QUY TẮC XÂY DỰNG HIỆU QUẢ QUY TRÌNH LÀM VIỆC GIỮA CÁC PHÒNG BAN

1. Quy trình là gì?

Hình ảnh: Quy trình là gì?

Quy trình làm việc chắc hẳn là một thuật ngữ không xa lạ gì với các chủ doanh nghiệp muốn kinh doanh bài bản.
Nói một cách đơn giản là các nguyên tắc, từng bước từng bước cụ thể để thực hiện một công việc, hoạt động nào đó trong công ty. 
Quy trình xác định những tiêu chuẩn nhất định phải tuân thủ, đảm bảo thống nhất đầu vào và đầu ra của một quá trình làm việc.
Ví dụ như Quy trình chào hỏi khách hàng tại cửa hàng.
Khi nghe tiếng mở cửa, nhân viên bán hàng tại cửa hàng, cho dù đang làm việc gì, cũng phải đứng lên, hướng về phía khách hàng mỉm cười nói: “xxx (Tên thương hiệu) xin chào!”

2. Mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc

Hình ảnh: Mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc

Bởi vì mỗi người, mỗi nhân viên có một thói quen, cách làm việc khác nhau, có thể đến từ cuộc sống, đến từ công việc cũ.
Việc họ đem những cách làm việc cũ vào công ty bạn, sẽ dẫn đến những kết quả khác với mong muốn của bạn.
Quy trình chính là giải pháp giúp công ty thống nhất được hành động, cách làm, thời gian, thứ tự với những tiêu chuẩn xoay quanh chiến lược, mục tiêu phát triển tổng thể của công ty.
Khi bạn liệt kê rất rõ ràng những nguyên tắc về mục tiêu, kết quả mong muốn, cách thực hiện,... Thì nhân viên sẽ nhanh chóng học tập, “sao chép” được cách làm việc tiêu chuẩn nhất.
Như vậy, với sự hỗ trợ của quy trình rõ ràng, cụ thể, thời gian công ty phải bỏ ra để đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo nhân viên cũ làm quen với nghiệp vụ mới cũng sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Hình ảnh: Nhân bản nhân sự bằng quy trình

Việc rút ngắn được thời gian đào tạo sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro khi có nhân viên nghỉ việc, nhất là khi người rời đi có thể là nhân tài hoặc giữ một vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp.
Bởi vì trong thời gian làm việc tại công ty, họ đã “nhân bản” chính họ, chính cách làm việc của họ bằng quy trình. 
Và cho dù họ rời đi thì quy trình vẫn ở lại, tài năng của họ, phương thức làm việc xuất sắc của họ vẫn ở lại, được lưu giữ tại công ty, không ngừng được cập nhật, cải tiến, và trở thành tài sản quý giá để các nhân viên đến sau kế thừa và phát triển.
Bên cạnh đó, người tiếp nhận, kế thừa cũng có một quy trinh rõ ràng, từng bước từng bước để nhanh chóng xác định mục tiêu, làm chủ công việc mới, giúp họ không bị bối rối, hoang mang khi tiếp xúc với lĩnh vực mới, môi trường mới.

Hình ảnh: Quy trình giúp công ty không phụ thuộc vào nhân sự

Và cuối cùng, khi toàn bộ các hoạt động trong công ty đều được quy trình hóa, ngoài việc không phụ thuộc vào nhân sự khi họ nghỉ việc, quy trình còn giúp công ty không phụ thuộc nhân sự khi họ có sự điều chuyển, thăng chức.
Ví dụ lãnh đạo, có thể chuyển giao những công việc mang tính chất chuyên môn, lặp đi lặp lại cho nhân sự thích hợp, sau khi đã quy trình hóa các hoạt động này. Sau đó, lãnh đạo sẽ có thời gian, tập trung cho các công việc đúng tính chất của một người dẫn đầu, tạo ra giá trị lớn lao, như đặt mục tiêu, hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp.
Và đó chính là lý do quy trình làm việc nhóm hiệu quả là hệ thống cực kỳ trọng yếu cho bất kỳ công ty nào muốn phát triển những tầm cao hơn.

3. Rào cản, sai lầm ứng dụng thực tế khác với hướng dẫn viết quy trình làm việc lý thuyết

Hình ảnh: Hướng dẫn viết quy trình làm việc

Chủ doanh nghiệp, lãnh đạo, các cấp quản lý và chính nhân sự trong doanh nghiệp chưa nhận thức được sâu sắc giá trị, lợi ích dài hạn của quy trình, giúp mỗi người trong doanh nghiệp đâu vào đấy thực hiện đúng chức trách, phạm vi nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Đó là nguyên nhân lớn nhất gây ra những rào cản còn lại trong tư duy, trong cách làm mà PDCA chia sẻ tiếp sau đây.
Chính vì sức nặng trì trệ từ lối tư duy đi theo lối mòn, cho rằng cách làm việc cũ “nhanh, gọn, lẹ và tự do” hơn, quy trình sẽ giết chết sự sáng tạo nên họ từ chối thực hiện.
Trong khi để xây nên cũng như triển khai quy trình, sẽ là một công trình cực kỳ quy mô, đòi hỏi thời gian, công sức, nguồn lực, đồng bộ từ tất cả các nhân sự trong công ty.
Vì vậy, nếu không tuyên truyền, đào tạo mạnh mẽ về giá trị dài hạn của quy trình thì lực cản từ phía nhân sự của bạn sẽ cực kỳ to lớn.

Hình ảnh: Đào tạo, tuyên truyền, triển khai cho nhân sự

Quy trình xây lên đã khó, triển khai còn khó hơn.
Không phải cứ xây xong quy trình rồi đưa cho nhân viên kêu họ làm theo là xong.
Đào tạo cũng không phải một lần là xong, mà cả một quy trình các bước cải tiến cần nghiêm túc thực hiện.
Đây lại là câu chuyện có quy trình nhưng nhân viên không làm theo, hoặc làm theo nhưng không kiên trì, một lần, hai lần rồi thôi, vì không bỏ được thói quen làm việc cũ, hoặc chưa thấy được hiệu quả ngay lập tức hoặc không hiểu được giá trị lâu dài của việc làm theo quy trình.

Hình ảnh: Quy trình làm việc phải bằng văn bản

Quy trình làm việc phải bằng văn bản.
Thật ra có rất nhiều yêu cầu, tiêu chuẩn  về một quy trình đúng như ký hiệu, viết tắt, sơ đồ,...
Bạn hoàn toàn có thể đăng ký học một lớp chuyên về quy trình để đúng tiêu chuẩn trong cộng đồng kinh doanh.
Nhưng PDCA cũng muốn bật mí một xu hướng là ngày nay, hầu như mọi người đều không thích đọc chữ, nhất là khi bạn đưa cho nhân viên của mình một “xấp” quy trình và bảo họ làm theo.
Mỗi việc phải “đọc” cho xong quy trình đã là một thách thức đối với rất nhiều người, chứ đừng nói đến việc hiểu, nhớ, làm theo.
Cho nên nếu muốn tập trung vào tính hiệu quả của quy trình, ngoài sự rõ ràng thì việc đơn giản, dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ áp dụng phải được lưu ý.
Vì vậy, bên cạnh bộ quy trình tiêu chuẩn, bạn có thể trực quan hóa dữ liệu, tăng cường yếu tố hình ảnh, video, âm thanh, treo ở trong nhà máy, văn phòng,... để nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu quy trình tiêu chuẩn mọi lúc mọi nơi, để quy trình trở thành một thói quen trong công việc.

4. Quy tắc xây dựng mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban
Như PDCA đã chia sẻ, giai đoạn đầu, khi xây dựng biểu mẫu quy trình làm việc và ứng dụng vào thực tế kinh doanh, sẽ có những xung đột về quy trình, chính sách khiến Chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Khi các nhân viên, đội nhóm không đồng thuận với nhau về cách thực hiện một công việc, nhiệm vụ, hay trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí, phòng ban,...
Mâu thuẫn về quy trình như vậy thường dẫn tới hiệu quả làm việc nhóm kém. Từ mâu thuẫn về quy trình có thể phát triển thành những tranh chấp về công việc khác hay những cuộc công kích cá nhân.
Cùng PDCA tìm hiểu một vài cách thức hạn chế vấn đề này nhé!

4.1 Thống nhất dưới mục tiêu, chiến lược

Hình ảnh: Thống nhất dưới mục tiêu chiến lược

Thống nhất suy nghĩ, quan niệm của tất cả mọi người là điều hoàn toàn bất khả thi.
Vì vậy hãy hướng tất cả mọi nhân sự của bạn vào mục tiêu chung của công ty, tất nhiên phải liên kết được mục tiêu chung này với mục tiêu cá nhân của họ.
Vì vậy, một quy trình làm việc nội bộ của từng bộ phận, cá nhân cụ thể phải đi mục tiêu, chiến lược tổng thể của ty phân bổ rạch ròi, thống nhất từ trên xuống dưới, phát triển ra.thành ra quy trình trình của từng bộ phận, vị trí cụ thể tránh tình trạng khi ứng dụng quy trình chồng chéo, mâu thuẫn giữa các phòng ban, vị trí cụ thể.

4.2 Phải có quy trình làm việc giữa các phòng ban

Hình ảnh: Phải có quy trình làm việc giữa các phòng ban

Sao bạn không quy trình hóa luôn cách làm việc, giao tiếp giữa các phòng ban?
Nghe thì có vẻ cứng nhắc, không nhân văn, nhưng sao không thử một lần để thấy được những lợi ích vượt trội của nó?
Ví dụ như nhân viên của phòng Marketing có một kiến nghị với phòng Sale. Bạn ấy phải đề xuất với Trưởng bộ phận hoặc Trưởng phòng của mình trước, để Trưởng bộ phận Marketing làm việc với Trưởng phòng Sale, sau đó phân bổ công việc xuống cho các nhân viên Sale thực hiện.
Việc này giúp Lãnh đạo của các bộ phận nắm rõ tình hình diễn ra trong bộ phận mình.
Các kiến nghị, đề xuất khi đi theo quy trình như vậy thì sẽ được hoàn thiện hơn; Nhân viên nhận việc từ người sếp trực tiếp của mình sẽ dễ hiểu, dễ dàng tiếp nhận hơn.

4.3 Hiểu và tham gia vào quá trình xây dựng quy trình của các bộ phận liên quan

Hình ảnh: Hiểu và tham gia vào quá trình xây dựng quy trình của các bộ phận liên quan

Hiểu biết là nền tảng để có những góc nhìn toàn diện, khách quan hơn, thông cảm và bao dung hơn, tránh những hiểu lầm, xích mích không đáng có .
Nếu người, bộ phận này có thể hiểu được tính chất, thuận lợi, khó khăn trong các hạng mục công việc của người, bộ phận kia thì sự phối hợp sẽ trơn tru hơn, sẵn sàng hỗ trợ, chia sẻ với nhau hơn trong công việc.
Việc quyết định quyền hạn, trách nhiệm đi kèm của từng vị trí, phòng ban nên có sự thảo luận rõ ràng ngay từ ban đầu giữa các bên, cũng như từ các cấp lãnh đạo. 
Đồng thời phải tuyên truyền, đào tạo cho nhân sự, bộ phận đó hiểu lý do tại sao, giá trị của các công việc này.

4.4 Đồng bộ thông tin giữa các bên

Hình ảnh: Đồng bộ thông tin giữa các bên 

Nên có quy trình rõ ràng về việc thông báo kịp thời thông tin, những cập nhật mới nhất giữa các bộ phận liên quan để hành động và giải pháp thống nhất ngay từ đầu.

4.5 Xây dựng mối quan hệ giữa các phòng ban

Hình ảnh: Xây dựng mối quan hệ giữa các phòng ban

Tới những bước này, PDCA cảm thấy dần giống như việc giải quyết xung đột giữa các phòng ban trong công ty hơn chỉ xoay quan quy trình (Cười).
Nhưng nó cũng không mâu thuẫn với mục đích cuối cùng của chúng ta là triển khai thuận lợi quy trình giữa các phòng ban, đúng không?
Quay trở lại bước xây dựng quan hệ, ngoài việc tăng cường giao tiếp, kết nối chung giữa hai phòng ban, như chia sẻ, thảo luận, cùng ăn, cùng chơi,...
Thì mối quan hệ giữa những người lãnh đạo trực tiếp của các bộ phận đôi khi lại mang tính quyết định tới độ phối hợp, ăn ý, hiệu suất làm việc,... của các bộ phận với nhau nữa.
Cho nên làm lãnh đạo rất thú vị, đúng không ạ?

4.6 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững

Hình ảnh: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững

Một văn hóa doanh nghiệp tích cực, hướng về mục tiêu chung tự nhiên sẽ mạnh mẽ, tự động cô lập những cá nhân không thích hợp, phát huy và tôn vinh những hoạt động phù hợp với giá trị cốt lõi doanh nghiệp.
Nhưng văn hóa doanh nghiệp, nói đi thì phải nói lại, lại là một công trình khổng lồ khác, cần chủ doanh nghiệp ý thức và xây dựng ngay từ những ngày đầu thành lập.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách xây dựng 12 tầng hệ thống để tự động hóa doanh nghiệp, trong đó bao hàm cả hướng dẫn chi tiết về các xây dựng quy trình và văn hóa doanh nghiệp thành công thì đăng ký ngay khóa học Tự Động Hóa Doanh Nghiệp nhé!
Chúc bạn thành công!