Horenso là gì? Bí quyết làm việc nhóm thần thánh của người nhật

1. Horenso là gì?

Nhật Bản, mặc dù từng trải qua thời kỳ khó khăn với tài nguyên thiếu hụt và hậu quả nặng nề của Thế Chiến II, nhưng đã nhanh chóng phục hồi và trở thành một trong những nền kinh tế hàng đầu thế giới. Một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào thành công này là quy tắc Horenso, một phương pháp làm việc nhóm mang tính cách mạng. Horenso là viết tắt của ba giai đoạn quan trọng trong giải quyết vấn đề: Hokoku (bao cáo), Renraku (liên lạc), và Sodan (thảo luận). Thay vì tự giải quyết, người Nhật được khuyến khích báo cáo thường xuyên với cấp trên (Hokoku), cập nhật thông tin đầy đủ cho các bộ phận liên quan (Renraku), và hội đàm để tìm ra giải pháp tối ưu (Sodan). Quy tắc này giúp đảm bảo rằng các tổ chức luôn nắm bắt kịp thời mọi vấn đề, đồng thời thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm chuyên nghiệp, điều mà nổi bật trong văn hóa làm việc của quốc gia này.

2. Tầm quan trọng của horenso trong doanh nghiệp

Mục đích chính của Horenso khi áp dụng trong doanh nghiệp là thúc đẩy mối quan hệ chặt chẽ giữa sếp và nhân viên, từ đó xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ. Bằng cách sử dụng kỹ năng Horenso trong quá trình làm việc, đồng nghiệp có thể thúc đẩy sự hài hòa trong quan hệ và tìm ra tiếng nói chung, góp phần vào việc hoàn thành các dự án lớn.

Nguyên tắc Horenso không chỉ áp dụng trong công việc văn phòng mà còn có thể áp dụng vào cuộc sống hàng ngày, giao tiếp và làm việc nhóm. Horenso giúp tối ưu hoá công việc và nâng cao khả năng giao tiếp trong mọi tình huống.

Việc tham khảo ý kiến của đồng nghiệp trước khi ra quyết định không chỉ giúp bạn tránh được các hướng đi sai mà còn giúp tăng cường khả năng tìm ra giải pháp hiệu quả hơn. Điều này thể hiện sự quan trọng của quá trình đưa ra giải pháp trong triết lý làm việc của người Nhật Bản.

3. Nguyên tắc áp dụng Horenso trong văn hóa doanh nghiệp

3.1 HOKOKU: Báo cáo

Trong mô hình Horenso, việc báo cáo là không thể thiếu để chia sẻ thông tin về tiến độ và kết quả công việc với cấp trên. Chủ động báo cáo không chỉ giữ vững sự tin tưởng mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp trong làm việc. Thời điểm báo cáo cần được xác định hợp lý để đảm bảo thông tin cập nhật đầy đủ và kịp thời, bao gồm cả khi hoàn thành công việc, có thay đổi quan trọng, hoặc có thông tin mới và giải pháp mới cho vấn đề. Báo cáo hiệu quả cần đảm bảo tính định kỳ, chính xác, và đầy đủ thông tin, đồng thời báo trước tin xấu và sử dụng văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận. Ngược lại, báo cáo ngẫu hứng, thiếu chính xác và thiếu thông tin cần tránh để duy trì mối tương tác hiệu quả trong môi trường làm việc.

3.2 RENRAKU: Liên hệ

Trong Horenso, việc duy trì liên lạc là một thử thách lớn nhất. Người Nhật luôn khuyên rằng trong giao tiếp, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Việc liên lạc luôn phụ thuộc vào yếu tố thời gian. Khi cần thông báo về tiến độ hoàn thành yêu cầu từ khách hàng và sếp đang bận rộn, việc sử dụng "Xin lỗi" là phương pháp nhanh nhất để tiếp cận. Các phương pháp liên lạc hiệu quả bao gồm lời nói, điện thoại, và email nội bộ, với mục đích đơn giản và chính xác.

3.3 SODAN: Thảo luận

Bàn bạc là điểm then chốt để giải quyết công việc hiệu quả nhất. Việc hỏi ý kiến, đóng góp quan điểm giúp mở rộng góc nhìn và tìm ra phương án tối ưu. Để bàn bạc hiệu quả, cần có sự tham gia đông đảo, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến và mục đích rõ ràng. Quyết định cuối cùng được đưa ra và mọi người đều tuân theo. Ngược lại, khi ít người tham gia, các quan điểm giống nhau và không có quyết định cuối cùng, bàn bạc sẽ không hiệu quả. Sau khi đạt được thống nhất, kết quả cần được truyền đạt đến những người liên quan.

4. Ví dụ mẫu về ứng dụng Horenso trong doanh nghiệp

Nếu bạn chưa rõ về quy tắc Horenso, hãy xem ví dụ sau đây:

Tình huống: Bạn bị tắc đường và đến muộn 10 phút vào buổi sáng.
Giải pháp: Ngay khi nhận ra sẽ đến muộn, bạn nên liên lạc với sếp qua RENRAKU. Thông báo rằng bạn sẽ đến muộn và giải thích lý do. Sau khi đến văn phòng, hãy gặp sếp và thông báo về sự hiện diện của bạn.

Quan trọng là phải liên lạc ngay khi nhận ra sẽ đến muộn để mọi người có thể điều chỉnh thời gian của mình. Ví dụ, có thể hoãn cuộc họp 10 phút hoặc thông báo với đối tác nếu họ cần gặp bạn.

5. Thời điểm vàng thực hiện quy tắc Horenso

Dựa trên các ví dụ đã trình bày trước đó, bạn đã có thể hiểu được những tình huống cụ thể nên áp dụng quy tắc Horenso trong quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là những ví dụ cụ thể:

•  Khi báo cáo tiến độ công việc:

Ví dụ, thông báo tiến độ của dự án như yêu cầu từ sếp:

"Hôm nay, tôi sẽ báo cáo về tiến độ của dự án. Hiện tại, các yêu cầu của dự án đã được hoàn thành trong cuộc họp với khách hàng. Dự án vẫn đang tiếp tục triển khai, vì vậy ngày mai tôi sẽ tiếp tục báo cáo tiến độ."

• Khi cần giữ liên lạc:

Ví dụ, thông báo về việc bạn sẽ đến muộn:

"Vì lý do chuyến tàu trễ, hôm nay tôi sẽ đến muộn khoảng 30 phút. Xin lỗi về sự bất tiện này."

• Khi cần tham vấn:

Ví dụ, muốn thảo luận về tiến độ dự án với sếp:

"Tôi muốn bàn bạc về tiến độ dự án. Xin vui lòng cho biết thời gian phù hợp để thảo luận vào chiều nay."

Các ví dụ này minh họa cách áp dụng phương pháp Horenso một cách hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

6. Gợi ý cách sử dụng Horenso giúp tăng năng suất trong làm việc nhóm 

6.1 Xác nhận trước khi làm việc

Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu bởi người khác hoặc trong trường hợp công việc được uỷ quyền, việc xác nhận trước là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc hiểu rõ vấn đề cần giải quyết, đưa ra các giải pháp phù hợp, đánh giá các hậu quả có thể xảy ra và tính toán chi phí để giải quyết vấn đề. Ngay cả khi bạn có cảm giác rằng mình đã thực hiện đúng, việc kiểm tra lại vẫn là điều cần thiết để đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách chính xác và tránh sai sót không đáng có.

6.2 Báo cáo kịp thời

Báo cáo kịp thời là yếu tố quan trọng giúp ban lãnh đạo có thể hỗ trợ và quản lý công việc một cách hiệu quả. Việc chuyển đổi thông tin xấu thành tin tốt thông qua báo cáo nhanh chóng là điều cần thiết để ban lãnh đạo có thể đưa ra biện pháp hỗ trợ kịp thời và cùng nhau giải quyết vấn đề. Các chuyên gia thường có thói quen thông báo các vấn đề trước khi chúng xảy ra, ví dụ như còn 3 giờ để hoàn thành công việc nhưng có khả năng không thể hoàn thành đúng thời hạn đã cam kết.

Mặc dù bạn có cảm thấy không có vấn đề gì xảy ra, cũng nên báo cáo vì đôi khi chúng ta không phát hiện được những vấn đề tiềm ẩn. Những người có kinh nghiệm thường mới nhận ra những vấn đề này. Việc thường xuyên báo cáo cũng giúp người quản lý yên tâm hơn trong quá trình điều hành công việc hàng ngày.

=>>> Xem thêm: Xây dựng chu trình PDCA giúp giám sát và cải tiến liên tục

6.3 Minh bạch thông tin trong nhóm

Để chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, chúng ta có thể sử dụng các phương tiện như cập nhật trực tiếp, bài đăng trên bảng thông báo hoặc các cuộc họp hàng ngày. Việc chia sẻ tin tức thường xuyên không chỉ giúp tăng cường hiểu biết chung mà còn thúc đẩy sự hỗ trợ và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Điều này giúp mỗi người trong tổ chức có thể hỗ trợ nhau một cách tốt nhất.

6.4 Xây dựng văn hóa chủ động làm việc

Triển khai Horenso mang đến hai khía cạnh quan trọng. Đầu tiên là quản lý hiệu suất, yêu cầu bạn phải tiếp cận một cách chủ động. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý và tạo cơ hội cho họ để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Thứ hai, việc tự chủ động trong công việc cũng phản ánh bạn là một người siêng năng, quyết đoán và có thái độ làm việc tích cực. Những phẩm chất này giúp bạn được đánh giá cao trong môi trường làm việc.

=>>> Xem thêm: 7 bước xây dựng văn hóa bài bản, chuyên nghiệp

7. Tổng kết

Hy vọng qua bài viết này của PDCA, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về Horenso và cách áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Các nước phương Tây thường khuyến khích sự chủ động trong công việc, tuy nhiên Horenso của người Nhật lại nhấn mạnh sự đồng thuận và tầm quan trọng của giao tiếp trong làm việc nhóm. Hãy theo dõi PDCA để cập nhật thêm thông tin mới nhất về kinh doanh và quản trị nhé!