Kỹ năng trao quyền có cần thiết không? Những thông tin nên biết

1. Khái niệm trao quyền là gì?

Trao quyền là hình thức tín nhiệm và bàn giao công việc cho một đối tượng mà bạn kỳ vọng, tin tưởng. Hành động này mang tính chất giao phó trách nhiệm và quyền hạn lại cho người được trao quyền. Trong cuốn sách "Trao quyền hiệu quả", Lee Thomas đã viết rằng: "Trao quyền là để những người khác làm công việc vốn thuộc về mình". Những người nhân viên được trao quyền chính là đại diện thay mặt người trao quyền đảm nhận trách nhiệm và triển khai công việc.

2. Trao quyền cho nhân viên quan trọng như thế nào?

Trao quyền cho phép các thành viên trong nhóm được thực hiện hành động cụ thể và đưa ra quyết định. Hiện nay, rất nhiều lãnh đạo trong công ty đã vận dụng điều này trong công việc quản lý nhân sự. Điều đó cũng cho thấy rằng kỹ năng trao quyền hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích mà phương pháp này mang lại. Xem ngay!

2.1 Đối với nhân viên

Đối với nhân viên, phương pháp trao quyền sẽ giúp tạo ra nhiều động lực làm việc. Điều này sẽ dẫn đến hiệu suất công việc cũng gia tăng đáng kể. Thêm vào đó, sự tin tưởng và trân trọng xuất phát từ công ty sẽ được thúc đẩy trong lòng mỗi nhân viên. Điều này vô hình giúp cải thiện tỷ lệ thôi việc đang ngày càng nhiều tại một số doanh nghiệp.

2.2 Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cũng được hưởng không ít lợi ích từ việc lãnh đạo với kỹ năng này. Trước hết, bộ phận quản lý được giảm bớt áp lực công việc khi phải đảm đương quá nhiều trọng trách. Việc trao quyền cho nhân viên giúp giải quyết những vấn đề sức ép từ khối lượng công việc. Từ đó các cấp trên có thể dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ phát triển sản phẩm hay hoạch định chiến lược cho công ty.

>>>> Xem thêm: Khóa học quản lý cấp trung chuyên nghiệp - giải pháp phát triển sức mạnh tổng thể cho đội ngũ nhân sự.

3. Ưu nhược điểm của việc trao quyền cho nhân viên

Việc trao quyền cho nhân viên mang lại rất nhiều lợi ích cho cả bên trao quyền và bên nhận chuyển giao. Cùng PDCA điểm qua những ưu điểm mà kỹ năng trao quyền mang lại nhé:

3.1 Ưu điểm

• Giảm nhẹ khối lượng công việc cho cấp quản lý

Các giám đốc hay lãnh đạo cấp cao có rất nhiều công việc phải xử lý và thường xuyên rơi vào trạng thái quá tải. Vì vậy kỹ năng trao quyền cho nhân viên cực kì quan trọng giúp họ giảm bớt một phần các công việc cơ bản để tập trung vào các mục tiêu chiến lược và các kế hoạch quan trọng hơn.

• Trao cơ hội cho nhân viên cấp dưới

Việc các lãnh đạo trao quyền cho nhân viên giúp nhân viên có cơ hội để thử thách và thể hiện năng lực của bản thân. Đây cũng là dịp để nhân viên học hỏi và trau dồi thêm kỹ năng và kiến thức mới cho công việc.

3.2 Những hạn chế của việc trao quyền cho nhân viên

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, thì trao quyền cho nhân viên cũng có một số hạn chế khiến quản lý chưa sẵn sàng khi quyết định trao quyền cho nhân viên

• Nhân viên bị áp lực vì phải chịu trách nhiệm quá lớn

Việc trao quyền giúp nhân viên có quyền quyết định một số công việc nhưng đi kèm đó là cũng là trách nhiệm mà nhân viên cấp dưới phải chịu khi công việc sai sót hoặc không đạt hiệu quả mong muốn.

• Cấp quản lý lo sợ và thiếu tự tin

Một số nhà quản lý lo ngại nhân viên của mình không thể đảm nhận tốt công việc được trao quyền dẫn tới công việc không đạt được hiệu quả mong muốn.

Khi nhân viên cấp dưới thực hiện quá tốt công việc được trao quyền cũng khiến một số quản lý lo ngại nhân viên được lãnh đạo cấp trên đánh giá năng lực tốt hơn mình mà không muốn trao quyền cho nhân viên.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

4. Kỹ năng trao quyền cho nhân viên hiệu quả

Việc trao quyền cho các cấp bên dưới có được thực hiện hay không tùy thuộc vào ban lãnh đạo. Những người đứng đầu có thể biến hoạt động này thành nét văn hóa của doanh nghiệp. Để thực hiện việc này, những người trong công ty cần sự giao tiếp rõ ràng và tin tưởng lẫn nhau. Do vậy, khi thực hiện trao quyền đến bất kỳ ai, người giám đốc có thể tham khảo những gợi ý sau:

4.1 Uỷ quyền cho nhân viên

Bạn không thể ủy ​​quyền cho nhân viên để gánh vác những công việc nặng nhọc. Đây là điều vô cùng thiển cận sẽ dẫn đến những phản ứng tiêu cực. Việc này có thể gây ra tác dụng ngược khiến nhân viên làm việc chỉ để đối phó hay trốn tránh trách nhiệm. Thay vì thế, bạn nên sử dụng kỹ năng trao quyền linh hoạt. Dựa vào thông tin dự án, bạn cũng có thể phân chia công việc phù hợp nhằm tạo ra cơ hội để phát triển năng lực cá nhân.

4.2 Xác định kỳ vọng rõ ràng

Kỹ năng trao quyền cho phép Leader xác định vùng quyền hạn của nhân viên. Ở nơi này nhân viên được toàn quyền hành động. Bằng cách liệt kê các kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ cho phép nhân viên được nắm quyền quyết định. Bên cạnh đó, những giá trị và mục tiêu chung của công ty vẫn sẽ được đảm bảo.

>>>> Tham khảo: Khóa học quản trị kinh doanh ngắn hạn - Có nên học hay không?

4.3 Tôn trọng sự khác biệt

Đừng quá lo lắng nếu một người nhân viên đang sử dụng những cách làm việc khác bạn. Bạn có thể giải quyết vấn đề A theo B nhưng đứng trên phương diện khác, người nhân viên lại không nghĩ nên như vậy. Do đó, điều cần làm là bạn hãy từ bỏ quyền kiểm soát và học cách chấp nhận. Điều này sẽ giúp nhân viên thỏa sức phát huy sự sáng tạo của bản thân và dự án vẫn được hoàn thành đúng mục tiêu đề ra.

4.4 Cung cấp các nguồn lực cần thiết

Nhiều người quản lý thường hay than phiền nhân viên đang tìm kiếm sự trợ giúp từ cấp trên và mong đợi rằng sếp sẽ hướng dẫn cụ thể cách thức hoàn thành công việc. Điều này có thể xảy ra khi phương pháp mới được thực hiện. Để hạn chế sự việc này, bạn hãy cung cấp thêm các tài nguyên và các nguồn lực cần thiết. Những định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên không bỡ ngỡ trước khi đưa ra quyết định quan trọng.

4.5 Chấp nhận ý tưởng và đầu vào

Tiếp theo, hãy đồng ý cho nhân viên được tham gia vào quá trình ra quyết định và xác định mục tiêu. Mặt khác, bạn cũng có thể lựa chọn cách lắng nghe. Thêm vào đó, bạn cũng nên cởi mở để nhân viên dễ dàng chia sẻ quan điểm ​​và ​​đóng góp ý kiến. Việc thay đổi cách nhìn và đón nhận những điều mới sẽ giúp khích lệ tinh thần nhân viên. Trong những nhiệm vụ được giao, người sếp sẽ giúp nhân viên tự tin làm việc hơn.

>>>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc cho nhân viên hiệu quả không nên bỏ qua

4.6 Truyền cảm hứng tới nhân viên

Khi nhân viên được đóng góp công sức trên con đường phát triển của công ty, họ sẽ dễ dàng cảm thấy tự hào. Đối với bất kỳ ai, việc được đánh giá cao cũng là nguồn động lực lớn để là việc. Một người lãnh đạo cần có kỹ năng truyền cảm hứng để biết cách để nhìn thấu nỗi lòng của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy sự đóng góp của bản thân là có ý nghĩa, họ sẽ có lý do để gắn bó và đồng hành lâu dài với doanh nghiệp.

>>>> Tham khảo: Kỹ năng ra quyết định là gì? Rèn luyện kỹ năng ra quyết định

5. 5 nhân tố quyết định đến trao quyền

• Từ lực: Người được trao quyền sẽ chịu trách nhiệm với những kết quả đạt được
• Tự quyết: Cá nhân được trao quyền phải có tính tự quyết cao
• Vị thế cá nhân: Cá nhân được trao quyền đủ khả năng để thực hiện công việc trao quyền
• Ý nghĩa công việc: Công việc đó mang tính chất quan trọng
• Niềm tin: Tin rằng người được trao quyền sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao 

6. Quy trình trao quyền

Vậy thì quy trình trao quyền như thế nào để vừa mang lại kết quả tốt vừa tạo ra sự ủng hộ đối với nhân viên của mình. Bạn có thể tham khảo cụ thể ngay dưới đây:

• Giai đoạn 1: Dành cho những người trao quyền đã có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm. Trong khi người được trao quyền là người mới.
• Giai đoạn 2: Thấy được sự có mặt của người được trao quyền. Người này sẽ làm những việc đơn giản dưới sự hướng dẫn.
• Giai đoạn 3: Bắt đầu phân quyền nhiệm vụ cho người được trao quyền. Bạn sẽ có những câu hỏi mở để người được trao quyền biết cách báo cáo công việc
• Giai đoạn 4: Lúc này, bạn sẽ liên tục đặt câu hỏi để nhân viên báo cáo. Người nhân viên phải kiểm soát được việc báo cáo và có quyền thực hiện công việc theo ý muốn.
• Giai đoạn 5: Tiến đến trao quyền hoàn toàn thực hiện các nhiệm vụ. Lưu ý, người trao quyền vẫn phải kiểm tra công việc vì trách nhiệm của một cấp trên.

7. Những sai lầm thường gặp khi trao quyền cho nhân viên

Để đạt được hiệu quả như mong muốn khi trao quyền cho nhân viên, nhà quản lý phải thực hiện một cách khéo léo và phù hợp. Cùng PDCA tìm hiểu những sau lầm hay gặp phải trong việc trao quyền cho nhân viên:

7.1 Đùn đẩy toàn bộ trách nhiệm cho nhân viên

Khi xác định trao quyền cho nhân viên đồng nghĩa với việc cấp quản lý sẽ chia sẻ cho họ quyền tự quyết một số vấn đề nhất định trong công việc. Nhưng việc trao quyền cho nhân viên không có nghĩa là ủy thác hoàn toàn mọi dự án cho cấp dưới, để họ tự quyết định và chịu mọi trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.

Trao quyền hiệu quả đòi hỏi người lãnh đạo phải có sự tham gia và tham vấn cho nhân viên của mình trong các quyết định quan trọng. Người lãnh đạo phải thể hiện vai trò là người truyền cảm hứng cho nhân viên đồng thời hướng dẫn, định hướng cho họ ra quyết định hiệu quả chứ không phải là người trực tiếp ra quyết định.

7.2 Quản lý quá chú tâm vào quản lý vi mô

Quản lí vi mô có nghĩa là quản lí công việc ở mức quá chi tiết từng vấn đề nhỏ. Nếu nhà lãnh đạo áp dụng cách thức này để quản lý nhân viên thì dễ dẫn đến tình trạng giảm năng suất công việc và chậm quy trình. Người quản lí chỉ nên là người định hướng và tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội đưa ra, thực hiện các ý tưởng của riêng mình trong một khuôn khổ nào đó.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết liên quan:

• Kỹ năng đào tạo là gì? Cách rèn luyện kỹ năng đào tạo hiệu quả
• Quản trị kinh doanh là gì? Tìm hiểu về ngành quản trị kinh doanh

Bài viết trên chia sẻ về kỹ năng trao quyền, trường đào tạo doanh nhân PDCA hy vọng rằng những kiến thức này sẽ giúp bạn áp dụng vào công việc hoặc mục đích học tập mang lại nhiều hiệu quả cao. Ngoài ra, nếu còn bất kỳ thắc mắc nào khác trong quá trình quản trị, người đọc hãy liên hệ ngay qua hotline: 0899.598.668 để được đội ngũ hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và nhiệt tình nhất nhé!