2 CÁCH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ KHÔNG MÁY MÓC

1. Quản trị hiệu quả công việc là gì?

Quản lý hiệu quả công việc nói một cách đơn giản là sắp xếp công việc khoa học nhằm đạt được (Và vượt ngưỡng) mục tiêu đề ra.

Vậy bạn biết hiệu quả công việc là gì không?

Nguồn lực bạn bỏ ra để đạt được mục tiêu CÀNG ÍT, 

Và kết quả bạn đạt được CÀNG CAO,

Thì hiệu quả công việc lại CÀNG CAO.

2. Tại sao phải quản lý công việc hiệu quả, khoa học?

Dựa trên “bài toán thu chi” đơn giản trên định nghĩa, không khó để những bộ óc lãnh đạo xuất chúng đoán được đúng không?

Thứ nhất, là để tiết kiệm nguồn lực của bạn và công ty.

Với những cách làm có kế hoạch, hệ thống hơn, thì mỗi phân đoạn công việc sẽ giảm bớt tiêu hao nguồn lực không cần thiết về: Thời gian, tiền bạc, công sức, nhân lực,...

Thứ hai, hiệu suất cá nhân bạn và tổng thể công ty sẽ tăng vọt.

Ví dụ: 

Để làm phụ đề video, thay vì phải vừa nghe, vừa gõ lại phụ đề cần 4 tiếng, 

Nhân viên đã tìm ra website “chuyển từ âm thanh thành text”, 

Chỉ cần 15 phút điều chỉnh lỗi chính tả là hoàn thành.

Hiệu suất tăng 1600%!

Quá tuyệt vời! Phải không ạ?

Thứ ba, thúc đẩy động lực làm việc và tăng cường sự hợp tác của cả Lãnh đạo, công ty.

Khi làm giỏi, làm tốt, có thành tựu được công nhận ở lĩnh vực nào, con người thường sẽ tăng cường hứng thú, nhiệt tình khi thực hiện.

Đồng thời, các công cụ quản lý công việc hiệu quả đều yêu cầu cao về một mục tiêu thống nhất và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.

Như vậy nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về những dự án họ tham dự, cho phép các bên nhanh chóng phát hiện các vấn đề tắc nghẽn và giải quyết..

Tại sao ở đây PDCA luôn nhấn mạnh công ty?

Một khi bạn tìm được cách làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả, tối ưu hơn - Bạn có nhân bản trong chính nội bộ doanh nghiệp mình không?

Đừng bao giờ quên thành công một công ty luôn phụ thuộc vào tầm cao năng lực của lãnh đạo công ty ấy.

Luôn nhân bản thành công của chính bạn cho công ty nói riêng và xã hội nói chung.

Bởi vì tầm ảnh hưởng của bạn sẽ được quyết định bởi những giá trị bạn cho đi.

>>> Tham khảo: Quản trị sự thay đổi trong tổ chức và 10 phương pháp quản lý

3. Hai phương pháp quản lý công việc hiệu quả

3.1 Chu trình PDCA 

PDCA là chu trình cải tiến chất lượng liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật vào những năm 1950. 

Bao gồm 4 giai đoạn:

1. Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, nguồn lực, phương pháp 

2. Do: Thực hiện kế hoạch

3. Check: Kiểm tra kết quả so với kế hoạch, mục tiêu

4. Act: Cải tiến dựa trên kết quả kiểm tra

Chu trình này cũng là nguồn cảm hứng cho tên thương hiệu của Trường doanh nhân PDCA.

Tại sao vậy?

Hãy nhớ tới những ngày đầu làm Lãnh đạo, hay thậm chí hiện tại, khi chúng ta còn làm mọi việc theo bản năng, đụng đâu làm đó.

Bạn còn nhớ những hậu quả tồi tệ đi kèm theo đó?

• Tưởng tượng một đằng, kết quả một nẻo
• Làm trước quên sau, xao nhãng, thậm chí quên tuốt mục tiêu
• Bạn mất niềm tin khi liên tục chịu trách nhiệm, mất uy tín doanh nghiệp cho lỗi sai, trễ deadline của nhân viên
• Chất lượng kết quả công việc trồi lên, sụt xuống

Và Chu trình PDCA ra đời, giúp Chủ doanh nghiệp quản lý công việc nhân viên hiệu quả:

1. Lập kế hoạch: 

Tối ưu hóa mọi nguồn lực, tập trung vào một mục tiêu chung.

Mọi nhân sự được định hướng rõ ràng về đích đến, hướng đi tốt nhất, nắm được tổng quan tiến độ dự án để cùng thúc đẩy nhau và giải quyết vấn đề kịp thời.

Việc càng quan trọng, càng khó và nhiều thời gian thì kế hoạch càng cần chi tiết và chính xác.

Phương pháp để lập kế hoạch bài bản và khoa học 5W3H2C sẽ được PDCA chia sẻ cụ thể ở mục 3.2, bạn nhớ theo dõi nhé.

2. Thực hiện:

Mọi chiến lược dù xuất sắc đến đâu đều chỉ mãi nằm trên trang giấy nếu không chia việc, chia giai đoạn để các bộ phận trong công ty đồng bộ triển khai.

Tại bước này, chúng ta cũng cần có kế hoạch hành động từng ngày để bám sát mục tiêu.

3. Kiểm tra:

Cần liên tục theo sát thực tế để đảm bảo tiến độ so với kế hoạch, quản lý hiệu quả công việc.

Đây là giai đoạn theo dõi, đo lường, phát hiện và đánh giá lại hai bước đầu để kịp thời ngăn chặn những sự cố.

4. Cải tiến:

Càng sớm phát hiện lỗi sai, càng sớm khắc phục thì mọi kết quả đều nằm trong tầm kiểm soát.

Từ đó, chúng ta có thể đánh giá và đưa vào quy trình. Việc nào làm tốt thì chuẩn hóa để phát huy, việc chưa tốt cũng cần ghi chú về lỗi sai cần tránh và phương pháp khắc phục.

Lồng ghép PDCA vào mọi quy trình làm việc sẽ giúp bạn tăng cường kỹ năng quản lý công việc hiệu quả; Công ty vận hành khoa học, hạn chế rủi ro và liên tục cải tiến để tốt càng tốt hơn.

Vì thế, từ chu trình PDCA, chúng ta đi sâu vào bước lập kế hoạch đầu tiên như đã hứa nhé! 

3.2 Công cụ lập kế hoạch 5W3H2C

Dự án càng lớn, việc lập kế hoạch chi tiết để kiểm soát tiến độ lại càng quan trọng.

Bạn còn nhớ tình trạng:

• Làm sót việc?
• Đụng đâu làm đó?
• Nhân viên trễ deadline, làm sai?
• Nhân viên nhận sai bằng những câu “Em tưởng phần này do A phụ trách.”, “Em tưởng…”?

Giấy trắng mực đen, bút sa gà chết, hãy văn bản hóa rõ ràng mọi việc ngay từ đầu để tránh sau này tốn thời gian, bực dọc vào những tranh chấp vô bổ.

Ngay bây giờ, PDCA muốn chia sẻ với bạn bộ 10 câu hỏi nền tảng nhất quyết định khả năng quản trị công việc và nhân sự của lãnh đạo.

Với 10 câu hỏi này, bạn có thể đặt vấn đề, tìm kiếm giải pháp, rà soát toàn diện để có một cái nhìn tổng quan nhất về công việc, từ đó một bảng kế hoạch chi tiết nhất đồng thời ra đời.

Hoặc nếu bạn muốn tìm hiểu xem tại sao công cụ lập kế hoạch kinh doanh cực kỳ quan trọng để triển khai công việc thuận lợi thì tham khảo bài chia sẻ này nhé!

3.2.1 What? (Làm gì? - Xác định nội dung công việc)

Bước đầu tiên để lập kế hoạch là bạn phải trả lời được câu hỏi What?, nghĩa là xác định cụ thể nội dung công việc mình cần phải làm. Bạn phải trả lời được 2 câu hỏi:

• Nội dung công việc cần làm là gì? 
• Để thực hiện công việc trên, cần phải thực hiện lần lượt những bước nào? (Tức là liệt kê các công việc nhỏ kèm theo).

Để PDCA lấy một ví dụ đơn giản về việc: Lập kế hoạch quy trình hóa hoạt động của công ty trong vòng 10 ngày. 

Chúng ta bắt đầu liệt kê hết những công việc cần phải làm để đạt được mục tiêu trên, như:

1. Tổ chức họp tuyên truyền ý nghĩa dự án tới toàn thể CBNV.
2. Xây dựng kế hoạch tổng thể.
3. Xây dựng kế hoạch chi tiết.
4. Tiến hành đào tạo nhân viên về quy trình và cách viết quy trình.
5. Đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên về quy trình công ty.
6. Ký cam kết thực hiện quy trình.
7. Tiến hành triển khai quy trình trong thực tế.

Việc trả lời câu hỏi What này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, rõ ràng nhất về những nội dung công việc mình cần phải làm để đạt được mục tiêu. Nếu bỏ qua bước cơ bản này, thì bạn chẳng khác nào người dò đường, vừa đi vừa tìm đường vì chẳng biết mình phải làm những gì và có tới đúng đích an toàn hay không.

3.2.2 Why? (Tại sao làm? - Xác định ý nghĩa công việc)

Sau khi đã liệt kê danh sách những việc cần làm thì bạn phải xác định ý nghĩa, mục đích, vai trò của công việc. Như vậy là bạn đang đi tìm đáp án cho câu hỏi Why. 

Why sẽ bao gồm những câu hỏi như sau: 

• Tại sao phải làm công việc này? 
• Công việc này có ý nghĩa như thế nào với mục tiêu dự án, với bộ phận của bạn cũng như với sự phát triển của công ty? 
• Hậu quả nếu không thực hiện công việc trên?

Đây là một bước quan trọng, bởi vì nắm được ý nghĩa, mục đích, vai trò của công việc, hiểu được hậu quả nếu công việc không được hoàn thành, nhân viên sẽ có động lực và quyết tâm để hiện thực hóa mục tiêu.

3.2.3 Who? (Ai làm? - Xác định người thực hiện, người chịu trách nhiệm)

Bước thứ ba trong lập kế hoạch là việc trả lời câu hỏi Who?. 

Bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Ai trực tiếp làm việc đó? 
• Ai kiểm tra? 
• Ai hỗ trợ? 
• Ai là người chịu trách nhiệm cao nhất?

Căn cứ vào tính chất của từng dự án, năng lực của các cá nhân cũng như mục đích của bạn, bạn sẽ chọn lựa những cá nhân hoặc nhóm người phù hợp nhất với từng vị trí của công việc. 

Con người là nhân tố quyết định dự án có thành công hay không. Nếu bạn giao đúng người, đúng việc, đúng số người thì khả năng thành công của bạn sẽ rất cao. Ngược lại, nếu bạn giao nhầm người, nhầm việc, nhầm số người thì xác suất rủi ro xảy ra cũng rất cao. Cho nên hãy cân nhắc một cách cẩn trọng nhé.

3.2.4 Where? (Làm ở đâu? - Xác định địa điểm công việc)

Where là một câu hỏi tưởng chừng đơn giản nên rất dễ bị bỏ qua.

Where bao gồm những câu hỏi sau: 

• Công việc được thực hiện ở đâu? 
• Với mỗi công đoạn, giai đoạn của công việc thì thực hiện tại địa điểm nào?”

Việc quy hoạch địa điểm thực hiện sẽ giúp bạn tính toán, đo lường được khoảng cách, thời gian, chi phí cũng như những công việc phát sinh liên quan.

Ví dụ: một sự kiện diễn ra ở Hà Nội sẽ khác với diễn ra ở Thành Phố Hồ Chí Minh. Sự kiện ngoài trời sẽ khác so với sự kiện diễn ra trong nhà. Do vậy, bạn cần phải biết được công việc diễn ra ở đâu để có những sự chuẩn bị kịp thời và hợp lý nhất. 

3.2.5 When? (Khi nào? - Xác định mốc thời gian)

Câu hỏi cuối cùng trong phần 5W là When - nghĩa là bạn phải đưa ra những câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi như: 

• Khi nào thì dự án bắt đầu? 
• Khi nào kiểm tra tiến độ?
• Khi nào bắt đầu giai đoạn B?

Bất cứ công việc nào trong một kế hoạch bạn cũng đều phải đặt câu hỏi When để làm rõ tiến trình công việc. Qua đó, bạn và nhân viên cũng sẽ nắm rõ được các mốc thời gian quan trọng và chủ động hơn trong công việc.

3.2.6 How? (Như thế nào?)

Sau khi đã hoàn thành xong bộ câu hỏi 5W, bạn sẽ tiếp tục hoàn thành 2 câu hỏi với How. Với How đầu tiên, bạn sẽ đi tìm đáp án cho câu hỏi “Như thế nào?” - Bao gồm: 

• Làm việc đó như thế nào? 
• Tiêu chuẩn để đánh giá công việc như thế nào?
• Nếu có máy móc thì vận hành ra sao?
• Làm cách nào để quản lý công nhân hiệu quả?

Đây là yếu tố nền tảng và không thể thiếu trong tất cả các bản kế hoạch, đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết. Nếu chỉ là danh sách những việc cần làm nhưng lại không hình dung được công việc đó sẽ thực hiện như thế nào thì bạn dễ bị rơi vào trạng thái mơ hồ.

Hãy đặt bút xuống và trả lời các câu hỏi “Như thế nào?” cho từng yếu tố, đầu mục công việc trong bản kế hoạch của bạn.

3.2.7 How much? (Bao nhiêu?)

Câu hỏi cuối cùng trong bộ công cụ 5W2H, bạn cần trả lời câu hỏi How thứ hai - “Bao nhiêu”. Nghĩa là bạn phải đo lường, đưa ra con số cụ thể cho tất cả các yếu tố có thể định lượng được.

Ví dụ bạn cần trả lời các câu hỏi như:

• Công việc này cần bao nhiêu người? 
• Cần bao nhiêu tiền? 
• Chi phí là bao nhiêu? 

3.2.8 How long?  (Bao lâu?)

Nếu nói ở mục 3.2.5 When? (Khi nào?) là câu hỏi về các mốc thời gian, thì bao lâu là đi vào chi tiết hơn các khoảng thời gian cần có để thực hiện công việc, như:

• Bao lâu thì hoàn tất giai đoạn A?
• Thời gian gia công một sản phẩm là bao lâu?

3.2.9 Check (Kiểm tra)

Ở mục này, các câu hỏi với mục đích phát hiện lỗi sai trong quá trình thực hiện như:

• Ai là người kiểm tra?
• Những kết quả nào cần kiểm tra? Khi nào?
• Giải pháp nào cho vấn đề phát hiện?

3.2.10 Control (Kiểm soát)

Nếu nói kiểm tra là phát hiện thì kiểm soát là để ngăn ngừa.

• Còn thiếu sót nào cần bổ sung?
• Kế hoạch, mục tiêu có khả thi
• Còn những điều nào cần cải tiến, khắc phục?

Bạn đồng thời có thể kết hợp 5 yếu tố đặt mục tiêu SMART để tạo dựng một bảng kế hoạch - mục tiêu toàn diện, khả thi và có thể đo lường rõ ràng.

Bảng kế hoạch 10 câu hỏi này có thể tùy chỉnh, triển khai dưới bất kỳ hình thức, định dạng, thiết kế nào, như:

• Một file tài liệu quản lý công việc hiệu quả bằng excel
• Phần mềm với các trường dữ liệu chuyên cho lập kế hoạch, mục tiêu
• In màu treo trong văn phòng, nhà xưởng,... để mọi nhân sự có cái nhìn tổng quan, định hướng rõ ràng

Miễn là phù hợp với mục tiêu, chiến lược của công ty, thì hãy thả bay sức sáng tạo của bạn và đoàn đội.

PDCA đã hướng dẫn Chủ doanh nghiệp hai cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc.

Hãy ứng dụng để ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ VƯỢT TRỘI cho cả công ty và chính bạn nhé!

Còn nếu muốn sở hữu trọn bộ công cụ quản lý công việc, nhân sự, hệ thống, mục tiêu đầy đủ nhất, hãy tham dự khóa học Giải Phóng Lãnh Đạo nhé!

Bài viết liên quan:

• Kỹ năng đào tạo, huấn luyện nhân viên có quan trọng không?
• Tư duy chiến lược của người lãnh đạo có quan trọng?