Ngày đăng: 28/04/2022
Quản trị sự thay đổi trong tổ chức là một tất yếu khách quan. Để đối phó với những biến động không ngừng của thị trường, điều cốt lõi là đội ngũ nhân sự phải học hỏi và thay đổi cách làm việc sao cho hiệu quả. Ở bài viết này, PDCA sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về vai trò và phương pháp quản lý sự thay đổi hiệu quả trong doanh nghiệp. Cùng xem ngay bài viết nhé!
>>>> Xem thêm: Các khóa học dành cho lãnh đạo - công thức giúp cho CEO quản lý nhân sự nhàn hơn
Quản trị sự thay đổi (Change Management) là một quy trình được lên kế hoạch rõ ràng. Quá trình này giúp doanh nghiệp hỗ trợ cá nhân đổi cách làm việc, cải thiện chất lượng kinh doanh. Nhiều nghiên cứu đã cho thấy, chiến lược quản trị thay đổi có thể áp dụng chung cho các doanh nghiệp khác nhau để tác động đến sự chuyển đổi của nhân viên.
Vậy ý nghĩa của Change Management là gì? Cùng tìm hiểu trong phần tiếp theo của bài viết này.
Trong doanh nghiệp, quản trị sự thay đổi giúp gia tăng sự thành công của các dự án. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn cải thiện được khả năng thích ứng nhanh chóng của mình trong quá trình thực hiện quản lý các thay đổi.
Doanh nghiệp phải luôn có kế hoạch để quản trị sự thay đổi trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay. Nếu không, doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu những căng thẳng và không đạt được những mục tiêu đề ra. Quản trị tốt các thay đổi sẽ giúp cải thiện văn hóa của tổ chức theo hướng phù hợp nhất.
>>>> Tham khảo: Đào tạo kỹ năng quản lý - giải pháp phát triển sức mạnh tổng thể cho đội ngũ nhân sự
Một vài mô hình giúp doanh nghiệp quản lý sự thay đổi tốt có thể kể đến như mô hình ADKAR. Mô hình này được tạo ra bởi Prosci Jeff Hiatt, bao gồm 5 yếu tố:
Ngoài ra, quy trình quản lý sự thay đổi tạo bởi John Kotter - giáo sư ngôi trường Đại học vô cùng danh tiếng Harvard cũng được biết đến. Quy trình bao gồm 8 bước:
Mô hình chuyển đổi của Bridges: đây là mô hình của William Bridges – nhà cố vấn phản hồi – tập trung vào cách mọi người điều chỉnh để thay đổi. Mô hình này bao gồm 3 giai đoạn:
Mô hình quản trị sự thay đổi McKinsey 7S được chia thành 2 nhóm:
Đối với mô hình này, yếu tố cứng và yếu tố mềm sẽ được phân tích kết hợp với nhau. Những yếu tố cứng hướng tới các vấn đề mà tổ chức có thể tác động trực tiếp. Các yếu tố mềm được thể hiện trừu tượng, thường được tìm thấy trong văn hóa của doanh nghiệp.
PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:
Thay đổi là cả một quá trình đòi hỏi sự nỗ lực và cố gắng của toàn doanh nghiệp. Do đó, quản trị sự thay đổi được chia thành 3 cấp độ là cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.
Thay đổi cách làm việc của mỗi cá nhân là tiền đề dẫn đến sự thay đổi toàn diện của một doanh nghiệp. Ở cấp độ này, người quản lý cần hiểu rõ về quá trình chuyển đổi của mỗi cá nhân. Đồng thời, người quản trị cần nắm bắt tâm lý và có tác động thích hợp đối với mỗi cá nhân. Chính vì vậy, để hiểu rõ hơn về quản trị thay đổi cá nhân, người lãnh đạo cần trả lời một số câu hỏi sau:
Đối với mỗi dự án, quản trị sự thay đổi trong tổ chức là một yêu cầu quan trọng và cần thiết. Quá trình này bắt đầu bằng việc cân nhắc xem ai là người cần điều chỉnh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết để đào tạo các cá nhân thay đổi về cách làm việc và cải thiện năng lực. Do đó, công ty cũng nên có những khóa huấn luyện khi cần thiết.
Các cấp lãnh đạo cần trau dồi năng lực quản lý thay đổi để nắm những lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình thay đổi đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện các quy trình của dự án và năng lực lãnh đạo của tổ chức. Đồng thời, người lãnh đạo cũng cần nhanh nhạy với những biến động thị trường và chủ động áp dụng công nghệ - kỹ thuật.
>>>> Tham khảo: Khóa học quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dưới đây là các nguyên tắc cần thiết và kèm theo ví dụ minh hoạ về quản trị sự thay đổi. Mời bạn đọc cùng tham khảo.
Trong bất kỳ sự chuyển đổi quan trọng nào cũng dẫn đến vấn đề con người. Các nhà quản trị mới sẽ được yêu cầu nắm quyền, công việc sẽ biến đổi, các kỹ năng mới phải được phát triển. Điều này dẫn đến nhân viên sẽ cảm thấy bất an và phản kháng. Phản ứng một cách bị động sẽ ảnh hưởng đến tốc độ, tinh thần và kết quả kinh doanh.
Mọi sự đổ dồn về phía CEO và đội ngũ lãnh đạo để tìm kiếm sức mạnh và định hướng hành động. Bản thân người lãnh đạo trước hết phải đón nhận các phương pháp tiếp cận mới để thách thức và tạo động lực cho nhân viên. Họ phải gương mẫu cho các hành vi doanh nghiệp mong muốn.
Khi các chương trình chuyển đổi theo hướng tiến triển từ bước xác định chiến lược và đặt mục tiêu sang thiết kế và thực hiện. Điều này ảnh hưởng đến mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Nỗ lực quản trị thay đổi phải bao gồm kế hoạch cho mọi nhà lãnh đạo trong công ty, sau đó trách nhiệm thực hiện và thiết kế xuống cấp dưới tạo một dòng chảy thống nhất trong tổ chức.
Một vài nhân viên sẽ thắc mắc liệu công ty có đi đúng hướng hay không và liệu họ có muốn cam kết thực hiện thay đổi không. Cụ thể hoá sự thay đổi và phổ biến tuyên bố tầm nhìn bằng văn bản sẽ là cơ hội để thúc đẩy sự liên kết giữa lãnh đạo và đội nhóm. Quy trình thực hiện theo 3 bước sau:
Quá trình quản trị sự thay đổi đòi hỏi lãnh đạo phải làm việc nhiều hơn. Nhà quản lí phải sẵn sàng nhận trách nhiệm để đảm bảo thay đổi xảy ra trong trong lĩnh vực thuộc quyền kiểm soát của mình.
5.6 Truyền tải thông điệp rõ ràng
Trong nhiều trường hợp, các nhà lãnh đạo thường mắc sai lầm khi tin rằng mọi thành viên đều hiểu rõ vấn đề. Chiến lược quản trị sự thay đổi hiệu quả đòi hỏi bạn phải củng cố thông điệp rõ ràng thông qua những buổi trao đổi.
Chiến lược quản trị sự thay đổi đòi hỏi người lãnh đạo phải tính đến khía cạnh văn hoá và hành vi ở cấp độ tổ chức khác nhau. Đánh giá văn hoá giúp xác định mức độ sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp đồng thời phát hiện nhũng vấn đề cần xử lý. Quá trình này sẽ góp phần xác định hệ thống giá trị cốt lõi, niềm tin, hành vi và nhận thức để thay đổi thành công.
Văn hoá là thành phần quan trọng trong hầu hết chương trình quản trị sự thay đổi. Nếu xác định rõ ràng văn hoá và hành vi cơ bản sẽ là nền tảng hỗ trợ tốt nhất cho cách thức kinh doanh mới.
Không có một chiến lược chuyển đổi nào đều diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch. Quản trị sự thay đổi đòi hỏi cấp lãnh đạo phải đánh giá hiệu quả thường xuyên. Ngoài ra, nên đánh giá về mức độ sẵn sàng và khả năng thích ứng của doanh nghiệp với làn sóng chuyển đổi tiếp theo.
Mọi nhân viên trong công ty cần được biết công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào và họ mong đợi gì trong và sai chương trình thay đổi. Các bộ phận nên trung thực và rõ ràng nhất có thể. Mọi nhân viên sẽ phản ứng với những gì nhìn và nghe thấy, bản thân họ cần tham gia vào quá trình thay đổi này.
Quản trị sự thay đổi trong tổ chức là một hoạt động cần thiết để kích thích sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi việc thực hiện tốt quá trình thay đổi sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể sau:
>>>> Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ liệu có khó?
Để quản trị thay đổi thành công, bạn cần có một kế hoạch bài bản và logic. Một số phương pháp dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thay đổi một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Giao tiếp là cách thức được khuyến khích áp dụng để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong cuộc sống. Phương pháp này giúp truyền tải thông tin mà doanh nghiệp thu thập được một cách chính xác nhất đến nhân viên. Qua đó, giao tiếp một cách hiệu quả đem lại sự thay đổi được diễn ra bài bản, chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Việc có được mục tiêu rõ ràng và chi tiết sẽ giúp cho quá trình lên kế hoạch diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Mục tiêu đề ra phải bám sát với bối cảnh của doanh nghiệp và thống nhất với mục đích đặt ra từ đầu. Hoạt động này cũng đòi hỏi giao tiếp nội bộ thông suốt để các nhân viên có thể đi đúng hướng.
Quản lý sự thay đổi trong tổ chức diễn ra thuận lợi sẽ giúp ban quản lý sở hữu tiềm lực phát triển lớn lao và đội ngũ nhân viên chất lượng. Từ đó, người lãnh đạo có thể xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả mà vẫn tuân theo đúng tầm nhìn và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Bên cạnh đó, quản trị sự thay đổi cũng đóng một vai trò quan trọng trong tái thiết lập cấu trúc doanh nghiệp.
Con người được coi là nhân tố nòng cốt đến sự thành công của một doanh nghiệp. Vì vậy, đây luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu trong các cuộc thảo luận. Nhà lãnh đạo cần tích cực quan tâm, tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh. Đồng thời, người quản trị cũng không ngừng nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên. Do đo, phát triển nhân viên là những điều cần thiết để doanh nghiệp xây dựng vững mạnh.
Người quản lý cần theo dõi và đánh giá các hoạt động của tổ chức trong suốt quá trình thay đổi. Bên cạnh đó, công ty cũng cần đưa ra những hướng dẫn cụ thể và kịp thời cho nhân viên. Từ đó, việc đánh giá và phân tích giúp nhân viên thực hiện đúng yêu cầu cũng như tạo điều kiện làm quen với môi trường làm việc mới.
Quá trình nghiên cứu và phát triển lý thuyết quản lý đã mở đường cho việc ra đời của nhiều mô hình quản trị sự thay đổi. Đa phần, các mô hình này đều bám sát kinh nghiệm quản lý kinh doanh. Do đó, một số mô hình tiêu biểu như ADKAR và Deming, phương pháp quản lý sự thay đổi của McKinsey, John Kotter.
>>>> Xem thêm: Tư duy chiến lược của người lãnh đạo có quan trọng không?
Quy trình quản lý sự thay đổi là tập hợp các bước mà một cá nhân hay doanh nghiệp cần thực hiện để đưa tổ chức vượt qua khó khăn. Do đó, quy trình thay đổi bao gồm 3 giai đoạn chính:
Quản trị sự thay đổi không chỉ đơn thuần là đào tạo, mà trọng tâm phải tuân theo một quy trình có cấu trúc bài bản. Chính vì thế, quá trình quản trị đòi hỏi nhà lãnh đạo có khả năng thúc đẩy và kiên quyết đối với sự thay đổi. Chính vì vậy, người quản trị đóng vai trò chỉ đạo nhân viên trong việc chuyển đổi của cá nhân và doanh nghiệp.
Quản trị sự thay đổi đã thể hiện sức ảnh hưởng không nhỏ lên thành công của một doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường nhiều biến động như hiện nay, có những lý do quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề này cụ thể bên dưới.
Quản lý sự chuyển đổi của từng cá nhân là nền móng để quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Nếu mỗi người không cố gắng điều chỉnh thói quen thì nỗ lực thay đổi của doanh nghiệp sẽ trở nên vô nghĩa. Quá trình này cũng giúp các doanh nghiệp tránh rơi vào các “cạm bẫy tư duy” về sự thay đổi từ góc nhìn của tổ chức.
Quản trị sự thay đổi với trọng tâm là con người có thể làm giảm các chi phí để cải thiện các vấn đề sau của doanh nghiệp:
Những nghiên cứu gần đây cho thấy, quản trị sự thay đổi đang có tác động lớn đến sự phát triển và thành công trong hoạt động kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp có thể gia tăng cơ hội thành công lên đến 6 lần nếu có một chiến lược quản trị sự thay đổi tốt và phù hợp với định hướng của công ty.
Trong cuộc sống hằng ngày, việc thay đổi là điều không hề dễ dàng. Đặc biệt đối với doanh nghiệp, quá trình điều chỉnh lại tổ chức càng là một thách thức lớn. Dưới đây sẽ là một số lý do tại sao các nhân viên thường có xu hướng chống lại những thay đổi trong môi trường làm việc.
13. 5 bước để quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp
Tham khảo ngay quy trình 5 bước giúp bạn quản trị sự thay đổi trong tổ chức thành công:
Để các thành viên trong tổ chức theo đuổi và thực hiện thay đổi thành công, họ phải sẵn sàng về mặt hậu cần và văn hoá. Trước khi thực hiện công tác hậu cần, họ cần chuẩn vị về mặt văn hoá.
Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần chú trọng giúp nhân viên của mình hiểu về sự cần thiết của những điều chỉnh. Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp cần nhận thức được khó khăn và thách thức sẽ gặp phải.
Khi nhân viên đã sẵn sàng để thay đổi, hãy xây dựng kế hoạch chi tiết và phát triển để áp dụng thực tế. Kế hoạch thay đổi phải bao gồm:
Sau khi xây dựng kế hoạch xong, bạn cần thực hiện theo các bước đã xây dựng. Trong quá trình triển khai, bạn phải tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên. Để họ tự thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Cho nhân viên cơ hội để dự phòng và giảm thiểu các rủi ro.
Khi hoàn thành kế hoạch quản lý sự thay đổi, nhà quản lý cần phải ngăn chặn tình trang mọi thứ quay trở về như cũ trong tương lai. Đây là công việc cực kì quan trọng khi thực hiện những thay đổi liên quan đén quy trình, văn hoá và chiến lược.
Xây dựng và hoàn thành kế hoạch thay đổi không có nghĩa thực hiện nó thành công. Bạn phải thường xuyên kiểm soát, phân tích, đánh giá tính hiệu quả của dự án. Điều này giúp doanh nghiệp có được hiểu biết để rút kinh nghiệm khi thực hiện những thay đổi khác trong tương lai.
PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:
Những bài viết nổi bật khác:
Những thông tin chi tiết về quản trị sự thay đổi trong tổ chức đã được trường đạo tạo CEO PDCA giới thiệu tới bạn đọc trong bài viết này. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết trên Website để biết thêm những kiến thức hữu ích về các kỹ năng bổ trợ. Liên hệ ngay hotline: 0899.598.668 nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác nhé!