Cách quản lý thời gian hiệu quả như một tổng thống

1. Quản lý thời gian hay quản lý sự ưu tiên?

Ai cũng nói về cách quản lý thời gian hiệu quả.

Nhưng sự thật chúng ta có quản lý được thời gian không?

Chúng ta có thể quản lý được bản thân, công việc, nhân sự,...

Chúng ta có thể ăn uống điều độ, sống khỏe mạnh, tích cực, lạc quan để tăng tuổi thọ - Sở hữu thêm nhiều thời gian.

Nhưng chúng ta không thể yêu cầu thời gian quay ngược lại hoặc đi nhanh hơn.

Bạn có để dành 3 tiếng dư của ngày hôm nay, để ngày mai có 27 tiếng để dùng không?

Lãnh đạo khôn ngoan hiểu được rằng chúng ta không thể áp dụng những kỹ thuật quản trị đối với thời gian, chúng ta chỉ có thể QUẢN TRỊ NHỮNG ƯU TIÊN CỦA MÌNH, để lấp đầy được 24 khung thời gian trong ngày một cách hiệu quả nhất.

Tất nhiên, mọi từ khóa bạn tìm hiểu đều gắn với những cụm từ phổ biến như “cách thức quản lý thời gian hiệu quả”, “cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc”,

Bộ máy tìm kiếm của Google sẽ dẫn bạn đến bài có từ khóa bạn quan tâm.

Nên nếu PDCA luôn gọi là quản trị ưu tiên, thì những Lãnh đạo đang bận tối mày tối mặt sẽ khó tiếp xúc đến bài viết này, dù PDCA tâm huyết đến như thế nào.

Cho nên bạn phải nhớ rằng, cho dù trong bài này, PDCA dùng bao nhiêu cụm từ quản lý thời gian, thì bạn cũng phải “tự động dịch” thành QUẢN LÝ SỰ ƯU TIÊN nhé!!! (Cười)

2. Tại sao phải biết cách để quản lý thời gian hiệu quả?

Lãnh đạo đã làm quần quật cả ngày, rồi nửa đêm thẫn thờ tự tổng kết lại: 

Mình đã làm được điều gì quan trọng hôm nay chưa?

Câu trả trời thường đơn giản, trầm trọng và trở thành “giọt nước tràn ly” làm cạn kiệt hoàn toàn năng lượng và niềm tin của bạn.

Khi bạn phải cầu cứu Google với những từ khóa như: Quản trị công việc, Quản trị thời gian, Quản lý nhân viên,... đó là lúc lộ trình lãnh đạo của bạn đang bất ổn.

Thời đại này đang bùng nổ với vô vàn những tác nhân gây nhiễu tưởng chừng như “vô hại, không liên quan”, như: Quảng cáo, âm thanh, thông báo,...

Hay những “kẻ cắp thời gian” như: Facebook, Tiktok, Email, Instagram,...

Hoặc khi bạn “nhận” những việc được “giao” vốn không phải của bạn.

Mà khi biết cách quản trị sự ưu tiên giúp bạn:

• Tối ưu thời gian cho những công việc từ quan trọng đến khẩn cấp
• Phân bổ những công việc phù hợp cho
• Nâng cao hiệu suất
• Tránh trì hoãn
• Tránh bị chồng chéo hay bỏ sót công việc
• Tăng cường tự tin
• Giảm bớt căng thẳng

Tất nhiên, PDCA chỉ nêu được những vai trò tổng quan nhất.

Bạn nhất định phải tìm ra những mục tiêu, những động lực mạnh mẽ nhất thôi thúc bạn hành động.

Vì PDCA đã gặp rất nhiều học viên của mình, khó khăn đó, đau đó, rồi có phương pháp giải quyết đó, nhưng chỉ kiên trì cải tiến được một thời gian rất ngắn rồi bỏ cuộc. 

Thành quả vẫn đang bơ vơ chờ bạn ở đích đến.

Chỉ khi bạn đủ quyết tâm, quyết làm, làm cho bằng được.

Đôi mắt bạn chỉ hướng về mục tiêu đó, hai tay bạn chỉ vì mục tiêu mà lao tới, đôi chân bạn nhảy bật qua mọi chướng ngại vật.

Mọi thứ làm bạn xao nhãng, mọi thứ không quan trọng đều bị bạn loại bỏ không chút do dự.

Cho nên ở đây, PDCA muốn nhấn mạnh một điều, bạn phải có một mục tiêu đủ lớn, một quyết tâm mạnh mẽ và năng lực hành động hàng đầu, đó mới là nền tảng cho bạn thực hiện mọi cải tiến thành công.

3. Cách quản trị sự ưu tiên

“Tôi làm việc rất chăm chỉ, nhưng không đạt thành quả như mong muốn.”

“Tại sao tôi khó hoàn thành mọi việc đúng hạn.”

Dường như tồn tại một nghịch lý là:

Nếu không có phương pháp và kỷ luật thì khi càng có nhiều thời gian, chúng ta càng trì hoãn.

Nhưng là lãnh đạo, không có chỗ cho bạn lãng phí nguồn lực và trì hoãn.

Vậy bạn đã biết lựa chọn lấp đầy khung thời gian của mình bằng những ưu tiên nào chưa?

Làm cách nào để xác định những ưu tiên đó?

Vậy chúng ta hãy cùng học xem một người bận rộn và thành công như tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower làm việc đó như thế nào nhé.

PDCA sẽ không đi vào quá nhiều cách khiến bạn bị rối, bạn chỉ cần hiểu và làm tốt một phương pháp thôi thì đã là cách quản lý thời gian hiệu quả nhất rồi

"Việc quan trọng thường không khẩn cấp và 

Việc khẩn cấp thường không quan trọng." 

Dwight Eisenhower

Thật ra, đây là một “bệnh chung” mà không ít chủ doanh nghiệp đi lên từ nghề mắc phải.

Bởi vì khi điều hành cả một doanh nghiệp, bạn càng dễ bị tác động bởi nhiều yếu tố.

Bạn rất dễ bị cuốn vào hết nhiệm vụ khẩn cấp này đến việc khẩn cấp khác mà không nhận thấy rằng những công việc thật sự quan trọng liên tục bị gạt sang một bên - Cho đến khi chúng cũng “biến đỏ” báo động khẩn cấp.

Thật ra PDCA có đi dạo một vòng, 

Thì thấy các bài viết đều chỉ ta nên làm gì với các công việc quan trọng hay không, khẩn cấp hay không, 

Nhưng đều quên chỉ cách chúng ta phân biệt rạch ròi đâu là việc thực sự quan trọng, như thế nào là việc khẩn cấp.

Thế cho nên khi nhân viên bước chân vội vàng vào văn phòng đề nghị: 

“Anh/Chị ơi, em đang làm tới đây thì nó bị như vầy, trước giờ chỉ có anh/chị làm được thôi, anh chị chỉ em với để cho kịp tiến độ với.”

Thế là bạn thấy được “tầm quan trọng” của bản thân với công việc, cũng như tính khẩn cấp nên thoải mái “nhận” việc nhân viên “giao”.

Để rồi cuối ngày lại tự hỏi bản thân: 

“Sao mình nhiều việc thế, sao mình chăm chỉ thế mà kết quả chẳng đâu vào đâu?”

Chỉ là bạn đang bị cuốn theo guồng công việc của người khác, hỗ trợ cho mục tiêu của họ mà bỏ rơi những mục tiêu quan trọng của bản thân thôi,

Có quen thuộc không ạ?

Vậy cùng PDCA phân biệt nhé:

4.1 Việc khẩn cấp:

• Thời hạn ngay lập tức hoặc quá hạn
• Không tác động nhiều đến cuộc sống của bạn
• Được thúc đẩy bởi các yếu tố bên ngoài như thời hạn

4.2 Việc quan trọng:

• Không nhất thiết phải có thời hạn
• Góp phần thực hiện các giá trị, sứ mệnh và mục tiêu lâu dài của bạn, của công ty
• Được thúc đẩy bởi những ưu tiên, mục tiêu bạn muốn đạt được, và tùy vào nhu cầu, hoàn cảnh cá nhân của mỗi người

Vì những gì là quan trọng rất khác nhau với mỗi người, với một tổ chức.

Nên cần xác định rõ mục tiêu, mong muốn của bạn, của công ty nếu không sẽ dễ bị cuốn đi phục vụ cho mục tiêu, mong muốn của người khác.

4.3 Việc quan trọng và việc khẩn cấp đều:

Không nhất thiết phải tốn nhiều thời gian, công sức để hoàn thành

Có những việc (Quan trọng hoặc khẩn cấp) trở thành việc khẩn cấp là do bị trì hoãn hoặc bỏ sót

4.4 Các câu hỏi phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp:

• Việc này mang lại những giá trị gì? 
• Việc này tác động đến bạn, đến công ty bạn như thế nào?
• Nhiệm vụ này có giúp hoàn thành mục tiêu của bạn không?
• Không làm thì sẽ mang lại hậu quả gì?
• Bạn có giải quyết được những hậu quả đó không?
• Bạn làm ngay lập tức và lên kế hoạch để làm thì có khác gì nhau không?
• Có ai phù hợp có thể làm được điều này thay bạn không?

Mọi người thường bắt đầu Ma trận Eisenhower bằng  những công việc quan trọng và khẩn cấp.

Nhưng ở đây, PDCA muốn bạn đi ngược lại.

Ngay từ đầu, hãy mạnh dạn “gọt bỏ” khỏi danh sách công việc của chúng ta những việc vừa không quan trọng, cũng chẳng khẩn cấp.

Chúng chiếm cứ list công việc của bạn nhưng không mang lại bất cứ lợi ích nào, và không làm thì cũng chẳng có hậu quả gì nghiêm trọng hết.

Đó có thể là những công việc:

• Gây xao lãng như Mạng xã hội (Facebook, Tiktok,...)
• Không mang lại những lợi ích đáng kể như Mua sắm quá mức

6. Ủy quyền việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

Một công việc không mang lại nhiều giá trị, ý nghĩa với mục tiêu của bạn nhưng lại cần giải quyết ngay.

Công việc đó có thể:

• Không thuộc trách nhiệm của bạn
• Sự gián đoạn không cần thiết từ đồng nghiệp hoặc người thân, bạn bè
• Kiểm tra tin nhắn nội bộ, email,... ngay khi chúng vang lên thông báo
• Họp

Để có thể tập trung hơn vào công việc quan trọng, là lãnh đạo, bạn phải học được cách giao việc rõ ràng, đầy cảm hứng để nhân viên mình hồ hởi thực hiện.

Bên cạnh đó, hãy quy định rõ ràng với nhân viên về thời gian và thời lượng bạn có thể ngồi lại làm việc với họ.

Nhớ ưu tiên giải quyết vấn đề theo từng bước sơ đồ tổ chức, đừng để cánh cửa văn phòng bạn luôn bị gõ vang chỉ vì “cây kim sợi chỉ”.

Với bản thân mình, bạn hãy tắt thông báo trên điện thoại và máy tính đi, chỉ kiểm tra, trả lời và giải quyết trong một khung giờ nhất định thôi.

Những việc ở mục này thường yêu cầu bạn luyện được kỹ năng nói “Không” khôn khéo.

Cố gắng siết quỹ thời gian mà bạn dành cho các hạng mục công việc này càng ít càng tốt, tuyệt đối không vượt quá 5% nhé!

7. Lên kế hoạch để làm những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Bây giờ nhìn vào list công việc của mình, có phải bây giờ trông đã gọn gàng hơn rất nhiều rồi hay không?

Việc phân biệt khẩn cấp hay không thì đơn giản hơn rất nhiều phải không?

Đơn cử như xây dựng văn hóa doanh nghiệp, không phải việc một sớm một chiều là xong.

Bạn phải làm từng bước, đi từ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi tới định nghĩa, diễn giải thành bộ quy tắc ứng xử, tuyên truyền, đào tạo, triển khai, đo lường, cải tiến,...

Wow, cả một công trình!

Nhưng những nhiệm vụ này thường là các bước quan trọng cho bạn thực hiện mục tiêu dài hạn của mình.

Và đây là các “chú út” thường bị buộc nhường vị trí cho các anh chị “khẩn cấp”, dẫn tới “chú” tiến hóa nguy hiểm thành “anh cả” vừa khẩn cấp, vừa quan trọng.

Việc tập trung và kiên trì thực hiện đúng, đủ, đều các việc trong hạng mục là nắm quyền kiểm soát những việc quan trọng.

Với PDCA, đây là các nhiệm vụ chúng ta nắm quyền chủ động mạnh mẽ nhất để đạt được các mục tiêu lâu dài.

Và cũng là các công việc thách thức nhất vể tính kỷ luật cũng như khả năng quản trị sự ưu tiên của chúng ta.

>>> Hãy tham khảo: Cách quản lý công việc hiệu quả

8. Làm ngay những việc quan trọng

Không có gì phải bàn cãi với các công việc nằm trong góc phần tư này.

Bắt tay vào làm ngay và luôn.

Những việc này có thể là những việc ở mục trước bị trì hoãn, hoặc việc phát sinh đột ngột và nằm ngoài tầm kiểm soát.

Nếu bạn làm tốt các việc quan trọng và không khẩn cấp thì lượng công việc của mục này sẽ giảm hẳn, sẽ chỉ còn các trường hợp đột xuất như Bệnh tật, Yêu cầu giải quyết ngay từ khách hàng, cấp trên,...

Đến đây PDCA đã chia sẻ cho Lãnh đạo cách để quản lý thời gian hiệu quả, hãy thực hành ngay nhé!

Đặt thời gian đúng vào những hạng mục công việc phải ưu tiên cho mục tiêu dài hạn.

Sau bài chia sẻ nhỏ này, mỗi khi bạn chuẩn bị nói “Tôi không có thời gian…” cho một việc gì đó, thừa nhận đi, bạn chỉ là đang không muốn làm việc đó thôi.

Còn nếu bạn muốn chỉ cần lên công ty 2-3 buổi 1 tuần mà công ty vẫn vận hành trôi chảy thì hãy tìm hiểu thêm về khóa học Giải Phóng Lãnh Đạo để sở hữu bộ giải pháp tự động hóa doanh nghiệp bằng quy trình, hệ thống nhé!