Mbo là gì? Ví dụ dễ hiểu về 6 bước quản trị mục tiêu hiệu quả

1. Mbo là gì?

Quản trị theo mục tiêu (Management by Objectives - MBO) là phương pháp chiến lược giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ban lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận và giám sát kết quả thực hiện các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Khi nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu, họ có xu hướng hoạt động tốt hơn và khả năng hoàn thành nhiệm vụ cao hơn. Thuật ngữ này xuất hiện lần đầu vào năm 1954 trong cuốn sách "Thực hành quản trị" của Peter Drucker. MBO còn được biết đến với các tên gọi khác như "Quản trị theo kết quả", "Quản trị mục tiêu", "Kiểm soát và hoạch định công việc", và "Mục tiêu và kiểm tra".

Các yếu tố cơ bản của MBO bao gồm sự cam kết của nhà quản trị, sự hợp tác của các thành viên, tinh thần tự quản và việc kiểm soát kế hoạch. MBO là công cụ quản lý hiệu quả dựa trên việc nhận định mục tiêu và đánh giá quá trình thực hiện. Phương pháp này giúp tổ chức và nhân viên cùng phát triển và đạt được những thành tựu đáng kể trong công việc.

2. Vì sao doanh nghiệp nên ứng dụng MBO?

MBO là một phương pháp quản trị hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp Mbo:

• Tăng tập trung vào mục tiêu và tăng hiệu suất: 

MBO giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu và tập trung nguồn lực vào những hoạt động quan trọng nhất. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động được nâng cao và doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.

• Nâng cao tính cộng tác: 

MBO khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết, đồng lòng và thúc đẩy hợp tác giữa các cá nhân và bộ phận.

• Tăng cường động lực và cam kết đối với mục tiêu công việc: 

Khi tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu, nhân viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm và cam kết cao hơn với công việc. Nhờ vậy, họ sẽ nỗ lực hơn để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

• Cải thiện giao tiếp và minh bạch giữa các thành viên trong tổ chức: 

MBO các thành viên trong tổ chức cùng hiểu rõ mục tiêu chung và vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu chung. Điều này giúp cải thiện giao tiếp và minh bạch trong tổ chức.

• Đánh giá hiệu quả công bằng: 

MBO cung cấp một hệ thống đánh giá hiệu quả công bằng và khách quan dựa trên việc đạt được mục tiêu. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đánh giá đúng năng lực và đóng góp của mỗi cá nhân.

• Phát triển nhân viên: 

MBO khuyến khích nhân viên tự học hỏi và phát triển bản thân để đạt được mục tiêu. Nhờ vậy, năng lực và trình độ chuyên môn của nhân viên được nâng cao.

3. Ví dụ dễ hiểu về áp dụng mbo trong doanh nghiệp

Dưới đây là những ví dụ dễ hiểu khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp MBO:

Ví dụ về MBO cho bộ phận Marketing:

• Đạt được 1000 khách hàng tiềm năng mỗi tháng.

• Marketing đóng góp 40% tổng doanh thu của công ty.

• Tăng gấp đôi traffic vào website.

• Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi trang đích lên 30%.

• Tăng 25% mức độ nhận biết thương hiệu của công ty.

Ví dụ về MBO cho bộ phận Kinh doanh:

• Đạt mục tiêu 50 khách hàng đăng ký mới.

• Giao dịch trung bình đạt 150.000 USD.

• Giảm chu kỳ bán hàng xuống thành 3 tháng.

• Đạt tỷ lệ ký hợp đồng 20%.

Ví dụ về MBO cho bộ phận Nhân sự (HR):

• Duy trì tỷ lệ hài lòng của nhân sự là 85%.

• Tăng mức độ tương tác của nhân sự lên 85%.

• Duy trì mức lương và thưởng cao hơn 10% so với mức trung bình của thị trường và ngành.

• Thực hiện giao tiếp chặt chẽ với bộ phận bán hàng để xác định yêu cầu tuyển dụng.

• Nâng cao ROI của bộ phận lên 5%.

• Triển khai 1 chương trình đào tạo lãnh đạo.

• Đạt được 15% ứng viên từ giới thiệu của nhân sự.

4. 6 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả theo phương pháp mbo

4.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Mô hình MBO đặt ra mục tiêu dựa trên mục tiêu tổng thể của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển. Các mục tiêu này là những mục tiêu quan trọng và toàn diện. Sau đó, các bộ phận và nhân viên cấp dưới sẽ dựa vào đó thể để thiết lập các mục tiêu nhỏ phục vụ cho mục tiêu lớn. Những mục tiêu do người giám sát đặt ra lại là tạm thời và dựa trên những quan sát và đánh giá về những gì công ty có thể và cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.

=>>> Xem thêm: Ý nghĩa của tầm nhìn, sứ mệnh đối với doanh nghiệp

=>>> Xem thêm: Hệ thống sứ mệnh quyết định sự khác biệt của thương hiệu 

4.2 Xác định mục tiêu của nhân viên theo nguyên lý 80/20

Sau khi nhân viên nhận thông tin tóm tắt về kế hoạch, chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức, các nhà quản lý có thể bắt đầu hợp tác với cấp dưới để thiết lập các mục tiêu cá nhân cho từng vị trí. Đây là một cuộc đối thoại để chia sẻ về khả năng thực hiện trong một khung thời gian cụ thể và đề xuất các mục tiêu khả thi cho tổ chức hoặc bộ phận.

Trong quá trình này, việc xác định mục tiêu cá nhân đóng vai trò quan trọng trong quản lý MBO. Các nhà quản lý có thể bắt đầu bằng việc hợp tác với cấp dưới và thiết lập các mục tiêu cá nhân dựa trên bản tóm tắt về chiến lược. Điều này đòi hỏi các mục tiêu phải được đặt ra cụ thể, có khả năng đo lường và mang tính thách thức, đồng thời vẫn đảm bảo khả năng thực hiện. Các phương pháp đo lường như OKR, KPI thường được áp dụng để đánh giá tiến độ và hướng dẫn thực hiện mục tiêu của nhân sự.

Để thiết lập các mục tiêu này, người quản lý cần phân tích các nhiệm vụ, quyền hạn và chức năng của từng bộ phận, đồng thời hiểu rõ về số lượng nhân sự trong từng bộ phận. Điều này giúp định hướng công việc phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.

=>>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc hiệu quả cho nhân viên doanh nghiệp nhất định phải biết

4.2 Giám sát liên tục

Để thực hiện mục tiêu phát triển chung của tổ chức, mỗi cá nhân cần hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Việc theo dõi chặt chẽ tiến độ, kết quả thực hiện và sự tiến bộ của nhân viên là rất quan trọng.

Để giám sát chi tiết hiệu suất và tiến độ của từng nhiệm vụ được giao cho từng cá nhân, các nhà quản lý có thể áp dụng các công cụ quản lý công việc như: tạo danh sách công việc, quản lý tiến độ và đánh giá chất lượng.

Ví dụ: Đối với mục tiêu A, người quản lý có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc Tanca để đặt mục tiêu, gán người thực hiện, theo dõi tiến độ và đánh giá các tiêu chí thực hiện.

Mô hình quản lý theo Mục tiêu (MBO) thường bao gồm các hoạt động như đánh giá kết quả, cung cấp phản hồi và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo thực hiện mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.

4.4 Đánh giá hiệu quả

Đánh giá hoạt động là một phần thiết yếu của phương pháp Quản trị theo Mục tiêu (MBO), đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tổ chức và cá nhân luôn hướng đến mục tiêu chung và đạt được kết quả tối ưu. Dưới đây là các bước thực hiện đánh giá hoạt động hiệu quả trong MBO:

• Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá rõ ràng:

Thiết lập các tiêu chí đo lường được, cụ thể, có thể đạt được và phù hợp với thời gian (SMART) để đánh giá hiệu suất cá nhân hoặc nhóm.

Các tiêu chí này cần liên quan trực tiếp đến mục tiêu chung của tổ chức và được thống nhất giữa các cấp quản lý.

• Bước 2: Đánh giá quá trình thực hiện:

Theo dõi sát sao cách thức thực hiện công việc, đảm bảo tuân thủ quy trình MBO đã đề ra. Phân tích phương pháp làm việc, sử dụng nguồn lực và giải quyết vấn đề của cá nhân hoặc nhóm.

• Bước 3: So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra:

Đối chiếu kết quả thực tế đạt được với mục tiêu đã đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch MBO. Sử dụng các số liệu thống kê, báo cáo và ý kiến phản hồi để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.

• Bước 4: Xác định khó khăn và rào cản:

Phân tích và thống kê những khó khăn, vướng mắc gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và ảnh hưởng của chúng đến kết quả chung.

• Bước 5: Đưa ra phản hồi và điều chỉnh:

Cung cấp phản hồi chi tiết, cụ thể và mang tính xây dựng cho cá nhân hoặc nhóm làm việc dựa trên kết quả đánh giá. Điều chỉnh kế hoạch và mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo phù hợp với kết quả đánh giá và thực tế hoạt động. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ cần thiết để khắc phục khó khăn, rào cản và nâng cao hiệu quả hoạt động.

4.5 Phản hồi, cải tiến quy trình

Phản hồi liên tục là yếu tố then chốt trong phương pháp Quản trị theo Mục tiêu (MBO), giúp nhân viên nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và điều chỉnh kế hoạch công việc hiệu quả.

• Lợi ích của phản hồi liên tục:

Nâng cao nhận thức: Phản hồi giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và trách nhiệm của họ trong việc hoàn thành mục tiêu chung.

Khuyến khích điều chỉnh: Nhờ phản hồi, nhân viên có thể điều chỉnh kế hoạch và phương pháp làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.

Tăng cường động lực: Phản hồi tích cực khích lệ tinh thần và động lực làm việc của nhân viên.

Cải thiện hiệu suất: Nhờ phản hồi liên tục, hiệu suất làm việc của cá nhân và tập thể được nâng cao.

• Cách thức thực hiện phản hồi liên tục:

Thiết lập kênh giao tiếp cởi mở: Khuyến khích trao đổi hai chiều giữa quản lý và nhân viên để chia sẻ thông tin và ý kiến.

Tổ chức họp đánh giá định kỳ: Thảo luận về tiến độ, khó khăn và giải pháp để đạt mục tiêu.

Cung cấp phản hồi kịp thời: Phản hồi cần được đưa ra ngay khi có thông tin hoặc phát hiện vấn đề.

Đảm bảo tính xây dựng: Phản hồi cần mang tính trung thực, khách quan và hướng đến giải pháp.

Sử dụng đa dạng phương thức: Kết hợp phản hồi trực tiếp, qua email, báo cáo, v.v.

=>>> Xem thêm: Xây dựng chu trình PDCA, cải tiến liên tục cho doanh nghiệp 

4.6 Ghi nhận kết quả đạt được

Ghi nhận và khen thưởng thành tích là bước quan trọng trong Quản trị theo Mục tiêu (MBO), đóng vai trò then chốt trong việc khuyến khích nhân viên, thúc đẩy tinh thần thực hiện MBO và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

• Lợi ích của ghi nhận và khen thưởng:

Tăng cường động lực: Khi được ghi nhận và khen thưởng, nhân viên sẽ cảm thấy được khích lệ, có thêm động lực để phấn đấu và hoàn thành tốt hơn các mục tiêu.

Nâng cao tinh thần làm việc: Việc ghi nhận và khen thưởng tạo ra môi trường làm việc tích cực, giúp nhân viên cảm thấy gắn bó và cống hiến hơn cho tổ chức.

Phát triển năng lực: Khen thưởng khuyến khích nhân viên học hỏi, trau dồi kỹ năng và phát triển bản thân để đạt được thành công cao hơn.

Thu hút và giữ chân nhân tài: Hệ thống ghi nhận và khen thưởng hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân những nhân viên tài năng.

• Cách thức ghi nhận và khen thưởng hiệu quả:

Xác định rõ ràng tiêu chí khen thưởng: Tiêu chí khen thưởng cần cụ thể, rõ ràng, phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và được truyền đạt đầy đủ đến nhân viên.

Sử dụng đa dạng hình thức khen thưởng: Khen thưởng có thể bao gồm tiền thưởng, quà tặng, bằng khen, cơ hội thăng tiến, v.v.

Khen thưởng kịp thời: Việc ghi nhận và khen thưởng nên được thực hiện ngay khi nhân viên đạt được thành tích.

Khen thưởng công khai: Việc khen thưởng công khai giúp tạo động lực cho các nhân viên khác và củng cố văn hóa ghi nhận thành tích trong tổ chức.

Kết hợp khen thưởng cá nhân và tập thể: Khen thưởng cả thành tích cá nhân và tập thể để khuyến khích tinh thần hợp tác và teamwork.

5. Ưu nhược điểm của phương pháp mbo

5.1 Ưu điểm

Quản trị theo Mục tiêu (MBO) là phương pháp quản lý tập trung vào việc thiết lập mục tiêu chung cho tổ chức và cá nhân, từ đó thúc đẩy sự phối hợp, đồng lòng và nâng cao hiệu quả hoạt động. MBO mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Nâng cao vai trò và trách nhiệm của nhân viên:

MBO khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình thiết lập mục tiêu, giúp họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc hoàn thành mục tiêu chung. Các mục tiêu được cá nhân hóa dựa trên năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn của mỗi nhân viên, tạo động lực và sự cam kết cao hơn trong công việc.

• Cải thiện hiệu quả làm việc:

Việc tập trung vào mục tiêu rõ ràng giúp nhân viên ưu tiên công việc hiệu quả, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực. Quá trình theo dõi và đánh giá thường xuyên giúp kịp thời phát hiện vấn đề và điều chỉnh phương án thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

• Tăng cường giao tiếp và hợp tác:

MBO thúc đẩy giao tiếp cởi mở và minh bạch giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các bộ phận trong tổ chức. Việc chia sẻ mục tiêu chung giúp nhân viên phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.

• Nâng cao năng lực và phát triển nhân viên:

Quá trình thiết lập và hoàn thành mục tiêu giúp nhân viên trau dồi kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm thực tế. Phản hồi và đánh giá thường xuyên giúp nhân viên nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và có định hướng phát triển bản thân phù hợp.

• Tạo môi trường làm việc tích cực:

MBO tạo động lực cho nhân viên nỗ lực hoàn thành mục tiêu, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn bó với tổ chức. Việc ghi nhận và khen thưởng thành tích giúp khích lệ nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

5.2 Nhược điểm

Quản trị theo MBO, dù mang lại nhiều lợi ích, vẫn tiềm ẩn một số hạn chế cần được doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng:

• Bỏ qua đặc thù thực tế:

MBO có thể bỏ qua các yếu tố đặc thù về văn hóa, quy trình, nguồn lực hiện có của tổ chức, dẫn đến khó khăn trong triển khai và hiệu quả thấp. Áp lực hoàn thành mục tiêu đặt ra có thể khiến nhân viên chán nản nếu không phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế.

• Tạo áp lực cho nhân viên:

Việc tập trung quá mức vào mục tiêu có thể gây áp lực cho nhân viên, dẫn đến stress, giảm năng suất và sáng tạo. Kỳ vọng cao từ tổ chức có thể khiến nhân viên cảm thấy nản lòng nếu không đạt được mục tiêu do yếu tố khách quan.

• Hạn chế tính linh hoạt:

MBO tập trung vào mục tiêu ngắn hạn, có thể hạn chế khả năng thích ứng của doanh nghiệp với những thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh. Quy trình MBO nếu quá cứng nhắc có thể cản trở sự sáng tạo và đổi mới trong công việc.

• Khó khăn trong triển khai:

Áp dụng MBO đòi hỏi thời gian, nguồn lực và sự đầu tư cho đào tạo, huấn luyện nhân viên. Việc xây dựng hệ thống mục tiêu phù hợp và đánh giá hiệu quả cần được thực hiện bài bản và khoa học.

• Rủi ro lệch lạc mục tiêu:

Tính tự do và sáng tạo trong MBO có thể khiến nhân viên đi chệch hướng mục tiêu chung của tổ chức. Việc theo dõi, điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết có thể gặp khó khăn do tính định lượng của MBO.

• Hạn chế trong kiểm soát chi phí:

Do tính phân chia mục tiêu cá nhân và cách thức thực thi khác nhau, MBO có thể dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát chi phí chung. Việc thiếu sự đồng nhất trong thực thi có thể gây lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng đến hiệu quả chung.

• Thiếu đơn vị đào tạo chuyên nghiệp:

So với các công cụ quản trị khác như BSC, MBO còn thiếu hụt các đơn vị đào tạo và chứng nhận chuyên nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc triển khai MBO không hiệu quả hoặc sai lệch so với nguyên tắc ban đầu.

6. Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã hiểu rõ về khái niệm MBO, những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp cũng như quy trình xây dựng hệ thống MBO. Bất kỳ công cụ quản trị nào cũng có ưu điểm và hạn chế riêng, điều quan trọng là chúng ta lựa chọn và ứng dụng chúng một cách phù hợp với doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả cao nhất, việc phát huy những ưu điểm và khắc phục nhược điểm của công cụ là cần thiết.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng quản trị và biết cách ứng dụng nhiều mô hình quản lý khác nhau bên cạnh MBO, hãy tham khảo khóa học Giải phóng lãnh đạo Trường Doanh nhân PDCA. Chương trình học cung cấp kiến thức thực tiễn, kết hợp với nhiều hoạt động thực hành “cầm tay chỉ việc” giúp học viên có trải nghiệm thực tế và tư duy vững vàng cho sự nghiệp quản trị và lãnh đạo. PDCA hy vọng rằng những thông tin từ bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp quản lý và phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả và bền vững.