5 Bước trong quy trình quản trị mục tiêu (MBO) hiệu quả

1. Quản lý mục tiêu là gì?

Quản trị mục tiêu hay còn gọi là Management By Objectives - viết tắt MBO. Đây là phương pháp quản lý hướng đến việc thiết lập mục tiêu rõ ràng, thông qua thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên nhằm giúp cải tiến hiệu suất công việc.

Mục tiêu của doanh nghiệp là đích đến doanh nghiệp cần vươn tới để hiện thực hóa được tầm nhìn, sứ mệnh của mình.

MBO được biết đến rộng rãi thông qua cuốn sách “Thực hành quản trị” xuất bản năm 1954 của Peter Drucker - cha đẻ của ngành quản trị học hiện đại. Phương pháp quản trị MBO, mỗi nhân viên có thể đo lường chất lượng công việc dựa trên kế hoạch của doanh nghiệp.

Triển khai MBO, các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân. Từ đó, có sự điều chỉnh kịp thời để hướng tới mục tiêu đề ra.

Managemant By Objectives thúc đẩy nhân viên trong quá trình làm việc để đạt được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.

2. Vai trò của quản lý mục tiêu

• Quản trị theo mục tiêu giúp xác định rõ đích đến, chinh phục các hệ thống, quy trình, con người, quy mô doanh thu, mức độ tương quan của các chỉ số tài chính, giá cổ phiếu, vốn hóa thị trường,...

• Doanh nghiệp phát triển lớn hơn, tăng giá trị tài sản, mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh và phục vụ cho xã hội nhiều hơn

• Nhân viên có động lực làm việc, tinh thần trách nhiệm vì mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu của tổ chức.

• Đánh giá được hiệu quả kinh doanh qua các năm và tạo động lực phấn đấu, phát triển bứt phá hơn trong các giai đoạn mới.

• Nâng cao tiêu chuẩn quản lý, nhìn được bức tranh tổng thể và từng mảnh ghép giúp chủ doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn.

>>>> Tham khảo: Đào tạo kỹ năng quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả

3. Những ưu nhược điểm của phương pháp MBO

Mặc dù quản trị mục tiêu (MBO) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng cũng có những mặt hạn chế. Cùng học viện doanh nhân PDCA tìm hiểu qua phần dưới đây.

3.1 Ưu điểm

• Giúp tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng

Đối với MBO, quản lý và nhân viên sẽ cùng hiểu đâu là những mục tiêu quan trọng cần tập trung nguồn lực đạt trong một khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp này giúp công ty tránh được tình huống mỗi bộ phận, phòng ban hiểu và làm theo nhiều cách khác nhau, gây phân tán nguồn lực của tổ chức.

• Gắn kết mục tiêu của từng thành viên với mục tiêu của tổ chức

Mỗi mục tiêu của các phòng ban, bộ phận được xây dựng từ mục tiêu toàn công ty. Còn mục tiêu của từng nhân viên sẽ được xây dựng dựa trên mục tiêu của từng phòng ban.

• Tăng cường giao tiếp giữa quản lý và nhân viên

Khi áp dụng MBO, các nhà quản lý sẽ cần chia sẻ rõ ràng về mục tiêu công ty kỳ vọng nhân viên đạt được. Quá trình này sẽ tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và quản lý hiệu quả hơn.

• Nâng cao hiệu suất làm việc

Nhân viên sẽ có xu hướng tập trung cho công việc và đạt hiệu suất cao hơn khi họ hiểu rõ về các mục tiêu cần đạt được. Như vậy, MBO có thể giúp nhân viên cải thiện được hiệu suất làm việc và giảm thiểu nguồn lực cần bỏ ra một cách hiệu quả.

• Đánh giá hiệu suất chính xác

Mục tiêu được thiết lập bằng phương pháp MBO luôn rõ ràng, cụ thể. Vào cuối chu kỳ công việc, quản lý sẽ so sánh kết quả công việc nhân viên đạt được với mục tiêu thiết lập ban đầu. Do đó, áp dụng MBO cũng giúp quản lý có thể đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên một cách chính xác nhất.

3.2 Hạn chế

• Tính chuyên quyển cao

Quá trình giao mục tiêu theo MBO được diễn ra theo kiểu thác đổ từ trên xuống. Từ mục tiêu toàn công ty, quản lý sẽ tiếp tục đổ mục tiêu phân nhánh xuống các phòng ban và bộ phận. Và mục tiêu của từng phòng ban sẽ được đổ xuống cho từng nhân viên.

Cách giao mục tiêu như vậy khiến nhân viên rất bị động. Họ sẽ chỉ nhận được những nhiệm vụ từ trên giao xuống với tính chuyên quyền rất cao.

• Không linh hoạt và tốn nhiều thời gian để thiết lập mục tiêu

Mục tiêu MBO được thiết lập theo chu kỳ khá dài, có thể lên tới 1 năm. Mục tiêu đó thông thường được thiết lập thông qua các buổi họp chiến lược hàng năm quy tụ các quản lý cấp cao và cấp trung. Một vài buổi họp để thiết lập công ty trong cả năm. Vì thế, MBO không có tính linh hoạt và tốn thời gian.

• Năng suất đi xuống nếu áp dụng trong một thời gian dài

Áp dụng MBO có thể giúp nhân viên đạt được hiệu suất tốt trong một vài chu kỳ. Tuy nhiên, về lâu dài năng suất có thể giảm xuống.

Vì áp dụng MBO luôn hướng đến việc thực hiện đạt 100% mục tiêu và kết quả thực hiện mục tiêu được sử dụng để điều chỉnh lương thưởng nhân viên. Do đó, triển khai MBO sẽ tạo áp lực lớn lên tâm lý nhân viên.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

4. Quy trình phương pháp quản trị mục tiêu MBO

Bản chất của mô hình MBO là thiết lập mục tiêu của tổ chức, sau đó đưa ra chiến lược cho từng cá nhân, bộ phận, phòng ban. MBO được xây dựng trên 4 bước cơ bản sau:

4.1 Bước 1: Xác định mục tiêu của công ty/ tổ chức

Mục tiêu của doanh nghiệp gắn với sứ mệnh, tầm nhìn, trong đó sẽ có mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn. Có những mục tiêu được đưa ra trên cơ sở ảnh hưởng của các yếu tố kinh tế thị trường, môi trường kinh doanh, nguồn lực doanh nghiệp,...

Kết quả mục tiêu chung của doanh nghiệp đạt hay không sẽ phụ thuộc vào từng thành viên trong công ty. Vì vậy, lãnh đạo cần có sự kiểm soát chi tiết để điều phối kịp thời.

4.2 Bước 2: Gắn mục tiêu của từng cá nhân với mục tiêu công ty

Ban lãnh đạo sẽ cùng thảo luận, đánh giá và thống nhất mục tiêu chung sau đó tổ chức buổi công bố mục tiêu với toàn thể cán bộ nhân viên, cộng tác viên. Từ mục tiêu tổng thể, các cá nhân sẽ thiết lập mục tiêu của mình gắn với nó, thường sẽ đi cùng với lộ trình công danh của mình.

4.3 Bước 3: Triển khai, giám sát, đo lường

Trong quá trình thực hiện cần sát sao tiến độ và kết quả của việc thực hiện mục tiêu. Bên cạnh đó cần kết hợp với hoạt động đào tạo, kèm cặp, giúp nhân viên hiểu rõ mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện và nâng cao kỹ năng chuyên môn, tăng hiệu suất và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu.

4.4 Bước 4: Đánh giá, cải tiến

Trong một giai đoạn thời gian nhất định, có thể là một tháng/một quý, cần có hoạt động đánh giá lại việc quản lý mục tiêu. Việc này có thể thông qua các bảng biểu, sơ đồ, số liệu báo cáo từ đó đưa ra nhận định về hiệu suất, năng lực nhân viên cũng như có những điều chỉnh kịp thời.

4.5 Bước 5: Ghi nhận, thiết lập mục tiêu mới

Sau một quá trình quản lý mục tiêu của doanh nghiệp cũng như từng cá nhân, việc tổng kết, khen thưởng, ghi nhận sẽ giúp thúc đẩy tinh thần, tạo động lực và khát khao, quyết tâm hướng tới những mục tiêu tốt đẹp phía trước.

>>>> Xem thêm: Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Tìm hiểu tầm quan trọng

5. Lưu ý khi thiết lập và quản trị theo mục tiêu

Cùng đội ngũ thiết lập mục tiêu: để mục tiêu được thông suốt từ lãnh đạo cấp cao đến các chuyên viên, cộng tác viên. Nhân viên cũng có thể coi như tập khách hàng đặc biệt của doanh nghiệp, việc quản lý mục tiêu và giúp các nhân viên nắm rõ có thể tạo ra hàng nghìn, hàng triệu khách hàng khác.

Làm rõ hiện tại trước khi lập mục tiêu: trước khi có kế hoạch cho kỳ kinh doanh mới, bạn cần kiểm điểm lại kỳ kinh doanh đã qua. Nếu đạt được mục tiêu thì làm rõ vì sao đạt được, nếu không đạt được thì cũng tìm nguyên nhân và đề ra phương án khắc phục trong kỳ kinh doanh tới.

Mục tiêu cần rõ ràng: “rõ ràng tạo sức mạnh”, mục tiêu rõ ràng là tiền đề để gấp đôi, gấp ba kết quả, nếu mục tiêu không cụ thể, chi tiết các con số thì không khác gì “người mù dò đường”, khó đến được đích.

Làm việc với con số: Những dữ liệu gần nhất, sát với thực tế giúp bạn quản trị mục tiêu tốt hơn cũng như đề ra kế hoạch hành động cho các phòng ban.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết liên quan khác:

• Phong cách lãnh đạo là gì? TOP 8 phong cách lãnh đạo nổi bật

• Quản trị khủng hoảng là gì? Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng

Trên đây là những nội dung cơ bản về phương pháp quản trị mục tiêu của doanh nghiệp. Hy vọng các CEO có thể áp dụng và có thể bứt phá trong công việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với học viện đào tạo doanh nhân PDCA qua hotline: 0899.598.668 để đội ngũ nhân viên tư vấn miễn phí.