Bsc là gì? Khám phá bí quyết quản lý doanh nghiệp hiệu quả

1. Tổng quan về BSC

1.1 BSC là gì?

Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard - BSC) là hệ thống lập kế hoạch và quản trị chiến lược được sử dụng bởi các tổ chức kinh doanh, phi lợi nhuận và chính phủ. Hệ thống này giúp định hướng hoạt động theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức, nâng cao hiệu quả giao tiếp và theo dõi hiệu suất so với mục tiêu đề ra. BSC cung cấp thước đo ưu tiên sản phẩm, dự án và dịch vụ, đồng thời lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày. Ngoài ra, BSC giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường mức độ thành công của chiến lược, cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tài chính và phi tài chính, đảm bảo sự phát triển bền vững.

=>>> Xem thêm: 7 bước xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp

1.2 Lịch sử hình thành BSC

Balanced Scorecard (BSC) ban đầu được phát triển bởi Tiến sĩ Robert Kaplan và Tiến sĩ David Norton vào năm 1990 tại Đại học Harvard. Trước đây, các công ty thường chỉ sử dụng chỉ số tài chính ngắn hạn để đo lường hiệu quả hoạt động, điều này phù hợp với thời kỳ công nghiệp nhưng không còn thích hợp trong kỷ nguyên thông tin hiện nay. Kaplan và Norton đã nhận ra điểm yếu này và phát triển BSC như một công cụ quản lý chiến lược, bổ sung các biện pháp phi tài chính để tập trung vào thành công lâu dài. 

Hệ thống BSC bao gồm bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học tập & phát triển. BSC được vinh danh là một trong những ý tưởng kinh doanh có tầm ảnh hưởng nhất bởi Harvard Business Review, BSC đã được áp dụng bởi hơn 50% công ty lớn của Mỹ và hơn 60% công ty thuộc Fortune 500, với mức hiệu quả được đánh giá cao bởi hơn 73% doanh nghiệp áp dụng, theo khảo sát của 2GC.

2. 4 khía cạnh của BSC

2.1 Khía cạnh tài chính 

Khía cạnh tài chính trong phân tích thẻ điểm cân bằng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả về tài chính của doanh nghiệp và việc sử dụng các nguồn tài chính. Quan điểm về tài chính không chỉ là trọng tâm hàng đầu mà còn là một phần không thể thiếu trong quá trình đo lường thành công. Điều này cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về việc doanh nghiệp có đang tạo ra lợi nhuận hay không, mức độ hài lòng của cổ đông, và nhiều khía cạnh khác. Phân tích khía cạnh tài chính giúp bạn đánh giá kết quả của các quyết định trong quá khứ và đảm bảo quản lý tiền tệ thành thạo. Các chỉ số tài chính thường mất nhiều thời gian để đo lường, và đôi khi đây cũng là điều xác nhận muộn về hiệu quả hoạt động trước đó của doanh nghiệp.

=>>> Xem thêm: 5 nguyên tắc quản trị tài chính cho doanh nghiệp

=>>> Xem thêm: Khóa học tài chính dành cho sếp

2.2 Khía cạnh khách hàng

Khía cạnh này tập trung vào đánh giá hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, một phần quan trọng mà mọi doanh nghiệp mong muốn xây dựng. Mỗi tổ chức có vai trò và nhiệm vụ riêng để phục vụ cho từng trải nghiệm khách hàng cụ thể trên thị trường. Điều này thường được thể hiện qua một nhóm mục tiêu cụ thể, đặc biệt là những yếu tố quan trọng đối với khách hàng, như chất lượng, giá cả, dịch vụ và lợi nhuận. Để đáp ứng những mong đợi này, các tổ chức cần linh hoạt và có khả năng thích ứng với các thay đổi trong nhu cầu của khách hàng.

Đo lường và giám sát sự hài lòng của khách hàng và thực hiện các hoạt động để đáp ứng yêu cầu của họ là rất quan trọng. Thành công của một doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào mức độ hài lòng của khách hàng. Khi khách hàng cảm thấy hài lòng, họ sẽ ủng hộ sản phẩm/dịch vụ của bạn, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận. Trong việc đánh giá balanced scorecard, câu hỏi cơ bản là: khách hàng đánh giá doanh nghiệp của bạn như thế nào? Việc trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn đặt ra mục tiêu và tập trung vào việc làm hài lòng khách hàng.

Các câu hỏi bạn có thể sử dụng để cải thiện việc đánh giá trong balanced scorecard bao gồm:

- Khách hàng mục tiêu của bạn đã được định rõ chưa?

- Khách hàng đánh giá như thế nào về sản phẩm/dịch vụ của bạn?

- Tỷ lệ phản hồi của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn như thế nào? Phản hồi tích cực chiếm bao nhiêu phần trăm?

- Khách hàng có so sánh doanh nghiệp của bạn với đối thủ cạnh tranh không?

2.3 Khía cạnh kinh doanh nội bộ

Quy trình nội bộ trong hệ thống Balanced Scorecard (BSC) đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu suất của doanh nghiệp thông qua chất lượng và hiệu quả của sản phẩm hoặc dịch vụ, cũng như các quy trình kinh doanh quan trọng khác. Đánh giá này tập trung vào việc xác định những quy trình nào đã thực sự tạo ra giá trị cho tổ chức và những hoạt động cần được cải thiện. Mục tiêu cuối cùng là tối ưu hóa liên kết giữa các quy trình, hoạt động và quyết định để tăng cường hiệu suất hướng tới khách hàng.

Đo lường và giám sát các chỉ số và yêu cầu của các quy trình quan trọng bên trong doanh nghiệp là cách để đánh giá mức độ hoàn thiện công việc và tạo ra giá trị gia tăng. Việc đo lường này có thể dựa trên nhiều tiêu chí như tốc độ tăng trưởng của quy mô, tỷ lệ người lao động gắn bó, hoặc thời gian xử lý công việc. Từ đó, các doanh nghiệp có thể học hỏi và điều chỉnh để nâng cao hoạt động và hiệu suất kinh doanh của mình.

2.4 Khía cạnh học tập và phát triển

Khía cạnh này đánh giá hiệu suất của tổ chức thông qua nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, công nghệ, văn hóa và các năng lực cốt lõi khác liên quan đến sự đột phá trong hiệu suất. Sự khả năng học hỏi và đổi mới của một tổ chức chứng tỏ sự quan tâm của họ đến chất lượng nguồn nhân lực, quản lý công việc và khả năng cải tiến liên tục trong môi trường đầy thách thức. Điều này giúp trả lời câu hỏi: "Làm thế nào chúng ta có thể duy trì khả năng đạt được chiến lược đã chọn của mình?"

Tập trung vào việc doanh nghiệp giáo dục và đào tạo nhân viên, nâng cao kiến thức và cách thức sử dụng kiến thức đó để duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường. So với các khía cạnh khác, học hỏi và phát triển không có con số chính xác để đo lường. Tuy nhiên, bạn có thể kiểm tra chính sách và công cụ nào ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên và tìm cách cải thiện năng suất để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

3. Lợi ích của BSC đối với doanh nghiệp

Thẻ điểm cân bằng cung cấp một cái nhìn cân bằng hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó là một hệ thống quản lý và hoạch định chiến lược giúp truyền đạt mục tiêu, sắp xếp công việc hàng ngày, ưu tiên dự án, sản phẩm và dịch vụ, đo lường và giám sát tiến trình hướng tới mục tiêu chiến lược. BSC giúp kết nối các yếu tố chiến lược như sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, phạm vi cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh, mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu hiệu suất trọng yếu, và sáng kiến đột phá. 

Có thể nói, thẻ điểm cân bằng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. BSC không chỉ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tiền bạc mà còn giúp tổ chức bạn thể hiện rõ ràng và hành động theo tầm nhìn, chiến lược của bạn. Dưới đây là một số lợi ích của mô hình BSC:

• Lập kế hoạch chiến lược tốt hơn: 

BSC cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ giúp xây dựng và truyền đạt chiến lược, giúp nhà quản lý suy nghĩ về mối quan hệ nguyên nhân, kết quả giữa các mục tiêu chiến lược khác nhau.

• Liên kết tốt hơn với dự án và sáng kiến của tổ chức: 

BSC vạch ra các dự án, sáng kiến cho các mục tiêu và chiến lược khác nhau, giúp đảm bảo sự tập trung chặt chẽ vào thực hiện các mục tiêu và chiến lược hiệu quả.

• Cải thiện hiệu suất báo cáo: 

Thiết kế báo cáo hiệu suất và trang tổng quan, đảm bảo việc quản lý báo cáo tập trung vào các vấn đề chiến lược quan trọng và giúp giám sát việc thực hiện kế hoạch.

• Thông tin quản lý tốt hơn: 

Đo lường các chỉ số hoạt động chính cho các mục tiêu chiến lược, giúp tổ chức báo cáo thông tin quản lý chất lượng cao hơn và ra quyết định tốt hơn.

• Liên kết tổ chức tốt hơn: 

Giúp tổ chức điều chỉnh cơ cấu tổ chức cùng với các mục tiêu, chiến lược, đảm bảo các đơn vị kinh doanh và chức năng hỗ trợ đều hướng tới một mục tiêu chung dễ dàng.

• Điều chỉnh quy trình tốt hơn: 

Giúp tổ chức triển khai, điều chỉnh các quy trình tổ chức như lập ngân sách, quản lý rủi ro và phân tích với các ưu tiên chiến lược hiệu quả. Từ đó, giúp tổ chức tập trung vào quản lý nhân sự, quản lý quy trình chuyên nghiệp.

=>>> Xem thêm: Các bước xây dựng chu trình PDCA giúp doanh nghiệp cải tiến không ngừng

4. Tại sao doanh nghiệp cần phải ứng dụng BSC?

Thẻ điểm cân bằng là một công cụ linh hoạt và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành khác nhau. Các tổ chức kinh doanh, Chính phủ, doanh nghiệp, hay các đơn vị chăm sóc sức khỏe đều có thể tir sử dụng để cải thiện hiệu suất và quản lý chiến lược hiệu quả.

Mặc dù không có thời điểm cụ thể nào để áp dụng thẻ điểm cân bằng, tuy nhiên, việc thực hiện chiến lược này sớm sẽ mang lại hiệu quả lớn cho hoạt động của công ty. Được tích hợp vào các quy trình quan trọng như làm rõ và truyền đạt tầm nhìn dài hạn, hoạch định kế hoạch, mục tiêu và chiến lược, liên kết các mục tiêu chiến lược và chỉ tiêu đánh giá.

5. Quy trình ứng dụng BSC trong doanh nghiệp

Bước 1: Kiểm tra tính chính xác của các dữ liệu cần thiết

Hiện nay, vấn đề quá tải dữ liệu đang là một thách thức đối với hầu hết các doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, việc xác định chiến lược và đưa nó vào một nền tảng tập trung là bước đầu tiên quan trọng. Thực hiện điều này giúp doanh nghiệp có thể xác định một tập hợp các thước đo để đánh giá hiệu suất và hoạt động của họ.

Dưới đây là một số gợi ý về quy trình kiểm soát dữ liệu:

• Giới hạn số lượng biện pháp quản lý để đảm bảo sự dễ dàng trong quản lý. Tập trung vào từ 10 – 15 chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý và thực hiện chúng một cách hiệu quả nhất.

• Chuẩn bị trước các câu hỏi về yếu tố và mục tiêu trước cuộc họp diễn ra. Ví dụ: nếu có sự giảm về số lượt xem trung bình, hãy xác định nguyên nhân và các biện pháp khắc phục.

• Gửi tài liệu và trả lời các câu hỏi trước ít nhất 1-2 ngày trước cuộc họp, và nhắc nhở mọi người cần phải đọc và hiểu nội dung trước khi tham gia cuộc họp.

• Đưa ra các quyết định để đánh giá chiến lược trong cuộc họp, và ghi chép lại các quyết định cùng với yêu cầu thực hiện. Theo dõi các hành động và các mốc quan trọng của dự án để đảm bảo sự tiến triển.

Doanh nghiệp nên xác định một giới hạn về số lượng chiến lược để tập trung hiệu quả. Thực tế cho thấy, việc tập trung vào 10-15 chiến lược sẽ đủ để đạt được kết quả mong muốn. Nên lên kế hoạch trước các câu hỏi trước cuộc họp để đảm bảo tính chất xây dựng và hiệu quả của cuộc họp. Cuối cùng, lãnh đạo cần đưa ra các quyết định để đánh giá chiến lược và tiếp tục theo dõi để điều chỉnh nếu cần thiết.

Bước 2: Sử dụng ký hiệu để đo lường và đánh giá mục tiêu

Để tăng cường hiệu quả trong việc đánh giá, bạn có thể sử dụng các ký hiệu và màu sắc để đánh dấu. Điều này giúp cho quá trình đánh giá trở nên khách quan và chính xác hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các màu sắc khác nhau như sau:

- Màu đỏ có thể biểu thị rằng một thước đo mục tiêu đang cần sự hỗ trợ bổ sung hoặc cần phân bổ nguồn lực bên ngoài để đảm bảo tiến triển.
- Màu hổ phách (hoặc màu vàng) có thể chỉ ra rằng thước đo hoặc mục tiêu đang tiến triển theo hướng chính xác hoặc có thể tự điều chỉnh.
- Màu xanh lá cây có thể biểu thị rằng mọi thứ đang tiến triển đúng hướng và đã đạt được mục tiêu đề ra.

Để đảm bảo tính chính xác và khách quan trong quá trình đánh giá, việc thành lập các hội đồng đánh giá có thể là một biện pháp cần thiết và hữu ích. Điều này giúp đảm bảo rằng các quyết định đánh giá được đưa ra dựa trên nhiều quan điểm và sự đồng thuận từ các bên liên quan.

Bước 3: Đánh giá hiệu quả định kỳ dựa vào KPI

KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ quản lý hiệu suất mạnh mẽ giúp đánh giá và giao trách nhiệm cho nhân viên. Nó không chỉ là tiêu chí để đo lường việc thực hiện chiến lược mà còn là phương tiện để đảm bảo rằng mọi người đang hướng đến cùng một mục tiêu. Để đạt hiệu quả cao trong việc đánh giá, việc sử dụng cả hai công cụ BSC và KPI là cần thiết.

KPI là một công cụ đánh giá hiệu suất công việc đáng tin cậy. Tuy nhiên, để thực hiện thẻ điểm cân bằng một cách hiệu quả, việc kết hợp BSC và KPI trong chiến dịch quản lý là điều không thể thiếu. Tùy thuộc vào các mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp có thể thiết lập các KPI khác nhau để đo lường và điều chỉnh hiệu suất công việc một cách chính xác.

Bước 4: Kết nối các mục tiêu với nhau

Để đo lường và đánh giá kế hoạch, chiến lược một cách chính xác, việc sử dụng BSC là hết sức quan trọng. Đặt mục tiêu rõ ràng và gắn kết chúng với BSC sẽ nâng cao hiệu quả của quá trình đo lường. Điều này cũng đồng nghĩa với việc giao cho nhân viên các nhiệm vụ cụ thể kèm theo KPI để đạt được mục tiêu đã đề ra. Cuối cùng, việc kết nối các mục tiêu với nhau thông qua mũi tên sẽ giúp thể hiện mối liên hệ nguyên nhân - kết quả, từ đó mang lại kết quả đo lường chính xác nhất.

Nội dung trên đã giới thiệu về phương pháp để trả lời câu hỏi "BSC là gì". BSC không chỉ là một hệ thống quản lý giúp đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp theo 4 khía cạnh khác nhau, mà còn là công cụ để nắm bắt các cơ hội cải tiến và đột phá, từ đó đem lại sự thành công và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay.

6. Tổng kết

Thông qua việc áp dụng BSC, các doanh nghiệp có thể nắm bắt các cơ hội cải tiến và đột phá, từ đó đem lại sự thành công và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

PDCA đã giới thiệu chi tiết về BSC và nhấn mạnh về sức ảnh hưởng của nó trong thế giới kinh doanh. Mặc dù không phải là công cụ dễ dàng áp dụng ngay từ đầu, nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm thông qua các tài liệu BSC miễn phí trước và tận dụng sức mạnh của BSC giúp doanh nghiệp của bạn phát triển vượt bậc.