Dashboard là gì? Mẫu dashboard hiệu quả cho từng phòng ban trong doanh nghiệp

1. Giới thiệu về Dashboard

1.1 Định nghĩa tổng quan Dashboard là gì?

Dashboard là một công cụ kỹ thuật số quan trọng trong quản lý thông tin và kinh doanh thông minh, giúp doanh nghiệp thu thập và hiển thị dữ liệu từ nhiều nguồn trên một giao diện trực quan. Nó cho phép theo dõi các chỉ số quan trọng và hiệu suất của từng bộ phận thông qua biểu đồ và bảng biểu, hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Nhờ vào tính linh hoạt và khả năng hiển thị thông tin tổng hợp, dashboard tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian, vượt trội hơn so với các báo cáo truyền thống.

1.2 Vai trò và lợi ích của Dashboard đối với doanh nghiệp

• Cho phép theo dõi nhiều chỉ số, KPI cùng lúc: 

Dashboard tổng hợp thông tin và thống kê theo thời gian thực, giúp quản lý tiết kiệm thời gian theo dõi và phân tích dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc của các bộ phận và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch truyền thông. Đồng thời, giúp tập trung thời gian và nguồn lực vào các khía cạnh hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.

=>>> Xem thêm: Các tiêu chí “khắc nghiệt”  khi xây dựng KPI cho nhân viên  

=>>> Xem thêm: Cách triển khai KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

• Dữ liệu được trình bày dễ hiểu và trực quan hơn:

Dashboard sử dụng biểu đồ và bảng biểu màu sắc, nổi bật, giúp trình bày dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu. Việc hiển thị thông tin trong cùng một trang giúp phân tích báo cáo trở nên dễ dàng hơn và cho phép tùy chỉnh xem thông tin theo nhu cầu một cách thuận tiện, linh hoạt và giúp ngăn ngừa các tình huống rủi ro có thể xảy ra.

• Cung cấp tính năng chia sẻ, cộng tác viên cùng hoạt động: 

Tính năng cho phép chia sẻ và cộng tác, giúp tất cả nhân viên theo dõi và cập nhật dữ liệu. Khả năng chia sẻ thông qua email, file in hoặc truy cập trực tiếp online một cách linh hoạt và thuận tiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, cần quản lý quyền truy cập để tránh sai lệch dữ liệu.

• Làm báo cáo dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn: 

Việc tự động tổng hợp dữ liệu và cho phép tùy chỉnh hiển thị thông tin theo ý muốn. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi làm các báo cáo phức tạp, loại bỏ việc thu thập, phân tích và định dạng dữ liệu lặp đi lặp lại.

• Tích hợp khả năng sử dụng trên các thiết bị di động: 

Dashboard được tối ưu hóa trên cả laptop và điện thoại di động, cho phép theo dõi và thao tác mọi lúc, mọi nơi. Dữ liệu được cập nhật liên tục và người dùng có thể truy cập và thực hiện các tác vụ theo quyền hạn. Điều này giúp tăng suất công việc cho doanh nghiệp khi đội ngũ có thể dễ dàng truy cập thông tin trên các thiết bị thuận tiện hơn.

2. Các loại Dashboard phổ biến

2.1 Business Dashboard

Đây là công cụ báo cáo thiết yếu mà hầu hết các doanh nghiệp đều sở hữu. Công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi các số liệu kinh doanh quan trọng và cung cấp thông tin cần thiết cho các bên liên quan. Không chỉ truyền tải dữ liệu thông thường mà còn cho biết tiến trình hoạt động và xác định người chịu trách nhiệm trong các chiến dịch, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả bằng các chiến lược kinh doanh phù hợp.

2.2 KPI Dashboard

Bảng điều khiển KPI là một công cụ quản lý hiệu suất quan trọng trong doanh nghiệp hoặc dự án. Nó tổng hợp và trực quan hóa các chỉ số hiệu suất chính (KPI - Key Performance Indicators) từ các nguồn dữ liệu như CRM, ERP... giúp đánh giá và theo dõi hiệu suất hoạt động của tổ chức một cách dễ dàng và rõ ràng.

KPI là các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc và phản ánh hiệu suất hoạt động của tổ chức, bộ phận và cá nhân. Theo dõi KPI một cách chặt chẽ có thể tạo động lực phấn đấu cho nhân viên và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Vì vậy, bảng điều khiển KPI cần đảm bảo đo lường được hiệu suất từ cấp độ cá nhân đến cấp độ phòng ban. Một bảng điều khiển KPI hiệu quả cần làm rõ mục tiêu, trách nhiệm và cập nhật số liệu theo thời gian thực.

2.3 Project Dashboard

Đây là công cụ trực quan dưới dạng bảng điều khiển, hiển thị tổng quan về tiến độ, hiệu suất và các chỉ số quan trọng của dự án. Nó cho phép người quản lý và nhóm dự án xem xét mức độ hoàn thành công việc, các mục tiêu đã đạt được, tiến độ so với kế hoạch ban đầu, cũng như các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh. Điều này giúp họ đưa ra quyết định và điều chỉnh chiến lược để đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả và thành công.

=>>> Xem thêm: 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả 

Project Dashboard, cùng với KPI Dashboard, tập trung theo dõi số liệu tổng quan của dự án. Người quản lý có thể theo dõi các số liệu cụ thể liên quan đến tiến độ và mức độ hoàn thành thông qua các thông tin như thời hạn hoàn thành dự án, nhiệm vụ và tiến độ của từng thành viên, ngân sách và các khoản chi tiêu thực tế, và phần trăm hoàn thành mục tiêu. Công cụ này giúp đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án được giám sát chặt chẽ và điều chỉnh kịp thời.

3. Quy trình hoạt động của Dashboard là gì?

3.1 Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Cách tiếp cận phổ biến để thiết kế dashboard là xây dựng dựa trên các câu hỏi kinh doanh cụ thể với mục tiêu làm rõ các vấn đề quan trọng, giúp người dùng nắm bắt tình hình thực tế của doanh nghiệp. Việc thu thập và tổng hợp dữ liệu không chỉ tạo ra một bức tranh toàn cảnh về hiệu suất kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp xác định các điểm cần cải thiện và cơ hội phát triển, từ đó tối ưu hóa chiến lược và hoạt động.

3.2 Trực quan hóa thông tin

Hình thức trình bày trên dashboard được chú trọng qua việc sử dụng màu sắc và ký tự đa dạng, giúp doanh nghiệp dễ dàng hiểu rõ tình hình kinh doanh. Ví dụ, hình tam giác đỏ hướng xuống biểu thị sự sụt giảm, trong khi hình tam giác xanh lục hướng lên biểu thị sự tăng trưởng. 

Mọi thông tin và số liệu được ưu tiên trình bày trên một màn hình duy nhất, cho phép người dùng lựa chọn mẫu cố định hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu, tương tác trực tiếp và gửi báo cáo, làm việc cùng lúc với nhiều bộ phận khác nhau, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và báo cáo.

3.3 Phân tích và ra quyết định

Bước "phân tích và ra quyết định" trong quy trình hoạt động của dashboard là giai đoạn quan trọng, nơi dữ liệu được trình bày dưới dạng biểu đồ và bảng biểu, giúp việc theo dõi tiến trình hoạt động trở nên rõ ràng và cụ thể. Dashboard cho phép tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu theo nhu cầu, giúp quản lý dễ dàng đánh giá các số liệu và nhận định tình hình một cách trực quan. Các biểu đồ này cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết, hỗ trợ việc phân tích dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó, đưa ra quyết định phù hợp giúp nâng cao hiệu suất và thành công của các dự án và chiến dịch kinh doanh.

4. So sánh Dashboard và báo cáo truyền thống

4.1 Sự khác biệt chính

4.2 Ưu điểm vượt trội của Dashboard

Dashboard cho phép hiển thị thông tin trên một trang duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng. Đồng thời, cung cấp khả năng tùy chỉnh linh hoạt, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng. Đặc biệt, dashboard yêu cầu thiết lập từ các nhà phân tích và nền tảng công nghệ, có thể cần nhiều chi tiết và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều này giúp dashboard trở thành công cụ đắc lực trong việc theo dõi và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác.

5. Nguyên tắc khi thiết kế Dashboard 

5.1 Tối giản hóa thông tin (Less is Better)

Thay vì cố gắng đưa vào tất cả các dữ liệu có sẵn, người thiết kế cần chắt lọc thông tin và chỉ đưa những thông tin cần thiết và quan trọng nhất vào báo cáo. Điều này giúp biểu đồ và báo cáo trở nên dễ hiểu giúp người sử dụng nắm bắt thông tin nhanh chóng và đưa ra quyết định chính xác hơn.

5.2 Xác định ai là người sử dụng 

Người lập báo cáo cần biết rõ ai là người sẽ sử dụng Dashboard để có thể tạo ra một bảng điều khiển có ý nghĩa và hữu ích. Hãy lựa chọn thông tin và cách thức trình bày phù hợp với mỗi đối tượng khác nhau. Điều này quyết định việc liệu người đọc có muốn quay lại xem lại báo cáo hay không. Việc này sẽ quyết định đến việc báo cáo có thực sự hữu ích và được đưa vào sử dụng hay không.

5.3 Phân tích và cung cấp ngữ cảnh

Khi thiết kế Dashboard, nguyên tắc phân tích và cung cấp ngữ cảnh đó là không chỉ đơn thuần là hiển thị bảng biểu và đồ thị mà còn cần có những nhận xét, đánh giá từ người lập báo cáo. Điều này giúp tăng độ hiệu quả và giá trị của báo cáo. Với sự hiểu biết sâu sắc về dữ liệu, người lập báo cáo có thể thêm nhận xét và phân tích cá nhân để làm nó trở nên tiện dụng hơn.

6. Các bước xây dựng Dashboard hiệu quả

6.1 Xác định mục tiêu và đối tượng người dùng

Trong quá trình xây dựng Dashboard hiệu quả, việc xác định mục tiêu và người dùng là bước đầu tiên vô cùng quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào thông tin quan trọng và phong cách trình bày phù hợp với đối tượng người dùng.

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp cần xây dựng dashboard để theo dõi tình hình kinh doanh, quản lý tiến độ các dự án, hoặc theo dõi hiệu suất của nhân viên, bạn cần xác định người sử dụng chính và mục tiêu cụ thể của họ. Ví dụ, giám đốc cần nhìn thấy thông tin tổng quan của doanh nghiệp, trong khi đó quản lý dự án lại cần nắm tiến độ của từng dự án. 

Vì vậy, trong bước đầu tiên này, bạn cần đặt ra câu hỏi giúp bạn chọn lựa hình ảnh và dữ liệu phù hợp, đáp ứng nhu cầu của người dùng một cách dễ dàng như:

• Bảng điều khiển này được thiết kế cho ai sử dụng? 

• Họ cần tổng hợp và quan sát những thông tin gì?

6.2 Lựa chọn dữ liệu quan trọng

Hãy tập trung vào những chỉ số cốt lõi và biểu đồ cần thiết như doanh thu, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi và tình trạng tồn kho giúp đưa ra cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh.

Để thu thập dữ liệu này, hãy xác định nguồn dữ liệu chính xác. Dữ liệu có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như CRM, cơ sở dữ liệu SQL, tập tin Excel, hay cả dữ liệu từ Google Analytics. Việc lựa chọn dữ liệu phải tập trung vào đối tượng và mục tiêu cụ thể để tránh tình trạng quá tải thông tin cho người xem, đặc biệt khi doanh nghiệp có rất nhiều dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

6.3 Thiết kế giao diện trực quan

Để tối ưu hóa hiệu quả của KPI Dashboard, việc tạo ra một giao diện trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu là rất quan trọng. Sử dụng các công cụ như biểu đồ, đồ thị, màu sắc và bố cục hợp lý giúp trình bày thông tin một cách rõ ràng, từ những thông tin quan trọng đến chi tiết, nhằm thu hút sự chú ý của người xem.

Hiện nay, có đa dạng hình ảnh trực quan như biểu đồ, đồ thị... bạn có thể sử dụng để trình bày thông tin và cập nhật dữ liệu. Tuy nhiên, việc lựa chọn loại hình phù hợp nhất là điều quan trọng. Hãy cân nhắc và chọn loại hình phù hợp nhất để hiển thị thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.

6.4 Tùy chỉnh và cá nhân hóa

Sau khi đã thu thập đủ dữ liệu, bạn có thể tận dụng các công cụ tạo Dashboard như Microsoft Excel, Microsoft Power BI, Tableau, hoặc Google Data Studio để chuyển đổi những con số và thông tin thành các bảng điều khiển trực quan và sáng tạo.

Để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử dụng, hãy kích hoạt tính năng tùy chỉnh. Điều này bao gồm việc thêm các tính năng tương tác, bộ lọc hoặc chế độ xem khác nhau để người dùng có thể theo dõi thông tin theo cách mà họ mong muốn.

6.5 Kiểm tra và không ngừng cải tiến

Sau khi triển khai, việc thu thập ý kiến từ người dùng là rất quan trọng để cải thiện và tối ưu hóa Dashboard. Đảm bảo bạn liên tục lắng nghe phản hồi từ người dùng và thực hiện các cải tiến để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ một cách tốt nhất.

=>>> Xem thêm: Quy trình kiểm tra và không ngừng cải tiến PDCA 

7. Mẫu Dashboard hiệu quả cho 4 phòng ban chính trong doanh nghiệp

7.1 Dashboard cho Kế toán

Trong lĩnh vực kế toán, nếu sổ sách bị sai lệch, toàn bộ báo cáo tài chính sẽ phải được làm lại từ đầu, làm kéo dài thời gian quyết toán và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

Để giải quyết vấn đề này, việc áp dụng Dashboard là một giải pháp hiệu quả. Kế toán viên chỉ cần cung cấp số liệu ban đầu, hệ thống sẽ tự động nhập và tạo ra các biểu đồ như biểu đồ chi phí, thu chi, lợi nhuận, hoặc công nợ. Điều này giúp kế toán viên đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và toàn diện.

7.2 Dashboard cho Nhân sự

Báo cáo Dashboard HR là công cụ tổng hợp thông tin cơ bản về nhân sự từ số lượng, cơ cấu nhân viên đến hình thức hợp đồng và tình trạng làm việc. Ngoài ra, nó cũng cung cấp các key metrics và insights về quy mô công ty. Mục tiêu của Dashboard là giúp bộ phận quản trị hiểu rõ dữ liệu cần thiết để phục vụ việc tuyển dụng, kết nối, đảm bảo phúc lợi và giữ chân nhân tài.

7.3 Dashboard cho Bán hàng

Sales Dashboard là công cụ quản lý và theo dõi nhiều dữ liệu bán hàng quan trọng, giúp ban lãnh đạo kiểm soát hoạt động của đội ngũ bán hàng. Thông qua việc phân tích lịch sử mua hàng, nội dung trao đổi, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và tiếp cận bán hàng một cách hiệu quả hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng các mẫu Dashboard Bán hàng để theo dõi hiệu suất, đánh giá KPI bán hàng, đo lường chu kỳ đơn hàng và theo dõi tỷ lệ chuyển đổi. Điều này giúp tối ưu hóa chiến lược bán hàng và tăng cường khả năng tiếp cận với khách hàng mục tiêu.

7.4 Dashboard cho cấp Quản lý, Điều hành

Data Dashboard là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý tổ chức công việc, theo dõi báo cáo một cách liên tục và cung cấp cảnh báo về tiến độ công việc chung. Nó cũng hỗ trợ nhà quản lý trong việc dẫn dắt các bộ phận hướng tới mục tiêu và chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng giai đoạn. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý công việc hàng ngày.

8. Kết luận

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về Dashboard từ khái niệm đến cách ứng dụng thực tế và xây dựng một Dashboard hiệu quả. Mời bạn đón đọc thêm những bài viết hay giúp xây dựng doanh nghiệp bài bản, tự động hóa tại PDCA.