Top 10 phần mềm quản lý hiệu quả năm 2024 chủ doanh nghiệp nhất định phải biết

I. Tổng quan về phần mềm quản lý dự án

1.  Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là công cụ thiết yếu giúp điều phối toàn bộ hoạt động của dự án, phòng ban hoặc cá nhân. Nó hỗ trợ từ việc lập kế hoạch, dự toán chi phí, phân bổ nguồn lực đến giám sát tiến độ và hiệu quả công việc. Với khả năng tích hợp nhiều chức năng và truy cập trực tuyến, phần mềm này cho phép người dùng theo dõi tiến độ và nội dung dự án mọi lúc, mọi nơi. Thông tin quan trọng như thời gian, chi phí, tài liệu và liên quan đến khách hàng được tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vào các dữ liệu được cập nhật liên tục, nhà quản lý có thể điều chỉnh nguồn lực và dự toán để đảm bảo dự án luôn đúng tiến độ. Các báo cáo từ phần mềm cũng cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu quả và năng suất làm việc của từng cá nhân.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án đối với doanh nghiệp

• Quản lý tiến độ dự án hiệu quả:

Phần mềm quản lý dự án cho phép theo dõi toàn bộ tiến độ của một hoặc nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin và tránh bị dồn đống công việc, đồng thời đảm bảo rằng mọi yếu tố quan trọng đều được giám sát và cập nhật kịp thời.

• Phần mềm quản lý dự án giúp tăng cường tính tự giác và kế hoạch làm việc:

Công cụ này giúp nhân viên chủ động trong việc lập kế hoạch và theo dõi công việc. Nhờ đó, họ có thể bám sát các mục tiêu và thời hạn hoàn thành dự án một cách hiệu quả hơn, góp phần nâng cao tinh thần làm việc và trách nhiệm cá nhân.

• Phần mềm quản lý dự án giúp chuẩn hóa quy trình và gắn kết đội ngũ:

Phần mềm giúp đồng bộ hóa quy trình làm việc, từ giao việc đến tiếp nhận thông tin, và tự động hóa các quy trình liên quan. Điều này không chỉ gắn kết các thành viên trong dự án mà còn giúp các bộ phận làm việc cùng nhau một cách nhịp nhàng và thống nhất.

• Phần mềm quản lý dự án giúp đánh giá hiệu suất và năng lực nhân viên:

Hệ thống báo cáo chi tiết của phần mềm giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của nhân viên. Thông qua các báo cáo này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về lương thưởng, đề bạt vị trí và các chính sách nhân sự khác một cách hợp lý và công bằng.

• Phần mềm quản lý dự án giúp quản lý chi phí và nguồn lực hiệu quả:

Với khả năng theo dõi và giám sát liên tục, phần mềm quản lý dự án giúp tối ưu hóa chi phí và nguồn lực thực hiện dự án. Việc đo lường chi phí và tiến độ dự án giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch kịp thời để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.

Ngoài các lợi ích trên, phần mềm còn cung cấp khả năng truy cập và quản lý dự án từ xa, giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong môi trường làm việc ngày càng thay đổi.

=>>> Xem thêm: 30+ Phần mềm quản trị nhân sự cho doanh nghiệp vừa và lớn

=>>> Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Những lưu ý cần biết về quản trị nhân sự

=>>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc cho nhân viên - Không nên bỏ qua

=>>> Xem thêm: Những lưu ý trong quản lý nhân sự

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp

• Đánh giá tính năng phần mềm quản lý dự án

Để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án hiệu quả, điều đầu tiên cần xem xét là các tính năng mà phần mềm cung cấp. Một công cụ lý tưởng nên có khả năng lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, và cung cấp báo cáo chi tiết cùng phân tích dữ liệu. Đảm bảo rằng phần mềm có thể phát triển và tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

• Giao diện người dùng thân thiện

Một giao diện dễ sử dụng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án. Phần mềm quản lý dự án nên được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ thao tác, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng mà không gặp khó khăn. Điều này sẽ giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng hiệu quả công việc, đồng thời giảm bớt sự chần chừ và lo ngại khi chuyển sang công cụ mới.

• Xem xét chi phí hợp lý

Chi phí là một yếu tố quyết định quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chi phí phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách và mang lại giá trị cao. Hãy xem xét tổng chi phí sở hữu bao gồm cả chi phí cài đặt, bảo trì và nâng cấp để đảm bảo rằng đầu tư vào phần mềm là hợp lý và không vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp.

• Chính sách hỗ trợ khách hàng

Khi chọn phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp nên quan tâm đến chính sách hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp. Một nhà cung cấp uy tín sẽ có chính sách hỗ trợ kỹ thuật chi tiết và rõ ràng, bao gồm dịch vụ hỗ trợ khách hàng, hướng dẫn sử dụng và các giải pháp khi gặp sự cố. Đảm bảo rằng bạn có thể nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả khi cần thiết.

• Mức độ đáp ứng và uy tín của nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án

Cuối cùng, mức độ đáp ứng của phần mềm quản lý dự án và uy tín của nhà cung cấp là những yếu tố không thể bỏ qua. Phần mềm nên dễ dàng tích hợp với các hệ thống và công cụ hiện có để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Hơn nữa, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín và được đánh giá cao trong ngành sẽ giúp bạn yên tâm về chất lượng và độ tin cậy của phần mềm. Sử dụng phần mềm phổ biến, được nhiều doanh nghiệp tin dùng, sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm sự hỗ trợ và học hỏi từ kinh nghiệm của người khác.

II. Top 10 phần mềm quản lý dự án 

1. Phần mềm quản lý dự án Jira Software

Jira Software là một phần mềm quản lý dự án hàng đầu, tập trung vào hiệu quả thông qua phương pháp Agile. Được phát triển bởi Atlassian, phần mềm này rất phổ biến trong các doanh nghiệp công nghệ, đặc biệt trong việc lên kế hoạch, quản lý dự án phần mềm, theo dõi tiến trình phát triển sản phẩm, và báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp.

• Ưu điểm của phần mềm quản lý dự án Jira Software:

- Đầy đủ tính năng quản lý dự án: Jira Software cung cấp một bộ công cụ toàn diện cho việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và tình trạng hoàn thành công việc. 

- Hệ thống báo cáo trực quan: Người dùng có thể theo dõi tiến độ và các công việc đã hoàn thành thông qua hệ thống báo cáo chi tiết và trực quan, giúp chủ động trong việc quản lý thời gian và công việc.

- Phân quyền truy cập: Jira cho phép phân quyền truy cập thông tin chi tiết cho từng thành viên trong dự án, đảm bảo mỗi người chỉ truy cập được các thông tin cần thiết.

- Tích hợp với bên thứ ba: Phần mềm quản lý dự án có khả năng tích hợp với các công cụ khác thông qua API, giúp mở rộng khả năng sử dụng và tăng hiệu quả làm việc.

- Thiết lập quy trình làm việc: Tính năng phần mềm quản lý dự án Workflow giúp thiết lập quy trình làm việc thống nhất, giảm thiểu xung đột và chồng chéo giữa các bộ phận.

- Gửi thông báo nhắc nhở: Jira gửi thông báo khi dự án hoặc công việc sắp đến hạn, giúp đảm bảo tiến độ không bị trễ.

- Biểu đồ báo cáo công việc và thời gian: Tính năng này giúp người quản lý và nhân viên có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc qua biểu đồ minh họa.

• Nhược điểm của phần mềm quản lý dự án Jira Software

- Phức tạp với người mới sử dụng: Với nhiều tính năng mạnh mẽ, Jira có thể gây khó khăn cho những người mới bắt đầu do giao diện và cách sử dụng phức tạp.

- Chi phí cao: Mặc dù có phiên bản miễn phí, nhưng để sử dụng đầy đủ các tính năng nâng cao, doanh nghiệp phải trả một mức phí không nhỏ.

- Cấu hình phức tạp: Việc thiết lập và cấu hình ban đầu có thể mất nhiều thời gian và đòi hỏi kiến thức kỹ thuật.

- Yêu cầu quản trị liên tục: Để sử dụng hiệu quả, Jira yêu cầu sự quản trị và cập nhật liên tục, điều này có thể tạo áp lực cho đội ngũ quản lý.

2. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án phổ biến, được nhiều người dùng trên toàn thế giới biết đến. Phần mềm này nổi bật với giao diện Kanban trực quan và khả năng quản lý dự án một cách khoa học. Trello có hai phiên bản: miễn phí và trả phí, trong đó phiên bản miễn phí bị giới hạn một số tính năng so với phiên bản trả phí.
 

• Ưu điểm phần mềm quản lý dự án của Trello

- Quản lý nhân sự dễ dàng: Trello cho phép thêm hoặc bớt người tham gia vào dự án một cách nhanh chóng và thuận tiện.

- Nhận xét và đính kèm tài liệu: Người dùng có thể để lại nhận xét và đính kèm tài liệu liên quan đến từng dự án hoặc công việc cụ thể, giúp quản lý thông tin dễ dàng hơn.

- Tag người dùng và công việc: Tính năng tag người dùng hoặc tag tên công việc giúp theo dõi và quản lý tiến độ một cách hiệu quả.

- Tương thích đa nền tảng: Trello hoạt động tốt trên nhiều thiết bị như mobile, PC, laptop, và tablet, cho phép quản lý dự án mọi lúc mọi nơi.

- Phiên bản miễn phí: Trello cung cấp phiên bản miễn phí, phù hợp cho nhu cầu quản lý dự án đơn giản, giúp người dùng trải nghiệm các tính năng cơ bản trước khi quyết định nâng cấp lên bản trả phí.

• Nhược điểm phần mềm quản lý dự án của Trello

- Giới hạn tính năng ở phiên bản miễn phí: Mặc dù cung cấp nhiều tiện ích, phiên bản miễn phí của Trello bị giới hạn một số tính năng so với phiên bản trả phí, điều này có thể không đáp ứng đủ nhu cầu của các dự án phức tạp. 

- Không phù hợp cho các dự án lớn: Với các dự án lớn và yêu cầu tính năng nâng cao, Trello có thể không phải là lựa chọn tốt nhất do giới hạn của phiên bản miễn phí và cấu trúc đơn giản của nó. 

- Phụ thuộc vào kết nối internet: Trello yêu cầu kết nối internet để hoạt động, điều này có thể là hạn chế trong môi trường làm việc không ổn định.

3. Phần mềm quản lý dự án AMIS 

MISA AMIS Công Việc là một ứng dụng quản lý dự án thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, nhằm giải quyết hiệu quả các thách thức trong quản lý và thực hiện công việc đa cấp tại các doanh nghiệp. Được thiết kế nhằm tăng cường năng suất và hiệu quả công việc, giảm chi phí, và tối đa hóa lợi nhuận từ các dự án trên một nền tảng duy nhất.

• Ưu điểm của phần mềm quản lý dự án AMIS:

- Quản lý tiến độ công việc và xét duyệt hồ sơ mọi lúc mọi nơi, bao gồm cả khi đi công tác.
- Lập kế hoạch tổng thể cho hàng trăm dự án với hàng nghìn đầu việc, xác định vai trò của từng thành viên, mục tiêu và thời hạn hoàn thành.
- Phân quyền và ủy quyền chi tiết theo từng thành viên, giúp kiểm soát công việc hiệu quả.
- Đánh giá dự án dựa trên tiêu chí hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách dự kiến.
- Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên, hỗ trợ quản lý trong việc đánh giá, khen thưởng và điều chỉnh chế độ đãi ngộ.
- Đồng bộ nhiệm vụ từ phần mềm CRM MISA, giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của nhân viên kinh doanh.
- Dùng thử miễn phí trong 14 ngày trước khi quyết định mua.

4. Phần mềm quản lý  dự án LiquidPlanner

LiquidPlanner là một phần mềm quản lý công việc được biết đến với khả năng đáp ứng nhiều nghiệp vụ phức tạp và quy mô nhân sự lớn. Tuy nhiên, điều này cũng làm tăng chi phí sử dụng của phần mềm, vượt xa so với các đối thủ cùng phân khúc trên thị trường.

• Ưu điểm của phần mềm quản lý dự án LiquidPlanner:

- Đáp ứng nhiều tính năng chuyên nghiệp như hoạch định kế hoạch dự án, đo lường, theo dõi, giám sát tiến độ và phân tích hiệu quả công việc chi tiết.

- Cung cấp các phân tích tỉ mỉ giúp tối ưu hóa kế hoạch cho các dự án tiếp theo.

- Có phiên bản miễn phí nhưng có các hạn chế.

• Hạn chế của phần mềm quản lý dự án LiquidPlanner:

- Chi phí sử dụng cao, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định và quy mô lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí này có thể là một gánh nặng đáng kể khi đầu tư vào phần mềm quản lý dự án này.

5. Quản lý dự án bằng Microsoft Project

Microsoft Project là một phần mềm quản lý tiến độ dự án mạnh mẽ, được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa quản lý dự án. Với Microsoft Project, doanh nghiệp có thể quản lý đồng thời nhiều dự án khác nhau một cách hiệu quả. Giao diện của phần mềm được thiết kế dưới dạng bảng, thân thiện và trực quan, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ của từng công việc và dự án.

• Ưu điểm của Microsoft Project:

- Tính đầy đủ và linh hoạt của các chức năng quản lý dự án.

- Cung cấp công cụ để giao, nhận, quản lý tiến độ và đánh giá dự án chi tiết và hiệu quả.

- Giúp nhà quản lý theo dõi mọi khía cạnh của dự án và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

• Nhược điểm của Microsoft Project:

- Đòi hỏi khối lượng kiến thức sâu về quản lý dự án để sử dụng hiệu quả.

- Yêu cầu thời gian và đầu tư đào tạo cho nhân viên để làm quen và sử dụng phần mềm.

- Tính năng phong phú có thể làm phức tạp quá trình triển khai nếu không được áp dụng và sử dụng đúng cách.

6. Quản lý dự án bằng Bitrix 24

Bitrix24 là một nền tảng quản lý dự án với hơn 35 công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm một cách hiệu quả. Phần mềm cho phép quản lý theo dõi từng dự án một cách trực quan thông qua bảng Kanban và biểu đồ Gantt. Bản miễn phí của Bitrix24 cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ và hỗ trợ tối đa 12 người dùng, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

7. Quản lý dự án bằng phần mềm Due miễn phí

Due là phần mềm quản lý công việc và theo dõi tiến độ hoàn hảo cho cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với các team làm việc có quy mô nhỏ. 

• Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án Due là:

- Hoạt động mượt mà: Dùng دون tài khoản, chạy tốt ngoại tuyến.

- Quản lý thông minh: Theo dõi tiến độ, nhắc nhở deadline, chia nhỏ công việc.

- Tăng hiệu quả: Tập trung, tránh bỏ sót deadline, tối ưu quy trình.

8. Quản lý dự án bằng phần mềm Project Manager

Project Manager là phần mềm quản lý tiến độ công việc dự án theo thời gian thực, giúp người dùng theo dõi tiến độ và ngày hoàn thành công việc chính xác, quản lý dự án trực quan với các dạng bảng và lên kế hoạch dự án hiệu quả.

• Ưu điểm phần mềm quản lý dự án Project Manager:

- Quản lý dự án hiệu quả theo thời gian thực.

- Tăng tính cộng tác và làm việc nhóm.

- Giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả dự án

- Tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Nhược điểm phần mềm quản lý dự án Project Manager:

- Chỉ cung cấp bản tính phí.

- Chi phí đầu tư ban đầu khá cao.

- Gói thấp nhất chỉ phù hợp cho quản lý dự án cá nhân.

9. Quản lý dự án bằng phần mềm Basecamp

Basecamp là phần mềm quản lý dự án từ xa hiệu quả và dễ sử dụng, phù hợp cho các nhóm làm việc với nhiều quy mô khác nhau. Với phiên bản miễn phí đáp ứng nhu cầu cơ bản, Basecamp là lựa chọn tốt để bạn bắt đầu quản lý dự án hiệu quả hơn.

• Ưu điểm của phầm mềm quản lý dự án Basecamp:

- Dễ sử dụng và trực quan.

- Nhiều tính năng hữu ích cho quản lý dự án.

- Hỗ trợ giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

- Phiên bản miễn phí đáp ứng nhu cầu cơ bản cho các dự án nhỏ.

• Nhược điểm của phầm mềm quản lý dự án Basecamp:

- Phiên bản miễn phí có giới hạn tính năng và dung lượng lưu trữ.

- Giao diện có thể hơi đơn giản cho một số người dùng.

- Khả năng tùy chỉnh hạn chế.

10. Quản lý dự án bằng phần mềm Wrike miễn phí

Wrike là phần mềm quản lý dự án, tiến độ và công việc được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn như L'Oreal, Western Union. Với nhiều tính năng mạnh mẽ, Wrike đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng của người dùng, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.

• Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án Wrike:

- Quản lý thời gian hiệu quả: Tính năng giám sát thời gian tích hợp với Zapier giúp tự động hóa ứng dụng web, tối ưu hóa hiệu suất công việc

- Hỗ trợ cộng tác: Đồng bộ hai chiều với Github giúp quản lý dự án dễ dàng, thúc đẩy cộng tác giữa các thành viên và nhà phát triển

- Linh hoạt và dễ sử dụng: Cập nhật trạng thái công việc, phân loại mức độ ưu tiên bằng nhãn màu sắc, quản lý bằng biểu đồ Gantt, dashboard tùy chỉnh (bản Pro)

- Gói miễn phí: Hỗ trợ tối đa 5 người dùng, phù hợp cho nhu cầu cơ bản.

• Nhược điểm của phần mềm quản lý dự án Wrike:

Wrike là giải pháp phần mềm quản lý dự án toàn diện cho doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật và tùy chỉnh cao, giá thành theo yêu cầu.

III. Tổng kết

Trên đây là những thông tin về 10 phần mềm quản lý dự án, một công cụ không thể thiếu trong việc triển khai và giám sát các dự án của doanh nghiệp. Việc chọn lựa phần mềm phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm miễn phí của nước ngoài, doanh nghiệp có thể gặp phải một số hạn chế như rào cản ngôn ngữ, giới hạn người dùng và thiếu hỗ trợ thường xuyên. Đặc biệt, với các doanh nghiệp lớn, cần quản lý nhiều dự án và nhân sự, các phiên bản miễn phí khó đáp ứng được nhu cầu. Các phần mềm quản lý dự án trong nước thường có chi phí cạnh tranh hơn và hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp Việt Nam.

Hy vọng với những gợi ý về 10 phần mềm quản lý dự án miễn phí trên, bạn có thể tìm được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Theo dõi PDCA để cập nhật những kiến thức giá trị về quản trị và xây dựng doanh nghiệp bài bản, tự động hóa nhé!