Xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp để hoàn thiện hóa công ty

1. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì?

Hình ảnh: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì?

Giai đoạn đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải trải qua đó là hoàn thiện hóa - Tức là doanh nghiệp cần phải đạt được mục tiêu thông qua con người.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc lãnh đạo, CEO thì bạn có trực tiếp đi marketing, viết content, chạy quảng cáo, bán hàng, tư vấn báo giá, chốt hợp đồng,... hay không?
Nếu bạn còn phải làm các việc đó thì thật xin lỗi, doanh nghiệp của bạn vẫn chưa bước đầu hoàn thiện hóa.

Lúc này bạn cần sử dụng đòn bẩy là con người học cách giải quyết công việc đạt được mục tiêu thông qua con người.
Để làm được điều đó doanh nghiệp cần phải có bộ mấy tổ chức.

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là bản vẽ quy ước, giúp tóm tắt, sơ lược, sắp xếp những bộ phận nào cần được thành lập.
Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp thể hiện quan hệ phân công, hệ thống quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. 
Hay nói một cách đơn giản, sơ đồ tổ chức doanh nghiệp nhằm mô tả cấu trúc bên trong của một doanh nghiệp.

2.  Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty

Hình ảnh: Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là công cụ hiệu quả với nhiều lợi ích có tính nền tảng nhưng thường dễ bị bỏ qua, lãng quên. 
Bộ máy tổ chức xây dựng ra cần phải tối ưu. 
Nếu thiếu người thì doanh nghiệp sẽ khó đạt được mục tiêu, nếu thừa người thì doanh nghiệp sẽ bị lãng phí nguồn lực.

Vì vậy, cùng PDCA điểm lại những lợi ích của sơ đồ tổ chức sau nhé:

• Thể hiện cấu trúc, hệ thống thứ bậc, chức danh công ty lựa chọn để hoàn thành sứ mệnh, tầm nhìn của mình
• Mô tả quyền hành, vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm, ai quản lý và ai báo cáo cho ai
• Thể hiện một cái nhìn sơ lược về văn hóa doanh nghiệp
• Biểu đồ họ tên, hình ảnh, chức danh, phương thức liên lạc,...
• Giúp quản lý, lãnh đạo biết được thực trạng đội nhóm của mình để phân bổ nhân sự và nguồn lực hiệu quả nhất

3. Làm rõ hiện trạng

Hình ảnh: Làm rõ hiện trạng

Trước khi chúng ta bàn cách để xây dựng hệ thống sơ đồ tổ chức doanh nghiệp thì PDCA muốn bạn làm rõ hiện tại công ty qua bài qua cách trả lời những câu hỏi sau:

• Hiện tại tổng số nhân viên chính thức (Chuyên viên, quản lý cấp trung, lãnh đạo) trong doanh nghiệp của bạn đang là bao nhiêu người?
• Doanh nghiệp của bạn đang có bao nhiêu bộ phận? Đó là những bộ phận nào? Mối quan hệ giữa các bộ phận đó là như thế nào?
• Ai đang hoạt động trong bộ phận nào? Chức danh của họ trong công ty của bạn đang là gì? Vị trí của họ trong công ty đang ra sao, ai là cấp trên, ai là cấp dưới?
• Doanh nghiệp của bạn đã có sơ đồ tổ chức sơ đồ quản lý chưa? Nếu doanh nghiệp đã có sơ đồ tổ chức sơ đồ quản lý thì những sơ đồ đó được vẽ dựa trên cơ sở nào? 

4. Hệ thống bộ máy tổ chức

Hình ảnh: Hệ thống bộ máy tổ chức

Bạn đã trả lời hết những câu hỏi ở phần 3 rồi chứ?
Nếu chưa thì hãy quay lại làm ngay nếu muốn bắt tay vào xây dựng hệ thống sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.
Hệ thống bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp có hai yếu tố quan trọng nhất đó là sơ đồ tổ chức và sơ đồ quản lý. 
Để xây dựng được sơ đồ tổ chức và sơ đồ quản lý một cách khoa học, phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp thì chúng ta cần căn cứ vào dòng chảy doanh nghiệp.
Trong đó, sơ đồ tổ chức là văn bản mô tả trực quan hệ thống các vị trí trong doanh nghiệp và mối quan hệ giữa các vị trí đó theo cấp bậc. 
Sơ đồ quản lý là sơ đồ tổ chức đã được định danh cụ thể cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Nhìn vào sơ đồ quản lý người ta sẽ biết vị trí nào được ai đảm nhiệm.

Sơ đồ quản lý = Sơ đồ tổ chức + Định danh sơ đồ tổ chức

Nếu không có sơ đồ tổ chức đúng đắn doanh nghiệp sẽ không có công cụ để thể hiện cơ cấu các vị trí phòng ban của mình.
Vì vậy các thành viên trong doanh nghiệp sẽ khó mà nhận biết được vị trí của mình nằm ở đâu trong tổ chức mà mình tham gia. 
Điều này tạo ra sự không rõ ràng trong doanh nghiệp.
Sự không rõ ràng trong nhận thức về vị trí trong doanh nghiệp của mỗi cá nhân và của các phòng ban chỉ khiến doanh nghiệp không vận hành thống nhất thành một khối đoàn kết.
Nói tóm lại sự không rõ ràng là một loại thuốc độc giết chết doanh nghiệp một cách từ từ.

“Rõ ràng tạo ra sức mạnh.”

Có sơ đồ tổ chức, sơ đồ quản lý đúng cá nhân sẽ biết vị trí của mình nằm ở đâu và cơ bản nhận thức được sự tương tác với các cá nhân khác trong cùng phòng ban và của các phòng ban khác là như thế nào.
Sơ đồ tổ chức, sơ đồ quản lý và bản mô tả nhiệm vụ (Đọc thêm trong sách Tự Động Hóa Doanh Nghiệp tập 2) là những yếu tố nền tảng giúp mỗi cá nhân nhận thức được vị trí của mình trong doanh nghiệp. Qua đó góp phần tạo ra sự rõ ràng và sức mạnh trong doanh nghiệp.

5. 03 nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Hình ảnh: 3 Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

5.1 Nguyên tắc 1

Xây dựng bộ máy là bạn đang tổ chức con người để đạt được mục tiêu.
Vậy khi xây dựng bộ máy bạn phải bám vào Five Ways.
>>> Tìm hiểu thêm về Five Ways - Xây dựng chiến lược tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp tại khóa học Tự Động Hóa Doanh Nghiệp Nền Tảng

5.2 Nguyên tắc 2

Bạn phải coi khách hàng là trung tâm và coi khách hàng như không khí của doanh nghiệp.
Khách hàng gắn liền với sứ mệnh của doanh nghiệp.
Đồng thời khách hàng cũng là đối tượng mà doanh nghiệp hướng tới quyết định sự sống còn của doanh nghiệp .
Nên bạn phải lấy khách hàng làm trung tâm cho mọi quyết định.
Trong trường hợp này chúng ta cần xây dựng hệ thống sơ đồ tổ chức xoay quanh khách hàng.

5.3 Nguyên tắc 3

Hoạt động xây dựng bộ máy doanh nghiệp phải dựa trên quan điểm “Việc tìm người”. 
Có nghĩa là phải xác định rõ mục tiêu, công việc cụ thể rồi mới tìm người để thực hiện được công việc, mục tiêu đó. 

Từ 3 nguyên tắc trên bạn phải xây dựng dòng chảy doanh nghiệp để có cơ sở xây dựng hệ thống sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.

6. Dòng chảy doanh nghiệp

Hình ảnh: Dòng chảy doanh nghiệp

Dòng chảy doanh nghiệp là quy trình tổng quan nhất để doanh nghiệp tìm ra khách hàng và giải quyết vấn đề, trao giá trị cho họ.
Theo quan điểm kinh doanh hiện đại kinh doanh là giải quyết vấn đề cho người khác, bán hàng là trao đi giá trị cho xã hội. 
Trong khóa học tự động hóa doanh nghiệp của PDCA, chuyên gia Hoàng Đình Trọng vẫn thường ví dòng chảy doanh nghiệp giống như một đường ống vậy.
Trước khi biết tới và trải nghiệm dịch vụ của doanh nghiệp thì khách hàng là những người đang gặp phải vấn đề.
Vấn đề đó có thể khiến họ khó chịu mệt mỏi đến mức kiệt quệ.
Nhưng sau khi đi qua đường ống của doanh nghiệp được trải nghiệm nhận giải pháp nhận được giá trị thì khi ra khỏi đường ống khách hàng vui vẻ hạnh phúc và giải quyết được vấn đề vượt trên sự mong đợi.·

Doanh nghiệp được sinh ra là để giải quyết vấn đề, tạo ra giá trị cho xã hội.
Từ đó doanh nghiệp được xã hội ghi nhận và trả tiền cho doanh nghiệp thông qua thị trường. 
Xã hội cụ thể ở đây chính là những khách hàng của doanh nghiệp.
Như vậy doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được công việc kinh doanh nếu không có khách hàng.
Hay nói gần gũi hơn thì không có khách hàng doanh nghiệp sẽ không tồn tại được.
Có lẽ đó cũng chính là nguồn gốc của những câu nói như:

• “Khách hàng là thượng đế.”
• “Khách hàng là ông chủ.”
• “Chỉ có duy nhất một ông chủ đó là khách hàng. Anh ta có thể sa thải bất cứ ai từ chủ tịch tới nhân viên của công ty bằng cách… tiêu tiền ở nơi khác.” - Sam Walton - Nhà sáng lập Walmart.

Vì vậy dòng chảy doanh nghiệp cũng phải được xây dựng theo nguyên tắc lấy khách hàng làm trung tâm, xem khách hàng như không khí.
Một cơ thể đang thiếu thức ăn vẫn có thể sống được 1, 2 tuần, thiếu uống còn có thể sống được 2, 3 ngày nhưng không thể thiếu oxy, không khí dù chỉ 2, 3 phút.
Vì vậy nếu như ví doanh nghiệp giống như một cơ thể sống thì khách hàng chính là không khí, là oxy của doanh nghiệp.

Các bộ phận trong đường ống có thể lần lượt là: Marketing, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Tài chính kế toán, R&D, Quản lý rủi ro,...
Trong giai đoạn hoàn thiện hóa doanh nghiệp nhân sự có thể có hạn nhưng các bộ phận cơ bản thì cần đầy đủ, cho dù một nhân sự có thể kiêm nhiệm nhiều vị trí. 
Sau một thời gian kinh doanh hoàn thiện sản phẩm nếu sản phẩm đã được thị trường chấp nhận, công ty có doanh thu, có cơ hội phát triển thì bạn có thể tính tới việc chuyên môn hóa các bộ phận bằng cách tuyển thêm người chuyên trách cho các bộ phận đó và hướng tới giai đoạn chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Đường ống doanh nghiệp giống như đường ống cao su.
Khi làm ăn thuận lợi đường ống có thể phình ra theo chiều ngang và cả chiều dọc. 
Nghĩa là bạn có thể tuyển thêm nhân viên cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên nếu hoạt động kinh doanh không thuận lợi thì bạn có thể co đường ống lại bằng cách thuê ngoài công việc của các loại nhóm khác nhau (nhiệm vụ của các bộ phận). 
Dòng chảy  doanh nghiệp là một dãy sơ đồ tổ chức theo chức năng phổ biến nhất hiện nay.
Bạn hãy thử vẽ ra dòng chảy doanh nghiệp cho chính công ty của mình đi nhé!

7. Các loại sơ đồ tổ chức

Ngoài cách vẽ sơ đồ tổ chức theo dòng chảy doanh nghiệp, chức năng - Five ways như trên, chúng ta còn 4 phương pháp để vẽ sơ đồ tổ chức nữa mà PDCA sẽ chia sẻ để bạn có ý tưởng xây dựng sơ đồ tổ chức phù hợp với lĩnh vực của mình.

7.1 Sơ đồ tổ chức theo sản phẩm

Bạn dựa vào yêu cầu nhiệm vụ ở mỗi sản phẩm để tạo ra sơ đồ tổ chức.
Ví dụ:

• Trưởng phòng phát triển thị trường sữa đậu nành

• Trưởng phòng phát triển thị trường sữa tươi 

• Trưởng phòng phát triển thị trường sữa bột

7.2 Sơ đồ tổ chức theo tính chất khách hàng

Bạn dựa vào tính chất khách hàng để tạo ra sơ đồ tổ chức.
Ví dụ: 

• Trưởng phòng thị trường bán lẻ 

• Trưởng phòng thị trường bán theo dự án 

• Trưởng phòng phát triển thị trường người Việt Nam ở nước ngoài

7.3 Sơ đồ tổ chức theo địa lý

Bạn dựa vào khu vực địa lý để tạo ra sơ đồ tổ chức.
Ví dụ:

• Giám đốc khu vực miền Bắc 

• Giám đốc khu vực miền Nam 

• Giám đốc thị trường Đông Nam Á 

• Giám đốc thị trường châu Âu

7.4 Sơ đồ tổ chức theo ma trận

Là dạng sơ đồ thích hợp cả bốn dạng sơ đồ trên.
Trong sơ đồ vừa có vị trí, bộ phận được sinh ra theo sản phẩm; Vừa có vị trí, bộ phận được sinh ra theo khách hàng, địa lý và chức năng tùy vào yêu cầu thực tế của mỗi doanh nghiệp.

Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau phải có một sơ đồ tổ chức công ty khác nhau. 
Dựa vào 5 cách vẽ sơ đồ tổ chức trên, bạn hãy vẽ lại sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp của bạn trong 3 năm tới đi nhé!

8. Phân quyền, phân cấp công việc theo sơ đồ tổ chức

Khi đã hình thành sơ đồ tổ chức rồi việc bạn phân quyền, phân cấp công việc như thế nào?
Trong doanh nghiệp của bạn có những cấp bậc gì?
Công ty bạn chỉ có 10 người thì bạn quản lý dễ dàng.
Nhưng giả sử công ty bạn lên tới hàng trăm người hàng nghìn người thậm chí hàng chục nghìn người thì sao?
Để PDCA bật mí về cách phân quyền, phân cấp giúp bạn giải phóng lãnh đạo nhé!

8.1 Tam giác xuôi

Trước khi đi tới bí quyết, để PDCA giải thích về cách phân quyền phân cấp truyền thống mà nhiều chủ doanh nghiệp đi lên từ chuyên môn vẫn hay làm, đó là Tam giác xuôi.
Tam giác xuôi là hình ảnh ẩn dụ cho hiện tượng lãnh đạo doanh nghiệp là đầu mối của mọi công việc trong công ty.
Việc gì cũng đến lãnh đạo trước rồi qua lãnh đạo mới được phân bổ xuống các phòng ban khác.
Để khắc phục được tình trạng trên thì chúng ta cần phải biết đến tư duy tam giác ngược khi tổ chức công việc trong kinh doanh nghiệp.

8.2 Tam giác ngược

Với mô hình tam giác ngược này hầu hết các công việc trong công ty đều đi qua các phòng ban chức năng trước rồi mới đến lãnh đạo, CEO.
Tam giác ngược giống như một chiếc phễu lọc vậy.
Khi vào đầu phễu khối lượng công việc là 1.000 thì qua tầng lọc thứ nhất (Nhân viên) khối lượng chỉ còn 500, qua tầng thứ hai (Trưởng phòng) chỉ còn 100,...Đến khi tới lãnh đạo thì chỉ còn 50, 30 thậm chí công việc chưa kịp tới lãnh đạo thì đã được các phòng ban chủ động tự giải quyết xong rồi.

Hoạt động để tạo ra tam giác ngược phễu lọc như vậy được gọi là phân cấp phân quyền.
Đó chính là tư duy nền tảng để bạn xây dựng các cấp bậc trong doanh nghiệp.
Việc của bạn là phải giao việc đồng thời giao quyền cho họ.

Nếu muốn tìm hiểu một cách hệ thống hơn về sơ đồ tổ chức doanh nghiệp thì đừng quên đăng ký tham gia khóa học Tự Động Hóa Doanh Nghiệp Nền Tảng nhé!