Backlog là gì? 5 phương pháp quản lý Backlog chuẩn mà doanh nghiệp không nên bỏ qua

1. Backlog là gì? Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp hiện nay

1.1 Backlog là gì?

Backlog (được dịch ra là tồn đọng) là một danh sách hoặc tập hợp các nhiệm vụ cần được hoàn thành để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược lớn. Trong việc phát triển sản phẩm, nó đề cập đến các công việc ưu tiên đã thống nhất thực hiện trong giai đoạn tiếp theo.

Không có quy tắc chung cho việc sắp xếp các công việc trong Backlog. Phương pháp tổ chức sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng dự án cụ thể và nên được điều chỉnh cho phù hợp với lộ trình của dự án.

1.2 Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp hiện nay

• Giúp xác định thứ tự ưu tiên, các công việc quan trọng cần hoàn thành trước, từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Hỗ trợ lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc nhằm tạo sự chủ động khi thực hiện nhiệm vụ, giúp nhân viên tránh được tình trạng sót việc, quên việc.

• Giúp các thành viên trong dự án thảo luận được sâu hơn về công việc, từ đó có cái nhìn cụ thể về từng nhiệm vụ cần thực hiện, tạo sự hiểu biết và thống nhất chung.

• Góp phần định hướng cho việc phát triển sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách liệt kê chi tiết các tính năng, các công việc cần cải tiến hoặc các yêu cầu từ khách hàng, từ đó đưa ra  những biện pháp khắc phục và có chiến lược phát triển.

•  

2. Nội dung cơ bản của một Backlog hoàn chỉnh

Một backlog sẽ bao gồm các thông tin cơ bản về nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Chi tiết các thành phần cơ bản: 

1. Danh sách nhiệm vụ: Đó là liệt kê các công việc, nhiệm vụ, hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Trong mỗi nhiệm vụ nên được mô tả rõ ràng và đầy đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.

2. Thời gian hoàn thành: Cần xác định rõ ràng và cụ thể ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Từ đó, doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan về dự án để có thể dễ dàng trong việc báo cáo tiến độ thực hiện công việc.

3. Người thực hiện: Là thông tin của một người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ. Xác định rõ người thực hiện giúp dễ dàng phân chia công việc cụ thể và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án tập thể.

4. Mức độ ưu tiên: Mỗi một nhiệm vụ trong đó cần được xác định mức độ ưu tiên. Điều này sẽ giúp xác định được công việc nào quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Có thể sử dụng các tiêu chí như giá trị, mức độ cần thiết hoặc khả năng ảnh hưởng để đánh giá mức độ ưu tiên.

5. Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến độ của công việc đang thực hiện. Các trạng thái thông thường có thể kể đến ví dụ: “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”. Theo dõi trạng thái nhiệm vụ sẽ giúp quản lý được tiến trình và nắm được công việc nào cần được ưu tiên và quan tâm.

6.  

3. Một số thuật ngữ liên quan: Product Backlog, Sprint Backlog

3.1 Product Backlog là gì?

Product Backlog là danh sách các tính năng, yêu cầu và công việc cần thực hiện để phát triển hoặc nâng cấp sản phẩm mới. Nó được xây dựng dựa trên những yêu cầu từ phía khách hàng, người dùng cuối cùng và các bên liên quan khác. 

Product Backlog cũng đồng thời sử dụng các yếu tố như: sự khẩn cấp, sự phức tạp, giá trị kinh doanh,.. để có thể ưu tiên và sắp xếp các nhiệm vụ cần thiết. Những danh sách này thường được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian khi có thêm các thông tin hoặc yêu cầu mới.

3.2 Sprint Backlog là gì?

Sprint Backlog là một phần của Product Backlog, nó đại diện cho tập hợp các công việc được chọn để thực hiện trong một “Sprint” –  đây là đơn vị thời gian được xác định trong phương pháp Scrum. 

Sprint Backlog được sử dụng để làm cơ sở theo dõi tiến độ thực hiện công việc, đồng thời sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa vào 2 yếu tố quan trọng là sự rủi ro và giá trị kinh doanh. Những công việc trong Sprint Backlog sẽ được phân chia thành các “User Story” nhỏ hơn và sẽ được ước lượng thời gian hoàn thành.

3.3 Sự khác biệt giữa Product Backlog và Sprint Backlog

4. Quy trình 5 bước tạo Backlog chính xác nhất

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu và phạm vi

Xác định được mục tiêu tổng thể của dự án hoặc sản phẩm mà đội nhóm đang thực hiện. Bao gồm xác định rõ những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong dự án và những giá trị họ muốn đem đến cho khách hàng. Từ đó, Nhà quản lý cần phải xác định phạm vi của dự án bằng cách quy định rõ các tính năng, yêu cầu và nhiệm vụ cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 2: Thiết lập rõ mức độ ưu tiên

Doanh nghiệp cần phải thiết lập mức độ ưu tiên của các yêu cầu và tính năng trong Backlog. Sau đó, xác định công việc quan trọng nhất và cần phải được ưu tiên thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể sẽ được xác định dựa trên giá trị kinh doanh mà các yêu cầu mang lại, sự khẩn cấp, sự phức tạp của công việc, yếu tố may rủi và các yếu tố liên quan khác nữa.

Bước 3: Ước lượng được thời gian hoàn thành

Xác định được thời gian hoàn thành cho mỗi yêu cầu hoặc tính năng giúp Nhà quản lý có cách nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để có thể hoàn thành dự án hoặc sản phẩm. Việc đo lường thời gian hoàn thành sẽ được tính toán dựa trên kinh nghiệm trước đây, khả năng của các thành viên, đội nhóm và nhiều yếu tố khác chẳng hạn như sự phức tạp của công việc.

Bước 4: Quản lý nguồn lực và phân chia công việc đồng đều

Nhà quản lý cần phải đánh giá được nguồn lực có sẵn để thực hiện dự án hoặc sản phẩm. Gồm đánh giá  nhân lực, kỹ năng chuyên môn và tài nguyên khác mà quản lý có thể sử dụng trong dự án. Tiếp đó, quản lý sẽ tiến hành phân chia công việc cho các đơn vị công việc cụ thể, như chia người thực hiện mỗi công việc và phân bổ nguồn lực đông đều để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng tiến độ.

Bước 5: Theo dõi và thường xuyên cập nhật 

Bước cuối cùng, Nhà quản trị cần phải theo dõi tiến độ công việc, cập nhật thường xuyên và định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý. Việc này giúp tổ chức kiểm soát được tiến trình thực tế của dự án, sản phẩm và cập nhật thông tin để phản ánh sự thay đổi cùng những phản hồi từ khách hàng. 

Doanh nghiệp nên tổ chức cuộc họp định kỳ sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint để có thể đánh giá và xem xét Backlog, ưu tiên, điều chỉnh, thời gian hoàn thành và phân chia lại công việc nếu cần thiết.

5. 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

5.1 Ứng dụng Excel để quản lý 

Excel là phương pháp đơn giản để tạo và quản lý dành cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Excel hoặc Google Sheet sẽ giúp:

• Nhà quản trị dễ dàng tạo danh sách các công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, ghi chú được thời gian dự tính và người thực hiện công việc theo các cột và hàng trong bảng tính.

• Phần mềm cung cấp tính năng  tìm kiếm, lọc và sắp xếp dữ liệu giúp các thành viên trong dự án quản lý và tìm kiếm thông tin dễ dàng.

5.2 Phương pháp Agile và Scrum

Agile và Scrum là một khung công việc giúp linh hoạt được ứng dụng trong phát triển các phần mềm và quản lý dự án. Phương pháp này giúp Backlog được quản lý theo hình thức Product Backlog và Sprint Backlog như đã được phân tích ở trên.

• Product Backlog sẽ chứa tất cả các yêu cầu và tính năng của sản phẩm cần phải thực hiện.

• Sprint Backlog sẽ chứa các công việc được lựa chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.

• Quy trình Scrum giúp cung cấp cơ chế để ưu tiên và quản lý Backlog trong suốt quá trình phát triển sản phẩm.

5.3 Phương pháp đánh giá ưu tiên MoSCoW

Mô hình MoSCoW được viết tắt của 4 thành phần gồm: Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have. MoSCoW là phương pháp đánh giá ưu tiên các yêu cầu và tính năng dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp.

• Must-have là các yêu cầu bắt buộc và cần thiết cần phải hoàn thành.

• Should-have là các yêu cầu quan trọng nhưng chưa cần phải hoàn thành gấp.

• Could-have là các yêu cầu có thể được thực hiện khi có thời gian và tài nguyên.

• Won’t-have là các yêu cầu không được ưu tiên hoặc loại bỏ.

5.4 Phương pháp quản lý Kanban

Kanban là phương pháp quản lý các công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Bảng Kanban sẽ được chia thành các cột đại diện cho trạng thái của công việc gồm: To-do, In Progress, Done…

• Bằng việc kéo thả, các công việc sẽ được di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng trong tiến trình hoặc được hoàn thành.

• Kanban hỗ trợ quản lý bằng việc cho phép theo dõi và điều chỉnh được công việc theo trạng thái và ưu tiên.

5.5 Sử dụng phần mềm quản trị công việc, quản lý Backlog hiệu quả

Phần mềm quản lý công việc là giải pháp được ưu tiên số 1 cho mọi loại hình doanh nghiệp Việt. Nhờ giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ giúp nhà quản trị tạo lập và theo dõi hiệu quả, mọi lúc mọi nơi.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm có thể sử dụng để quản lý Backlog hiệu quả, như: 1Office, MISA AMIS HRM,....

>>>  Những bài viết liên quan:

30+ Phần mềm quản trị nhân sự cho doanh nghiệp vừa đến lớn

Phần mềm ERP là gì? Ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp

6. Ý nghĩa của Backlog mang lại cho Agile và Product Manager

6.1 Đối với quản lý dự án và phát triển sản phẩm (Agile)

Xác định đúng giá trị kinh doanh: Các yêu cầu và tính năng quan trọng sẽ có tiềm năng đem lại lợi ích cao cho khách hàng và doanh nghiệp có thể được ưu tiên để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Đảm bảo việc tham gia và tương tác của khách hàng: Dùng để thảo luận với khách hàng, lắng nghe ý kiến và những phản hồi từ họ, sau đó cải thiện sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Tăng khả năng linh hoạt và thích ứng: Cho phép điều chỉnh và thay đổi các yêu cầu công việc trong suốt quá trình phát triển. Doanh nghiệp có thể cập nhật và điều chỉnh để phản ánh những sự thay đổi của yêu cầu hoặc những ưu tiên mới.

6.2 Đối với Giám đốc sản phẩm (Product Manager)

Quản lý yêu cầu và tính năng: Giúp ghi lại và quản lý các yêu cầu, tính năng của sản phẩm. Đây là nơi tập trung những ý tưởng và yêu cầu từ phía khách hàng, nhóm phát triển sản phẩm và các bên liên quan khác.

Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Thực hiện theo đúng sự ưu tiên và giá trị kinh doanh, Product Manager từ đó sẽ định rõ phạm vi sản phẩm và tạo ra lộ trình phát triển rõ ràng hơn.

Đồng thuận với các bên liên quan: Backlog là công cụ khá quan trọng trong việc thảo luận, đồng thuận với khách hàng, nhóm phát triển sản phẩm và các bên liên quan khác về yêu cầu, tính năng cũng như các kế hoạch phát triển.

Quản lý được tiến độ và theo dõi: Backlog sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và trạng thái của công việc. Product Manager có thể giúp theo dõi được tiến độ, từ đó cập nhật và điều chỉnh để đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu.

>>> Tham khảo: TOP 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

7. Kết luận

Trên đây là những chia sẻ của PDCA về Backlog là gì? 5 phương pháp quản lý Backlog chuẩn giúp doanh nghiệp có thể áp dụng. Hy vọng với những thông tin này sẽ hữu ích và giúp các nhà lãnh đạo và các cấp quản lý có thể theo dõi tất cả các nhiệm vụ của nhân sự. 5 phương pháp quản lý được trình bày ở trên, mỗi phương pháp cũng sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng. Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp cần dựa trên đặc trưng của doanh nghiệp và các yêu cầu cụ thể của dự án và sản phẩm.