Workflow là gì? 7 bước hướng dẫn cách xây quy trình workflow hiệu quả

1. Workflow là gì?

Workflow được cấu thành bởi 2 từ work (công việc) và flow (dòng chảy) nghĩa là dòng chảy công việc hay còn gọi là luồng chảy công việc/ quy trình công việc. Hiểu đơn giản hơn, workflow là một quy trình mẫu được áp dụng cho từng công việc nhất định. Các hoạt động triển khai được thực hiện theo thứ tự cụ thể được xây dựng từ trước đó trong quy trình mẫu.

Các workflow được biểu diễn trực quan qua biểu đồ workflow diagram. Workflow diagram là biểu đồ sử dụng các hình ảnh và ký hiệu để biểu diễn trực quan quy trình làm việc. Nó giúp người sử dụng hiểu rõ quy trình cũng như có cách nhìn tổng quan nhất về dòng chảy công việc. 

Chẳng hạn, doanh nghiệp đưa ra quy trình trong công tác tiếp nhận nhân viên mới theo các bước bao gồm chuẩn bị trước khi nhân viên đến => sau đó, tiếp nhận và giới thiệu => tiếp theo là đào tạo và hướng dẫn => giao nhiệm vụ và bắt đầu làm việc. Lúc này, HR sẽ tuân thủ đúng theo các bước trong quy trình để tiếp nhận nhân viên mới gia nhập vào công ty. Quy trình trên đây được gọi là workflow.

2. Lợi ích của workflow đối với doanh nghiệp

Tất cả các doanh nghiệp nên sử dụng workflow trong hoạt động kinh doanh vì những lý do sau:  

• Tăng hiệu suất và hiệu quả trong công việc: Doanh nghiệp không cần phải tốn kém quá nhiều thời gian và công sức mà hiệu suất và hiệu quả công việc vẫn tăng. Những công việc được được phân công rất rõ ràng cùng với đó là trách nghiệm, đối tượng, thời gian cụ thể. 

• Tính nhất quán: Tất cả các hoạt động triển khai xây dựng theo các quy trình chuẩn. Các phòng ban/ bộ phận chịu trách nghiệm đều có nghĩa vụ thực hiện và tuân thủ theo workflow. Điều này nó đảm bảo được tính nhất quán trong việc triển khai thực hiện các hoạt động. Tránh khỏi những tình trạng chồng chéo công việc và loại bỏ sự “lộn xộn”.

• Theo dõi và quản lý quy trình làm việc một cách dễ dàng: Thông qua các bước và giai đoạn trong quy trình, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt và theo dõi được tiến độ công việc. Chủ doanh nghiệp và nhân sự sẽ có cách nhìn tổng quan và bám sát được công việc.

• Tăng cường khả năng kết nối và đồng bộ hoá: Khi ứng dụng Workflow trong doanh nghiệp, mọi thành viên kết nối và làm việc theo quy trình. Các hoạt động như chia sẻ thông tin, tài liệu và tương tác trực tiếp đều được đồng bộ trong workflow. 

• Tối ưu chi phí và nguồn lực: Các bước làm việc sẽ được triển khai khoa học, bỏ các hoạt động không cần thiết và tối ưu hoá công việc. Vì thế, thời gian hoàn thành công việc sẽ nhanh chóng hơn, giảm thiểu tối đa các chi phí kinh doanh.

3. Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng workflow? 

Với những lợi ích trên có thể thấy workflow đem lại rất nhiều hữu ích trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả của workflow sẽ càng được khai thác tối đa khi doanh nghiệp biết cách ứng dụng vào những thời gian thích hợp. 

 KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG WORKFLOW?

• Công việc có những quy trình phức tạp: Công việc khi có sự tham gia của nhiều nhân sự, phòng ban cùng với nhiều bước thực hiện phức tạp.

• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận và nhân sự lớn: Thường sẽ mất kiểm soát trong việc quản lý và theo dõi công việc các phòng ban, nhân sự.  

• Doanh nghiệp chưa biết cách tối ưu hoá nguồn lực: Chưa biết cách khai phá hết khả năng trong từng cá nhân, nguồn lực tài chính chưa thắt chặt và tối ưu.

• Doanh nghiệp mong muốn nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc: Quy trình làm việc chưa được xác định rõ ràng, dẫn đến còn mơ hồ và lãng phí thời gian, nguồn lực

• Doanh nghiệp cần phải có tính đồng bộ và nhất quán: Các bộ phận trong công ty thường hoạt động độc lập và thiếu sự tương tác, dẫn đến mất thông tin và hiệu suất làm việc. 

TRONG DOANH NGHIỆP BỘ PHẬN NÀO HAY DÙNG WORKFLOW?

• Phòng sản xuất kinh doanh: Các bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận mua hàng, bộ phận quản lý chất lượng, bộ phận kỹ thuật và bảo trì,…

• Phòng bán hàng: Các bộ phận kinh doanh, bộ phận tiếp thị, bộ phận chăm sóc khách hàng,…

• Phòng marketing: Các bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận content, PR, Digital marketing, media,…

• Phòng vận hành: Các bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận bảo trì và sửa chữa,…

• Phòng đào tạo: Các bộ phận phát triển đào tạo, bộ phận triển khai, bộ phận thiết kế nội dung,…

4. 7 bước hướng dẫn cách xây quy trình workflow hiệu quả

Để xây dựng workflow hiệu quả cần phải làm gì? Bạn hãy đọc và thực hiện ngay theo các bước dưới đây nhé: 

• Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Muốn hình thành được một workflow, trước tiên bạn cần có các cơ sở dữ liệu liên quan đến workflow đó. Đây là căn cứ quan trọng giúp bạn có thể triển khai và hình thành nên quy trình chuẩn xác nhất.

Nó sẽ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong quy trình làm việc, từ đó làm tăng hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc.

Nguồn dữ liệu có thể là những thông tin, tài liệu, hồ sơ hoặc các dữ liệu số từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn hãy xác định những nguồn dữ liệu cần thiết trong các bước của quy trình. Dữ liệu sẽ được thu thập từ 2 nguồn chính, đó là: 

- Nguồn dữ liệu nội bộ: Tập hợp toàn bộ những thông tin và dữ liệu nội bộ được tổ chức sở hữu và lưu trữ như: thông tin nhân sự, thông tin về dự án, thông tin kho hàng, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp,…

- Nguồn dữ liệu bên ngoài: Toàn bộ những thông tin và dữ liệu thu thập từ các nguồn không thuộc quyền sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức như: biến động xã hội, tin tức thị trường,…

• Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện

Hoạt động này sẽ giúp tạo được sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc, tránh được các sai sót. Từ đó, các thành viên tham gia vào quy trình sẽ hiểu rõ và nắm được các công việc thực hiện ngay trên workflow. 

Muốn liệt kê các nhiệm vụ cần phải thực hiện trong quy trình làm việc hiệu quả, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

- Xác định đúng mục tiêu của quy trình.

- Phân tích rõ ràng quy trình và xác định các bước chính.

- Xác định chi tiết các công việc cần làm.

- Xác định cụ thể thứ tự và sự liên quan giữa các công việc.

- Phân công công việc cho những nhân sự một cách phù hợp.

- Đánh giá và xem xét thay đổi khi cần thiết.

Chú ý: Những nhiệm vụ này cần phải được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng, cụ thể và theo đúng thứ tự. 

Ví dụ: Khi doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự sẽ phải liệt kê và sắp xếp thứ tự các bước theo đúng quy trình sau đây: 

- Xác định rõ ràng nhu cầu tuyển dụng: Cần tuyển bao nhiêu người? Tuyển những vị trí nào? Nhân sự cần phải đáp ứng những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức gì? 

- Lập kế hoạch để tuyển dụng: Khi nào cần tuyển dụng? Mục tiêu tuyển dụng là để làm gì? Chi phí cho việc tuyển dụng là bao nhiêu? Content tuyển dụng chi tiết ra sao? Nhu cầu tuyển dụng bao gồm những gì? Sử dụng phương pháp tuyển dụng nào? 

- Phân tích chi tiết công việc: Xác định nhu cầu chi tiết về kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của ứng viên. 

- Tìm kiếm ứng viên: Doanh nghiệp cần phải sử dụng kênh tìm kiếm ứng viên nào? (website, các trang mạng xã hội,…) Doanh nghiệp có nên sử dụng các dịch vụ thuê ngoài để tuyển dụng không? Cụ thể là như thế nào? 

- Sàng lọc hồ sơ của các ứng viên: Xây dựng nhiều tiêu chí đánh giá ứng viên để có thể sàng lọc. Sau đó, so sánh và lựa chọn những CV chất lượng nhất. 

- Phỏng vấn các ứng viên: Lên lịch phỏng vấn với các ứng viên, lựa chọn hình thức phỏng vấn (online hay offline) 

- Đánh giá các ứng viên: Dựa vào các tiêu chí về thái độ, kiến thức và những kết quả đã đạt được,…

- Mời ứng viên đến nhận việc: Thời gian mời ứng viên dến nhận việc là khi nào? (sau bao nhiêu ngày kể từ ngày phỏng vấn), Mời ứng viên nhận việc qua email/ SMS/ chat/ gọi điện thoại, zalo. Thư mời nhận việc bao gồm những nội dung chi tiết về thời gian làm việc, yêu cầu làm việc, thưởng phạt,…

- Chào đón ứng viên đến: HR sẽ giới thiệu văn hóa và môi trường làm việc cho ứng viên, chuẩn bị tài liệu liên quan gửi ứng viên. Sau đó, HR sẽ đưa ứng viên đến bộ phận làm việc của mình,…

• Bước 3: Phân công rõ ràng vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Cần phải xác định rõ các đối tượng phụ trách và có trách nghiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể. Đảm bảo việc phân công công việc đúng người, đúng việc, đúng thời điểm. Các thành viên cần phải sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của quy trình. 

Dựa vào các nhiệm vụ cần phải làm đã được liệt kê ở bước 2, bạn hãy tiến hành phân công vai trò và người chịu trách nghiệm cho từng bước như sau: 

- Đánh giá chính xác khả năng và trách nhiệm của từng thành viên.

- Cần bàn bạc và trao đổi trước với những người sẽ tiếp nhận công việc để đảm bảo được sự cân đối và đồng thuận.

- Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên dựa vào khả năng và trách nhiệm của họ.

- Xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên.

- Xây dựng cơ chế liên lạc và giao tiếp để đảm bảo được sự phối hợp hiệu quả, nhịp nhàng.

- Theo dõi sát và đánh giá các kết quả công việc của từng thành viên.

- Đảm bảo được sự hợp tác và mối quan hệ giữa những thành viên trong quá trình làm việc.

Ví dụ: Khi tuyển dụng vị trí nhân viên kinh doanh, người sẽ chịu trách nghiệm trong từng công việc như sau: 

- CEO: Là người phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.

- Trưởng phòng kinh doanh: Sẽ lập các đề xuất tuyển dụng, nhu cầu tuyển dụng ra sao, cùng HR sàng lọc và đánh giá ứng viên, phỏng vấn ứng viên và đón tiếp ứng viên.

- HR: Cần lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai các kế hoạch tuyển dụng (tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá và mời ứng viên nhận việc).

• Bước 4: Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc

•  

Việc thiết kế hồ sơ quy trình làm việc là một phần không thể thiếu để hình thành workflow diagram. Nó sẽ mô tả chi tiết các bước, tương tác và tổng hợp những dữ liệu liên quan trong quy trình. Từ đó, giúp mọi người có thể hiểu rõ quy trình, đảm bảo được tính chính xác và nhất quán trong mọi công việc. Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc gồm các hạng mục như sau: 

- Sơ đồ/ biểu đồ/ mô hình của quy trình 

- Mô tả chi tiết công việc

- Người sẽ chịu trách nhiệm 

- Thời gian và tiến độ công việc 

- Nguồn lực để thực hiện 

- Tiêu chuẩn đánh giá công việc

- Quy định chung

- Kiểm soát và đánh giá sau khi hoàn thành

Dưới đây là mẫu sơ đồ về quy trình quản lý chất lượng sản phẩm chi tiết. Tham khảo ngay nhé! 

• Bước 5: Kiểm tra quy trình làm việc 

Kiểm tra và đánh giá quy trình công việc để đảm bảo tính khả thi, nâng cao hiệu quả.

Đây là cách để có thể tìm ra những lỗi xảy ra trong quá trình triển khai. Tiếp đó, bạn tiến hành tìm phương án khắc phục và dự phòng.

Để kiểm tra được quy trình công việc đã tạo, bạn cần thực hiện theo cách sau:  

- Xây dựng tiêu chí đánh giá, so sánh về mức độ chính xác, thời gian, nguồn lực thực tế, khả năng thực hiện, độ tin cậy,…

- Thu thập những phản hồi/ đánh giá từ các bên có liên quan như: nhân sự tham gia thực hiện, người điều phối công việc, nhà quản lý, chủ doanh nghiệp,…

- Đề xuất những cải tiến nếu phát hiện các lỗi.

- Đánh giá lại các quy trình sau khi đã điều chỉnh.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra quy trình công việc như sau: 

- Xây dựng tiêu chí đánh giá: ứng viên, nguồn lực doanh nghiệp, tính khả thi của kế hoạch, thị trường tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, thời gian thực hiện và hoàn thành,…

- HR cần trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh về kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo được tính thống nhất và đồng bộ về thông tin.

- Trong quá trình trao đổi, nếu phát hiện có lỗi hoặc quy trình chưa phù hợp cần tiến hành chỉnh sửa. Tiếp đó, tất cả các thành viên tham gia vào hoạt động tuyển dụng sẽ rà soát và đánh giá lại quy trình.

• Bước 6: Hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc 

Hướng dẫn và tổ chức workflow cho tất cả các thành viên tham gia để đảm bảo được tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Mọi người sẽ hiểu rõ hơn và thực hiện quy trình một cách nhanh chóng. 

Doanh nghiệp thực hiện các hoạt động sau để có thể hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đến đội ngũ nhân sự: 

- Hướng dẫn và huấn luyện các thành viên

- Tổ chức các buổi họp/ đào tạo/ trao đổi cho tất cả thành viên.

- Triển khai mẫu 1 workflow cụ thể.

- Thiết lập hệ thống thông báo workflow.

- Theo dõi và hỗ trợ nhân sự khi thực hiện.

- Tăng cường trao đổi, giao tiếp với tất cả thành viên.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp hoàn thiện được quy trình làm việc (workflow), chủ doanh nghiệp cần phải hướng dẫn những người tham gia vào quy trình về workflow. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải tổ chức một cuộc họp để hướng dẫn, chia sẻ về quy trình để có thể hiểu sơ bộ về quy trình. Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng đối tượng để nắm bắt được công việc trong quy trình. Song song với đó, trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần phải theo dõi, hỗ trợ và hỏi - đáp liên tục với nhân sự để đảm bảo các thành viên đều nắm được quy trình để triển khai tốt các công việc. Tuyệt đối không được gửi file quy trình để nhân sự tự đọc, tự tìm hiểu, tự triển khai. 

• Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới trong doanh nghiệp

Bước cuối cùng khi xây dựng workflow hiệu quả là triển khai quy trình công việc mới trong tổ chức. Các hoạt động giúp góp phần cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và chất lượng công việc. 

Công tác để triển khai quy trình công việc mới cụ thể: 

- Chuẩn bị các tài nguyên và lên lịch để triển khai.

- Thực hiện việc triển khai quy trình mới.

- Đo lường, đánh giá và tinh chỉnh cho phù hợp.

- Hỗ trợ, đào tạo và đảm bảo tuân thủ đầy đủ theo quy trình.

5. 5 Lý thuyết cải tiến quy trình workflow hiệu quả

Khi xây dựng workflow và workflow diagram cần phải dựa vào những lý thuyết để cải tiến quy trình làm việc. Các lý thuyết này bắt nguồn từ công trình của Joseph M. Juran và W. Edwards Deming vào năm 1980. Tính đến nay, các lý thuyết này vẫn đang được các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả. 

Thông tin chi tiết về 5 lý thuyết cải tiến quy trình workflow sẽ được PDCA chia sẻ trong nội dung dưới đây!  

5.1 Phương pháp Six Sigma

Phương pháp Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình dựa vào dữ liệu và số liệu định lượng để có thể tìm ra các lỗi, xác định được nguyên nhân và biện pháp xử lý các lỗi đó. 

- Mục tiêu: Để loại bỏ các lỗi trong quá trình sản xuất. (Không được quá 3,4 lỗi/ 1 triệu sản phẩm)

- Phương pháp: Sử dụng các phương trình toán học dựa vào lý thuyết thống kê để có thể đo lường và phân tích quy trình. Gồm 2 phương pháp chính là: 

+ DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control): Để có thể xác định vấn đề, đo lường các dữ liệu, phân tích những nguyên nhân, cải thiện quy trình và kiểm tra .

+ DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify): Cần xác định các yêu cầu, đo lường dữ liệu, phân tích và thiết kế các quy trình mới, xác minh và kiểm soát.

5.2 Quản lý chất lượng toàn diện

Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) là hệ thống quản lý tập trung vào việc cải thiện và nâng cao chất lượng lượng, hiệu suất làm việc.

- Mục tiêu: Là nâng cao chất lượng sản phẩm và có một môi trường làm việc tốt nhất.

- Phương pháp: Cần tập trung xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận, nhân viên. Đặc biệt là quan tâm đến việc đảm bảo các quy trình hoạt động phải được thực hiện đúng – đủ – đều.

5.3 Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (Business Process Reengineering – BPR) là phương pháp cải thiện quy trình công việc bằng việc thay đổi và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

- Mục tiêu: Để đánh giá và cải thiện các quy trình kinh doanh.

- Phương pháp: Nhằm sử dụng các thuật toán và phân tích để xác định những khía cạnh cần phải thay đổi và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh để tạo ra sự linh hoạt, đáp ứng kịp thời thị hiếu của khách hàng cũng như các xu hướng trên thị trường.

5.4 Hệ thống tinh gọn (Lean Systems)

Hệ thống tinh gọn (Lean Systems) là phương pháp tối ưu hóa các quy trình hoạt động bằng việc loại bỏ những lãng phí, tối ưu thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. 

- Mục tiêu: Là loại bỏ chi phí và các hoạt động gây lãng phí nguồn lực trong quy trình sản xuất kinh doanh.

- Phương pháp: Cần tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình bằng việc loại bỏ những hoạt động không cần thiết, tăng hiệu suất và giảm lãng phí. Hệ thống tinh gọn sẽ đặt nặng vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng và phải đáp ứng nhanh chóng với các yêu cầu thị trường.

5.5 Lý thuyết ràng buộc (TOC)

Lý thuyết ràng buộc (Theory of Constraints – TOC) là phương pháp quản lý tập trung vào việc tìm và giải quyết những ràng buộc chính trong quy trình kinh doanh nhằm cải thiện hiệu suất và lợi nhuận.

- Mục tiêu: Là xác định và loại bỏ các ràng buộc có ảnh hưởng lớn trong quy trình.

- Phương pháp: Nhằm tìm kiếm các ràng buộc chủ đạo sau đó tập trung xử lý và loại bỏ để có thể tối ưu hiệu suất tổng thể của hệ thống. TOC chú trọng trong việc tối ưu hóa quy trình và tài nguyên để đạt được hiệu suất tối đa.

6. 5 Mẫu workflow phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp

Nhằm giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về workflow, PDCA đã tổng hợp top 5 mẫu workflow phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp, chi tiết dưới đây: 

6.1  Mẫu workflow cho phòng bán hàng

Mẫu workflow về quy trình bán hàng cho doanh nghiệp

Workflow 

Bước 1: Chuẩn bị nội dung 

Bước 2: Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng

Bước 3: Tiếp cận khách hàng 

Bước 4: Giới thiệu và tư vấn về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách mua hàng

Bước 6: Thống nhất và chốt đơn với khách hàng

Bước 7: Chăm sóc sau bán hàng.

Workflow diagram

6.2 Mẫu workflow cho phòng đào tạo

Mẫu workflow về quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 

Workflow

Bước 1: Đánh giá nhu cầu 

Bước 2: Xác định mục tiêu 

Bước 3: Xây dựng kế hoạch 

Bước 4: Triển khai chương trình

Bước 5: Đánh giá kết quả 

Workflow diagram

6.3 Mẫu workflow cho phòng vận hành

Mẫu workflow cho phòng vận hành trong việc quản lý doanh nghiệp. 

Workflow

Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi, mục đích

Bước 2: Xây dựng trình tự chặt chẽ, khoa học, hợp lý

Bước 3: Tuân thủ các nguyên tắc phối hợp

Bước 4: Mô hình hóa quy trình làm việc

Bước 5: Điều kiện của doanh nghiệp 

Workflow diagram

6.4 Mẫu workflow cho dự án

Mẫu workflow triển khai cho dự án của doanh nghiệp

Workflow

Bước 1: Duyệt hợp đồng dự án 

Bước 2: Lập kế hoạch để triển khai

Bước 3: Xây bản chuẩn 

Bước 4: Lập kế hoạch để triển khai chi tiết

Bước 5: Duyệt kế hoạch để triển khai

Workflow diagram

6.5 Mẫu workflow cho phòng Marketing

Mẫu workflow cho phòng Marketing để tạo ra chiến lược truyền thông hiệu quả 

Workflow

Bước 1: Đặt mục tiêu truyền thông cho phù hợp

Bước 2: Làm quen tệp khách hàng mục tiêu 

Bước 3: Tiến hành phân tích các đối thủ cạnh tranh

Bước 4: Đánh giá các phương tiện truyền thông xã hội đã và đang sử dụng

Bước 5: Cải tiến và xây dựng chiến lược truyền thông sâu

Bước 6: Lên sơ đồ và kết hợp nhiều nội dung

Bước 7: Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp

Workflow diagram

7. Một số lưu ý khi ứng dụng workflow vào trong doanh nghiệp

Khi đã xây dựng những workflow phù hợp, doanh nghiệp cần tiến hành áp dụng và triển khai đi vào hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý một số vấn đề sau: 

• Hiểu đúng quy trình hiện tại và tìm hiểu kỹ vấn đề: Nắm vững được quy trình làm việc hiện tại và xác định rõ các vấn đề, cách thức triển khai. Tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc sai sót không đáng có. 

• Xác định từng bước và các công việc cần thực hiện: Xác định rõ các bước và công việc trong quy trình mới nhằm đảm bảo hoạt động được mạch lạc và hiệu quả.

• Ưu tiên các công việc chính và loại bỏ những công việc không cần thiết: Đánh giá được các mức độ ưu tiên của công việc theo thứ tự, loại bỏ những công việc không cần thiết để có thể tối ưu hiệu suất làm việc.

• Sử dụng công nghệ hiện đại để tạo và quản lý các quy trình: Triển khai – theo dõi – quản lý – đánh giá nhanh chóng, kịp thời và tự động nhờ vào các phần mềm hiện đại.   

• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Đảm bảo các nhân viên được đào tạo và hỗ trợ khi thực hiện các công việc trong workflow. Giải đáp kịp thời và nhanh chóng khi có thắc mắc. 

• Theo dõi và đánh giá được hiệu quả của Workflow: Tiến độ công việc cần phải được update liên tục để các thành viên có thể theo dõi và nắm bắt kịp thời để đánh giá và có các phương hướng triển khai cho những bước tiếp theo. 

• Cải tiến và kịp thời điều chỉnh quy trình khi cần thiết: Phải liên tục cải tiến và điều chỉnh các quy trình để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với các yêu cầu kinh doanh.

8. Tổng kết

Hy vọng bài viết workflow là gì? 7 bước hướng dẫn cách xây quy trình workflow hiệu quả mà PDCA cung cấp trên đây đã giúp bạn nắm bắt được những thông tin cần thiết về workflow là gì? Chúc bạn sẽ áp dụng thành công workflow vào trong doanh nghiệp của mình.