Quản trị khủng hoảng là gì? Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng

1. Quản trị khủng hoảng là gì?

Khủng hoảng là sự kiện quan trọng có tác động mạnh tới thương hiệu, danh tiếng của doanh nghiệp. Quản trị khủng hoảng là một quá trình nhằm mang đến sự chuẩn bị và sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp phát sinh ngoài dự đoán và kế hoạch của doanh nghiệp. Đây cũng là một yếu tố quan trọng trong việc PR của các công ty, tổ chức.

>>>> Tham khảo: Khoá học đào tạo kỹ năng quản lý chuyên nghiệp, bài bản

2. Các loại khủng hoảng thường gặp ở doanh nghiệp

Khủng hoảng là một trong những nhân tố mà công ty nào cũng phải trải qua. Để nhanh chóng tìm ra giải pháp, phương hướng giải quyết thì các nhà quản lý thường sử dụng các tín hiệu để dự đoán các cuộc khủng hoảng sẽ xảy đến. Sau đây là một số loại khủng hoảng phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp.

2.1 Khủng hoảng đột ngột

Khủng hoảng đột ngột là loại khủng hoảng thường xảy ra bất ngờ và nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty. Chúng có thể xuất phát do thiên tai, lũ lụt, dịch bệnh... Đặc biệt, nếu các cuộc khủng hoảng này không được giải quyết nhanh chóng sẽ gây ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

2.2 Khủng hoảng chậm

Khủng hoảng chậm là một dạng khủng hoảng mà trước đó đã xuất hiện một số dấu hiệu cảnh báo. Mặc dù, chúng chưa gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng nhưng sẽ có thể gia tăng theo thời gian. Mặc dù, các nhà quản lý dự đoán được về khủng hoảng. Thế nhưng, họ vẫn khó có biện pháp để xử lý và khắc phục tốt nhất.

>>>> Xem thêm: Tổng hợp 3 khóa học kinh doanh ngắn hạn 

2.3 Khủng hoảng tiềm ẩn

Khủng hoảng tiềm ẩn là loại khủng hoảng có những tín hiệu có thể dễ dàng dự đoán được trước khi xảy đến. Tuy nhiên, do các tín hiệu chỉ xuất hiện với sự kiện nhỏ nên nên các nhà quản lý có thể bỏ qua. Điều này làm dẫn đến việc không thể đưa ra những quyết định ngăn chặn khủng hoảng kịp thời.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

3. Quy trình quản trị khủng hoảng

Việc xảy ra khủng hoảng là điều mà các doanh nghiệp không mong muốn xảy đến. Tuy nhiên, việc quản trị khủng hoảng thương hiệu chắc chắn sẽ giúp tổ chức, công ty hạn chế được nhiều hậu quả và tác động xấu. Hãy cùng PDCA tìm hiểu về quy trình quản trị khủng hoảng ngay nhé!

3.1 Trước khủng hoảng

Bước đầu tiên trong quy trình xử lý khủng hoảng là ngăn chặn những tình huống xấu nhất có thể xảy ra đối với công ty. Trước khi vấn đề xảy ra, các công ty nên đề xuất những kế hoạch quản lý, thành lập nhóm xử lý khủng hoảng và đưa ra các tình huống giả lập để kiểm tra kế hoạch. 

3.2 Quá trình khủng hoảng diễn ra

Hầu hết các kế hoạch mà bạn đã đặt ra trước phải được thực hiện trong giai đoạn này. Bạn cần phải đưa ra những tuyên bố và thông cáo báo chí để thể hiện tiếng nói chính thức của công ty với các đối tác, các bên liên quan như cổ đông, giám đốc, nhân viên, khách hàng và công chúng.

3.3 Sau khủng hoảng

Nếu cuộc khủng hoảng kết thúc, bạn cần cập nhật tình hình và phản hồi những câu hỏi chất vấn của những người có liên quan để họ hiểu hơn về hiện trạng của doanh nghiệp. Cuối cùng là quá trình đánh giá lại hoạt động của quản trị khủng hoảng như khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, cách xử lý vấn đề và bài học rút ra cụ thể.

>>>> Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của người thành công

4. 7 bước lập kế hoạch giải quyết khủng hoảng

Quản trị khủng hoảng là quá trình mà doanh nghiệp đưa ra các phương án đối phó với các tình huống xấu nhất, tệ nhất có khả năng xảy đến. Việc này nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và hạn chế những tác động tiêu cực một cách bình tĩnh hơn. Cụ thể có 7 bước lập kế hoạch giải quyết khủng hoảng mà bạn có thể tham khảo bên dưới:

• Bước 1: Biết và xác định các dạng khủng hoảng mà công ty có thể gặp phải như khủng hoảng nhân sự, cơ cấu tổ chức, khủng hoảng tài chính hay khủng hoảng liên quan đến thiên tai, dịch bệnh… 
• Bước 2: Xác định ảnh hưởng của khủng hoảng đối với công ty như mất niềm tin của khách hàng, hình ảnh thương hiệu bị tổn hại, giảm doanh số bán hàng... 
• Bước 3: Xác định các hành động cần thực hiện để đối phó với khủng hoảng.
• Bước 4: Lựa chọn và quyết định ai là người phụ trách xử lý khủng hoảng.
• Bước 5: Xây dựng kế hoạch ứng phó với khủng hoảng và xác định các nguồn lực liên quan và các mốc thời gian để giải quyết ai là người phát ngôn chính của công ty. Ngoài ra, bạn cũng cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp hạn chế khủng hoảng tái diễn trong tương lai.
• Bước 6: Bạn cần giao tiếp và làm cho mọi người trong công ty hiểu được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch dự phòng.
• Bước 7: Theo dõi và cập nhật thường xuyên cách xử lý khủng hoảng khi phát sinh các yếu tố tiềm ẩn.

5. Vì sao nên lập kế hoạch quản trị khủng hoảng

Nguyên nhân để công ty cần sở hữu các kế hoạch quản lý khủng hoảng là nhằm đối phó với những điều tiêu cực có thể xảy đến với công ty. Dưới đây là những lợi ích của kế hoạch quản lý khủng hoảng: 

• Tổ chức duy trì danh tiếng và thương hiệu của mình đối với khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các bên liên quan.
• Bảo vệ các thành phần nội bộ doanh nghiệp khi thảm họa xảy ra. 
• Giúp tổ chức luôn sẵn sàng đối mặt với những khủng hoảng tồi tệ nhất. 
• Duy trì hoạt động kinh doanh ổn định ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng.

6. Yếu tố quan trọng để lập kế hoạch quản lý khủng hoảng

Việc sẵn sàng cho nhiều tình huống ứng phó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xử lý tốt mọi vấn đề, rắc rối khi gặp khủng hoảng. Một số yếu tố quan trọng mà bạn cần hiểu rõ để lập kế hoạch quản lý, quản trị khủng hoảng thương hiệu thành công đó là:

6.1 Xây dựng đội ngũ nhân viên quản trị khủng hoảng

Khi phát triển một kế hoạch dự phòng, các công ty nên thiết lập một nhóm nhân viên để trả lời các phương tiện truyền thông. Các nhân viên này sẽ được chọn tạo thành một nhóm khủng hoảng. Việc thành lập một nhóm chuyên quản trị khủng hoảng giúp các công ty lên tiếng một cách nhất quán.

6.2 Giải quyết vấn đề trước khi khủng hoảng lan rộng

Khi khủng hoảng xảy ra, một công ty càng sớm giải quyết vấn đề thì càng ít thiệt hại. Một kế hoạch quản lý khủng hoảng sẽ giúp công ty giảm bớt nhiều tác động của các sự kiện dễ gây ra tổn thất. Do đó, những giải pháp nhanh chóng cho cuộc khủng hoảng rất quan trọng và cần thiết.

>>>> Tham khảo: Học quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ liệu có khó?

6.3 Chọn người phát ngôn giàu kinh nghiệm

Người phát ngôn giàu kinh nghiệm là một người có khả năng quản lý truyền thông lành nghề, có khả năng và bí quyết để xử lý, điều hướng dư luận. Đặc biệt, người phát ngôn cần nói chuyện trôi chảy và thái độ bình tĩnh khi tiếp xúc với truyền thông.Ngoài ra, mỗi bài đăng hay tin nhắn liên quan đến khủng hoảng của công ty cũng sẽ được đội quản trị phê duyệt kỹ lưỡng trước khi xuất bản hoặc gửi tới khách hàng, đối tác.

6.4 Giữ bình tĩnh khi khủng hoảng xảy ra

Ngoài phải làm việc với báo chí, các công ty cũng cần cập nhật cho khách hàng VIP và cổ đông về tiến độ của kế hoạch xử lý khủng hoảng của họ. Việc đảm bảo an toàn cho các nhà đầu tư và cổ đông là nhiệm vụ cần được đặt ra ngay trong danh sách hàng đầu khi khắc phục khủng hoảng. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên quản trị khủng hoảng cũng cần giữ bình tĩnh để thực hiện kế hoạch đưa tất cả các tin nhắn, thông điệp tới công chúng, khách hàng thống nhất và phù hợp với mục tiêu chung. 

6.5 Quản lý khủng hoảng qua truyền thông

Ngày nay, thông tin lan truyền trên mạng truyền thông sẽ nhanh hơn rất nhiều so với các phương thức truyền thống. Vì vậy, các công ty cần xử lý khủng hoảng để tránh việc này lan rộng. Truyền thông xã hội là nơi doanh nghiệp có thể trực tiếp tham gia để truyền tải những thông điệp phù hợp đến khách hàng.

6.6 Tìm hiểu các cách quản lý khủng hoảng tối ưu

Để quản trị khủng hoảng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, tất cả các thành viên trong đội ngũ quản lý phải được đào tạo cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Do đó khi khủng hoảng xảy ra, đội ngũ quản lý sẽ giảm dần các tác động tiêu cực do khủng hoảng ảnh hưởng và ngăn chặn tình huống xấu cho công ty.

6.7 Học hỏi kinh nghiệm từ người khác

Cách tốt nhất để đối phó với khủng hoảng một cách nhanh chóng và hiệu quả là học hỏi từ những cuộc khủng hoảng của các công ty khác. Điều quan trọng nhất để quản lý khủng hoảng chính là chuẩn bị sẵn sàng nội dung và kế hoạch quản lý thường xuyên được điều chỉnh phù hợp với tình hình hiện tại.

7. Các công việc mà đội quản trị khủng hoảng thực hiện

Hầu hết công ty cần xây dựng khả năng quản trị khủng hoảng và đội ngũ lãnh đạo, nhân viên phụ trách xử lý khủng hoảng. Dưới đây là các công việc và nhiệm vụ mà đội quản trị cần quan tâm thực hiện:

• Báo động cho tổ chức, doanh nghiệp về dấu hiệu khủng hoảng. 
• Làm việc với các nhân viên khác để chuẩn bị cho cuộc khủng hoảng. 
• Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng hình ảnh thương hiệu của công ty luôn tích cực trước và sau bất kỳ cuộc khủng hoảng nào. 
• Lập kế hoạch giúp công ty ứng phó với khủng hoảng.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết liên quan:

• 7 cách giữ chân nhân viên giỏi hiệu quả cho doanh nghiệp SMEs
• 10 phẩm chất tạo nên một nhà lãnh đạo vĩ đại

Trên đây là những thông tin hữu ích về quản trị khủng hoảng mà học viện doanh nhân PDCA đã tổng hợp. Hy vọng rằng thông qua bài viết doanh nghiệp đã có thể xây dựng phương án, đội ngũ quản lý khủng hoảng chất lượng để tránh ảnh hưởng xấu tới danh tiếng, hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra, nếu bạn có các thắc mắc khác về nội dung liên quan đến bài viết thì hãy liên hệ ngay đội ngũ tư vấn viên hỗ trợ nhanh chóng nhé!