Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án

1. PERT là gì?

PERT là từ viết tắt của Program Evaluation Review Technique, tạm dịch "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình." PERT là phương pháp quản lý dự án sử dụng để xác định và lập kế hoạch cho các hoạt động dự án để đạt hiệu quả. Phương pháp này thường được dùng để ước tính thời gian cần thiết hoàn thành dự án và xác định các công việc cần phải thực hiện theo trình tự nào.

Trong PERT, các công việc được trình bày bằng các mạng lưới (network) hoặc sơ đồ PERT để thể hiện sự phụ thuộc giữa các công việc và thời gian dự kiến có thể hoàn thành. PERT thường sẽ sử dụng ba thời gian để ước tính cho mỗi công việc: thời gian tối thiểu, thời gian trung bình và thời gian tối đa, tạo ra ước tính thời gian dự kiến được chính xác hơn.

Sơ đồ PERT thường được áp dụng trong các dự án lớn và khá phức tạp, như: ngành xây dựng, công nghiệp sản xuất, và nghiên cứu phát triển sản phẩm.

2. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT là sơ đồ được dùng để xây dựng kế hoạch và kiểm soát nhiệm vụ trong một dự án. Sơ đồ PERT gồm các yếu tố: chi phí, thời gian và nguồn lực cần thiết,... Thông qua mạng lưới sơ đồ này, dù là lãnh đạo hay cấp nhân viên cũng đều nắm rõ được quy trình triển khai và xác định được các rắc rối tiềm ẩn để có thể đưa ra giải pháp kịp thời.

Sơ đồ PERT trình bày các hoạt động trong dự án dưới dạng các đường thẳng (nhiệm vụ) được kết nối với nhau bằng các mũi tên (sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ). Một số thông tin có thể liên kết được với mỗi nhiệm vụ, ví dụ như thời gian hoàn thành dự kiến ​​và thời gian bắt đầu dự kiến.

3. Trường hợp nào cần áp dụng sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT thích hợp dùng trong các dự án lớn chứa hàng trăm, thậm chí hàng ngàn các hoạt động. Sơ đồ này nên được dùng khi nhà quản trị dự án cần:

- Xác định được tiến trình quan trọng của dự án, đảm bảo tất cả mọi hoạt động đều đáp ứng đúng thời hạn.

- Trình bày rõ ràng về sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ trong dự án.

- Xác định được khoảng thời gian dự kiến cần thiết để có thể hoàn thành dự án, chuẩn bị cho dự án lớn và phức tạp hơn nhiều.

Khi áp dụng hiệu quả sơ đồ PERT, các chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi được quá trình thực hiện công việc một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.

4. 4 yếu tố chính khi vẽ sơ đồ PERT

4.1 Sự kiện

Sự kiện là cột mốc để đánh dấu khi bắt đầu hoặc kết thúc một hay nhiều nhiệm vụ nào đó trong dự án. Trong sơ đồ PERT, các sự kiện thường thể hiện qua các hình tròn có đánh số, sự kiện đầu tiên mũi tên đi ra, các sự kiện ở giữa có dấu cung đi vào và đi ra, khi sự kiện kết thúc cung sẽ đi vào.

4.2 Công việc

Công việc trong sơ đồ PERT sẽ đại diện cho nguồn lực như thời gian, nhân sự đảm nhiệm để có thể tiến hành từ sự kiện này qua sự kiện tiếp theo. Yếu tố công việc thường được trình bày bằng các mũi tên chỉ hướng, độ dài mũi tên thể hiện thời gian hoàn thành công việc.

4.3 Thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ là một khoảng thời gian dự phòng cho các công việc có thể sẽ bị chậm trễ. Tuy vậy cần phải đảm bảo việc trì hoãn các công việc này không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Đây là yếu tố quản lý rủi ro được đánh dấu trên các đường cung chỉ hướng trình bày công việc. Nếu công việc hoàn thành sớm hơn thời gian dự trữ, có thể sẽ đánh dấu lại bằng những chấm tròn nhỏ trên đường cung.

4.4 Đường găng

Đường găng là đường thể hiện kết nối giữa các công việc. Đường găng dài nhất sẽ được tính từ điểm đầu đến điểm cuối của sơ đồ PERT. 

Nhà quản lý dự án nhìn vào đường găng để có thể theo dõi biểu đồ tiến độ công việc. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào trong quá trình thực hiện các sự kiện trên đường găng nghĩa là công việc đang bị chậm tiến độ so với kế hoạch đặt ra.

5. Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án

5.1 Xác định nhiệm vụ dự án

Thu thập thông tin và xác định rõ các nhiệm vụ cần phải thực hiện trong dự án.

Xây dựng bản kế hoạch chi tiết để đảm bảo chuẩn bị đầy đủ cho các bước tiếp theo.

5.2 Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ

Xác định rõ thứ tự ưu tiên của từng nhiệm vụ dự án dựa vào mức độ ưu tiên và phụ thuộc giữa chúng.

5.3 Kết nối các nhiệm vụ dự án

Bắt đầu kết nối các nhiệm vụ của dự án bằng cách dùng mũi tên để đại diện cho từng nhiệm vụ và các nút đại diện cho các sự kiện hoặc cột mốc quan trọng của dự án.

5.4 Ước tính khung thời gian của dự án

Xác định thời gian ước tính dựa  vào các dữ liệu sau:

• Thời gian lạc quan: Là thời gian tối thiểu để hoàn thành một nhiệm vụ.

• Thời gian bi quan: Là thời gian tối đa để hoàn thành một nhiệm vụ.

• Thời gian có khả năng nhất: Là ước tính tốt nhất về thời gian để hoàn thành được một nhiệm vụ.

5.5 Thiết lập đường găng phù hợp

Khi đã xác định rõ các sự kiện cụ thể và thời gian cần thiết, bước cuối cùng là thiết lập các đường găng đi qua các sự kiện. Điều kiện cần và đủ để đường găng có thể đi qua là tất cả sự kiện quan trọng và dài nhất.

6. Những nguyên tắc cần tuân thủ khi vẽ sơ đồ PERT

Khi thiết lập sơ đồ PERT, chúng ta cần phải nắm chắc về thời gian để hoàn thành công việc. Cùng với đó, việc thể hiện mối liên hệ giữa các công việc cũng rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách phân bổ nguồn lực (nhân sự, chi phí,...) cho công việc.

Hơn nữa, khi thiết lập sơ đồ PERT, cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Một sơ đồ PERT đúng, chuẩn chỉ có duy nhất một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. Chỉ có một đường thể hiện có mũi tên đi ra từ sự kiện bắt đầu và một đường có mũi tên đi vào khi sự kiện kết thúc. 

• Phương hướng thực hiện công việc được thể hiện bằng hướng chỉ của mũi tên trên sơ đồ. Độ dài đường hiển thị tương ứng với thời gian thực hiện công việc đó, vì thế các đường hiển thị cần được ước lượng chiều dài đúng chuẩn.

7. Ưu và nhược điểm của sơ đồ PERT

Ưu điểm

- Sơ đồ PERT cho biết khả năng đánh giá các nguồn lực, thời gian cần thiết cho dự án. Giúp người quản lý phân tích được những rủi ro có thể xảy ra, đồng thời nắm được các quy trình công việc và chọn ra con đường hiệu quả nhất.

- Thấy được bức tranh tổng thể rõ ràng, dễ hiểu cho toàn bộ dự án.

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm vì tất cả mọi người đều có vai trò, trách nhiệm trong dự án và xác định được thời gian rõ ràng.

- Nâng cao hiệu suất và thúc đẩy dự án hoàn thành nhanh hơn vì mọi người đều nắm được họ cần làm những việc gì, khi nào.

- Cải thiện được thông tin liên lạc giữa các thành viên, cho phép tổ chức dành nhiều thời gian tập trung vào dự án, giúp nâng cao vị trí chiến lược của tổ chức.

Nhược điểm

- Nhược điểm lớn nhất của sơ đồ PERT là tốn nhiều công sức, thời gian để thiết lập. Sơ đồ này cũng đòi hỏi những người có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, thậm chí là phải nghiên cứu chuyên sâu.

- Khi tập trung quá nhiều vào thời hạn hoàn thành có thể sẽ bị hạn chế tầm nhìn về định vị tài chính dự án của nhà quản lý.

- Sơ đồ PERT thiếu tính linh hoạt để có thể ứng phó với các thay đổi nhỏ xảy ra khi gặp vấn đề ngoài ý muốn.

- Trong quá trình xây dựng sơ đồ, nếu có bất kỳ sai sót nào trong việc tính toán sẽ dẫn đến sự chậm trễ, trì hoãn và những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến tiến trình hoàn thành dự án.

- Sơ đồ PERT này mang tính chủ quan, nghĩa là thành công của dự án còn phụ thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng của người quản lý dự án. Một số sơ đồ có thể dựa vào các dữ liệu không có cơ sở, mục tiêu phi thực tế,...

8. Sự khác biệt giữa sơ đồ GANTT và sơ đồ PERT

Sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT đều là các công cụ quản lý dự án được dùng để lập kế hoạch, theo dõi và điều phối các hoạt động trong dự án. Tuy vậy, hai sơ đồ này cũng có những điểm khác biệt như sau:

Cả sơ đồ PERT và sơ đồ Gantt đều giúp đơn giản hóa quy trình quản lý dự án thông qua việc phân chia dự án thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và xác định mọi ràng buộc, cho phép người quản lý nhìn thấy được bức tranh tổng thể của dự án. Cả 2 sơ đồ này đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào tính chất và phạm vi của dự án mà người quản lý sẽ lựa chọn loại sơ đồ phù hợp để quản lý dự án của mình.

Lợi ích quan trọng nhất của việc dùng sơ đồ PERT là nhà quản lý dự án có thể xác định rõ các nhiệm vụ có liên quan với nhau, vào thời điểm nào chúng có thể hoàn thành một cách hiệu quả nhất. Sơ đồ PERT được coi là một trong những công cụ lập kế hoạch được dùng phổ biến bởi các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới.

>> Những bài viết liên quan:

Mô hình agile là gì? 5 phương pháp quản lý mô hình agile phổ biến hiện nay

Flowchart là gì? 5 bước vẽ lưu trình chuẩn cho doanh nghiệp

9. Tổng kết

Qua bài viết này có thể thấy, sơ đồ PERT là công cụ quản lý dự án lý tưởng giúp người quản lý xác định được thời gian và lập kế hoạch dự án chính xác. Hy vọng với những thông tin PDCA cung cấp cho bạn về sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp bạn tăng khả năng quản lý dự án, giảm tối đa rủi ro và nâng cao được năng suất tổng thể.