Chữ ký số cá nhân là gì? 5 điều chủ doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số cá nhân

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng biến đổi thông điệp dữ liệu trên hệ thống mật mã không đối xứng. Theo Điều 3 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT, chữ ký số cá nhân được tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật tương ứng với số chứng minh thư cá nhân (Số căn cước công dân). Việc mã hóa này cho phép người nhận thông điệp có thể xác thực tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu ban đầu.

Chữ ký số cá nhân có giá trị tương đương với chữ ký tay và thường được sử dụng để xác thực danh tính trong các giao dịch điện tử như ký hợp đồng, hóa đơn, kê khai thuế trực tuyến, giao dịch ngân hàng và chứng khoán. Chữ ký số cá nhân bao gồm phần cứng (USB Token, HSM) và phần mềm (dữ liệu mã hóa). Việc sử dụng chữ ký số cá nhân không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn cho các giao dịch trực tuyến.

2. Vai trò của chữ ký số cá nhân

Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị và chức năng tương tự như con dấu của doanh nghiệp, trong khi chữ ký số cá nhân tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân giúp xác thực danh tính của người ký trong trường hợp cần ký kết hợp đồng trực tuyến và hóa đơn điện tử.

Cá nhân khi tham gia các giao dịch trực tuyến như kê khai thuế thu nhập cá nhân, giao dịch chứng khoán và ngân hàng điện tử cần đến chữ ký số để định danh và xác thực. Đây là công cụ hữu ích để bảo mật tài liệu quan trọng.

=>>> Xem thêm: 5 nguyên tắc đàm phán cho chủ doanh nghiệp

3. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân cho chủ doanh nghiệp

Bước 1: CHUẨN BỊ HỒ SƠ

Cá nhân đại diện pháp lý cho doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm: Bản sao công chứng CMND hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý, bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động, bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp để đăng ký chữ ký số.

Bước 2: NỘP HỒ SƠ

Nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số thông qua USB Token hoặc trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ tại quầy dịch vụ.

Bước 3: XÁC THỰC THÔNG TIN

Nhà cung cấp kiểm tra và xác thực hồ sơ nhanh chóng để hỗ trợ kịp thời.

Bước 4: THẨM ĐỊNH VÀ PHÁT HÀNH CHỮ KÝ SỐ

Sau khi hồ sơ được thẩm định, nhà cung cấp sẽ cài đặt và kích hoạt USB, tạo chứng thư số dựa trên thông tin đã xác thực. 

Bước 5: ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN VỚI TỔNG CỤC THUẾ

Đăng ký tài khoản chữ ký số với Tổng cục Thuế để sử dụng chữ ký số cá nhân hợp pháp cho doanh nghiệp.

Bước 6: SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

Sau khi hoàn tất các bước trên, cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử và thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Chữ ký số có vai trò rất quan trọng đối với chủ doanh nghiệp, nhất là với startup. Ngoài chữ ký số, còn rất nhiều thủ tục, mô hình kinh doanh và quy trình làm việc chủ doanh nghiệp cần biết để doanh nghiệp hoạt động bài bản, trơn tru.

=>>> Xem thêm: Xây dựng mô hình kinh doanh - Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trước khi làm?

=>>> Xem thêm: Tại sao quy trình làm việc quyết định độ lớn của doanh nghiệp?

4. Điểm khác biệt giữa chữ ký số cá nhân và chữ ký truyền thống

Chữ ký số cá nhân

• Khái niệm: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng mật mã không đối xứng. Nó hoạt động như con dấu điện tử của doanh nghiệp, nhằm xác nhận quyền sở hữu và đảm bảo các cam kết trong giao dịch. Chữ ký số là tập con của chữ ký điện tử, có vai trò như chữ ký tay hoặc dấu vân tay của cá nhân và con dấu của tổ chức, được thừa nhận về mặt pháp lý.

• Tính chất: Chữ ký số giống như dấu vân tay điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người ký.

• Tiêu chuẩn: Sử dụng phương thức mã hóa mật mã.

• Tính năng: Bảo mật cao.

• Xác nhận: Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận uy tín.

• Bảo mật: Độ an toàn rất cao.

Chữ ký thường

• Khái niệm: Chữ ký thường, hay còn gọi là chữ ký tay, được sử dụng trên các văn bản giấy tờ thực. Đây là chữ viết tay của mỗi người, giúp xác định danh tính người ký kết các văn bản.

• Tính chất: Ký tay trực tiếp lên văn bản giấy.

• Tiêu chuẩn: Sử dụng trong ký văn bản, hợp đồng, hóa đơn với thời gian chờ đợi chuyển tiếp.

• Tính năng: Xác minh tài liệu thủ công.

• Xác nhận: Không có quy trình và cơ quan xác nhận cụ thể.

• Bảo mật: Dễ bị giả mạo và không có tính xác thực cao.

Chữ ký số mang lại mức độ bảo mật và xác thực cao hơn so với chữ ký thường, đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử trong khi chữ ký thường dễ bị giả mạo và không đảm bảo tính xác thực.

5. 5 điều chủ doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số cá nhân

5.1 Chọn chữ ký số phù hợp với mục đích sử dụng

Doanh nghiệp cần rõ ràng về mục đích sử dụng để lựa chọn loại chữ ký số phù hợp như USB Token, HSM, SmartCard hay chữ ký từ xa bởi mỗi loại khác nhau có các đặc điểm và ứng dụng riêng biệt.

5.2 Phù hợp với ngân sách

Chi phí dịch vụ chữ ký số có thể khác nhau rất nhiều. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng và chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách để tối ưu chi phí.

5.3 Chuẩn bị điều kiện cần thiết để đăng ký

Đảm bảo có đủ cơ sở vật chất như USB Token, HSM và hoàn thiện các thủ tục như bản sao công chứng giấy phép kinh doanh, CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật.

5.4 Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín

Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số có giấy phép và tuân thủ các quy định pháp luật về chứng thực chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm về tính hợp pháp và bảo mật.

5.5 Lựa chọn đơn vị cung cấp có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt

Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số nên có hỗ trợ khách hàng 24/7, tư vấn tận tình và cung cấp gói dùng thử để doanh nghiệp có thể trải nghiệm trước khi quyết định đăng ký. Ngoài lựa chọn chữ ký số cá nhân phù hợp, chủ doanh nghiệp còn cần chuẩn bị rất nhiều kiến thức cần thiết giúp điều hành doanh nghiệp tự động hóa, hiệu quả hơn.

=>>> Xem thêm: 6 bước quản trị rủi ro trong doanh nghiệp 

6. Tổng kết

Trên đây là những thông tin quan trọng về chữ ký số cá nhân mà PDCA muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có góc nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng, giá trị pháp lý và các điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký số cá nhân. Để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hãy theo dõi PDCA thường xuyên.