11 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả nhất

1. Tìm hiểu tổng quan về kế hoạch kinh doanh quán cafe

Trong những năm trở lại đây, kinh doanh quán cafe đã và đang mang lại nhiều thành công cho các nhà đầu tư. Nội dung dưới đây, PDCA sẽ giới thiệu chung những điều cần biết trước khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.

1.1 Kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì?

Kế hoạch kinh doanh quán cafe là một bảng mô tả quá trình xây dựng và phát triển ban đầu của cửa hàng. Tập tài liệu sẽ chỉ ra chiến lược hoạt động nhằm đưa doanh nghiệp phát triển theo dự định của Founder. Bên cạnh đó, nếu bạn mong muốn kêu gọi đầu tư thì cần trình bày cụ thể những thế mạnh của công ty và khả năng đem lại lợi nhuận hấp dẫn.

1.2 Kế hoạch kinh doanh quán cafe gồm những gì?

Thông thường, một bảng kế hoạch hoạt động của quán cafe sẽ bao gồm những thông tin như sau:

• Định hướng phát triển.
• Mục tiêu hoạt động của quán cafe.
• Phân tích thị trường Food and Beverage.
• Kế hoạch tài chính.
• Kế hoạch kinh doanh.
• Chiến dịch tiếp thị.
• Kế hoạch quản trị nguồn nhân lực.

1.3 Các nguyên tắc khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe

Khi xác định kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn có thể tham khảo một số nguyên tắc dưới đây để đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác và khả thi:

• Một bản thống kê công việc nên được trình bày ngắn gọn, cụ thể và có trọng tâm. Đặc biệt, bạn sẽ dùng tài liệu này để thuyết phục các nhà đầu tư.
• Kế hoạch kinh doanh quán cafe nên được thực hiện theo thời gian ngắn hạn - dài hạn. Các giai đoạn cần phân chia cụ thể để theo dõi và điều chỉnh một cách linh hoạt.
• Những hoạch định cần đảm bảo tính thực tế, gắn liền với tình hình thị trường và mục tiêu kinh doanh.

>>>> Xem thêm: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh shop hoa tươi đơn giản

2. Hướng dẫn các bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết nhất

Để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn cần chuẩn bị có chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây sẽ là những điều cần thiết để một người có thể xây dựng cửa hàng của bản thân.

2.1 Tích lũy, kiến thức mở quán cafe

Trước khi quyết định hoạt động kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào, bạn cần phải nắm rõ các thông tin về sản phẩm và sự phát triển của ngành. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu của thị trường. Tiếp theo, chân dung khách hàng mục tiêu sẽ được hình thành đây được coi là bước cơ bản đầu tiên để mở một cửa hàng.

Đối với việc kinh doanh cafe, bạn cần tìm hiểu những vấn đề như đặc điểm của từng loại hạt cà phê, tên cơ sở cung cấp, công thức pha phù hợp với thị hiếu đối tượng khách hàng,… Người Founder nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong ngành để thiết lập bản kế hoạch chi tiết những nhiệm vụ cần làm. Do vậy, khi đã trang bị đủ kiến thức về cà phê cùng với nhiệt huyết sẽ giúp bạn tự tin hơn để phát triển cơ sở.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

2.2 Xác định kế hoạch tài chính cho dự án

Để thực hiện kinh doanh cà phê, bạn cần phải chuẩn bị nguồn lực tài chính lớn cho những hoạt động cần thiết. Trước hết, người chủ cửa hàng sẽ cần quan tâm tới 2 loại chi phí chính đó là:

• Chi phí mở quán: Bao gồm tiền thiết kế cửa hàng, xây dựng, trang trí cửa hàng,…
• Chi phí duy trì: Khoản chi tiêu này dành cho công việc như quảng cáo, tiếp thị, thuê mặt bằng, internet, điện, nước, lương nhân viên, nguyên liệu pha chế, thức uống khác, quà tặng khuyến mãi,…

Bạn có thể huy động nguồn vốn bằng cách sử dụng tiền tiết kiệm hoặc đi vay. Tuy nhiên, Founder cần lập bảng thống kê chi tiết số tiền hiện có. Vì khả năng tài chính sẽ quyết định quy mô kinh doanh và nguyên vật liệu và phong cách của cửa hàng. Thêm vào đó, Leader cần dự trù chi phí và cộng thêm vốn dự phòng khi chưa có lợi nhuận.

2.3 Xác định khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh

Việc xác định khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh là yếu tố quyết định sự thành bại. Nếu bạn không thực hiện phân tích thị trường và các cửa hàng kinh doanh khác thì sẽ trở nên thua cuộc. Cụ thể những điều cần thực hiện là:

• Về nghiên cứu đối thủ: Bạn đã phải lưu ý tới những cửa hàng đang hoạt động ở khu vực. Hãy khảo sát các quán cà phê đang kinh doanh đó có gì độc đáo, khách hàng có nhận xét như thế nào, có nhiều người tới thưởng thức đồ uống hay không, đánh giá khách quan thế mạnh và nhược điểm,...
• Về nghiên cứu thị trường: Người quản lý cần xác định khách hàng tiềm năng. Đối tượng chính được phục vụ tại nơi là ai? Học sinh, sinh viên, công nhân viên chức, doanh nhân hay người trung niên,…

Từ đó, bạn sẽ thiết lập hướng đi cho sản phẩm và định hình phong cách của quán cà phê. Thêm vào đó, các thông tin được thu thập sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm và có những cải tiến thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Bên cạnh việc nghiên cứu đối thủ thì bản kế hoạch cũng không thể thiếu những phân tích từ thị trường.

2.4 Xây dựng ý tưởng và phong cách quán cafe

Sau khi bạn đã xác định khách hàng mục tiêu thì cần quyết định trang trí quán theo một phong cách nhất định. Một số ý tưởng bạn có thể tham khảo là công sở, sân vườn, cafe cóc, cổ điển, Hàn Quốc, tối giản,... Những ý tưởng kinh doanh sẽ cần phù hợp với đối tượng chính mà quán phục vụ. Điều này nhằm để lại ấn tượng cho mọi người khi đến sử dụng dịch vụ.

Bên cạnh đó, người chủ cửa hàng cũng cần lưu ý về tên quán cafe. Một tên gọi độc đáo, dễ nhớ, dễ đọc sẽ làm cơ sở trở nên nổi bật so với những nơi khác. Quan trọng hơn, phong cách thiết kế cũng sẽ tác động đến việc định danh của cơ sở kinh doanh. Chẳng hạn như Tree Coffee thì bạn có thể trang trí với không gian nhiều cây xanh và hướng về thiên nhiên.

2.5 Lựa chọn địa điểm thuê mặt bằng

Địa điểm kinh doanh là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của quán cafe. Do vậy, người quản lý không cân nhắc kỹ trước khi quyết định. Trong bản kế hoạch cần phải đề cập đến thông tin về vị trí và mặt bằng mở quán. Bên cạnh đó, Founder cần phân tích những yếu tố xung quanh vị trí đặt cửa hàng. Một lựa chọn khôn ngoan được tính toán kỹ lưỡng sẽ thu hút được lượng lớn khách hàng.

Đây là công việc không hề dễ dàng, đòi hỏi người chủ tiệm phải dành nhiều thời gian và công sức tìm kiếm. Hãy liệt kê một vài địa chỉ cụ thể rồi theo dõi và phân tích thói quen của những người sinh sống tại khu vực đó. Số lượng dân cư có đông không, nhu cầu nghỉ ngơi, uống cafe, thị hiếu của khách hàng như thế nào, có nơi đỗ xe hay không,…

2.6 Tiến hành các thủ tục pháp lý

Bạn cần đăng ký kinh doanh để có thể mở cơ sở cung cấp dịch vụ ăn uống. Để quán có thể đi vào hoạt động theo kế hoạch người quản lý phải tới phường, xã của khu vực nơi mở cửa hàng để hoàn tất các giấy tờ pháp lý. Quán cafe thông thường sẽ đóng thuế theo hình thức hộ kinh doanh cá thể.

2.7 Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín

Nguồn cung cấp đồ dùng cho cửa hàng cafe có thể từ trong nước hoặc nhập khẩu nước ngoài. Người Leader nên tham khảo nhiều địa chỉ khác nhau trước khi lựa chọn. Bạn hãy thiết lập các tiêu chí cụ thể theo phong cách của quán để từ đó quyết định làm việc với một đối tác cụ thể. Ví dụ như thiết kế những vật dụng độc đáo chỉ dành riêng để phục vụ khách hàng của bạn.

>>>> Xem thêm: Bật mí 8 bước lập kế hoạch kinh doanh phòng gym

2.8 Các vật dụng cần thiết và đội ngũ nhân viên

Một số vật dụng cần thiết như ly, dụng cụ pha chế, cà phê, thức ăn, đồ uống, bàn, ghế… Bạn nên lập danh sách những đồ vật phải mua để tránh thiếu hoặc thừa. Đối với vấn đề nhân viên, khi mới mở quán thì bạn không nên thuê quá người phục vụ. Điều này có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên.

Tuy nhiên, nhân viên pha chế cần được chú trọng tuyển dụng. Bởi vì chất lượng đồ uống luôn là yếu tố quyết định để giữ chân khách hàng. Vì vậy, bạn phải lựa chọn người yêu thích và có hiểu biết về cafe. Do đó, các vật dụng cần thiết và số lượng nhân lực là điều quan trọng cần liệt kê trong bản kế hoạch kinh doanh.

2.9 Có thể sử dụng phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý góp phần hỗ trợ giám sát công việc kinh doanh một cách dễ dàng hơn. Đây là trợ thủ giúp bạn phục vụ chuyên nghiệp và hạn chế tối đa sai sót khi Order. Cụ thể là:

• Thực hiện order nhanh chóng: Nhân viên phục vụ có thể sắp xếp bàn cho khách, lấy yêu cầu gọi đồ uống qua thiết bị cầm tay như điện thoại hay tablet.
• Hạn chế sai sót, nhầm lẫn khi đặt đơn: Menu từ nhân viên Order sẽ chuyển thẳng đến quầy pha chế.
• Thanh toán chính xác: Khi thu ngân thực hiện thanh toán, hóa đơn sẽ được tự động chuyển sang danh sách chờ để tính tiền cho khách.
• Thống kê hoạt động kinh doanh: Người quản lý có thể xem báo cáo kết quả bán hàng thông qua ứng dụng bất cứ khi nào.

2.10 Lập menu và giá cả hợp lí

Xây dựng Menu là việc làm nhất định phải có trong việc lập kế hoạch kinh doanh cửa hàng cafe. Người quản lý sẽ tiến hành thiết kế thực đơn gồm các loại thức uống và món ăn khác (nếu có). Bởi vì là quán cà phê nên bạn hãy tập trung tạo ra hương vị riêng để tạo sự khác biệt.

Về định giá, bạn sẽ cần thống kê tất cả khoản thu chi để thực hiện tính giá bán. Mỗi ngày cửa hàng bán được bao nhiêu ly? Dự định sau bao lâu thì hòa vốn và có lãi? Các khoản chi phí kèm theo như thay thế sản phẩm, giao hàng,… là bao nhiêu? Người quản lý cần ghi chú lại mọi hoạt động một cách kỹ lưỡng để tránh bị sai sót.

2.11 Quảng bá quán cafe đến nhiều người

Để cửa hàng được nhiều người biết đến, người quản lý cần xây dựng bộ nhận diện thương hiệu. Ngoài ra, bạn hãy xây dựng kênh mạng xã hội để thực hiện chương trình Marketing. Đây là một trong những phương tiện hữu ích và có khả năng tiếp cận số lượng lớn người yêu thích cafe.

Ngoài ra, các nhóm, page chia sẻ cộng đồng như group review, foody… cũng là những địa chỉ mà người leader cần quan tâm. Từ những kênh thông tin này, người làm Marketing sẽ Seeding, thu hút giới trẻ tới check-in, sử dụng đồ uống và trải nghiệm dịch vụ. Hãy sử dụng công cụ để quảng bá cho quán cà phê.

Ngoài ra trong thời gian mới mở quán, bạn cũng nên tận dụng mối quan hệ thân thiết để giới thiệu cho quán. Vào ngày khai trương, hãy cố gắng mời người thân, bạn bè, đồng nghiệp, … đến quán để tạo hiệu ứng thu hút người qua đường. Cứ như vậy, dần dần cửa hàng sẽ xây dựng được nhóm khách hàng trung thành.

Những bài viết nổi bật:

• Bí quyết 10 bước lập kế hoạch kinh doanh mỹ phẩm hiệu quả
• 7 bước lập kế hoạch kinh doanh khách sạn chi tiết nhất

Trên đây là bài viết "11 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả nhất". Hy vọng rằng những hướng dẫn cụ thể vừa rồi đã giúp mọi người có thêm những kiến thức cần thiết trước khi bước vào thực hiện công việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp về vấn đề quản trị thì bạn hãy liên hệ ngay với trường đào tạo doanh nhân PDCA để được tư vấn chi tiết hơn nhé!