Cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả về dự toán đầu tư

1. Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược là gì?

Lập kế hoạch chiến lược là thiết lập và hiện thực hóa, đạt được tầm nhìn, mục tiêu cho một công ty, tổ chức thông qua các mục tiêu nhỏ, khả thi.
Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược giúp:

• Thiết lập mục tiêu

• Quyết định kế hoạch hành động

• Tăng năng suất của nhân viên

• Có một cái nhìn tổng thể, khách quan về thực trạng, thách thức, rủi ro, điểm mạnh, điểm yếu,...

• Dự phán và phòng ngừa rủi ro

Ai là người phải nắm được nội dung và phương pháp lập kế hoạch kinh doanh?

• Là chủ doanh nghiệp, lãnh đạo
• Là quản lý các cấp, các bộ phận
• Toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty

Tuy nhiên, việc hoạch định kế hoạch, chiến lược làm sao để dẫn dắt công ty tăng trưởng vượt trội thường là trách nhiệm, thậm chí là một trong những nhiệm vụ chủ chốt của Chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo và các cấp quản lý. 
Nên chính họ phải nắm được vai trò, 9 bước lập kế hoạch kinh doanh, cũng như cách cải thiện kỹ năng.

2. Cách cải thiện kỹ năng lập bản kế hoạch kinh doanh
2.1 Bức tranh lớn, tổng thể

Thật ra một bức tranh về toàn cảnh là dữ liệu tổng hợp phải có từ điểm mạnh, điểm yếu, nguồn lực bên trong, đến thị trường, môi trường chính trị, xã hội, luật pháp, công nghệ,... để tiến tới phân tích.
Bởi vì một bản kế hoạch kinh doanh không xuất phát từ thực tế sẽ đưa tới những chiến lược, kế hoạch hành động “trên mây” và kết quả “dưới vũng bùn”.

2.2 Phân tích

Khả năng phân tích giúp người lãnh đạo đánh giá khách quan các dữ liệu thu thập được từ kỹ năng trước - Bức tranh lớn, tổng thể
Từ đó với các khả năng đi từ chi tiết với tổng quan, tư duy phản biện, logic, quy nạp, suy diễn, hệ thống,... để đưa ra những phân tích khách quan, toàn diện, làm cơ sở để đưa ra các quyết định chính xác, dẫn dắt doanh nghiệp đạt tới mục tiêu.

2.3 Lựa chọn

Ở bước này, người lãnh đạo cần có khả năng lắng nghe và ra quyết định mạnh mẽ.
Đồng thời phải có dũng khí chịu trách nhiệm cho những quyết định lớn của mình.

2.4 Giao tiếp - Giao việc

Với bất cứ một thay đổi, biến động nào, người lãnh đạo đều phải truyền thông, truyền cảm hứng rõ ràng cho các cấp hiểu giá trị và tại sao mình phải đồng bộ thực hiện chiến lược hành động này.
Vì rào cản trong tư duy của con người thường khá lớn nếu thay đổi thói quen làm việc của họ.
Nên ngoài kỹ năng giao tiếp giỏi, khả năng giao đúng người, đúng việc cũng là kỹ năng bắt buộc của người lãnh đạo nói chung chứ không chỉ trong việc lập kế hoạch nói riêng.

2.5 Đặt khung thời gian

Hầu hết việc lập bản kế hoạch kinh doanh thất bại, vì mọi người không tuân theo một mốc thời gian nghiêm ngặt. 
Phải chia nhỏ mục tiêu, kế hoạch ra và có thời hạn hoàn thành cho từng đầu mục, hoặc cho phần trăm công việc nhỏ để các lãnh đạo có thể kiểm soát được tiến độ công việc, đồng thời có giải pháp hỗ trợ khi không kịp tiến độ.
Đặt thời hạn thực tế là một kỹ năng quan trọng thường dễ bị bỏ sót, hoặc kiểm soát không tốt trên bảng kế hoạch.
Tốt nhất bạn nên hỏi nhân viên phụ trách công việc để có cơ sở, tránh việc áp đặt công việc vượt quá năng lực nhân viên.
Và quan trọng là nên khuyến khích tinh thần đội nhóm, cũng như liên kết, hỗ trợ giữa các nhân sự, bộ phận để đạt mục tiêu.

2.6 Linh hoạt - Thích ứng

Thực tế kinh doanh luôn có khác biệt so với một bảng kế hoạch trên trang giấy của chúng ta.
Hãy luôn ý thức được và chừa không gian cho phép dự án của bạn có thể điều chỉnh phù hợp với các tình huống thực tế phát sinh.
Nếu cứ khăng khăng với mọi chiến lược đã đề ra, có rủi ro tiêu cực là ảnh hưởng đến động lực, hiệu suất và kết quả làm việc của công ty.

Khi kế hoạch đã được thiết lập, hãy ngồi lại và xem xét tiến độ sau một tuần hoặc lâu hơn. Nếu dự án vẫn có vẻ tốt, bạn biết đấy; bạn và nhóm của bạn đang đi đúng hướng.

2.7 Ăn mừng cho mọi chiến thắng

Ghi nhận là động lực để tiếp tục tốt hơn.
Nó có thể là một món quà vật chất hay một lời khen về tinh thần, điều quan trọng là:
Được công bố khi truyền thông về kế hoạch
Thưởng nóng ngay cho nhân viên, đội nhóm ngay khi họ đạt được mục tiêu, chiến thắng nho nhỏ đó
Quan trọng nhất là thể hiện sự ghi nhận và đánh giá cao của lãnh đạo

2.8 Xem xét và Đánh giá

Như PDCA chia sẻ ở phần 2.5 và 2.6
Luôn phải kiểm soát hiệu quả, tiến độ so với các mốc thời gian, công nghệ đã đặt ra.
Vì đây là kỹ năng quan trọng nhất đảm bảo kế hoạch đi đúng, hướng về mục tiêu đã đặt ra.
Nếu có vấn đề phát sinh, chúng ta cũng kịp thời phát hiện, điều chỉnh hoặc có sự hỗ trợ để đảm bảo tiến độ, phương hướng.

3. Mẫu các bước lập kế hoạch dự toán đầu tư hiệu quả
3.1 Tại sao phải lập kế hoạch dự toán đầu tư?

3.1.1

“Rõ ràng tạo ra cho sức mạnh.”

Rõ ràng về cái gì?

• Rõ ràng về các con số, như mục tiêu tài chính, lợi nhuận:

• Chỉ tiêu mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý bao nhiêu?

• Bán đến sản phẩm thứ bao nhiêu thì hòa vốn?

• Bao nhiêu lâu công ty sẽ thu hồi vốn? 

Khi lượng hóa được những số liệu toàn diện, chi tiết như vậy thì ngoài việc bản thân chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự kiểm soát được và tránh thất thoát, nó còn phục vụ hiệu quả cho kế hoạch kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.

3.1.2 Chứng minh năng lực với nhà đầu tư, đối tác, nhà cung cấp

• Hòa vốn cần bao lâu?

• Chi phí đầu tư ban đầu như thế nào?

• Hiệu quả trên chi phí?

Một bảng kế hoạch dự toán đầu tư là dữ liệu rõ ràng giúp công ty cũng như chính nhà đầu tư, đối tác của doanh nghiệp định lượng được xem có phù hợp với kế hoạch của của song phương hay không, từ đó tiến tới đầu tư, hợp tác, làm ăn với công ty.
Và sự chuẩn bị chu đáo này rất dễ lấy được điểm cộng, thiện cảm từ các nhà đầu tư, đối tác, nhà cung cấp,...

3.2 8 bước lập dự toán đầu tư
Bước 1: Xác định mục tiêu lợi nhuận

Bước này rất quan trọng vì đi từ mục tiêu tài chính, mô hình tài chính của công ty để xác định mục tiêu lợi nhuận.
Lợi nhuận quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 
Một trong những nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp là phải tạo ra lợi nhuận để mà duy trì, để mà phát triển như: Trả lương trả thưởng, trả cho cổ đông, chi phí nguyên vật liệu, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí quảng cáo,...

Bước 2: Xác định sản phẩm, dịch vụ có lợi nhuận cao nhất

Ở bước này, chúng ta dùng ma trận BCG để tìm ra sản phẩm, dịch vụ, chiến lược, mô hình kinh doanh:

• Bò sữa: Thị phần cao nhưng tốc độ tăng trưởng thấp => Giữ lại thị phần, giảm bớt đầu tư

• Ngôi sao: Thị phần cao và tốc độ tăng trưởng cao, khả năng cạnh tranh cao => Đầu tư mạnh trong các hoạt động tiếp thị

• Dấu hỏi: Thị phần thấp và tốc độ tăng trưởng cao => Đánh giá đúng thực chất tiềm năng để có kế hoạch đầu tư phù hợp

• Chó: Thị phần thấp và tốc độ tăng trưởng thấp, lợi nhuận thấp hơn hoặc thậm chí có thể là lợi nhuận âm => Thoái vốn hoặc cải tiến lại

Tất nhiên ma trận BCG thích hợp hơn cho các công ty đã kinh doanh, có thang sản phẩm và dịch vụ đa dạng,
Hơn là các công ty nhỏ, chỉ vừa tung ra một vài sản phẩm, chưa có sự đo lường của thị trường.

Bước 3: Quay về số lượng sản phẩm cần tạo ra và bán được

Bước này có nghĩa là:
Từ mục tiêu tài chính như lợi nhuận, doanh thu, đến giá sản phẩm, bạn phải quy ra được đơn vị sản phẩm.
Có nghĩa là công ty phải bán được bao nhiêu sản phẩm thì mới hòa vốn, mới đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra.
Cần bao nhiêu máy móc, nhà xưởng, nhân công, mặt bằng, từ đó mới tính ra được chi phí cho tất cả các khoản trên mới ra được dự toán

Bước 4: Chia nhỏ mục tiêu đến đơn nguyên để đánh giá mức độ khả thi

Từ số lượng tổng sản phẩm cần phải tạo và bán được ở bước 3, chúng ta tiếp tục chia theo các mốc thời gian như: Năm, Quý, Tháng, Tuần, Ngày,...
Để đo đếm, xem xét mức độ khả thi của mục tiêu

Bước 5: Xác định số lượng nhân sự thực hiện mục tiêu - Dự toán lương 

Như PDCA đã đề cập ở bước 3,
Chúng ta cần lập một danh sách các hoạt động cần thực hiện, tất cả các công đoạn, ví dụ như:

• Mua nguyên vật liệu
• Chế tạo
• Vận chuyển
• Quản lý kho bãi
• Bán hàng
• Marketing
• Chăm sóc khách hàng
• …

Mỗi hoạt động lại cần bao nhiêu người, thì lúc này chúng ta sẽ ra được một bảng dự toán lương.

Bước 6: Xác định dự toán về mặt bằng - Cơ sở vật chất 

Thật ra tên bước nó cũng đã nói lên tất cả rồi phải không các lãnh đạo tài năng của chúng ta?
Đó là chi phí khấu hao tài sản cố định như: Nhà xưởng, máy móc, công cụ dụng cụ, thiết bị, kho bãi, phương tiện vận chuyển, văn phòng, showroom, thiết bị quản lý, phần mềm,...
Nên thuê hay mua?
Phương án nào hiệu quả hơn?

Đừng quên khảo sát báo giá trên thị trường cho từng hạng mục này cực kỳ chi tiết.
Bởi vì chúng ta đang muốn lượng hóa và đo lường trên từng con số mà.
Bước 5 và bước 6 đều rất quan trọng để tính ra chi phí khấu hao, chi phí đầu tư ban đầu, tính được điểm hòa vốn.

Bước 7: Tính chi phí khấu hao, điểm hòa vốn

Dựa vào công thức, chúng ta sẽ tính ra được chi phí khấu hao 1 tháng là bao nhiêu, 1 năm là bao nhiêu.
Bạn cộng chi phí khấu hao với các danh mục, chi phí.
Bạn tính được bao nhiêu thì bạn mới tính ra được định phí, rồi tìm ra điểm hòa vốn, bán bao nhiêu sản phẩm thì hòa vốn đầu tư, bán vượt thì trong bao lâu sẽ thu hồi vốn, có khả thi không với kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty.
Từ đó xây dựng những kịch bản tăng doanh thu, lợi nhuận. 
Đây là những minh chứng bằng con số rất rõ ràng cho bản thân, cho đội ngũ nhân sự, cho đối tác, nhà đầu tư,...

Bước 8: Tối ưu chi phí và xác định thời điểm đầu tư 

Dựa trên các con số dự toán trên là chúng ta đã nắm được checklist những hạng mục, công đoạn, chi phí nào có thể tối ưu rồi, để khởi nghiệp với rủi ro thấp nhất.
Đồng thời, xác định thời điểm nào, chúng ta cần bao nhiêu tiền, để xác định thời điểm đưa vốn vào dòng tiền, tối ưu hóa, tránh phải chịu lãi vì dòng tiền “chết”. Ví dụ như 3 tháng/6 tháng, công ty cần bao nhiêu tiền? Dùng vào hạng mục nào? Nhà đầu tư nào thích hợp rót vốn thời điểm nào, bao nhiêu?

Nếu bạn muốn xây dựng được bảng kế hoạch, chiến lược thực chiến trên các lĩnh vực: Bán hàng, Marketing, Tài chính, Nhân sự, Pháp luật,... Hãy ĐĂNG KÝ THAM GIA NGAY khóa học Chiến Lược Doanh Nghiệp Dẫn Đầu nhé!