Quản trị sự thay đổi trong tổ chức và 10 phương pháp quản lý

1. Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi (Change Management) là một quy trình được lên kế hoạch rõ ràng. Quá trình này giúp doanh nghiệp hỗ trợ cá nhân đổi cách làm việc, cải thiện chất lượng kinh doanh. Nhiều nghiên cứu đã cho thấy, chiến lược quản trị thay đổi có thể áp dụng chung cho các doanh nghiệp khác nhau để tác động đến sự chuyển đổi của nhân viên. 

Vậy ý nghĩa của Change Management là gì? Cùng tìm hiểu trong phần tiếp theo của bài viết này.

2. Vai trò của quản trị sự thay đổi đối với tổ chức

Trong doanh nghiệp, quản trị sự thay đổi giúp gia tăng sự thành công của các dự án. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn cải thiện được khả năng thích ứng nhanh chóng của mình trong quá trình thực hiện quản lý các thay đổi.

Doanh nghiệp phải luôn có kế hoạch để quản trị sự thay đổi trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay. Nếu không, doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu những căng thẳng và không đạt được những mục tiêu đề ra. Quản trị tốt các thay đổi sẽ giúp cải thiện văn hóa của tổ chức theo hướng phù hợp nhất.

>>>> Tham khảo: Đào tạo kỹ năng quản lý - giải pháp phát triển sức mạnh tổng thể cho đội ngũ nhân sự

3. Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến

Một vài mô hình giúp doanh nghiệp quản lý sự thay đổi tốt có thể kể đến như mô hình ADKAR. Mô hình này được tạo ra bởi Prosci Jeff Hiatt, bao gồm 5 yếu tố:

• Awareness of the need for change – Nhận thức về nhu cầu thay đổi
• Desire to participate in and support the change – Mong muốn được tham gia và ủng hộ cho sự thay đổi
• Knowledge about how to change – Kiến thức về làm thế nào để thực hiện thay đổi đó
• Ability to implement change and behaviors – Khả năng thực hiện các thay đổi và hành vi
• Reinforcement to sustain the change – Củng cố để duy trì sự thay đổi.

Ngoài ra, quy trình quản lý sự thay đổi tạo bởi John Kotter - giáo sư ngôi trường Đại học vô cùng danh tiếng Harvard cũng được biết đến. Quy trình bao gồm 8 bước:

• Tăng tính cấp bách cho sự thay đổi
• Tạo một liên minh mạnh mẽ để ủng hộ và thực hiện thay đổi
• Xây dựng tầm nhìn, chiến lược
• Truyền đạt tầm nhìn
• Loại bỏ rào cản
• Tạo ra thành công, chiến thắng ngắn hạn
• Xây dựng và phân tích dựa trên những thay đổi
• Áp dụng thay đổi đó vào văn hoá doanh nghiệp

Mô hình chuyển đổi của Bridges: đây là mô hình của William Bridges – nhà cố vấn phản hồi – tập trung vào cách mọi người điều chỉnh để thay đổi. Mô hình này bao gồm 3 giai đoạn:

• Giai đoạn buông bỏ.
• Giai đoạn không chắc chắn và bối rối.
• Giai đoạn chấp nhận.

Mô hình quản trị sự thay đổi McKinsey 7S được chia thành 2 nhóm:

• Yếu tố cứng: bao gồm chiến lược, cấu trúc, hệ thống.
• Yếu tố mềm: Giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách, đội ngũ.

Đối với mô hình này, yếu tố cứng và yếu tố mềm sẽ được phân tích kết hợp với nhau. Những yếu tố cứng hướng tới các vấn đề mà tổ chức có thể tác động trực tiếp. Các yếu tố mềm được thể hiện trừu tượng, thường được tìm thấy trong văn hóa của doanh nghiệp.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

4. Ba cấp độ quản lý sự thay đổi

Thay đổi là cả một quá trình đòi hỏi sự nỗ lực và cố gắng của toàn doanh nghiệp. Do đó, quản trị sự thay đổi được chia thành 3 cấp độ là cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

4.1. Quản trị thay đổi cá nhân

Thay đổi cách làm việc của mỗi cá nhân là tiền đề dẫn đến sự thay đổi toàn diện của một doanh nghiệp. Ở cấp độ này, người quản lý cần hiểu rõ về quá trình chuyển đổi của mỗi cá nhân. Đồng thời, người quản trị cần nắm bắt tâm lý và có tác động thích hợp đối với mỗi cá nhân. Chính vì vậy, để hiểu rõ hơn về quản trị thay đổi cá nhân, người lãnh đạo cần trả lời một số câu hỏi sau: 

• Nhân viên của bạn dễ dàng lắng nghe những thông điệp như thế nào?
• Đâu là thời điểm tốt nhất để đào tạo kỹ năng mới cho nhân viên?
• Cách tư vấn và huấn luyện nào với mỗi nhân viên là thích hợp?...

4.2. Quản trị thay đổi tổ chức

Đối với mỗi dự án, quản trị sự thay đổi trong tổ chức là một yêu cầu quan trọng và cần thiết. Quá trình này bắt đầu bằng việc cân nhắc xem ai là người cần điều chỉnh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết để đào tạo các cá nhân thay đổi về cách làm việc và cải thiện năng lực. Do đó, công ty cũng nên có những khóa huấn luyện khi cần thiết.

4.3. Quản trị thay đổi doanh nghiệp

Các cấp lãnh đạo cần trau dồi năng lực quản lý thay đổi để nắm những lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình thay đổi đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện các quy trình của dự án và năng lực lãnh đạo của tổ chức. Đồng thời, người lãnh đạo cũng cần nhanh nhạy với những biến động thị trường và chủ động áp dụng công nghệ - kỹ thuật.

>>>> Tham khảo: Khóa học quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

5. 10 phương pháp quản trị sự thay đổi

Dưới đây là các nguyên tắc cần thiết và kèm theo ví dụ minh hoạ về quản trị sự thay đổi. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

5.1 Tiếp cận quản trị sự thay đổi với “khía cạnh con người”

Trong bất kỳ sự chuyển đổi quan trọng nào cũng dẫn đến vấn đề con người. Các nhà quản trị mới sẽ được yêu cầu nắm quyền, công việc sẽ biến đổi, các kỹ năng mới phải được phát triển. Điều này dẫn đến nhân viên sẽ cảm thấy bất an và phản kháng. Phản ứng một cách bị động sẽ ảnh hưởng đến tốc độ, tinh thần và kết quả kinh doanh.

5.2 Bắt đầu từ cấp cao nhất

Mọi sự đổ dồn về phía CEO và đội ngũ lãnh đạo để tìm kiếm sức mạnh và định hướng hành động. Bản thân người lãnh đạo trước hết phải đón nhận các phương pháp tiếp cận mới để thách thức và tạo động lực cho nhân viên. Họ phải gương mẫu cho các hành vi doanh nghiệp mong muốn.

5.3 Đặt ra vai trò cho mọi cấp bậc

Khi các chương trình chuyển đổi theo hướng tiến triển từ bước xác định chiến lược và đặt mục tiêu sang thiết kế và thực hiện. Điều này ảnh hưởng đến mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Nỗ lực quản trị thay đổi phải bao gồm kế hoạch cho mọi nhà lãnh đạo trong công ty, sau đó trách nhiệm thực hiện và thiết kế xuống cấp dưới tạo một dòng chảy thống nhất trong tổ chức.

5.4 Chính thức hóa sự thay đổi

Một vài nhân viên sẽ thắc mắc liệu công ty có đi đúng hướng hay không và liệu họ có muốn cam kết thực hiện thay đổi không. Cụ thể hoá sự thay đổi và phổ biến tuyên bố tầm nhìn bằng văn bản sẽ là cơ hội để thúc đẩy sự liên kết giữa lãnh đạo và đội nhóm. Quy trình thực hiện theo 3 bước sau:

• Đối diện với thực tế
• Thể hiện niềm tin vào tương lai công ty và năng lực của lãnh đạo
• Cung cấp hướng dẫn chi tiết về hành vi và ra quyết định

5.5 Thiết lập quyền sở hữu

Quá trình quản trị sự thay đổi đòi hỏi lãnh đạo phải làm việc nhiều hơn. Nhà quản lí phải sẵn sàng nhận trách nhiệm để đảm bảo thay đổi xảy ra trong trong lĩnh vực thuộc quyền kiểm soát của mình.

5.6 Truyền tải thông điệp rõ ràng

Trong nhiều trường hợp, các nhà lãnh đạo thường mắc sai lầm khi tin rằng mọi thành viên đều hiểu rõ vấn đề. Chiến lược quản trị sự thay đổi hiệu quả đòi hỏi bạn phải củng cố thông điệp rõ ràng thông qua những buổi trao đổi.

5.7 Đánh giá tổng quan về văn hóa

Chiến lược quản trị sự thay đổi đòi hỏi người lãnh đạo phải tính đến khía cạnh văn hoá và hành vi ở cấp độ tổ chức khác nhau. Đánh giá văn hoá giúp xác định mức độ sẵn sàng thay đổi của doanh nghiệp đồng thời phát hiện nhũng vấn đề cần xử lý. Quá trình này sẽ góp phần xác định hệ thống giá trị cốt lõi, niềm tin, hành vi và nhận thức để thay đổi thành công.

5.8 Xây dựng văn hóa cách minh bạch

Văn hoá là thành phần quan trọng trong hầu hết chương trình quản trị sự thay đổi. Nếu xác định rõ ràng văn hoá và hành vi cơ bản sẽ là nền tảng hỗ trợ tốt nhất cho cách thức kinh doanh mới.

5.9 Chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống bất ngờ

Không có một chiến lược chuyển đổi nào đều diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch. Quản trị sự thay đổi đòi hỏi cấp lãnh đạo phải đánh giá hiệu quả thường xuyên. Ngoài ra, nên đánh giá về mức độ sẵn sàng và khả năng thích ứng của doanh nghiệp với làn sóng chuyển đổi tiếp theo.

5.10 Trao đổi với cá nhân

Mọi nhân viên trong công ty cần được biết công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào và họ mong đợi gì trong và sai chương trình thay đổi. Các bộ phận nên trung thực và rõ ràng nhất có thể. Mọi nhân viên sẽ phản ứng với những gì nhìn và nghe thấy, bản thân họ cần tham gia vào quá trình thay đổi này.

6. Vai trò của việc quản trị thay đổi trong doanh nghiệp

Quản trị sự thay đổi trong tổ chức là một hoạt động cần thiết để kích thích sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi việc thực hiện tốt quá trình thay đổi sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể sau:

• Tổ chức được thay mới hoàn toàn ngay từ các cá nhân: Sự thay đổi toàn diện của tổ chức thường dẫn đến những sai lầm về tư duy doanh nghiệp. Chính vì vậy, từng cá nhân thay đổi sẽ tạo nền tảng giúp doanh nghiệp thành công.
• Thúc đẩy sản xuất, giảm bớt hao phí: Nhờ quản trị thay đổi, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận ra các vấn đề còn tồn đọng và đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời. Từ đó, công ty có thể gia tăng năng suất và tối đa hóa lợi nhuận.
• Tăng cơ hội thành công và khả năng cạnh tranh trên thị trường: Thành bại của một doanh nghiệp phụ thuộc khá nhiều vào quản trị sự thay đổi. Nhà lãnh đạo giỏi sẽ biết nắm bắt cơ hội và đưa doanh nghiệp tiến xa.

>>>> Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ liệu có khó?

7. Các phương pháp quản trị sự thay đổi

Để quản trị thay đổi thành công, bạn cần có một kế hoạch bài bản và logic. Một số phương pháp dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thay đổi một cách nhanh chóng và hiệu quả.

7.1 Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp là cách thức được khuyến khích áp dụng để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong cuộc sống. Phương pháp này giúp truyền tải thông tin mà doanh nghiệp thu thập được một cách chính xác nhất đến nhân viên. Qua đó, giao tiếp một cách hiệu quả đem lại sự thay đổi được diễn ra bài bản, chuyên nghiệp và nhanh chóng.

7.2. Thiết lập mục tiêu cụ thể

Việc có được mục tiêu rõ ràng và chi tiết sẽ giúp cho quá trình lên kế hoạch diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Mục tiêu đề ra phải bám sát với bối cảnh của doanh nghiệp và thống nhất với mục đích đặt ra từ đầu. Hoạt động này cũng đòi hỏi giao tiếp nội bộ thông suốt để các nhân viên có thể đi đúng hướng.

7.3. Xây dựng kế hoạch chi tiết

Quản lý sự thay đổi trong tổ chức diễn ra thuận lợi sẽ giúp ban quản lý sở hữu tiềm lực phát triển lớn lao và đội ngũ nhân viên chất lượng. Từ đó, người lãnh đạo có thể xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả mà vẫn tuân theo đúng tầm nhìn và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Bên cạnh đó, quản trị sự thay đổi cũng đóng một vai trò quan trọng trong tái thiết lập cấu trúc doanh nghiệp.

7.4. Phát triển nhân viên

Con người được coi là nhân tố nòng cốt đến sự thành công của một doanh nghiệp. Vì vậy, đây luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu trong các cuộc thảo luận. Nhà lãnh đạo cần tích cực quan tâm, tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh. Đồng thời, người quản trị cũng không ngừng nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên. Do đo, phát triển nhân viên là những điều cần thiết để doanh nghiệp xây dựng vững mạnh.

7.5. Đánh giá và phân tích 

Người quản lý cần theo dõi và đánh giá các hoạt động của tổ chức trong suốt quá trình thay đổi. Bên cạnh đó, công ty cũng cần đưa ra những hướng dẫn cụ thể và kịp thời cho nhân viên. Từ đó, việc đánh giá và phân tích giúp nhân viên thực hiện đúng yêu cầu cũng như tạo điều kiện làm quen với môi trường làm việc mới.

8. Mô hình quản trị sự thay đổi

Quá trình nghiên cứu và phát triển lý thuyết quản lý đã mở đường cho việc ra đời của nhiều mô hình quản trị sự thay đổi. Đa phần, các mô hình này đều bám sát kinh nghiệm quản lý kinh doanh. Do đó, một số mô hình tiêu biểu như ADKAR và Deming, phương pháp quản lý sự thay đổi của McKinsey, John Kotter.

>>>> Xem thêm: Tư duy chiến lược của người lãnh đạo có quan trọng không?

9. Quy trình quản lý sự thay đổi

Quy trình quản lý sự thay đổi là tập hợp các bước mà một cá nhân hay doanh nghiệp cần thực hiện để đưa tổ chức vượt qua khó khăn. Do đó, quy trình thay đổi bao gồm 3 giai đoạn chính:

• Chuẩn bị: Ở bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi của từng cá nhân để xây dựng chiến lược
• Quản lý: Thực hiện kế hoạch quản lý sự thay đổi kết hợp với các dự án thường ngày của công ty
• Củng cố: Kiểm tra và đánh giá mức độ tuân thủ để thúc đẩy sự tiến bộ và ra đời của các phương án mới.

10. Năng lực quản trị sự thay đổi

Quản trị sự thay đổi không chỉ đơn thuần là đào tạo, mà trọng tâm phải tuân theo một quy trình có cấu trúc bài bản. Chính vì thế, quá trình quản trị đòi hỏi nhà lãnh đạo có khả năng thúc đẩy và kiên quyết đối với sự thay đổi. Chính vì vậy, người quản trị đóng vai trò chỉ đạo nhân viên trong việc chuyển đổi của cá nhân và doanh nghiệp.

11. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến quản trị sự thay đổi

Quản trị sự thay đổi đã thể hiện sức ảnh hưởng không nhỏ lên thành công của một doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường nhiều biến động như hiện nay, có những lý do quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề này cụ thể bên dưới.

11.1. Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân một

Quản lý sự chuyển đổi của từng cá nhân là nền móng để quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Nếu mỗi người không cố gắng điều chỉnh thói quen thì nỗ lực thay đổi của doanh nghiệp sẽ trở nên vô nghĩa. Quá trình này cũng giúp các doanh nghiệp tránh rơi vào các “cạm bẫy tư duy” về sự thay đổi từ góc nhìn của tổ chức.

11.2. Giảm thiểu tình trạng tốn kém chi phí

Quản trị sự thay đổi với trọng tâm là con người có thể làm giảm các chi phí để cải thiện các vấn đề sau của doanh nghiệp:

• Năng suất lao động sụt giảm trên quy mô lớn.
• Nhà quản lý không sẵn sàng đầu tư cho thay đổi.
• Những gián đoạn bất lợi trong hoạt động kinh doanh.
• Ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên, môi trường làm việc căng thẳng.
• Thiếu cơ hội thăng tiến dẫn đến tình trạng nghỉ việc của các nhân viên tài năng…

11.3. Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp

Những nghiên cứu gần đây cho thấy, quản trị sự thay đổi đang có tác động lớn đến sự phát triển và thành công trong hoạt động kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp có thể gia tăng cơ hội thành công lên đến 6 lần nếu có một chiến lược quản trị sự thay đổi tốt và phù hợp với định hướng của công ty.

12. Vì sao doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản trị sự thay đổi

Trong cuộc sống hằng ngày, việc thay đổi là điều không hề dễ dàng. Đặc biệt đối với doanh nghiệp, quá trình điều chỉnh lại tổ chức càng là một thách thức lớn. Dưới đây sẽ là một số lý do tại sao các nhân viên thường có xu hướng chống lại những thay đổi trong môi trường làm việc.

• Vấn đề thiếu năng lực: Người không có đủ khả năng để thích ứng với biến đổi thường sẽ có tâm lý e ngại và trốn tránh.
• Không có thiện chí với thay đổi: Việc thiếu niềm tin vào tính khả quan của sự thay đổi có thể khiến cho các nhân viên không sẵn sàng thực hiện quá trình thay đổi. 
• Chán nản với thay đổi: Thay đổi là một quá trình đấu tranh về mặt tư tưởng về nhân sự, tái cơ cấu,.. có thể dẫn đến trạng thái mệt mỏi của nhân viên.
• Vấn đề cá nhân: Các vấn đề trong cuộc sống hằng ngày có thể tác động lên quá trình thay đổi. Lúc này, các nhà lãnh đạo cần có biện háp khơi dậy tinh thần cầu tiến đối từng cá nhân.

13. 5 bước để quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp

Tham khảo ngay quy trình 5 bước giúp bạn quản trị sự thay đổi trong tổ chức thành công:

13.1 Đảm bảo tổ chức sẵn sàng cho việc thay đổi

Để các thành viên trong tổ chức theo đuổi và thực hiện thay đổi thành công, họ phải sẵn sàng về mặt hậu cần và văn hoá. Trước khi thực hiện công tác hậu cần, họ cần chuẩn vị về mặt văn hoá.

Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần chú trọng giúp nhân viên của mình hiểu về sự cần thiết của những điều chỉnh. Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp cần nhận thức được khó khăn và thách thức sẽ gặp phải. 

13.2 Xây dựng mục tiêu và kế hoạch chiến lược

Khi nhân viên đã sẵn sàng để thay đổi, hãy xây dựng kế hoạch chi tiết và phát triển để áp dụng thực tế. Kế hoạch thay đổi phải bao gồm:

• Mục tiêu của chiến lược: sự thay đổi hướng đến mục tiêu nào
• Các chỉ số đo lường hiệu suất: Tính hiệu quả được đo lường và đánh giá như thế nào?
• Các bên liên quan: ai là người giám sả nhiệm vụ thực hiện thay đổi? Ai là người quyết định ở các giai đoạn quan trọng? Ai phụ trách thực hiện và triển khai?

13.3 Triển khai kế hoạch

Sau khi xây dựng kế hoạch xong, bạn cần thực hiện theo các bước đã xây dựng. Trong quá trình triển khai, bạn phải tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên. Để họ tự thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Cho nhân viên cơ hội để dự phòng và giảm thiểu các rủi ro.

13.4 Đưa ra các phương án dự phòng rủi ro

Khi hoàn thành kế hoạch quản lý sự thay đổi, nhà quản lý cần phải ngăn chặn tình trang mọi thứ quay trở về như cũ trong tương lai. Đây là công việc cực kì quan trọng khi thực hiện những thay đổi liên quan đén quy trình, văn hoá và chiến lược.

13.5 Đánh giá tiến độ và phân tích kết

Xây dựng và hoàn thành kế hoạch thay đổi không có nghĩa thực hiện nó thành công. Bạn phải thường xuyên kiểm soát, phân tích, đánh giá tính hiệu quả của dự án. Điều này giúp doanh nghiệp có được hiểu biết để rút kinh nghiệm khi thực hiện những thay đổi khác trong tương lai.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết nổi bật khác:

• Kỹ năng truyền cảm hứng là gì? Cách truyền cảm hứng hiệu quả
• Kỹ năng đào tạo là gì? Cách rèn luyện kỹ năng đào tạo hiệu quả

Những thông tin chi tiết về quản trị sự thay đổi trong tổ chức đã được trường đạo tạo CEO PDCA giới thiệu tới bạn đọc trong bài viết này. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết trên Website để biết thêm những kiến thức hữu ích về các kỹ năng bổ trợ. Liên hệ ngay hotline: 0899.598.668 nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác nhé!