Giám đốc dự án: Vai trò, trách nhiệm và 5 kỹ năng cần có

1. Giám đốc dự án là gì?

Giám đốc dự án hay còn gọi là Project Manager là người có trách nhiệm tổ chức, quản lý và đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ hoàn thành chỉ tiêu đề ra. Từ đó, tổ chức sẽ nhận được giá trị và lợi ích cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ một giám đốc dự án phải phụ trách bao gồm:

• Giám sát và đảm bảo tiến độ, tài chính cũng như chất lượng của dự án.
• Gặp gỡ và báo cáo tiến độ dự án với khách hàng, các bên liên quan.
• Quản lý rủi ro về sự chậm trễ hay thiệt hại trong quá trình dự án được triển khai.

2. Vai trò của giám đốc dự án

Sau khi tìm hiểu giám đốc dự án là gì thì trong phần này, chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của vị trí này nhé. Giám đốc dự án có vai trò quản lý toàn bộ hoạt động trong quán trình triển khai. Do đó, người ở chức vụ này sẽ giám sát nhà quản lý dự án, điều phối viên của các nhóm nhằm đảm bảo tiến độ công việc phù hợp với những chỉ tiêu ngân sách được chỉ định.

Bên cạnh đó, người giám đốc sẽ phải thường xuyên làm việc với các bên liên quan, cụ thể trong suốt quá trình triển khai nhiệm vụ giám đốc sẽ báo cáo tiến độ dự án. Đồng thời, họ cũng sẽ tiến hành đánh giá và quản lý sự kỳ vọng của đối tác. Với vai trò dự đoán chiến lược rủi ro, giám sát nguồn tài chính từ đó người đảm nhiệm có thể đề ra những giải pháp phù hợp.

>>>> Tham khảo: BDM là gì? Những vấn đề cần biết về BDM trong doanh nghiệp

3. Chức năng của giám đốc dự án

Tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực, ngành mà nhiệm vụ giám đốc dự án có những công việc khác nhau. Tuy nhiên, đối với chức năng chính thì mỗi giám đốc dự án đều phụ trách những công việc cụ thể như lập kế hoạch, tổ chức triển khai dự án và kết thúc dự án.

3.1. Lập kế hoạch

Trong công việc của giám đốc thì việc lập kế hoạch là một bước không thể thiếu. Khi bắt đầu bất cứ một dự án nào thì giám đốc cần phải đưa có một bảng mô tả chi tiết. Nội dung sẽ bao gồm các thông tin như sau:

• Mục tiêu của dự án và cách thức để hoàn thành.
• Đề ra các mốc thời gian cụ thể để dự án có thể được thực hiện theo đúng tiến độ.
• Đo lường hiệu quả của dự án và đề xuất các biện pháp phòng tránh và giải quyết rủi ro.
• Sau khi kết thúc thì dự án sẽ được đánh giá theo những thước đo nào?

3.2. Triển khai dự án

Đối với triển khai dự án thì nhiệm vụ này bao gồm hai giai đoạn đó là tổ chức chuẩn bị và triển khai dự án. Ở mỗi giai đoạn, người giám đốc sẻ phải thực hiện các công việc khác nhau. Hãy cùng PDCA tìm hiểu kỹ hơn nhé!

• Giai đoạn tổ chức, chuẩn bị

Ở giai đoạn tổ chức, nhiệm vụ chính của giám đốc là phân công, sắp xếp công việc cụ thể cho cấp dưới. Bên cạnh đó, người đảm nhiệm vị trí cần phải phân chia rõ ràng, cụ thể từng đầu mục công việc cho từng kế hoạch. Ngoài ra, trước khi dự án được bắt đầu, nhiệm vụ giám đốc còn bao gồm cùng với các nhà đầu tư phân tích, đánh giá rủi ro có thể xảy ra khi triển khai dự án. Từ đó, họ sẽ lập kế hoạch chi tiết, những phương án xử lý khi dự án xảy ra vấn đề.

• Giai đoạn triển khai dự án

Trong giai đoạn triển khai, giám đốc sẽ phụ trách và quản lý công việc của cấp dưới, đánh giá nhân viên. Bên cạnh đó, người giám đốc sẽ truyền đạt đến các thành viên kế hoạch thực hiện, xác định trách nhiệm cá nhân, mốc thời gian. Điều này nhằm giúp hoàn thành tốt công việc mang đến kết quả tốt nhất.

Đặc biệt, việc giám đốc dự án kiểm tra từng kế hoạch để đánh giá công việc. Từ đó, người phụ trách có thể nhanh chóng nhận ra những khó khăn phát sinh trong quá trình triển khai dự án và đưa ra những phương án giải quyết kịp thời.

Ngoài ra, giám đốc cũng cần thường xuyên nhận được các báo cáo trong quá trình triển khai. Ví dụ như về thiết kế, tiến độ, chất lượng, chi phí... đề ta phương án xử lý. Vị trí này cũng có vai trò tiếp nhận thông tin, chỉ thị của doanh nghiệp. Từ đó thông báo đến các nhà thầu của dự án. Chính vì thế, giám đốc còn có trách nhiệm quản lý các nhà thầu tư vấn, thi công. Điều này nhằm đảm bảo những quy định của hợp đồng đã ký kết trước đó sẽ được thực hiện đúng.

3.3. Kết thúc dự án

Trong giai đoạn này, giám đốc dự án cần phối hợp, theo dõi chặt chẽ để khắc phục các lỗi còn thiếu sót. Giám đốc còn có trách nhiệm tổng kết đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện. Bao gồm tổ chức thi công, nghiệm thu, bàn giao từng hạng mục cũng như toàn bộ dự án. Công việc cuối cùng của giám đốc đó là phải kiểm tra và phê duyệt những hồ sơ quyết toán các gói thầu.

>>>> Xem thêm: CEO là gì? Định nghĩa thế nào là CEO

4. Trách nhiệm của giám đốc dự án

Trong mỗi doanh nghiệp, trách nhiệm của một giám đốc dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, người đứng ở vị trí này sẽ là nhân tố cốt lõi trong việc điều phối quản lý, xử lý các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, nhiệm vụ chính của giám đốc còn phụ trách ký kết hợp đồng hoặc phát triển nguồn lực.

4.1. Điều phối quản lí dự án

Giám đốc là người trực tiếp đề ra mục tiêu và điều phối nhân viên thực hiện kế hoạch. Vì vậy, họ cần phải có trách nhiệm dẫn dắt và quản lý đội nhóm của mình. Giám đốc sẽ phân chia công việc cụ thể, phù hợp cho mỗi thành viên. Đồng thời, người đảm nhiệm cũng phải hướng dẫn, cổ vũ, tạo động lực cho nhân viên. Điều này nhằm mang đến cho nhân viên có thể thực hiện tốt công việc theo yêu cầu.

4.2. Là người xử lí vấn đề phát sinh

Trong quá trình triển khai, giám đốc dự án sẽ phụ trách xử lý các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, việc sắp xếp các công việc tồn đọng cũng là một trong những trách nhiệm quan trọng. Điều này nhằm đảm bảo sẽ đưa ra các phương thức giải quyết một cách nhanh chóng.

4.3. Ký kết hợp đồng

Ngoài việc tổ chức chỉ đạo nhân viên thực hiện và triển khai dự án. Vị trí giám đốc còn phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý những hợp đồng đã được ký kết. Đồng thời, quá trình thanh toán theo hợp đồng, danh mục hồ sơ hoàn công cũng cần được tiến hành theo đúng quy định.

4.4. Nghiên cứu và phát triển nguồn lực

Ngoài ra, nhiệm vụ giám đốc dự án còn phải đảm nhận nghiên cứu và phát triển nguồn lực. Do đó, giám đốc cũng sẽ tham gia vào quá trình tuyển dụng, điều hành nhân sự và phát triển doanh nghiệp. Đồng thời, trong quá trình tìm kiếm các hợp đồng, vai trò của giám đốc đó là tư vấn cho chủ đầu tư.

5. Mức lương của giám đốc dự án bao nhiêu

Mức lương của vị trí giám đốc còn tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm khi ứng tuyển. Nếu người ứng tuyển có kinh nghiệm từ 1 - 2 năm sẽ nhận được mức lương là 12 - 31 triệu đồng/tháng. Đối với kinh nghiệm 2 - 5 năm, mức lương sẽ trong khoảng từ 40 - 50 triệu đồng/ tháng. Đặc biệt, con số này còn có thể vượt mức hơn 100 triệu/ tháng khi bạn sở hữu hơn 5 năm kinh nghiệm.

6. 5 kỹ năng cần có của giám đốc dự án giỏi

Để đảm nhận vai trò giám đốc dự án sẽ cần có trình độ chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm làm việc. Bởi giám đốc dự án sẽ là những người có kinh nghiệm trong giải quyết được những tình huống phát sinh bất ngờ. Điều này đòi hỏi phải có được chuyên môn lẫn kinh nghiệm thật dày dặn. Một số những kỹ năng mà giám đốc dự án cần trang bị đó là:

6.1 Kỹ năng xử lý vấn đề

Trong quá trình thực hiện dự án vẫn luôn tồn tại những sự cố bất ngờ phát sinh xảy ra. Giám đốc dự án sẽ phải biết cách để có thể xử lý vấn đề nhanh gọn hiệu quả. Kỹ năng lập kế hoạch không được xảy ra sai sót, cam kết dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đúng theo yêu cầu từ phía khách hàng.

6.2 Kỹ năng tổ chức

Giám đốc dự án là người đưa ra được các chiến lược, bao quát và xem xét được khái quát vấn đề. Họ phải có được cho bản thân kỹ năng tổ chức thực hiện để có thể đảm bảo được tiến độ công việc được diễn ra như kế hoạch.

6.3 Kỹ năng giao tiếp

Giám đốc dự án sẽ phải làm việc với khách hàng để thực hiện ký kết hợp đồng. Không dừng lại ở đó, giám đốc dự án còn phải làm việc trực tiếp với nhân viên. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một lợi thế cực lớn cần được trau dồi.

6.4 Kỹ năng kiểm soát chi phí

Biết cách kiểm soát chi phí yêu cầu tối quan trọng với một giám đốc dự án. Mỗi dự án sẽ có các mức ngân sách khác nhau, do vậy giám đốc dự án cần phải triển khai ngân sách hiệu quả và phù hợp với từng dự án, tránh để tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí ngân sách. 

6.5 Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm

Tinh thần tập thể, đồng đội ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của dự án. Do vậy, giám đốc dự án phải là người gắn kết các thành viên trong dự án, giúp đỡ nhau công việc để hướng tới mục tiêu chung. 

Giám đốc dự án cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực để thực thi các đầu mục công việc khoa học và hợp lý, phát huy tối đa năng lực của nhân sự, đồng thời cũng cần kiểm soát chất lương dự án sát sao.

Những bài viết nổi bật khác:

• Servant leadership là gì? Lãnh đạo mang lại gì cho doanh nghiệp

• Business Development là gì? Tìm hiểu về business development

Hy vọng với thông tin chi tiết về bài viết giám đốc dự án đã có thể giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của vị trí này. Bởi lẽ, đây là một vị trí đòi hỏi tính chuyên môn cao cũng như kinh nghiệm. Do đó, bạn hãy bắt đầu trang bị cho bản thân những kỹ năng cần thiết. Hãy nhanh chóng liên hệ ngay học viện doanh nhân PDCA  qua hotline: 0899.598.668 để được tư vấn miễn phí nhé.