổng quan nhất về các hoạt động trong việc vận hành của doanh nghiệp. Đưa ra các định hướng phương cách hiệu quả cũng như hỗ trợ cải thiện các hoạt động hiện tại.

Nhược điểm

• Doanh nghiệp thường tập trung đến yếu tố tác động bên trong chứ ít chú trọng vào phần bên ngoài. 

• Không thể đánh giá ngay mức độ hiệu quả bởi mô hình quản lý này là lâu dài. 

• Khi doanh nghiệp có sự thay đổi thì mô hình quản trị doanh nghiệp cũng phải chuyển biến theo để kịp thời thích ứng.

>>> Xem thêm: TOP 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

3. Mô hình Kotter’s 8-Step Change
Mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại 8 bước thay đổi của Kotter là một quy trình được ra đời nhằm giúp các nhà quản trị có thể thực hiện việc thay đổi một tổ chức diễn ra thành công. Chúng hướng dẫn họ các quá trình để bắt đầu, quản lý cũng như duy trì sự thay đổi đó thông qua 8 bước:

Bước 1: Tạo sự khẩn cấp
Để tiến hành thay đổi, nhà quản trị cần phải phát triển cái cảm giác hối thúc về nhu cầu đó để có thể khơi dậy được động lực cho nhân viên. Ngoài việc phải chứng minh cho các nhân viên thấy số liệu thống kê tiêu thụ kém hoặc sự cạnh tranh ngày càng tăng, các nhà quản trị nên thuyết phục về những điều đang tồn tại trên thị trường và với đối thủ cạnh tranh. 
Vậy các nhà quản trị cần làm gì trong bước này?

• Trước hết, bạn cần phải xác định mối đe dọa tiềm ẩn và phát triển kế hoạch khác nhau để cho thấy điều gì có thể xảy ra trong tương lai. Bạn cũng có thể sử dụng tới mô hình phân tích SWOT dễ thực hiện mà hiệu quả.
• Kiểm các cơ hội có thể đạt được hoặc khai thác được.
• Tiến hành tổ chức các buổi thảo luận và đưa ra lý do thuyết phục khiến mọi người suy nghĩ và đưa ra ý kiến. 
• Yêu cầu các hỗ trợ từ phía khách hàng, các bên có liên quan bên ngoài và những người cùng ngành để củng cố lập luận chắc chắn.

Bước 2: Xây dựng một đội nhóm vững mạnh
Những nhà quản trị muốn thay đổi hiệu quả toàn bộ tổ chức thì không nhất thiết phải tuân thủ theo hệ thống phân cấp truyền thống. Bạn cần tập hợp một đội nhóm gồm nhiều người có tầm ảnh hưởng khác nhau, bao gồm địa vị, chức vụ, chuyên môn và tầm quan trọng. Một đội nhóm hiệu quả sẽ bao gồm những người ủng hộ như sau: 

• Nhà tài trợ: Thông thường sẽ là giám đốc điều hành cấp cao. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm cho việc thay đổi các sáng kiến. Nhiệm vụ chính của họ là cung cấp, hỗ trợ các cấp điều hành và nguồn lực quan trọng. 

• Đội ngũ quản lý cấp cao: Các thành viên này sẽ do nhà tài trợ lựa chọn. Họ có thể bao gồm các cá nhân hay lãnh đạo có đủ thẩm quyền để quyết định, tập hợp các nguồn lực có liên quan trong việc hỗ trợ dự án. Đội nhóm này sẽ chịu trách nhiệm trong việc phát triển tầm nhìn cũng như đề ra chiến lược, cung cấp các nguồn lực hay loại bỏ các trở ngại xấu, sẵn sàng hướng dẫn tổ chức trong suốt quá trình làm việc,, giải quyết xung đột và giao tiếp các bên có liên quan.

• Nhóm hướng dẫn: Nhóm này bao gồm những người được tôn trọng và tin cậy cao. Vai trò của họ chính là việc truyền đạt tầm nhìn, sẵn sàng hướng dẫn tổ chức trong cả quá trình làm việc.

• Nhóm “thay đổi”: Những nhóm nhà quản trị và giám sát sẽ đảm nhận trách nhiệm theo dõi các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng thời hạn với kết quả tốt nhất. Ngoài ra, họ cũng sẽ có vai trò quan trọng trong việc thiết kế và tiến hành thực hiện “dự án thay đổi”. 

Vậy các nhà quản trị cần làm gì trong bước này? 

• Bạn cần phải xác định các nhà quản lý thực sự trong tổ chức cũng như các bên liên quan.
• Cần phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với những người đóng vai trò chủ chốt này. 
• Cần phải thiết lập một nhóm liên minh hiệu quả.
• Kiểm tra đội nhóm để xác định mặt yếu kém và đảm bảo những người từ các phòng ban hay cấp khác đều có sự kết hợp hiệu quả trong công ty.

Bước 3: Định hướng tầm nhìn và lên chiến lược
Khi tiến hành đề xuất về sự thay đổi trong tổ chức, các nhà quản trị sẽ xuất hiện rất nhiều ý tưởng, giải pháp tuyệt vời trong suy nghĩ. Chính vì vậy, nhà quản lý hãy liên kết những ý tưởng đó thành một tầm nhìn bao quát để giúp các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt, ghi nhớ một cách dễ dàng nhất.
Vậy các nhà quản trị cần phải làm gì trong bước này? 

• Tiến hành xác định các giá trị quan trọng của sự thay đổi tổ chức cũng như kết hợp các dữ liệu như dự báo, nghiên cứu thị trường hay xu hướng kinh doanh,... 
• Thiết lập nên một bản tóm tắt ngắn từ một tới hai câu về những gì bạn đã suy đoán trong tương lai.
• Suy nghĩ và tạo nên một chiến lược để thực hiện tầm nhìn tương lai đó. 

Bước 4: Chia sẻ tầm nhìn
Các nhà quản trị không chỉ truyền đạt suy nghĩ về tầm nhìn tương lai của mình tại các buổi họp quan trọng mà hãy nói về chúng mỗi khi có cơ hội. Điều này sẽ giúp các nhân viên sẽ ghi nhớ lâu và dễ dàng phản hồi. 
Vậy các nhà quản trị nên làm gì trong bước này? 

• Hãy thường xuyên nói về việc thay đổi tầm nhìn định hướng, tận dụng các kênh truyền thông nội bộ trên Internet để quảng cáo. Có thể kể đến các nền tảng như email, mạng nội bộ công ty, bản tin,... 
• Luôn khuyến khích việc đóng góp ý kiến từ nhân viên trong đội nhóm nói chung và công ty nói riêng.
• Tiến hành giải quyết các mối lo ngại của nhân viên một cách công khai, trung thực, công bằng và cởi mở nhất để đảm bảo quyền lợi của họ. 

Bước 5: Giải quyết khó khăn và thúc đẩy phát triển
Các nhà quản trị cần xem xét có thành viên nào phản đối sự thay đổi này hay không? Ngoài ra, những quy trình hoặc cấu trúc nào đang cản nợ kế hoạch thay đổi đó? 
Vậy các nhà quản trị nên làm gì trong bước này? 

• Tiến hành xác định hoặc cần thuê các nhà lãnh đạo có vai trò chính trong việc thực hiện thay đổi này.
• Xem xét các cơ cấu tổ chức, mô tả công việc và hệ thống hiệu suất lương tưởng để đảm bảo những điều đó đều phù hợp với tầm nhìn của doanh nghiệp. 
• Luôn công nhận cũng như khen thưởng những nhân viên chăm chỉ, cố gắng cho sự thay đổi của công ty.
• Trao cho các nhân viên nỗ lực những khóa đào tạo bổ trợ, huấn luyện và các cố vấn giúp ích cho họ trong công việc.
• Xác định những nhân viên vẫn đang phản đối sự thay đổi của công ty và chỉ ra những điểm cần thiết để họ hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch này.
• Thực hiện lập tức các hành động cần thiết để nhanh chóng loại bỏ các rào cản về con người hay cách thức. 

Bước 6: Tạo thành tích ngắn hạn
Các nhà quản trị cố gắng tạo nên một hương vị chiến thắng sớm trong quá trình thay đổi của công ty trong thời gian ngắn nhất có thể từ một tháng tới một năm. Việc làm này sẽ tạo nên động lực rất lớn tới doanh nghiệp. Nhưng để tiến hành làm điều này, ngoài mục tiêu dài hạn, nhà quản trị cần tạo các mục tiêu ngắn hạn và tập trung để giảm khả năng thất bại.
Vậy các nhà quản trị nên làm gì trong bước này? 

• Tiến hành xác định các mục tiêu ngắn hạn có thể làm được. Ví dụ như tăng lợi nhuận, cải thiện các quy trình, cắt giảm chi phí không cần thiết,... Việc quan trọng cần làm là phải xem xét kỹ những ưu, nhược điểm của mục tiêu đã lựa chọn vì nếu không đạt hiệu quả sẽ khiến đội nhóm chán nản, không có động lực.
• Chia nhỏ dự án thay đổi thành các thành phần nhỏ hơn so với mục tiêu ngắn hạn. Tốt nhất là các mục tiêu mà nhà quản trị chắc chắn sẽ thực hiện được mà không cần tới sự trợ giúp từ bên ngoài. 
• Không nên bắt đầu với những mục tiêu tốn kém chi phí nhất. 
• Phân tích kỹ các ưu, nhược điểm của từng mục tiêu. Nếu nhà quản trị không thực hiện thành công với mục tiêu sớm thì chúng sẽ làm tổn hại tới toàn bộ dự án thay đổi. 
• Công nhận trực tiếp và khen thưởng lớn cho những cá nhân trong đội nhóm, công ty đã giúp bạn đạt được mục tiêu thành công.

Bước 7: Phát triển bền vững
Kotter đã lập luận rằng nhiều dự án thay đổi đã thất bại vì chủ quan và tuyên bố chiến thắng quá sớm. Vì vậy, bạn hãy ghi nhớ mục tiêu dài hạn và coi chiến thắng là bước khởi đầu để đạt được những thay đổi lâu dài trong tương lai. 
Vậy các nhà quản trị nên làm gì trong bước này? 

• Sau mỗi chiến thắng của dự án, nhà quản trị cần tiến hành phân tích những điểm gì đã ổn và khuyết điểm cần cải thiện. 
• Thiết lập các mục tiêu dài hạn để tiếp tục phát triển và hoàn thiện hơn dựa trên những điểm đã đạt được. 
• Tiến hành xem xét loại bỏ các quy trình không cần thiết cũng như các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau. 
• Nhà quản trị cần tiếp tục truyền đạt tầm nhìn thay đổi tới các thành viên trong đội nhóm, công ty.

Bước 8: Kiểm soát sự thay đổi trong văn hoá doanh nghiệp
Cuối cùng, để thực hiện bất cứ tầm nhìn thay đổi nào, chúng phải trở thành một phần cốt lõi trong công ty đó. Văn hóa doanh nghiệp sẽ thường xác định những điều gì đã được hoàn thành trong công ty. Vì vậy, các giá trị sau tầm nhìn đó phải được thể hiện trong công việc hàng ngày. Các nhà quản trị hãy nỗ lực không ngừng để sự thay đổi của công ty sẽ được nhìn thấy tại mọi khía cạnh của tổ chức.  
Vậy các nhà quản trị nên làm gì trong bước này? 

• Luôn nhắc nhở, động viên về sự tiến bộ của nhân viên mỗi khi có cơ hội.
• Truyền đạt những câu chuyện về quá trình thay đổi thành công của công ty.
• Bao gồm các lý tưởng giá trị về tầm nhìn thay đổi khi tuyển dụng, đào tạo các nhân với mới. 
• Công nhận sự nỗ lực của các thành viên chính trong dự án thay đổi tầm nhìn và đảm bảo những nhân viên khác sẽ luôn ghi nhớ công lao của họ.  

Ưu điểm

• Đây là mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại đơn giản, dễ triển khai.
• Luôn sẵn sàng chuẩn bị một kế hoạch cụ thể để đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. 

Nhược điểm
Để triển khai các mô hình quản trị doanh nghiệp 8 bước của Kotter cần mất rất nhiều thời gian để có thể thực hiện. 

Bài viết liên quan:

• Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp
• Kaizen là gì? Tìm hiểu những lợi ích từ việc áp dụng Kaizen

Trên đây là các mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại nhất mà PDCA đã chia sẻ tới các độc giả. Hy vọng rằng, với những thông tin hữu ích trên, các nhà quản trị sẽ áp dụng thành công vào trong quá trình quản lý nhân sự của mình.