1. Tổng quan về chi phí doanh nghiệp

1.1 Khái niệm

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản chi tiêu cần thiết để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, từ lương thưởng nhân viên quản lý, chi phí văn phòng đến marketing và pháp lý. Đây là những chi phí không liên quan đến một đơn vị hay chức năng cụ thể nào, có thể được xem là cố định và nhằm mục đích tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp.

Các nhà quản trị sẽ cố gắng giảm chi phí này để nâng cao hiệu quả hoạt động. Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ  nhưng không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi 2013).

Tóm lại, chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng trong tổng chi phí hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc quản lý chi phí này đòi hỏi sự chú ý và kiểm soát kỹ lưỡng từ phía các nhà quản lý để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp.

1.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Tóm tắt về Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp trong lĩnh vực kế toán

Trong lĩnh vực kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi cơ bản sau đây:

• Chi phí quản lý nhân viên: Bao gồm tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, phụ cấp của nhân viên quản lý ở các bộ phận hoặc ban giám đốc.

• Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí cho công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm cần thiết cho quản lý doanh nghiệp.

• Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí cho các dụng cụ, văn phòng phẩm.

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao các tài sản cố định thường dùng trong văn phòng như máy móc, thiết bị quản lý.

• Thuế và các loại lệ phí khác: Chi phí thuế môn bài, tiền thuê đất, lệ phí khác.

• Chi phí dự phòng: Đây là việc dự trữ tiền cho những khoản phải thu khó đòi, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty.

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Được sử dụng để thanh toán các dịch vụ bên ngoài hỗ trợ hoạt động quản lý doanh nghiệp.

• Các khoản chi bằng tiền khác: Gồm các khoản chi như chi phí tổ chức hội nghị, chi phí đi lại, chi phí vận chuyển bằng tàu xe...

2. Vai trò của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp

Để một doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ và minh bạch hơn, việc quản lý chi phí rõ ràng là điều cần thiết. Việc theo dõi, kiểm tra và hiểu rõ các khoản chi phí này giúp tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp một cách rõ ràng mang lại nhiều ý nghĩa:

• Giúp người quản lý nhanh chóng kiểm soát hoạt động kinh doanh của tổ chức.

• Hỗ trợ công ty trong việc dự toán hoạt động kinh doanh, từ việc tính giá nguyên vật liệu đến lập dự toán chi phí nhân sự.

• Giúp người quản lý đưa ra quyết định đầu tư, định giá sản phẩm, lựa chọn đơn hàng và phân tích hiệu quả một cách dễ dàng.

• Tiết kiệm và tối ưu hóa việc quản lý và sử dụng nguồn lực của tổ chức.

• Khuyến khích nhân viên sử dụng tài nguyên tiết kiệm hơn và tuân thủ định mức chi phí tiêu chuẩn.

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đúng cách là yếu tố quan trọng và ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Hiểu rõ các chi phí quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng tài chính, tránh lãng phí và đảm bảo tiết kiệm.

Đồng thời, việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh, điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp và thích nghi nhanh chóng với biến đổi của thị trường.Để tăng tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật và tiêu chuẩn kế toán, mục tiêu là để tạo niềm tin từ nhà đầu tư, đối tác kinh doanh và cơ quan quản lý.

Đo lường và đánh giá hiệu suất của các hoạt động liên quan đến chi phí  quản lý doanh nghiệp giúp xác định phương pháp và quy trình tốt nhất để cải thiện và gia tăng giá trị cho khách hàng.

Dự báo và lập kế hoạch cho tương lai một cách chính xác hơn giúp doanh nghiệp dự đoán tình hình tài chính và xác định biện pháp cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

Quản lý chi phí của doanh nghiệp rất quan trọng khi hoạt động, việc theo dõi và nắm bắt chi phí này một cách hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức.

3. Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 177/2015/TT-BTC.

• Ghi bên nợ:

- Các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ.

- Dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (trong trường hợp dự phòng kỳ này cao hơn kỳ trước).

• Ghi bên có:

- Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh.

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (trong trường hợp dự phòng kỳ này thấp hơn kỳ trước).

Các bước hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết:

• Chi trả lương, phụ cấp và các khoản khác cho nhân viên:

   - Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

   - Có TK 338, 334

• Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng ngay mà không qua kho:

   - Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK cấp 2 phù hợp)

   - Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

   - Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

   - Có các TK 111, 112, 242, 331…

• Giá trị dụng cụ và đồ dùng văn phòng sử dụng ngay không qua kho:

   - Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

   - Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ

   - Có các TK 111, 112, 331…

Hướng dẫn này giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 177/2015/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán. Việc nắm vững quy trình hạch toán này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch.

4. Kết cấu và nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp - Tài khoản 642

Chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản 642) phản ánh các khoản chi phí liên quan đến quản lý và vận hành doanh nghiệp. Đồng thời, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống sổ sách kế toán.

Kết cấu và nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 642 bao gồm:

• Lương và phụ cấp cho nhân viên, quản lý

• Chi phí vật liệu: Công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để quản lý và phục vụ sản xuất.

• Chi phí văn phòng phẩm: Bút, giấy in, tài liệu, bìa đựng tài liệu, kẹp ghim…

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển…

• Thuế phí liên quan đến quản lý

• Các chi phí khác

Quảng cáo chi phí quản lý kinh doanh

• Số dự phòng phải thu khó đòi: Đề xuất khả năng không thu được tiền của khách hàng.

• Dự phòng phải trả: Đề xuất khả năng sẽ phải trả chi phí đã thanh toán nhưng chưa sử dụng.

Lưu ý: Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để giúp tích hợp chi phí vào báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp tài khoản 642 hiện không có dư cuối kỳ. Các khoản chi phí đã ghi nhận trong tài khoản này đã được chuyển sang các tài khoản khác. Tài khoản 642 liên quan đến hai tài khoản cấp 2 sau:

• Tài khoản 6421 thuật kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

• Tài khoản 6422 thuật kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

5. Ảnh hưởng của chi phí quản lý doanh nghiệp đến giá sản phẩm, dịch vụ

Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể tác động đáng kể đến giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ, cả trực tiếp và gián tiếp.

• Chi phí trực tiếp:

Các chi phí quản lý như chi phí văn phòng, lương bổng nhân viên quản lý và chi phí marketing thường được tính trực tiếp vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi các chi phí này tăng, giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ cũng tăng theo.

• Chi phí gián tiếp:

Một số chi phí quản lý như chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí hỗ trợ khách hàng và các chi phí hành chính không thể tính trực tiếp vào giá thành của từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, chúng vẫn tác động đến tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến giá cả tổng thể của sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Hiệu quả kinh doanh:

Việc giảm thiểu chi phí quản lý có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý sẽ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và tăng doanh số.

• Cạnh tranh:

Giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ còn phụ thuộc vào mức độ cạnh tranh trong ngành. Nếu đối thủ có chi phí quản lý thấp hơn, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá thấp hơn, tạo áp lực buộc doanh nghiệp khác phải giảm giá hoặc tối ưu hóa chi phí.

Quản lý chi phí hiệu quả và tính toán giá cả hợp lý là yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì cạnh tranh và đạt được thành công trên thị trường.

6. 7 khoản có trong chi phí quản lý doanh nghiệp

Tìm hiểu chi phí quản lý doanh nghiệp và cách quản lý hiệu quả là bước đầu tiên quan trọng. Tiếp theo, bạn cần nắm rõ các thành phần của chi phí quản lý doanh nghiệp để vận hành và quản lý hoạt động hiệu quả hơn. Dưới đây là các yếu tố chính của chi phí quản lý doanh nghiệp:

• 1. Chi phí quản lý nhân viên:

Chi phí quản lý nhân viên bao gồm tiền lương, bảo hiểm y tế – xã hội, tiền phụ cấp cho nhân viên quản lý các cấp và ban giám đốc của doanh nghiệp. Đây là một trong những loại chi phí quan trọng nhất trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp.

=>>> Xem thêm: Vai trò, nhiệm vụ và chức năng khi quản trị nhân sự.

=>>> Xem thêm: 10 cách quản lý nhân viên hiệu suất cao

• 2. Chi phí vật liệu quản lý:

Chi phí vật liệu bao gồm các chi phí cho việc mua công cụ, thiết bị văn phòng phẩm và vật liệu để sửa chữa tài sản cố định. Những vật liệu này cần thiết cho công tác quản lý doanh nghiệp.

• 3. Chi phí đồ dùng văn phòng:

Các thiết bị và đồ dùng cần thiết trong văn phòng làm việc cũng là một khoản chi phí quan trọng. Chi phí này bao gồm các dụng cụ và đồ dùng trong văn phòng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

• 4. Khấu hao tài sản cố định:

Chi phí khấu hao tài sản cố định bao gồm các khoản khấu hao cho máy móc, trang thiết bị quản lý và văn phòng. Đây là chi phí liên quan đến việc sử dụng và bảo dưỡng tài sản dài hạn của doanh nghiệp.

• 5. Thuế và các lệ phí:

Chi phí này bao gồm toàn bộ các khoản tiền để đóng thuế môn bài, phí thuê đất và các loại lệ phí khác từ khi thành lập đến khi duy trì và phát triển doanh nghiệp.

• 6. Chi phí dự phòng:

Chi phí dự phòng bao gồm các khoản dự phòng như nợ khó đòi và các loại chi phí phải trả khác. Chi phí này cũng được tính vào chi phí cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

• 7. Chi phí mua ngoài:

Chi phí mua ngoài là toàn bộ khoản tiền để thuê và mua các dịch vụ ngoài doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý.

Ngoài ra, còn có các chi phí khác như phí công tác, tiền xe, tàu,... cũng cần được xem xét trong chi phí quản lý doanh nghiệp. Nắm rõ và quản lý hiệu quả các thành phần chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.

7. 3 cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần thiết yếu để cải thiện hiệu quả hoạt động và duy trì cạnh tranh. Dưới đây là ba cách hiệu quả để tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa các hoạt động quản lý giúp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc tối ưu hóa các hoạt động quản lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí. Xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng không chỉ cải thiện sản phẩm mà còn nâng cao quản lý hoạt động kinh doanh và vị thế trên thị trường. Doanh nghiệp cần kiểm soát hoạt động làm việc theo quy trình rõ ràng và loại bỏ những công việc không quan trọng để giảm chi phí không cần thiết. Quy trình làm việc mập mờ dễ dẫn đến năng suất kém và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động tổ chức.

• Sử dụng công nghệ hiện đại giúp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý doanh nghiệp là một cách hiệu quả để cắt giảm chi phí. Các phần mềm quản lý dữ liệu, nhân sự và tài chính giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Công nghệ giúp tự động hóa nhiều công việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động. Việc sử dụng phần mềm quản lý không chỉ giảm chi phí mà còn cải thiện khả năng quản lý và ra quyết định.

=>>> Xem thêm: 30+ phần mềm quản trị nhân sự cho doanh nghiệp vừa đến lớn 

• Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất giúp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là yếu tố quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí quản lý. Doanh nghiệp cần đánh giá các nhà cung cấp dựa trên mục tiêu và yêu cầu cụ thể của mình. Điều này bao gồm xem xét dịch vụ, chất lượng sản phẩm và chi phí để đảm bảo sự phù hợp và tiết kiệm. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên dành thời gian để chọn lọc và đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chí đề ra.

Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ dựa vào việc cắt giảm chi phí mà còn cần quản lý hiệu quả nguồn lực và quy trình. Xây dựng định mức chi phí hợp lý dựa trên doanh thu kế hoạch và các chính sách phát triển, đồng thời định mức chi tiết theo các khoản mục chi phí nhỏ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững.

=>>> Xem thêm: Tối ưu chi phí sản xuất với mô hình Lean

8. Tổng kết

Chi phí quản lý doanh nghiệp tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng rất cần thiết để duy trì và phát triển kinh doanh. Qua bài viết này, PDCA đã cung cấp khái niệm, quy định, và cách tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Để tiết kiệm và tối ưu chi phí, việc chọn nhà cung cấp phù hợp cũng rất quan trọng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ chúng tôi.