Lean là gì? Cách tối ưu hóa chi phí sản xuất với mô hình Lean

1. Tổng quan về mô hình Lean

1.1 Lean là gì?

Lean là mô hình quản trị tinh gọn, khởi nguồn từ sản xuất và hiện được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề. Mô hình này tập trung vào việc tăng năng suất, giảm lãng phí và đảm bảo cung cấp sản phẩm, dịch vụ đúng yêu cầu khách hàng. Lean Manufacturing - Một ứng dụng cụ thể trong sản xuất, giúp rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm và tối ưu hóa tài nguyên. Phương pháp này yêu cầu sự tham gia của tất cả phòng ban, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng bền vững. Lean Manufacturing bắt nguồn từ hệ thống sản xuất Toyota. Lean đã chứng minh hiệu quả thực tế với hệ thống Just-In-Time và đang được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. 

1.2 Lịch sử về lean

Lean bắt đầu xuất hiện vào những năm 1980 khi các công ty sản xuất phương Tây nhận ra đang dầnmất thị phần vào tay các công ty Nhật Bản, đặc biệt là Toyota. Nghiên cứu cho thấy Toyota tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và giảm thời gian trong sản xuất, thay vì sản xuất hàng loạt, để tăng lợi nhuận. Điều này dẫn đến sự ra đời của thuật ngữ Lean Manufacturing, hay Toyota Production System, nhấn mạnh sản xuất tinh gọn và hiệu quả.

Thuật ngữ này bắt nguồn từ những quan điểm của Benjamin Franklin trong cuốn "Poor Richard’s Almanack" (1739), nơi ông nhấn mạnh việc giảm thiểu lãng phí để tăng lợi nhuận. Các nhà kinh tế học sau đó tiếp tục phát triển ý tưởng này. Đến năm 1990, thuật ngữ này được định nghĩa rõ ràng trong cuốn "The Machine that Changed the World". Mô hình bao gồm các cấp độ khác nhau như Lean manufacturing (sản xuất tinh gọn), Lean enterprise (doanh nghiệp tinh gọn), và Lean thinking (tư duy tinh gọn), áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp.

1.3 Khái niệm sản xuất tinh gọn - lean production 

Sản xuất tinh gọn (lean production) là quá trình liên tục cải tiến mọi quy trình trong kinh doanh nhằm loại bỏ các hoạt động không tạo thêm giá trị và giảm lãng phí để có chi phí sản xuất thấp hơn. Điều này giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ. Đồng thời, sản xuất tinh gọn còn tăng khả năng đáp ứng hoàn hảo mọi nhu cầu trước sự biến động không ngừng và yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.

2. 5 nguyên tắc cắt giảm chi phí sản xuất trong mô hình lean

Mô hình này giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí hiệu quả nhờ vào năm nguyên tắc cốt lõi sau:

• Nguyên tắc 1: Tập trung vào cải tiến quy trình:

Nhấn mạnh cải tiến quy trình, quan trọng trong sản xuất vì nó quyết định nguồn lực, thời gian và chất lượng sản phẩm.

• Nguyên tắc 2: Tối đa giá trị, giảm thiểu lãng phí:

Lãng phí là các hành động không tạo ra giá trị, tập trung loại bỏ chúng để tăng cường giá trị cho khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh mà không cần tăng chi phí.

• Nguyên tắc 3: Tiêu chuẩn hóa công việc:

Mô hình sản xuất tinh gọn yêu cầu tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ để đảm bảo chất lượng sản phẩm nhất quán và giảm chi phí do lỗi sản phẩm.

• Nguyên tắc 4: Tạo dòng chảy:

Dòng chảy trong Lean nghĩa là sản phẩm di chuyển qua các bước theo trình tự, tốc độ yêu cầu của khách hàng, giảm thiểu lãng phí, thời gian chờ và tăng tính linh hoạt.

• Nguyên tắc 5: Giải quyết vấn đề nhanh chóng:

Xem vấn đề là cơ hội cải tiến, sử dụng chu trình Plan-Do-Check-Act để giải quyết nguyên nhân gốc rễ, triển khai giải pháp, kiểm tra và áp dụng, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Nhờ các nguyên tắc này, mô hình sản xuất tinh gọn trở thành phương pháp quen thuộc trong các doanh nghiệp sản xuất để cắt giảm chi phí hiệu quả.

=>>> Xem thêm: Quy trình xây dựng chu trình PDCA hiệu quả

3. Nhận diện 8 loại lãng phí trong sản xuất với mô hình Lean

Ứng dụng mô hình sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp sẽ nhận diện chính xác các khoản lãng phí thực sự. Khi xác định đúng các lãng phí, doanh nghiệp có thể cắt giảm hiệu quả mà không ảnh hưởng đến các chi phí thiết yếu, tránh gây ra những thiệt hại không cần thiết. Jean Cunningham, đồng sáng lập Lean Enterprise Institute, cùng các cộng sự đã nghiên cứu và đưa ra mô hình tổng hợp 8 loại lãng phí trong sản xuất, được gọi là D.O.W.N.T.I.M.E, dựa trên mức độ phổ biến của các lãng phí này.

• Lãng phí 1: Defects - Lãng phí do sản phẩm kém chất lượng

Lãng phí do sản phẩm kém chất lượng xảy ra khi sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, dẫn đến việc phải sửa chữa hoặc loại bỏ. Điều này làm tăng chi phí và không tạo thêm giá trị cho khách hàng. Để giảm thiểu lãng phí này, doanh nghiệp nên tập trung vào phát hiện sớm các khuyết tật, thiết kế quy trình phát hiện lỗi và chuẩn hóa các công việc.

• Lãng phí 2: Overproduction - Lãng phí do sản xuất dư thừa

Sản xuất dư thừa xảy ra khi sản phẩm được sản xuất vượt quá nhu cầu, dẫn đến tồn kho lớn và chi phí lưu kho cao. Biện pháp khắc phục bao gồm sử dụng Takt Time để đồng bộ hóa tốc độ sản xuất và giảm thời gian thiết lập để sản xuất lô nhỏ.

• Lãng phí 3: Waiting - Lãng phí do chờ đợi

Chờ đợi xảy ra khi có sự gián đoạn trong quy trình sản xuất, do nguyên liệu không đến kịp hoặc thiết bị không đồng bộ. Để loại bỏ lãng phí này, cần thiết kế quy trình đảm bảo dòng chảy liên tục, cân bằng khối lượng công việc và phát triển lao động đa kỹ năng.

• Lãng phí 4: Non-used Talent - Lãng phí do không tận dụng tài năng nhân sự

Lãng phí này xảy ra khi nhân sự không được sử dụng đúng năng lực, dẫn đến giảm hiệu quả công việc. Để khắc phục, doanh nghiệp nên phân chia công việc hợp lý, liên tục đào tạo nâng cao kỹ năng và động viên nhân viên đưa ra sáng kiến cải tiến.

• Lãng phí 5: Transport - Lãng phí do vận chuyển

Lãng phí do vận chuyển xuất hiện khi vật liệu hoặc sản phẩm phải di chuyển nhiều lần trong quy trình sản xuất, gây tăng chi phí và hư hỏng. Giải pháp là sắp xếp sản xuất theo cụm và đảm bảo các nguyên vật liệu dễ tiếp cận tại nơi sản xuất.

• Lãng phí 6: Inventory - Lãng phí do tồn kho

Tồn kho dư thừa dẫn đến chi phí lưu kho cao và giảm hiệu quả sử dụng vốn. Để giảm lãng phí này, cần cân bằng sản xuất để đồng bộ công suất các công đoạn, sử dụng phương pháp kanban và bố trí thiết bị sản xuất hợp lý.

• Lãng phí 7: Motion - Lãng phí do chuyển động

Lãng phí chuyển động là các hoạt động thừa của nhân viên hoặc thiết bị trong quá trình sản xuất. Khắc phục bằng cách tối ưu hóa bố trí công việc, sử dụng công nghệ hỗ trợ và chuẩn hóa quy trình làm việc.

• Excess Processing - Lãng phí do xử lý quá mức

Lãng phí này xảy ra khi quy trình làm việc không hợp lý, gây tốn kém thời gian và công sức. Để loại bỏ, cần thiết kế lại quy trình, tự động hóa khi cần thiết, và viết hướng dẫn vận hành chuẩn để đảm bảo hiệu quả.

=>>> Xem thêm: Làm thế nào để quản trị tài chính tốt?

=>>> Xem thêm: Khóa học tài chính dành cho sếp

4. Case study điển hình đã cắt giảm chi phí sản xuất thành công với mô hình Lean

Khi nói đến việc áp dụng mô hình Lean thành công trong doanh nghiệp, không thể không nhắc đến Toyota. Tuy nhiên, việc "copy-paste" những gì Toyota đã làm không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Vì vậy, PDCA sẽ cùng bạn tìm hiểu về một doanh nghiệp khác, Thrustmaster, một nhà sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng tại Texas, Mỹ, đã áp dụng mô hình này như thế nào để cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu suất.

Thrustmaster đã đặt ra các mục tiêu để củng cố lợi thế cạnh tranh, bao gồm cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn và giữ nguyên giá thành sản phẩm. Sau sự gợi ý của các chuyên gia cải tiến, họ đã triển khai mô hình này trong 18 tháng để giải quyết các vấn đề này.

Trước khi bắt đầu triển khai, Thrustmaster đã thiết lập một khung tư duy và năng lực thực hành mô hình. Họ đã đặt ra các câu hỏi về động lực thay đổi, cải thiện hệ thống và phát triển năng lực.

Bằng cách rà soát từng bước trong quy trình sản xuất, Thrustmaster nhận ra các vấn đề lãng phí rõ ràng. Bao gồm lãng phí từ quy trình, lãng phí do sai lỗi và lãng phí do vận chuyển. Sau đó, họ đã sắp xếp lại không gian làm việc, chuẩn hóa công việc và tổ chức quản lý trực quan để giải quyết các vấn đề này.

Kết quả là sau 18 tháng triển khai, Thrustmaster đã đạt được các mục tiêu đề ra với tỷ lệ hoàn thành đúng hạn trong lần đầu tiên lên 90%, tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 90%, và chi phí sản xuất được kiểm soát trong mức xác định.

Thử nghiệm thành công của Thrustmaster cung cấp một bản mẫu có thể áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm kỹ thuật cao theo đơn đặt hàng tại Việt Nam, giúp họ hiểu được cách ứng dụng mô hình sản xuất tinh gọn một cách hiệu quả trong mô hình của mình.

5. Cách tối ưu hóa chi phí sản xuất với mô hình Lean?

Cách thức áp dụng mô hình sản xuất tinh gọn trong mỗi doanh nghiệp có thể thay đổi tùy thuộc vào vấn đề cụ thể mà họ muốn giải quyết. Tuy nhiên, các case study thành công như Thrustmaster, Toyota, Nike, Intel,… thường có 6 yếu tố sau:

• Mục tiêu chiến lược rõ ràng:

Doanh nghiệp cần hiểu rằng mô hình sản xuất tinh gọn không chỉ là một chiến lược, mà là phương pháp để đạt được mục tiêu chiến lược. Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng và truyền đạt tầm quan trọng của chúng là cần thiết để nhân viên hiểu và chủ động thực hiện.

• Lãnh đạo kiên định với Lean:

Lãnh đạo cấp cao cần phải thể hiện sự tinh gọn thông qua hành động lãnh đạo, từ việc truyền đạt tầm nhìn về mô hình sản xuất tinh gọn, thường xuyên kiểm tra sản xuất đến sự tôn trọng đối với nhân viên.

=>>> Xem thêm: Khóa học CEO chuyên nghiệp - Giải phóng lãnh đạo

• Vạch ra chuỗi giá trị:

Qua việc vạch ra chuỗi giá trị từ đầu đến cuối, từ nhập nguyên liệu đến giao hàng thành phẩm, doanh nghiệp có thể nhìn thấy sự lãng phí và quyết định cách loại bỏ chúng một cách hiệu quả.

• Đặt tiêu chuẩn rõ ràng:

Tiêu chuẩn hóa nơi làm việc và công việc là nền tảng của Lean. Bắt đầu từ việc 5S để chuẩn hóa môi trường làm việc, sau đó tiếp tục chuẩn hóa công việc từ những phần quan trọng nhất.

Áp dụng phương pháp 5S tại nơi làm việc không chỉ giúp tăng năng suất mà còn cải thiện môi trường làm việc. 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc - Sàng lọc những vật dụng không cần thiết, chỉ giữ những vật dụng quan trọng, vừa đủ để sử dụng, làm việc mỗi ngày), Seiton (Sắp xếp - Bàn làm việc cần được sắp xếp khoa học, gọn gàng và đảm bảo thuận tiện khi làm việc), Seiso (Sạch sẽ - Để tăng năng suất và luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc, hãy dọn dẹp bàn làm việc mỗi ngày thật sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc - Duy trì thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên để đảm bảo hiệu quả và hoàn thiện dần theo tiêu chí 5S) và Shitsuke (Sẵn sàng - Thúc đẩy bản thân, duy trì thói quen tốt, trật tự để tạo nề nếp, nâng cao tinh thần trách nhiệm và năng suất trong công việc). Việc thực hiện đúng 5S giúp tổ chức không gian làm việc ngăn nắp, tạo điều kiện cho các hoạt động diễn ra hiệu quả hơn. 

• Phát triển các lãnh đạo đứng đầu:

Lãnh đạo đứng đầu có vai trò quan trọng trong việc tạo ra văn hóa cải tiến. Họ cần được đào tạo kỹ năng lãnh đạo và cải tiến để có thể thúc đẩy các hoạt động cải tiến trong tổ chức.

• Phân bổ nguồn lực hợp lý:

Doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ nguồn lực để triển khai mô hình sản xuất tinh gọn. Việc thuê ngoài các đội tư vấn, chuyên gia Lean và sử dụng các công cụ phần mềm có thể giúp quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn.

6. Kết bài

Trong ngành sản xuất, Lean là một trong những giải pháp hàng đầu để cắt giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng mô hình này trong hoạt động kinh doanh của mình. PDCA hy vọng qua bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích và thiết thực cho quý doanh nghiệp.