Flowchart là gì? 5 bước vẽ lưu trình chuẩn cho doanh nghiệp

1. Tổng quan về Flowchart

1.1 Flowchart là gì?

Flowchart còn gọi là sơ đồ luồng hay biểu đồ, là công cụ trực quan hóa được sử dụng để thể hiện các chuỗi hành động nối tiếp nhau hay cách thức một quy trình, hệ thống. Đây là dạng biểu đồ sử dụng các ký hiệu đồ họa như hình khối và mũi tên để mô tả các bước, quyết định và luồng dữ liệu trong một công việc hoặc quy trình cụ thể. 

Flowchart giúp người dùng dễ dàng hiểu và hình dung quy trình, tối ưu hóa quá trình và tăng hiệu suất công việc. Với việc trình bày quy trình dưới dạng hình ảnh đơn giản, flowchart làm cho mọi người dễ dàng theo dõi và thực hiện các bước một cách chính xác.

Trong doanh nghiệp, flowchart là công cụ hữu ích trong việc mô tả và truyền đạt các quy trình, thuật toán hoặc các hoạt động kinh doanh. Flowchart có nhiều biến thể như sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (sơ đồ quy trình), sơ đồ triển khai (sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp. Mỗi biến thể có một mục đích sử dụng riêng, nhưng tất cả đều nhằm làm cho quá trình làm việc trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn. Với một flowchart chuẩn, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng hiểu và thực hiện quy trình bất kỳ, thể hiện sức mạnh của việc biến quy trình phức tạp thành "quy trình trên một trang giấy.

1.2 Ý nghĩa các kí hiệu thường được sử dụng trong flowchart

Các biểu tượng trong lưu đồ có các ý nghĩa riêng biệt. Dưới đây là ý nghĩa của một số biểu tượng phổ biến nhất:

2. Vai trò của Flowchart đối với doanh nghiệp

Flowchart là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp trình bày và mô tả các quy trình, thuật toán, hoặc hoạt động kinh doanh một cách trực quan và dễ hiểu. 

Thứ nhất, Flowchart giúp truyền đạt thông tin ngắn gọn và rõ ràng, làm cho việc hướng dẫn công việc trở nên đơn giản hơn. Thay vì sử dụng nhiều tài liệu A4 phức tạp, Flowchart biến các bước và quy trình thành hình ảnh minh họa dễ nhớ. Người xem chỉ cần thời gian ngắn để hiểu toàn bộ quy trình, tiết kiệm công sức tìm hiểu văn bản.

Thứ hai, Flowchart làm tăng tính đa dạng và sinh động cho nội dung thuyết trình, giúp thu hút đối tượng khán giả và tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn. Nó còn hỗ trợ việc nghiên cứu cải tiến quy trình, lập kế hoạch dự án, giao tiếp và phối hợp công việc giữa các thành viên.

Thứ ba, flowchart giúp thu hẹp khoảng cách từ vựng giữa các nhóm khác nhau, đảm bảo chất lượng và uy tín của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. 

Hơn nữa, flowchart cũng cho phép người quản lý nhận biết và tối ưu hóa các bước không cần thiết trong quy trình, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

3. 5 bước vẽ lưu trình Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp

Việc tạo ra một flowchart hiệu quả trong doanh nghiệp không hề đơn giản như vẻ bề ngoài. Dù chỉ cần sử dụng vài loại hình khối và mũi tên, việc xây dựng một flowchart chính xác và logic đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiểu biết sâu sắc về các quy trình nội bộ. 

Trong môi trường doanh nghiệp, các quy trình thường có sự liên kết phức tạp, do đó, việc sắp xếp chúng thành một sơ đồ mạch lạc và dễ hiểu là một thách thức lớn.

3.1 Xác định mục tiêu và phạm vi lưu trình flowchart

Để xây dựng một Flowchart hiệu quả, bạn cần đặt ra các câu hỏi quan trọng. Đầu tiên, về nhu cầu và mục đích: Khó khăn khi làm việc mà chưa có quy trình là gì? Quy trình này giải quyết vấn đề gì? Quy trình giúp cải thiện và tối ưu điều gì? Lợi ích của việc áp dụng quy trình này là gì?

Khi xác định phạm vi, cần xem xét: Quy trình này áp dụng cho một chi nhánh hay toàn bộ hệ thống? Nó sẽ được sử dụng trong một bộ phận hay toàn công ty? Quy trình sẽ có hiệu lực từ khi nào và kéo dài bao lâu? Hiểu rõ nhu cầu, mục đích và phạm vi sẽ giúp bạn xác định chính xác đầu ra mong muốn của Flowchart, từ đó tạo ra một sơ đồ luồng có giá trị thực tiễn cao.

3.2 Liệt kê các công việc cần thực hiện trong flowchart

Một quy trình luôn có điểm bắt đầu và kết thúc, việc xác định hai điểm này giúp làm rõ phạm vi của lưu đồ. Ví dụ, trong quy trình đặt hàng, đầu vào là yêu cầu đặt hàng của khách hàng và đầu ra có thể là ký kết hợp đồng hoặc thanh toán trước. Đôi khi, đầu ra của quy trình này có thể trở thành đầu vào của quy trình khác, như sau khi ký hợp đồng, tiếp tục với quy trình lên mẫu thiết kế, với đầu vào là yêu cầu của khách hàng và đầu ra là mẫu thiết kế.

Sau khi xác định xong điểm bắt đầu và kết thúc, bạn sẽ điền dần các bước thực hiện ở giữa. Đặt ra các câu hỏi: Bước tiếp theo là gì? Có cần xác nhận hay kiểm tra gì trước khi sang bước tiếp theo không? Hãy tìm hiểu tất cả các tài liệu liên quan đến quy trình hoặc trao đổi trực tiếp với những người thực hiện nó. Tốt nhất là bạn nên tham gia và trải qua tất cả các bước trong quy trình để đánh giá mức độ khả thi của từng giai đoạn. Đôi khi, việc ở vị trí quản lý quá lâu có thể khiến chúng ta xa rời thực tế vận hành của nhân viên.

Trong quá trình liệt kê các bước, hãy sắp xếp chúng theo trình tự thời gian. Kết quả là bạn sẽ có một bản mô tả chi tiết các bước của quy trình, giúp tạo ra một Flowchart dễ hiểu và thực tế.

3.3 Xác định đối tượng tham gia quy trình trong flowchart

Thông thường, quy trình sẽ có hai nhóm đối tượng tham gia chính, bao gồm nhóm đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và nhóm đối tượng bên trong doanh nghiệp. 

Nhóm đối tượng bên ngoài doanh nghiệp bao gồm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan chức năng. Vì lưu đồ thường phục vụ cho nội bộ, một lời khuyên quan trọng là bạn nên loại bỏ các bước trung gian mà người thực hiện là đối tượng bên ngoài, nhằm làm cho quy trình ngắn gọn hơn và rõ ràng hơn về trách nhiệm nội bộ.

Đối với nhóm đối tượng bên trong doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ:

- Ai là người chịu trách nhiệm chính thực hiện bước này?

- Ai ở vị trí giám sát, kiểm tra?

- Ai hỗ trợ trong quá trình thực hiện?

- Ai là người chịu trách nhiệm cho công việc này?

Trong một số trường hợp, một bước trong quy trình có thể không được giao cho một cá nhân cụ thể mà được giao cho một phòng ban, trong đó người chịu trách nhiệm là người quản lý của phòng ban đó và người thực hiện là nhân viên của bộ phận đó.

Khi xác định rõ vai trò nội bộ, hãy chỉ bao gồm thông tin về người thực hiện và người chịu trách nhiệm hoàn thành vào lưu đồ. Các vai trò như giám sát, kiểm tra hay hỗ trợ có thể được bỏ qua để giảm bớt sự phức tạp không cần thiết của lưu đồ.

3.4 Phân loại các bước cần thực hiện và tiến hành vẽ lưu trình flowchart

Sau khi đã liệt kê hết các giai đoạn của quy trình, bước tiếp theo là phân loại chúng theo từng kí hiệu tương ứng. Để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về kí hiệu đã được thảo luận trước đó, điều này giúp bạn tránh vi phạm các nguyên tắc về quy trình.

Khi đã hoàn thành các bước chuẩn bị này, bạn có thể bắt đầu vẽ bản nháp lưu đồ đầu tiên. Việc này có thể thực hiện thủ công bằng bút giấy hoặc sử dụng các ứng dụng chuyên vẽ lưu đồ để giúp quá trình trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

3.5 Kiểm tra và cải tiến lưu trình flowchart

Đừng vội vàng ban hành lưu đồ mà thiếu bước kiểm tra cẩn thận. Hãy rà lại từng bước và tự hỏi liệu bạn đã phản ánh chính xác thứ tự các bước hay quyết định dựa trên những thông tin thu thập được hay chưa.

Sau đó, tổ chức một cuộc họp để thảo luận về lưu đồ với những người tham gia để thu thập ý kiến từ họ.

Cuối cùng, như một trong những lợi ích của việc làm lưu đồ đã được đề cập, trong quá trình rà lại này bạn có thể nhận ra những bước không cần thiết hoặc quá phức tạp, từ đó đưa ra những cải tiến phù hợp.

=>>> Xem thêm: Cách xây dựng chu trình cải tiến PDCA

4. 3 ví dụ về lưu trình Flowchart trong doanh nghiệp

4.1 Lưu trình xử lý hợp đồng

Xử lý hợp đồng và thanh toán là một trong những quy trình quan trọng và phổ biến trong các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đơn hàng lớn, hoặc các sản phẩm dịch vụ phức tạp đòi hỏi thương lượng các điều khoản giữa hai bên. Đây là một quy trình đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.

Bên dưới là lưu đồ minh họa cho quy trình này:

4.2 Lưu trình xử lý khiếu nại khách hàng

Quy trình xử lý khiếu nại là một phần không thể thiếu trong bộ phận chăm sóc và hỗ trợ khách hàng của mọi công ty cung cấp dịch vụ. Việc đảm bảo thời gian phản hồi (Service Level Agreement - SLA) là một yếu tố quan trọng, giúp hạn chế các sự cố có thể làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến công việc của khách hàng từ các lỗi phát sinh từ bên cung cấp dịch vụ.

Dưới đây là lưu đồ minh họa cho quy trình này:

=>>> Xem thêm: Quy trình chăm sóc giúp 86% thượng đế chi nhiều hơn 

=>>> Xem thêm: Bí quyết chinh phục khách hàng trên từng điểm chạm

4.3 Lưu trình xuất kho bán hàng

Quản lý kho là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong các doanh nghiệp, với vai trò hạn chế các vấn đề như chậm trễ hàng hóa và thất thoát tài chính. Trong đó, quy trình xuất kho bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc điều tiết và quản lý kho hàng. Hoạt động này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán và thủ kho.

Dưới đây là lưu đồ minh họa cho quy trình xuất kho bán hàng

5. Lưu ý khi xây dựng lưu trình Flowchart cho doanh nghiệp

Để xây dựng lưu trình (flowchart) hiệu quả cho doanh nghiệp, hãy lưu ý các điểm sau đây:

• Tính nhất quán trong các thành phần: Sử dụng các hình elip để biểu thị điểm bắt đầu hoặc kết thúc, hình chữ nhật cho các bước thực hiện, hình bình hành để đầu vào/đầu ra, và hình thoi cho các quyết định hay điểm chia nhánh. Sử dụng đường dẫn và mũi tên để chỉ rõ hướng đi của từng bước trong quy trình.

• Sắp xếp và trình bày logic hợp lý: Viết nội dung trong các hình khối sử dụng từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu. Chọn phông chữ và cỡ chữ phù hợp để người đọc có thể dễ dàng đọc và hiểu. Sắp xếp từ trái sang phải và từ trên xuống dưới để giúp người đọc theo dõi quy trình một cách tự nhiên và logic.

• Chia thành lưu đồ tổng quát và lưu đồ con: Trong trường hợp quy trình phức tạp, chia nhỏ thành các lưu đồ con riêng biệt và liên kết chúng với lưu đồ tổng quát. Điều này giúp tạo cái nhìn tổng quan rõ ràng và tập trung vào từng phần cụ thể của quy trình.

• Sử dụng màu sắc hợp lý: Tuyệt đối không nên sử dụng màu sắc làm mất tính nhất quán hoặc làm cho biểu đồ khó đọc. Hãy sử dụng màu sắc để làm nổi bật các thành phần quan trọng hoặc để tạo sự tương phản hữu ích.

• Sắp xếp mũi tên trả về một cách logic: Đặt các dòng trả về bên dưới lưu đồ để người đọc có thể theo dõi quy trình từ trên xuống dưới một cách dễ dàng và rõ ràng. Tránh chồng chéo các dòng trả về để tránh làm rối mắt người đọc và giữ cho biểu đồ luôn rõ ràng.

Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc trên, bạn sẽ xây dựng được những lưu trình flowchart thú vị và dễ hiểu, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

6. Tổng kết

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về flowchart là gì và cách thức vẽ flowchart trong doanh nghiệp. Flowchart không chỉ giúp quản lý tối ưu hóa quy trình mà còn tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc. Với sự hỗ trợ của công cụ này, các phòng ban có thể dễ dàng tương tác và phối hợp xử lý công việc một cách hiệu quả. 

Đừng quên truy cập PDCA để tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích về chủ đề xây dựng, phát triển doanh nghiệp bài bản, tự động hóa. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng flowchart vào doanh nghiệp của mình!