Ma trận Eisenhower quyết định quyền lực của lãnh đạo với thời gian

1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Hình ảnh: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian đơn giản, được đặt tên theo Tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D. Eisenhower.
Khối lượng công việc của một người lãnh đạo tối cao đã thúc đẩy ông sáng tạo và sử dụng phương pháp này để quản lý công việc trong thời gian ông đảm nhận chức vụ, cũng như quản lý thời gian trong suốt cuộc đời.
Ông đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực quân sự và chính trị nhờ sự ưu tiên công việc và sử dụng thời gian một cách thông minh.
Cũng nhờ vậy, mà thế hệ sau như chúng ta được thừa hưởng một Ma trận Eisenhower giúp người dùng phân loại và ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, giúp mọi người tập trung vào những hoạt động tạo ra nhiều giá trị nhất trong một thế giới hiện đại bận rộn.

2. 4 Cấp độ trong ma trận Eisenhower
 

Ma trận thời gian Eisenhower bao gồm một bảng 2x2 với hai trục chính: quan trọng và khẩn cấp. 
Bảng này chia thành 4 ô gồm:
 

2.1 Quan trọng và Khẩn cấp (Important and Urgent)
 

Các công việc trong nhóm này là những việc cần được hoàn thành ngay lập tức và có tầm quan trọng cao. 
Đây là những công việc có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và sự thành công của bạn, nếu làm trễ, chậm hoặc bỏ qua có thể gây hậu quả nghiêm trọng. 
Ví dụ xử lý một khủng hoảng truyền thông về chất lượng sản phẩm và dịch vụ công ty bạn chẳng hạn.

2.2 Quan trọng nhưng không Khẩn cấp (Important but Not Urgent)
 

Các công việc trong phần này là những việc có tầm quan trọng cao, nhưng không cần thiết phải hoàn thành ngay lập tức. 
Đây là những công việc mang tính chiến lược và đóng góp vào sự phát triển dài hạn của bạn và công ty.
Điều này cho phép bạn dành thời gian lên kế hoạch chi tiết, kỹ lưỡng và có thể chia nhỏ mục tiêu để kiểm soát được quá trình, giúp có những lựa chọn xác hơn.
Đây thường là nhóm công việc thường chiếm tỷ trọng cao nhất.
Ví dụ như kế hoạch dài hạn 3 năm của công ty là phải mở rộng được thêm 2 nhà máy sản xuất ở các tỉnh miền Trung.

2.3 Khẩn cấp nhưng không Quan trọng (Urgent but Not Important)
 

Các công việc trong nhóm này là những việc cần được hoàn thành ngay, nhưng không mấy quan trọng. 
Thông thường, đây là những công việc khá phiền toái, có xu hướng làm phân tâm và lãng phí thời gian nhưng không đóng góp nhiều vào mục tiêu và sự thành công của bạn. 
Bạn cũng thường có xu hướng bị “dụ hoặc” bởi vì những việc này trong 
Và bạn thường rất khó nói “Không!” với một số công việc trong nhóm này vì nhãn “Gấp gáp”, “Cần ngay”, “Để tránh ảnh hưởng tới người khác/bộ phận khác”,...
Như vậy bạn rất dễ dàng bị tác động, cuốn vào guồng quay công việc của những người khác, hoặc những việc không mấy quan trọng nhưng có vẻ như đơn giản, nhanh chóng và cảm giác quan trọng khi bản thân giúp được người khác.
Ví dụ áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower ở mục này sẽ được PDCA nêu chi tiết hơn, vì 90% chúng ta đều đang lãng phí rất nhiều thời gian với những việc này.
Bước đầu tiên bạn phải nhận diện được nó đã, đúng chứ?
Ví dụ như nhân viên nhờ bạn chỉnh sửa bản kế hoạch cho bộ phận của họ, vì bạn “là người chuyên nghiệp trong lĩnh vực này”.
Hay đồng nghiệp nhờ bạn in dùm tài liệu trong cuộc họp sắp tới, vì “Cuộc họp sắp diễn ra, Chủ tịch và Ban lãnh đạo cần phải đọc tài liệu này ngay”.
Ví dụ như các cuộc gọi, xử lý email, thông báo, tin nhắn không quan trọng, hoặc tham gia vào các hoạt động không cần thiết vì “Mọi người đều tham gia”.

2.4 Không Quan trọng và không Khẩn cấp (Not Important and Not Urgent)
 

Các công việc trong ô này là những việc không có quan trọng và cũng không cần thiết phải hoàn thành ngay, thậm chí bạn còn không cần phải làm. 
Bởi vì đây có thể là những việc mang tính chất giải trí, bạn làm vì bạn muốn, chứ không phải vì bạn cần.
Đơn giản như là xem TV, lướt web không mục đích, hoặc tham gia vào các hoạt động không liên quan.

Đây là những công việc mà bạn có thể hoãn lại hoặc loại bỏ hoàn toàn.

3. Ý nghĩa của việc ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Là lãnh đạo, chủ doanh nghiệp, bạn thường gặp phải nhiều nhiệm vụ và công việc cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian hạn chế. Mà khổ nỗi là công việc nào cũng có vẻ rất quan trọng, cần bạn phải xử lý ngay.
Vì vậy, để quản lý thời gian một cách hiệu quả và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống, Ma trận Eisenhower đã được phát triển và được sử dụng rộng rãi. 
Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về lợi ích và bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

3.1. Ưu tiên công việc
 

Một trong những lợi ích lớn nhất của Ma trận Eisenhower là giúp chúng ta ưu tiên công việc một cách rõ ràng. 
Bằng cách phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, chúng ta có thể xác định được những nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức và những nhiệm vụ có thể đợi. 
Điều này giúp chúng ta tập trung vào những công việc quan trọng và đảm bảo rằng chúng ta không bị lạc hậu với những công việc cần làm.

3.2. Sử dụng thời gian một cách hiệu quả
 

Ma trận Eisenhower giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả. 
Bằng cách ưu tiên công việc quan trọng và khẩn cấp, chúng ta có thể dành nhiều thời gian và năng lượng cho những công việc có giá trị thực sự. 
Điều này giúp chúng ta tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được những kết quả tốt hơn trong công việc và cuộc sống.

3.3. Giảm stress và áp lực
 

Khi chúng ta có một kế hoạch rõ ràng và ưu tiên công việc, chúng ta có thể tránh được tình trạng quá tải công việc. 
Điều này giúp chúng ta cảm thấy tự tin hơn và giảm bớt áp lực trong việc quản lý thời gian và hoàn thành công việc.

3.4. Tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống

Bằng cách ưu tiên công việc quan trọng và không để những công việc không quan trọng chiếm quá nhiều thời gian của chúng ta, chúng ta có thể dành thời gian cho gia đình, bạn bè và các hoạt động giải trí. 
Điều này giúp chúng ta tận hưởng cuộc sống và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

5. Đạt được mục tiêu
 

Ma trận Eisenhower giúp chúng ta đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. 
Bằng cách tập trung vào những công việc quan trọng và khẩn cấp, chúng ta có thể tiến xa hơn trong việc đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp. 
Điều này giúp chúng ta cảm thấy thành tựu và hài lòng với những gì đã đạt được.

4. Phương pháp sử dụng ma trận thời gian Eisenhower hiệu quả

Để sử dụng ma trận thời gian Eisenhower hiệu quả, bạn cần làm theo các bước sau:

4.1 Xác định các công việc cần làm
 

Ghi lại tất cả công việc cần hoàn thành trong một ngày hoặc một tuần.
Bước này sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan ban đầu về những việc mình cần phải thực hiện, tránh bỏ quên, bỏ sót.

4.2 Ưu tiên công việc
 

Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc và phân loại chúng vào ô tương ứng trong ma trận Eisenhower.
Thường chúng ta sẽ phân biệt mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc bằng cách tự đặt câu hỏi:
Quan trọng: Nếu mình không làm công việc này thì có hậu quả gì? Mức độ nghiêm trọng không?
Khẩn cấp: Nếu mình không làm công việc này NGAY LẬP TỨC thì có hậu quả gì? Mức độ nghiêm trọng không?

4.2.1 Ô quan trọng và khẩn cấp
 

Các công việc trong ô này là những việc quan trọng và cần được ưu tiên làm ngay tức thì. 
Đây là công việc mà bạn nên hoàn thành ngay khi có thể vì chúng đóng góp lớn vào mục tiêu của bạn và có thể gây hậu quả cực kỳ nghiêm trọng nếu không hoàn thành.
Tuy nhiên, hãy học cách làm việc có kế hoạch hơn, hạn chế việc trong ô này.
Bởi vì không phải lúc nào bạn cũng may mắn hoàn thành công việc đúng thời hạn, mà như vậy thì cực kỳ rủi ro.
Đừng “ủ chín” việc quan trọng không khẩn cấp cho tới khi nó biến thành khẩn cấp.
Bạn hãy lên kế hoạch thực hiện rõ ràng ngay từ khi nhận được việc quan trọng.
Tất nhiên, chừng nào bạn còn kinh doanh, còn “thở” thì luôn có những việc quan trọng phát sinh buộc bạn phải giải quyết ngay.
Chẳng hạn như khi một khách hàng quan trọng ghé công ty và yêu cầu gặp Giám đốc, bạn không thể để khách hàng ngồi chờ để bạn “lên lịch cho một cuộc hẹn” được, đúng chứ?
 

4.2.2 Ô quan trọng nhưng không khẩn cấp
 

Các công việc trong ô này cần phải được lên kế hoạch và quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo chúng không trở thành công việc khẩn cấp sau này.
Bạn nên làm tăng tỷ trọng các công việc trong ô thứ hai này vì sự chủ động, tự chủ và thành công mà nó mang lại.
Ví dụ như tập thể dục, học tập, phát triển một điều gì đó mới mỗi ngày.
Nhưng đôi khi những việc trong ô này lại bị bạn đẩy lùi lại để nhường chỗ cho ô thứ ba, thậm chí thứ tư, chỉ vì chúng có vẻ “chẳng phải rất khẩn cấp”.
Vì vậy, bạn phải rèn luyện cho mình tính kỷ luật và tự chủ cao để không trì hoãn, hay “mai rồi làm”.
 

4.2.3 Ô khẩn cấp nhưng không quan trọng
 

Các công việc trong ô này là những việc cần phải hoàn thành ngay, nhưng không có nhiều ảnh hưởng đến mục tiêu lớn hơn của bạn. 
Bạn phải học cách từ chối nhận việc như vậy sao cho khéo.
Hoặc khi là chủ doanh nghiệp, bạn phải đánh giá để giao đúng việc, đúng người.
Hãy nhớ, thời gian của bạn là đồng tiền mạnh nhất bạn có được.
 

4.2.4 Ô không quan trọng và không khẩn cấp
 

Các công việc trong ô này có thể là những công việc không cần thiết, hãy sắp xếp lại để hạn chế hoặc loại bỏ nó.

4.3 Hoàn thành công việc
 

Bắt đầu một ngày làm việc từ ô quan trọng và khẩn cấp, sau đó tiếp tục với các ô còn lại theo thứ tự ưu tiên.

4.4 Đánh giá lại và điều chỉnh
 

Đánh giá lại ma trận thời gian sau mỗi ngày hoặc tuần để xem xét xem có cần điều chỉnh công việc hay không. 
Lưu ý khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower là các công việc có thể thay đổi mức độ quan trọng và khẩn cấp theo thời gian.
Bởi tùy theo từng giai đoạn mà những mục tiêu và ưu tiên của bạn hay doanh nghiệp có thể thay đổi.

Tóm lại, ma trận thời gian Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và đã được chứng minh là hữu ích trong việc ưu tiên công việc và sử dụng thời gian một cách thông minh. 
Bằng cách áp dụng ma trận này vào cuộc sống hàng ngày, chủ doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa thời gian và đạt được những kết quả mà bạn mong muốn. 
Hãy thử áp dụng ma trận thời gian Eisenhower vào công việc của bạn ngay hôm nay và trải nghiệm sự thay đổi tích cực trong doanh nghiệp, cuộc sống của mình.