7 sai lầm cần tránh khi quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

90% doanh nghiệp vừa và nhỏ đi lên từ nghề sụp đổ vì làm doanh nghiệp theo bản năng, theo kinh nghiệm, thiếu kiến thức quản trị, thiếu tính hệ thống, quy trình, dẫn đến mất kiểm soát.

>>>> Tham khảo: Khoá học quản lý chuyên nghiệp - Đào tạo kỹ năng bài bản

1. Thiếu tầm nhìn, chiến lược

Trong thực tế, có rất nhiều CEO, chủ doanh nghiệp khi mới thành lập công ty:

- Không có định hướng tầm nhìn cho doanh nghiệp khiến 

- Không có kế hoạch hàng năm cho doanh nghiệp làm gì để cân bằng và phát triển bền vững.

- Không có chiến lược mô hình kinh doanh, sản phẩm, marketing… giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường

2. Năng lực tổ chức và vận hành doanh nghiệp kém

95% doanh nghiệp thất bại do không tổ chức, vận hành theo hệ thống.

- Không có hệ thống văn hóa, giá trị cốt lõi gắn kết, tạo động lực cho nhân viên

- Không có hệ thống mục tiêu, chỉ tiêu khiến nhân viên làm việc rời rạc, mất phương hướng

- Không có mô tả công việc, trách nhiệm, quyền lợi của nhân sự.

- Không có mẫu báo cáo, kế hoạch khoa học, hiệu quả

- Không đo được hiệu quả phòng ban, đánh giá, ghi nhận nhân viên theo cảm tính

- Không xây dựng được hạn mức tài chính cho từng phòng ban.

- Không hiểu được luồng công việc của từng phòng ban và từng nhân sự.

- Không có chính sách lương thưởng rõ ràng

- Không có lộ trình công danh, lộ trình đào tạo khiến nhân viên gắn bó, tràn đầy nhiệt huyết công việc.

>>>> Tham khảo: Tổng hợp 3 lớp học quản trị kinh doanh buổi tối

3. Sai lầm trong công tác lập kế hoạch

Kinh doanh không lập kế hoạch là đang lập kế hoạch cho sự thất bại. Đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam rất ít khi lập cho mình một bản chiến lược, một bản kế hoạch hành động bài bản hoặc chi tiết, hoặc nếu có lập cũng chỉ để cho có. Và thế rồi, kế hoạch thất bại là lẽ đương nhiên.

Lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng, như kim chỉ nam dẫn đường cho chúng ta giữa biển trời mênh mông mà bạn đang phân vân không biết đi về hướng nào.

Bạn phải hình dung hoạch định ra những công việc cụ thể cũng như những cơ hội, những thử thách trước khi bạn bắt đầu. May mắn chỉ đến với những người đã chuẩn bị. Sự chuẩn bị ở đây chính là việc nỗ lực xây dựng kế hoạch tốt nhất. 

Bạn biết không, những quốc gia có nền kinh tế tiên tiến phát triển, họ rất đề cao việc lập kế hoạch. 

Trong những dự án quan trọng của Nhật Bản, người ta có thể dành 80% thời gian để miệt mài lập kế hoạch, 20% còn lại là thực hiện. Nhưng khi đã bắt tay vào thực hiện thì chắc chắn sẽ thành công, chứ không rơi vào tình trạng sai rồi sửa, như người dò đường. Vì mọi thứ đã được lên kế hoạch cụ thể, chi tiết, bài bản nên nhân viên cứ theo lộ trình có sẵn mà thực hiện. 

Như vậy, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm công sức. Ngược lại, đôi khi chúng ta vẫn còn rất thờ ơ và coi nhẹ vai trò quan trọng, tiên quyết của khâu lập kế hoạch. 

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Chúng ta coi đó là việc mất thời gian, tốn công sức, chỉ là việc thứ yếu. Có việc là lao vào làm hăng hái lắm, hừng hực khí thế lắm. Nhưng làm chưa được bao lâu thì bắt đầu phát sinh vấn đề. Tinh thần nhân viên suy sụp, hoang mang, chán nản, rồi làm ẩu, làm cho xong. Hệ quả là uy tín công ty bị giảm sút trầm trọng, chi phí tốn kém gấp đôi, gấp ba lần và có biết bao nhiêu hệ lụy xấu kéo theo nữa.

Bạn có biết phần lớn doanh nghiệp nhỏ của Việt Nam rất ít lập kế hoạch kinh doanh không?

Các CEO của chúng ta trực tiếp tham gia quản lý điều hành doanh nghiệp thường nghĩ rằng mình có chiến lược “Trong đầu” với một đội ngũ kinh doanh, sản xuất giỏi là đủ. Hoặc kế hoạch kinh doanh đơn thuần chỉ là những con số trên giấy tờ, đủ để nhìn thấy lợi ích cho doanh nghiệp trên lý thuyết chứ không hề có những chiến lược kinh doanh, kế hoạch hành động bài bản, chi tiết. Thế nên hoạt động kinh doanh từ năm này qua năm khác vẫn dậm chân tại chỗ, thậm chí còn thụt lùi vì không có những định hướng và kế hoạch kinh doanh đúng đắn.

Bạn thử nghĩ lại xem, lần cuối cùng bạn nhìn thấy bản kế hoạch kinh doanh trên bàn làm việc của mình là khi nào? Nếu quá lâu để nhớ, bạn còn chần chờ gì nữa mà không bắt tay vào lập kế hoạch ngay đi. 

Bạn phải nhớ điều này, công việc càng quan trọng, kế hoạch phải chi tiết và cụ thể. Nhưng với những công việc nhỏ, kế hoạch cũng phải thật chi tiết và cụ thể. Chúng ta phải làm tốt nhất từ những việc nhỏ thì mới mong được việc lớn. Xây một tòa nhà, chỉ cần sai sót một chút thôi là có thể phá hủy cả kết cấu công trình.

Vì vậy, chúng ta tuyệt đối không được chủ quan mà bỏ qua việc lập kế hoạch cho những công việc nhỏ.

Làm việc gì cũng phải có kế hoạch, đây là điều tiên quyết trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp. Làm việc gì cũng phải có kế hoạch, không có kế hoạch thì không làm.

Thậm chí, một bản kế hoạch không hoàn hảo còn hơn là không có bản kế hoạch nào.

4. Quản trị doanh nghiệp theo bản năng, thiếu tính hệ thống

Có một sự thật là, các nhà lãnh đạo đi lên từ chuyên môn như kế toán, kỹ thuật, giáo viên, Sale, Marketing…). Khi kinh doanh thường chỉ nghĩ đến bán hàng, bán hàng và bán hàng. Đây là một tư duy sai lầm khiến doanh nghiệp cứ bé mãi. Và đa phần đều phá sản trước 5 năm. 

Nếu muốn doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững, thì hệ thống chính là một trong những yếu tố quan trọng mà các chủ doanh nghiệp phải chú trọng vào lúc này. Đó là hệ thống nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống công việc, hệ thống quy trình, quy định, quy trình, quy chế, ...

Hệ thống là khung vững chắc cho mọi doanh nghiệp, có hệ thống doanh nghiệp mới phát triển bền vững được:

Chi phí sẽ giảm đi do ít mắc lỗi hơn. 

Quản lý nhân viên dễ dàng hơn

Hiệu suất lao động của nhân viên cao hơn, chăm chỉ hơn 

Doanh số của bạn tăng trưởng bền vững 

Đặc biệt hệ thống tốt thì mới dễ dàng nhân bản công ty, phát triển thành một Tập đoàn.

Vì vậy hãy bắt đầu xây dựng hệ thống bài bản khoa học ngay từ hôm nay.

5. Doanh nghiệp không có quy trình bài bản

Quy trình không chỉ mang đến sự ổn định khi xây dựng mà còn tối đa hóa được độ bền vững của nó.

Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, bài bản, doanh nghiệp cần được có quy trình để giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ công việc ra sao, tiến hành những bước công việc nào và phải cần đạt kết quả như thế nào! 

Khi bạn xây dựng được quy trình chuẩn, bài bản cho các bộ phận thì hiệu quả đến không ngờ. Thay vì “mỗi người một vẻ, mười phân chẳng vẹn phần nào”, giờ đây tất cả đều làm theo một quy trình bài bản và được kiểm duyệt chặt chẽ.

>>>> Tham khảo:10 phẩm chất của nhà lãnh đạo không nên bỏ qua

Có quy trình rồi, mọi việc đều diễn ra bài bản, chuyên nghiệp, không phải mất công làm đi làm lại, chỉ một lần là hoàn hảo luôn. Bạn hãy nhớ, quy trình là tài sản vô cùng quý giá mà mỗi doanh nghiệp phải tìm cách để xây dựng và lưu giữ để phát triển. Bởi có quy trình chuẩn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cụ thể như:

1. KHÁCH HÀNG LÀ TRUNG TÂM (Giúp nâng cao dịch vụ khách hàng)

Đầu vào luôn bắt đầu từ yêu cầu của khách hàng. Đầu ra kết thúc bằng việc đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

2. QUY TRÌNH RÕ RÀNG, ĐẦY ĐỦ VÀ MINH BẠCH

Một quy trình chuẩn phải thể hiện được sự rõ ràng, đầy đủ và minh bạch, dễ áp dụng, dễ chuyển giao. Một nhân viên mới vào được đào tạo cách dùng 1 quy trình và họ cần trả lời được:

- Họ cần làm gì?

- Họ cần làm như thế nào?

- Như thế nào là đạt yêu cầu?

3. QUY TRÌNH PHẢI PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU THỰC TẾ CỦA DOANH NGHIỆP

Bạn hãy nhớ và áp dụng những tư duy và đầu việc sau:

1. Quy trình là nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp

2. Quy trình mang tính kế thừa

3. Quy trình giúp nhân viên sao chép cách làm việc

4. Quy trình là tài sản

5. Quy trình phải trực quan

Đặc biệt, khi doanh nghiệp vận hành theo quy trình, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì một người khác có thể thay thế bạn làm một việc gì đó có thể tốt bằng bạn thậm chí tốt hơn.

Doanh nghiệp sẽ không còn tình trạng phụ thuộc vào một cá nhân nào đó. Đây chính là lúc bạn có thể giải phóng lãnh đạo và dành thời gian để tìm hiểu những cơ hội mới để phát triển doanh nghiệp của mình.

6. Cách tổ chức họp hành, đào tạo thiếu chuyên nghiệp

Thông thường, việc họp hành và đào tạo là hai yếu tố quan trọng nhằm định hướng chiến lược và phát triển năng lực đội ngũ. Thế nhưng, nếu bạn không biết cách tổ chức thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến doanh nghiệp.

Việc họp hành hay đào tạo thường mất rất nhiều thời gian, họp hành quá nhiều những kết quả không rõ ràng, thời gian cho việc họp và đào tạo chiếm nhiều hơn cả thời gian thực thi hành động, sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và kế hoạch mục tiêu của công ty. 

Không những thế, khi công ty họp hành và đào tạo quá nhiều dễ khiến cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi, đứt quãng công việc, khó tập trung bứt phá. 

Theo thống kê của các ông chủ lớn trên thế giới: Nếu doanh nghiệp của bạn họp quá nhiều, thời gian cuộc họp kéo dài 90 phút khiến công ty tiêu tốn đến 750 đô la vào tổng lương. 

Bạn có hoàn toàn có thể chi trả cho cuộc họp này cho doanh nghiệp nếu cuộc họp đó có kết quả tốt. Nhưng nếu cuộc họp đó không hiệu quả, mọi chiến lược vẫn mơ hồ thì sao? 

Là nhà lãnh đạo, bạn nên cân nhắc kỹ và đưa ra quyết định xem cuộc họp đó có quan trọng hay không? hãy tiết kiệm thời gian để nhân viên của bạn tập trung làm việc và đạt được được mục tiêu đã đề ra.

7. Công ty không có định hướng mục tiêu rõ ràng

Theo chuyên gia Hoàng Đình Trọng - Chủ tịch PDCA: “Không có mục tiêu giống như con tàu đi giữa Đại dương bao la vô định không biết đi đâu về đâu”.

Bạn luôn coi mình là nhỏ bé, không thể gây dựng được sự nghiệp lớn cho đến khi bạn bắt đầu thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và thực thi mục tiêu, kế hoạch đó.
 
Xác định mục tiêu là bước quan trọng đầu tiên để thành công. Để xác định mục tiêu hiệu quả, dưới đây là những nguyên tắc bạn cần nhớ:
 
Lập mục tiêu cụ thể
 
Thay vì "Tôi sẽ viết một cuốn sách", hãy nói "Tôi sẽ viết 500 từ/ngày cho tới khi bản nháp đầu tiên hoàn thành".
 
Đừng có quá nhiều mục tiêu

Có một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn xác định con đường cần đi. Mọi hành động của bạn sẽ đều hướng về một kết quả duy nhất. Nếu sở hữu quá nhiều mục tiêu, bạn sẽ dễ bị kẹt trong vòng tròn do chính mình tạo ra.

Hiểu từng thành phần nhỏ 

Một mục tiêu lớn trong tương lai được cấu tạo từ những mục tiêu nhỏ và cụ thể hơn.

Tuy nhiên, xác định mục tiêu thôi là chưa đủ, bạn cần biết rõ từng bước một để đạt được mục tiêu.

Giả sử năm nay bạn 40 tuổi và muốn kinh doanh thành công ở tuổi 45. Như vậy, bạn sẽ có 5 năm để thực hiện điều này.

Bước đầu tiên, bạn cần dành thời gian để tìm hiểu xem làm sao để bắt đầu và điều hành kinh doanh. Quá trình đó bao gồm:

1. Xác định thị trường mục tiêu,
2. Xây dựng mạng lưới bên trong thị trường đó,
3. Biến mình trở thành chuyên gia hoặc người dẫn đầu trong lĩnh vực đó và

4. Thể hiện bản thân và ý tưởng của mình trước mặt các khách hàng tiềm năng.

Nhờ biến mục tiêu thành các bước nhỏ cụ thể như trên, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành mục tiêu trong thời gian đã định. Mỗi tháng, mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi ngày, bạn đều phải hành động, thực hiện từng bước nhỏ đó.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

Những bài viết liên quan khác:

• 6 kĩ năng lãnh đạo quan trọng nhất

• Lần đầu làm quản lí và những sai lầm phổ biến

Xem ngay khóa giải phóng lãnh đạo của học viện doanh nhân CEO PDCA để có được công thức quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp bạn xây dựng doanh nghiệp thành công, tự động hóa doanh nghiệp để giải phóng lãnh đạo và nhân bản doanh nghiệp tại: KHÓA HỌC GIẢI PHÓNG LÃNH ĐẠO